Система керування документами економить ваш дорогоцінний час, ефективно впорядковуючи документи та забезпечуючи легкий пошук файлів.
Компанії з порівняно невеликою кількістю робочої сили часто відчувають труднощі з керуванням численними документами та діловими записами. Якщо вони виберуть надійну систему керування документами (DMS), їм стане простіше упорядковувати документи.
Крім того, ці інструменти також підвищують ефективність команди, надаючи їй швидкий доступ до потрібних даних.
Що таке управління документами?
Управління документами означає керування, зберігання та відстеження документів (документів Word, PDF або будь-яких інших форматів) у цифровому форматі. Використовуючи цю систему, компанії можуть безпечно зберігати документи та централізувати весь процес.
Переваги систем управління документами
Краща продуктивність
Продуктивність є ключем до успіху компанії. Система управління документами ефективно та безпечно організовує файли компанії. У результаті команда може менше турбуватися про збереження документів і зосередитися на найважливіших завданнях. Коли ви знаєте, що всі ваші файли надійно зберігаються, ваш спокій працює як паливо для продуктивності.
Покращена безпека
Кожна компанія хоче захистити свої важливі та критично важливі дані. Ви можете зберігати конфіденційні документи в системі керування документами та контролювати доступ до цих файлів. Таким чином, управління документами стає добре відстежуваним, а його журнали аудиту можна використовувати пізніше, якщо це необхідно.
Зменшений простір для зберігання
Вам більше не потрібно обслуговувати картотеки, ящики для зберігання та ящики. За допомогою DMS ви можете обійтися без паперу та керувати своїми документами в цифровому вигляді, не займаючи фізичного місця.
Швидкий пошук документів
Пошук документів і отримання файлів може бути трудомістким процесом. Використовуючи систему керування документами, ви можете швидко знайти потрібний файл і заощадити дорогоцінний час. DMS дозволяє шукати файли за назвою, метаданими та вмістом за допомогою передових технологій.
Оптимальна команда
Більшість рішень для керування документами дозволяють вам співпрацювати з колегами. Він може зберігати файли, зібрані з різних ресурсів, і люди можуть отримати доступ до файлів із віддалених місць. Деякі інструменти також дозволяють зовнішнім користувачам через авторизований доступ.
Читайте далі, щоб дізнатися про найпопулярніші програми для керування документами, які можуть використовувати SMB.
iManage
iManage — це система керування документами, яка допомагає перетворювати дані на цінні знання шляхом об’єднання документів. Він зберігає всі документи в одній папці та класифікує їх відповідно до проекту чи клієнта.
Користувачі можуть створювати, шукати та обмінюватися даними швидко й ефективно в iManage. Це також дозволяє легко знаходити будь-який документ і таким чином підвищує продуктивність.
Цей інструмент можна інтегрувати з різними інструментами продуктивності Office 365 і Google Workspace для спрощеного керування документами.
Коробка
Використання Коробка, компанії можуть безпечно зберігати вміст, керувати ним і співпрацювати над ним незалежно від типу пристрою. Його функція керування життєвим циклом документів гарантує, що процес керування вмістом відповідає нормам, політикам збереження даних і запитам на відкриття.
Ви можете встановити відповідні дозволи користувача для кожного документа, щоб лише потрібні люди мали доступ. Це також допомагає перевіряти діяльність користувачів для повної видимості та контролю.
Box також може легко інтегруватися з відкритими API та корпоративними програмами. Завдяки таким атрибутам, як історія версій, спільні посилання та коментарі, співпраця між членами команди стає легкою. Крім того, він використовує налаштовані метадані для категоризації та впорядкування документів.
Folderit
Ви шукаєте рішення для керування документами, яке пропонує вам відносно надійну систему зберігання та керування цифровими документами? У такому разі йдіть Folderit. Це хмарна система керування документами, яка допомагає вам у зручній для користувача формі обійтися без паперу.
Він надійно зберігає метадані та старіші версії файлу чи документа. Користувачі можуть шукати потрібні файли за назвою файлу, метаданими, ключовим словом і вмістом документа. Він також підтримує робочий процес затвердження, зв’язування файлів, автоматичне збереження, нагадування, нумерацію документів, контрольний журнал і локальне резервне копіювання.
Ви можете безперешкодно контролювати доступ до цифрових документів за допомогою різних дозволів. За допомогою цього інструменту можна інтегрувати програми Office 365 і DocuSign.
OpenKM
OpenKM це рішення для керування бізнес-документами, яке дозволяє контролювати виробництво, зберігання та розповсюдження цифрових документів. З ним ви можете краще контролювати документообіг і підвищити ефективність зусиль вашої команди.
Ця програма пропонує кілька адміністративних інструментів, таких як визначення ролі користувача, розширений пошук, контроль доступу, рівень безпеки документів, докладний журнал використання, налаштування автоматизації та квота користувача.
Тут ви можете створити респіраторний вміст для швидкого прийняття рішень і створення знань. Крім того, за допомогою цього DMS ви можете збирати дані з будь-якого цифрового джерела та співпрацювати з товаришами по команді.
eFileCabinet
eFileCabinet це потужна система керування документами, яку малий і середній бізнес може використовувати для онлайн-організації даних, незалежно від того, скільки документів вони мають.
Щоб зберегти файл, просто завантажте його на цю платформу. Користувачі можуть знайти будь-який файл за допомогою імені файлу або шаблону папки. Крім того, eFileCabinet дозволяє швидко отримати доступ до часто використовуваних документів.
Спрощуючи співпрацю між членами команди, цей інструмент також дозволяє додавати різні рівні безпеки для контрольованого доступу. Він також підтримує інтеграцію зі сторонніми інструментами, такими як MS Office, DocuSign і Salesforce.
Деякі з його інших функцій включають автоматизований робочий процес, двофакторну автентифікацію, зашифрований спільний доступ до файлів, автентифікацію на основі розташування або IP-адресу та дозволи на основі ролей.
DocuWare
DocuWare це платформа, де ви можете оцифрувати свої документи та захистити їх з будь-якого пристрою та будь-коли. Крім того, це допомагає вам в обробці рахунків-фактур і управлінні співробітниками. Це особливо корисно для компаній, які покладаються на віддалені команди або мають розподілену робочу силу.
DocuWare пропонує безпечне сховище для всіх ваших важливих бізнес-документів, таких як контракти, інформація про співробітників і фінансові записи. Після збереження файлу в цьому інструменті ви або ваші колеги можете безпосередньо редагувати або коментувати цей документ на тій же платформі.
Крім того, він має інтелектуальні інструменти продуктивності, щоб користувачі могли легко шукати, відстежувати та співпрацювати. Ця програма також використовує дані індексу, щоб акуратно впорядкувати всі ваші документи.
Альфреско
Альфреско це платформа, яка пропонує такі функції, як керування документами, керування веб-вмістом, керування записами та зображеннями, а також сховище вмісту для оптимізації робочого процесу організації.
Цей інструмент із відкритим кодом сумісний з операційними системами Windows і Unix. Незважаючи на те, що він легко налаштовується, новим користувачам потрібен деякий час, щоб навчитися його запускати.
Заключні слова 📃
З ефективним рішенням для управління документами не потрібно буде ходити по незліченних шафах за необхідним файлом. У цій статті обговорювалися деякі найкращі інструменти, які допоможуть створити систему керування документами для вашої організації.
Ці інструменти мають функції, щоб задовольнити потреби різноманітних галузей. Так само ви можете дізнатися про інструменти управління цифровими активами.