Системи управління документацією: Ваш ключ до ефективності
Система управління документами є цінним ресурсом для економії часу, вона сприяє ефективній організації файлів та їх швидкому пошуку.
Організації, особливо ті, що мають невелику кількість співробітників, часто стикаються з труднощами в управлінні великою кількістю документів. Впровадження надійної системи управління документами (СУД) може значно спростити цей процес.
Крім того, такі інструменти підвищують продуктивність команд, забезпечуючи швидкий доступ до необхідної інформації.
Що таке управління документами?
Управління документами – це процес організації, зберігання та відстеження документів (текстових файлів, PDF-документів та інших форматів) в цифровому вигляді. Завдяки цим системам компанії можуть забезпечити безпечне зберігання документів та централізувати цей процес.
Переваги використання систем управління документами
Підвищення продуктивності
Продуктивність – це основа успішної роботи будь-якої компанії. Системи управління документами ефективно та надійно організовують файли компанії. Завдяки цьому, співробітники можуть менше хвилюватися про збереження документів і зосередитися на основних завданнях. Коли ви впевнені, що всі файли зберігаються в безпеці, це сприяє підвищенню продуктивності.
Зміцнення безпеки
Кожна компанія прагне захистити свої важливі дані. Системи управління документами дозволяють зберігати конфіденційні матеріали та контролювати доступ до них. Таким чином, управління документами стає прозорим, а журнали аудиту можна використовувати при необхідності.
Економія місця для зберігання
Забудьте про необхідність підтримувати картотеки, шафи та коробки для зберігання документів. Завдяки СУД ви можете перейти на безпаперовий документообіг та керувати файлами в цифровому вигляді, заощаджуючи фізичний простір.
Миттєвий пошук документів
Пошук файлів може займати багато часу. Система управління документами дозволяє швидко знайти необхідний файл, заощаджуючи цінний час. СУД дає можливість здійснювати пошук за назвою, метаданими та вмістом, використовуючи сучасні технології.
Оптимізована командна робота
Більшість систем управління документами дозволяють ефективно співпрацювати з колегами. Вони дають змогу зберігати файли, отримані з різних джерел, а користувачі можуть отримувати доступ до них з віддалених локацій. Деякі інструменти також надають доступ зовнішнім користувачам через авторизацію.
Далі в статті ми розглянемо популярні програми для управління документами, які можуть бути корисними для малого та середнього бізнесу.
iManage
iManage – це система управління документами, що допомагає перетворювати дані на знання шляхом об’єднання документів. Вона зберігає всі файли в одному місці, класифікуючи їх за проектом або клієнтом.
В iManage користувачі можуть створювати, шукати та обмінюватися даними швидко та ефективно. Це полегшує пошук будь-якого документа і, відповідно, підвищує продуктивність.
Цей інструмент інтегрується з різними інструментами продуктивності Office 365 та Google Workspace для оптимізованого управління документами.
Box
Завдяки Box, компанії можуть безпечно зберігати, керувати та спільно працювати з контентом незалежно від типу пристрою. Функція управління життєвим циклом документів гарантує, що процес управління контентом відповідає стандартам, політиці зберігання даних та запитам на відкриття.
Ви можете налаштувати відповідні дозволи для кожного документа, забезпечуючи доступ лише потрібним користувачам. Це також допомагає відстежувати дії користувачів для повного контролю та видимості.
Box легко інтегрується з відкритими API та корпоративними програмами. Завдяки таким функціям, як історія версій, спільні посилання та коментарі, командна робота стає простішою. Крім того, він використовує налаштовані метадані для категоризації та організації документів.
Folderit
Якщо ви шукаєте надійну систему для зберігання та управління цифровими документами, Folderit – це хороший вибір. Це хмарна СУД, яка дозволяє відмовитися від паперового документообігу у зручному форматі.
Вона надійно зберігає метадані та попередні версії файлів. Користувачі можуть шукати необхідні файли за назвою, метаданими, ключовим словом та вмістом. Система також підтримує процеси затвердження, прив’язку файлів, автоматичне збереження, нагадування, нумерацію документів, контрольний журнал та локальне резервне копіювання.
За допомогою різних дозволів ви можете легко контролювати доступ до цифрових документів. Цей інструмент інтегрується з Office 365 та DocuSign.
OpenKM
OpenKM – це система управління бізнес-документами, яка дозволяє контролювати виробництво, зберігання та розповсюдження цифрових документів. Завдяки ній ви можете покращити контроль документообігу та підвищити ефективність роботи команди.
Програма пропонує різні адміністративні інструменти, такі як визначення ролі користувача, розширений пошук, контроль доступу, рівень безпеки документів, детальний журнал використання, налаштування автоматизації та квоти користувача.
Тут можна створювати контент для швидкого прийняття рішень та обміну знаннями. Крім того, за допомогою цієї СУД можна збирати дані з будь-яких цифрових джерел та співпрацювати з колегами.
eFileCabinet
eFileCabinet – це потужна система управління документами, яку малий та середній бізнес може використовувати для онлайн-організації даних, незалежно від їх об’єму.
Щоб зберегти файл, просто завантажте його на цю платформу. Користувачі можуть знайти будь-який файл за його назвою або шаблоном папки. eFileCabinet також забезпечує швидкий доступ до часто використовуваних документів.
Спрощуючи співпрацю між членами команди, цей інструмент також дозволяє додавати різні рівні безпеки для контролю доступу. Він інтегрується зі сторонніми інструментами, такими як MS Office, DocuSign та Salesforce.
Серед інших функцій: автоматизований робочий процес, двофакторна автентифікація, зашифрований обмін файлами, автентифікація на основі розташування або IP-адреси, а також дозволи на основі ролей.
DocuWare
DocuWare – це платформа, де ви можете оцифрувати свої документи та захистити їх з будь-якого пристрою в будь-який час. Вона також допомагає в обробці рахунків-фактур та управлінні персоналом. Це особливо корисно для компаній з віддаленими командами.
DocuWare пропонує надійне сховище для всіх важливих бізнес-документів, таких як договори, інформація про співробітників та фінансові записи. Після збереження файлу в цій системі ви або ваші колеги можете безпосередньо редагувати або коментувати документ на тій самій платформі.
Крім того, вона має інтелектуальні інструменти для продуктивності, які допомагають користувачам легко шукати, відстежувати та співпрацювати. Ця програма використовує дані індексу для акуратного впорядкування всіх ваших документів.
Alfresco
Alfresco – це платформа, що пропонує такі функції, як управління документами, веб-контентом, записами та зображеннями, а також сховище контенту для оптимізації робочого процесу організації.
Цей інструмент з відкритим кодом сумісний з операційними системами Windows та Unix. Хоча він і легко налаштовується, новим користувачам може знадобитися деякий час для його освоєння.
Підсумки 📃
З ефективним рішенням для управління документами вам більше не доведеться витрачати час на пошук потрібного файлу серед численних папок. У цій статті ми розглянули деякі найкращі інструменти, які допоможуть створити систему управління документами для вашої компанії.
Ці інструменти мають функції, що задовольняють потреби різних галузей. Також варто розглянути інструменти управління цифровими активами.