Ви не можете не погодитися, що спілкування є основою будь-якого бізнесу. В епоху сценарію віддаленої роботи, коли колеги знаходяться далеко один від одного, спілкуванню потрібно приділяти більше уваги, ніж раніше.
Окрім команд, які працюють віддалено, компанії, які повернулися в офіси, також покладаються на програми для чату для кращого спілкування завдяки перевагам і функціям, які вони пропонують. Саме тут на сцену з’являються програми для чату на робочому місці. Ці програми для чату спрощують спілкування та допомагають запровадити культуру здорової роботи серед членів команди.
Що таке програмне забезпечення Workplace Chat? 💻
Програми для чату на робочому місці – це засоби спілкування, які замінили електронну пошту, яка колись була основним способом спілкування на робочому місці. Ці програми виходять за межі можливостей електронної пошти та дозволяють членам команди взаємодіяти один з одним, обговорювати роботу та придумувати унікальні ідеї для виконання завдань. Інструменти спілкування на робочому місці пропонують багато функцій, зокрема приватні чати, групові розмови, голосові та відеодзвінки, окрім інших інструментів підвищення продуктивності.
Давайте розглянемо основні переваги використання програмного забезпечення для чату для вашого бізнесу:
Джерело зображення: Unsplash
Покращений зв’язок
Однією з найважливіших переваг, яку ви отримаєте після використання програмного забезпечення для чату, є бездоганне спілкування між членами команди, незважаючи на те, що вони знаходяться в різних місцях. Це дозволяє їм обмінюватися повідомленнями, обговорювати ідеї, відвідувати відеодзвінки, перебуваючи далеко один від одного.
Оптимізований робочий процес
Інструменти спілкування на робочому місці допомагають команді в організації роботи та покращенні робочого процесу в організації. Співробітники можуть організовувати щоденні зустрічі, щоб планувати свою роботу, призначати завдання та миттєво отримувати відгуки.
Участь співробітників
Окрім покращення робочого процесу та полегшення спілкування, програмне забезпечення для чату також заохочує співробітників брати участь у командній діяльності, тим самим підвищуючи продуктивність.
Будьте організовані
Не знати про те, що відбувається, і забувати про завдання, які потрібно виконати, є типовим сценарієм для офісу, але більше не для програм для чату. Комунікаційні платформи команди організовують усе, інформуючи вас про те, що відбувається, і про завдання, які вам потрібно виконати.
Економить час ⏳
Важливо відстежувати час, коли ви співпрацюєте з іншими членами команди, щоб завершити завдання. Програми для спілкування на робочому місці економлять час, який вам довелося б витратити на те, щоб покинути робочий стіл і підійти до людини для обговорення речей. Таким чином, зусилля і ресурси скорочуються на скорочення незначних витрат.
Будуйте стосунки в команді 👨💻
Між співробітниками, які працюють разом як команда, повинні панувати здорові робочі відносини. Використання комунікаційного програмного забезпечення для спільної роботи над проектами та завданнями допомагає зміцнити стосунки та генерувати нові ідеї.
У цьому посібнику ми зібрали найкраще доступне програмне забезпечення для спілкування в робочому середовищі, яке може покращити комунікаційну гру вашого бізнесу. Цікавим у цих комунікаційних платформах є те, що вони пропонують безкоштовні плани для невеликих команд.
робоче місце
Чат на робочому місці це комунікаційна платформа для компаній, яка допомагає об’єднати членів команди, які працюють віддалено, простим, але безпечним способом. Належить Meta та включає такі функції, як чат, відеодзвінки, публікації, стрічка новин і групи, які допомагають транслювати всю інформацію, пов’язану з бізнесом.
Workplace Chat можна легко інтегрувати з бізнес-інструментами вашої організації, щоб створити безпечний і продуктивний спосіб обміну знаннями та створення робочих спільнот. Це програмне забезпечення для чату дозволяє вашій команді взаємодіяти, надаючи пропозиції в реальному часі через коментарі, реакції та миттєві повідомлення. Зміцнити культуру роботи та зв’язатися з товаришами по команді з будь-якої частини світу стає досить легко.
Workplace від Meta дозволяє вам формувати простори для співпраці, відомі як групи. Ці групи допомагають керувати проектами та призначати завдання членам команди, залишати відгуки, ділитися оновленнями, згадувати колег і безпечно ділитися файлами без будь-яких обмежень на зберігання. Ви можете встановити ці групи як приватні, загальнодоступні чи таємні, і навіть можете створювати групи з членами з кількох компаній. Адміністратори групи можуть обмежити доступ членів команди, щоб забезпечити доступ до неї лише авторизованим людям.
Додаток Workplace Chat можна інтегрувати з понад 50 бізнес-інструментами, основними з яких є Office 365, Google Workspace і ServiceNow. Також можна розробити спеціальні інтеграції, щоб підключити робочий чат до будь-якого іншого інструменту вашої компанії. Компанія гарантує, що конфіденційна інформація користувачів залишається конфіденційною.
Основні функції Workplace Chat від Meta такі:
- Функції відеодзвінків у реальному часі та голосових викликів діють як засіб зв’язку для трансляції подій вашої компанії та інформації для підняття духу команди.
- Бібліотека знань стане в пригоді для створення, зберігання та обміну бізнес-документами в програмі чату. Таким чином, уся інформація є більш упорядкованою та доступною для оцінки на вашому комп’ютері та смартфоні.
- Групи на робочому місці допомагають успішно спілкуватися та співпрацювати з командою для розвитку робочої культури.
- Стрічка новин на основі ML відображає персоналізовану, актуальну та пріоритетну інформацію, щоб допомогти вам залишатися зосередженим і продуктивним.
Workplace від Meta не залежить від платформи, і ви можете використовувати його на комп’ютері та мобільних пристроях, щоб бути в курсі будь-де. Вартість чату Workplace починається від 4,00 доларів США на місяць; ви також отримуєте 30-денний пробний період для тестування програмного забезпечення перед його придбанням.
Чат
Чат надає командам новий, спрощений спосіб роботи. Для кожного командного проекту є кімнати для чатів, тому розмови про кожен проект залишаються організованими в окремих кімнатах. Усі члени команди можуть бачити прогрес, деталі та рішення та брати участь у реальному часі.
Chatwork пропонує такі функції, щоб дозволити членам команди синхронізувати роботу та налагодити зв’язок один з одним:
Управління чатом
- Розділ «Мій чат» дозволяє записувати важливу інформацію
- Спілкуйтеся безпосередньо з будь-яким із членів команди
- Створіть окрему групу для кожного проекту в кімнаті групового чату
- Шукайте старі повідомлення за ключовими словами
Управління завданнями
- Створюйте та призначайте завдання своїм товаришам по команді, щоб кожен знав про свою відповідальність
- Відстежуйте хід виконання свого завдання щодо дати виконання
- Позначте завдання як виконане, і про це автоматично буде повідомлено менеджеру
Файлообмінник
- Діліться файлами різних форматів, наприклад Word, Excel і Images.
- Перегляньте завантажені файли в браузері перед їх завантаженням.
- Завантажуйте файли, якими з вами поділилися ваші колеги
Відеодзвінок
- Налаштуйте відеодзвінок наради з учасниками групи
- Спілкуйтеся з членами групи віч-на-віч
- Легко діліться своїм екраном з іншими учасниками відеодзвінка
- Діліться зображеннями під час відеодзвінків за допомогою смартфонів
Управління контактами
- Запросіть товаришів по команді приєднатися до Chatwork вашої організації.
- Прийміть або відхиліть запити на приєднання.
- Введіть ідентифікатор Chatwork або електронну адресу, щоб шукати товаришів по команді
Управління сповіщеннями
- Дозвольте своєму браузеру сповіщати вас про дії в Chatwork
- Увімкнути або вимкнути звуки сповіщень
- Налаштуйте Chatwork, щоб сповіщати вас про отримання електронних листів у папці “Вхідні”.
Керування користувачами
- Додати нових учасників до групи (ліміт користувачів залежить від підписки)
- Класифікуйте та переглядайте учасників
- Оновіть дані користувача, наприклад пароль
Керування профілем
- Додайте аватар або своє зображення як зображення профілю
- Додайте фотографію обкладинки, яка з’явиться в профілі
Налаштуйте свій ідентифікатор Chatwork
- Додайте свої контактні дані, наприклад адресу електронної пошти та номер телефону.
Доступна безкоштовна версія Chatwork, але з обмеженими можливостями. Якщо ваша компанія бажає оновитися до преміум-версії, це коштуватиме 5 доларів США за користувача на місяць із щорічною оплатою.
Microsoft Teams
Teams — популярний робочий простір для спільної роботи від Microsoft у робочому пакеті Office 365. Організації вітають Microsoft Teams за її ключову роль у сприянні розмовам на робочому місці, співпраці між членами команди, відеочату та обміну документами для покращення спілкування та продуктивності співробітників.
Хоча Microsoft Teams широко відома своїми можливостями відеоконференцій, її Груповий чат сегмент не сильно відстає. Вони успішно замінили електронну пошту як засіб спілкування, особливо для тих членів команди, які працюють віддалено.
Окрім взаємодії один з одним, груповий чат Microsoft Teams також дозволяє інтегруватись з іншими бізнес-додатками. Словом, працівники відчувають себе так, наче працюють в офісі віртуально. Груповий чат Teams доступний як частина основного настільного клієнта Microsoft Teams, веб-клієнта та мобільної програми. Ви можете отримати доступ до Microsoft Teams з будь-якої операційної системи, iOS, macOS, Windows або Android. Крім того, Microsoft Teams також доступний як розширення для браузера, яке можна додати до бажаного браузера.
Груповий чат Teams має багато функцій і містить усі інструменти, наявні в будь-якій програмі для бізнес-чату. Будь то емодзі, GIF-файли, редагування форматованого тексту, згадки, відповіді в ланцюжках і обмін файлами. Користувачі можуть без особливих зусиль перемикатися з обміну миттєвими повідомленнями на відеодзвінки, натиснувши піктограму. Крім того, ви можете вимкнути обговорення, щоб не отримувати сповіщення та навіть закріпити важливі розмови.
Інші особливості такі:
- Отримуйте сповіщення, коли хтось позначає або сповіщає вас.
- Діліться файлами з членами команди та отримуйте доступ до надісланих ними файлів.
- Функція пошуку повідомлень дозволяє шукати повідомлення, вводячи ключові слова.
- Окрім обміну миттєвими повідомленнями, ви можете налаштувати аудіодзвінок для спілкування з членами команди.
- Microsoft Teams можна інтегрувати з іншими бізнес-інструментами, які використовуються у вашій компанії.
- Дозволяє користувачам завантажувати інструмент як доповнення до підписок або певних служб, наприклад Outlook 365.
Як згадувалося, Microsoft Teams доступна як частина Office Suite 365. Безкоштовна версія Teams пропонує обмежений простір для зберігання та накладає інші обмеження. З іншого боку, Microsoft Teams Essentials надає кілька доповнень і коштує 4,00 доларів США за кожного користувача на місяць. Microsoft 365 Business Basic починається з 5,00 доларів США за користувача на місяць.
Чат Google
Чат Google це програмне забезпечення для ділового спілкування, яке є невід’ємною частиною Google Workspace. Він надає членам команд компаній і організацій засоби для співпраці та спілкування щодо проектів і завдань. Чат Google діє як централізований центр, де члени команди та менеджери можуть створювати віртуальні кімнати для чатів, налаштовувати ланцюжки чатів, відстежувати хід виконання завдань і приймати подальші дії.
У кожній кімнаті чату є окремі параметри для спілкування в чаті, обміну файлами, призначення та виконання завдань. Це дає змогу легко отримати доступ до файлів, якими ви та ваші товариші по команді поділилися в кімнаті. Крім того, ви також можете призначити завдання іншим і переглянути призначені вам завдання в кімнаті. Окрім цього, ви отримуєте кілька кнопок для виконання різних завдань, як-от завантаження вкладень, вставлення емодзі та анімованих GIF-файлів і навіть налаштування відеодзвінка за допомогою Google Meet.
Google Chat підтримує як прямі повідомлення, так і групові розмови; співробітники можуть увімкнути сповіщення, щоб отримувати сповіщення, коли їхні колеги діляться файлами, посиланнями та коментарями в Google Документах, Таблицях або Презентаціях. Компанії можуть легко синхронізувати програму обміну повідомленнями з Календарем Google, що полегшує планування зустрічей залежно від доступності членів команди. Google Chat відповідає нормам і політикам GDPR, HIPAA, ISO та AICPA та дозволяє налаштувати метод входу або двофакторну автентифікацію для посилення безпеки.
Google Chat має підтримку API, завдяки чому він інтегрується з додатками G Suite та іншими сторонніми інструментами та додатками. Платформа чату також підтримує широко затребувану функцію пошуку вхідних повідомлень, яка дозволяє користувачам швидко шукати старі повідомлення та спільні файли в розмовах.
Google Chat не залежить від платформи, і до нього можна отримати доступ на смартфонах Windows, Mac, Android і iPhone через веб-клієнт і окрему програму. Щоб отримати доступ до Google Chat, вам потрібен обліковий запис Google Workspace.
Обліковий запис робочої області вже існує для користувачів, які мають обліковий запис Gmail. Чат Google є частиною Google Workspace, і ви можете використовувати Google Chat з безкоштовного облікового запису Google Workspace. Однак ви можете перейти на преміум-версію Google Workspace, яка коштує 6 доларів США на людину на місяць, щоб отримати доступ до додаткових функцій.
Млява
Млява це популярна програма для обміну повідомленнями та спілкування в робочому середовищі, яка допомагає компаніям покращити спілкування та співпрацю між членами команди та надає їм доступ до бізнес-інструментів незалежно від їх поточного місцезнаходження та режиму роботи. Він підтримує канали, які групують членів команди на основі проекту, відділу, розташування офісу тощо. Таким чином користувачі можуть легко бути в курсі того, що їх цікавить.
Кожен може отримати доступ до публічних каналів, щоб усі команди знали, над чим працює інша команда. Наприклад, новачки можуть швидко вийти на трасу, замість того, щоб чекати, поки хтось направить їх з нуля.
Slack також підтримує відкриті обговорення, приватні групи, прямий обмін повідомленнями, архівування повідомлень, обмін файлами та поглиблений контекстний пошук. Він може синхронізуватися з іншими інструментами та службами, які використовує компанія, щоб централізувати сповіщення, файли та інші дані в одному місці. Таким чином, це усуває необхідність постійно переключатися з вкладок на інформаційні панелі, запам’ятовувати облікові дані для входу на різні платформи та жонглювати робочими інструментами.
Slack розроблено для інтеграції з такими інструментами, як MailChimp, Dropbox і Google Drive, які допомагають вам розумно працювати та приймати ефективні рішення. Він автоматично індексує та архівує все, допомагаючи компанії створити обширну базу знань без жодних зусиль. Окрім цих функцій, які є спільними для всіх платформ обміну повідомленнями на робочому місці, Slack відрізняється від трьох унікальних функцій:
- Розклад надсилання: Slack дозволяє запланувати надсилання повідомлень у фіксований час у майбутньому, а не надсилати їх зараз.
- Slack Huddles: ця функція дозволяє будь-якому члену команди швидко запросити інших, хто є частиною каналу чи групи, приєднатися до аудіо- чи відеодзвінка. Це стане в нагоді, коли потрібно організувати швидке вербальне спілкування.
- Slack Connect DM: Slack Connect DM є лише частиною преміум-акаунтів і дозволяє запрошувати інших користувачів, які не входять до групи, спілкуватися з вами безпосередньо.
Безкоштовна версія дає вам доступ лише до основних функцій. Професійна версія, вартістю 2,67 доларів США за користувача, надає потужні функції для невеликих команд, а версія Business+ коштує 5 доларів США за користувача та допомагає масштабувати ваш бізнес. Slack також має версію Enterprise, яка підходить для великих компаній, яким потрібні більш потужні функції.
Головне
Головне це потужне комплексне комунікаційне рішення, яке дозволяє розробникам співпрацювати без шкоди для безпеки. Він включає три ключові платформи:
- Канали – це допомагає вашій команді спілкуватися та залишатися на зв’язку на основі особистого спілкування та обміну повідомленнями в групі.
- Playbooks – це дозволяє компаніям збирати та налаштовувати процеси та досягати очікуваних результатів
- Boards – Mattermost включає структури Kanban Boards, які полегшують керування проектами та завданнями, щоб допомогти досягти ключових етапів.
Перспектива співпраці на основі каналів Mattermost допомагає об’єднати співробітників, процеси та всі інструменти вашого бізнесу в одному місці. Ця унікальна програма для обміну повідомленнями з відкритим вихідним кодом не залежить від платформи та доступна як програма на основі браузера, клієнт для настільного комп’ютера та мобільна програма.
Платформа каналів Mattermost включає широкі функції, такі як звітування про відповідність, архівування чатів і пошук повідомлень. Окрім цього, Mattermost також містить інші функції, такі як приватні/групові чати, спільний доступ до файлів і посилань, користувацькі емодзі, підтримка кількох мов, команди похилої риски, історія повідомлень з можливістю пошуку, веб-хуки тощо.
Усі ці функції допомагають Mattermost перетворитися на важливу платформу обміну повідомленнями на робочому місці для бізнесу, щоб здійснювати безперебійне спілкування між членами команди без будь-яких підводних каменів і плутанини.
Окрім цих функцій, корпоративна версія цієї комунікаційної платформи надає кілька доповнень, як-от єдиний вхід (SSO), розширені дозволи та багатофакторну автентифікацію (MFA), функції моніторингу продуктивності, звіти про відповідність вимогам, користувацький бренд та можливості корпоративного пошуку.
Інші основні моменти цього виробничого каналу комунікації:
- Matttermost відповідає всім вимогам безпеки організацій, забезпечуючи максимальний контроль над конфіденційними даними компанії.
- Він дуже розширюваний і сумісний із широким спектром сторонніх програм та інтеграцій.
- Підтримує форматування форматованого тексту та підсвічування синтаксису коду для полегшення спілкування між розробниками
- Інтегрована голосова/відеоконференція дозволяє миттєво перемикатися в режим з’єднання віч-на-віч одним натисканням кнопки.
Початкова версія Mattermost доступна безкоштовно та підходить для невеликих команд, яким потрібні обмежені функції. Якщо вам потрібні додаткові функції, ви можете скористатися професійною версією, яка коштує 10 доларів США за користувача на місяць. Якщо ви хочете використовувати версію Enterprise, вам потрібно буде запитати ціну.
Mattermost також доступний як самостійне рішення, що означає, що ви можете розгорнути на своєму улюбленому хмарному сервері або підготувати його на Каматера всього за 6 доларів на місяць.
Підведенню
Сподіваємося, ви дізналися про найкраще програмне забезпечення для чату, яке може покращити спілкування та співпрацю між членами команди вашої компанії, особливо тими, хто працює віддалено. Незалежно від програмного забезпечення чату, яке ви використовуєте, співпраця на робочому місці між членами команди безперечно покращиться у віддаленому робочому середовищі.