Безперечно, спілкування є ключовим елементом будь-якого бізнесу. В умовах поширення віддаленої роботи, коли члени команди знаходяться на відстані, важливо приділяти спілкуванню ще більше уваги, ніж раніше.
Не лише віддалені команди, але й компанії, які повернулися до офісів, активно використовують чат-програми для ефективнішої комунікації, користуючись їхніми перевагами та функціоналом. Саме тут вступають у гру програми для робочого чату. Вони спрощують обмін інформацією та допомагають створити здорову робочу атмосферу серед співробітників.
Що таке програмне забезпечення для робочого чату? 💻
Програми для робочого чату – це інструменти спілкування, які прийшли на зміну електронній пошті, що колись була головним способом зв’язку на роботі. Ці програми пропонують ширші можливості, дозволяючи команді взаємодіяти, обговорювати проєкти та генерувати нові ідеї для виконання завдань. Інструменти для спілкування на робочому місці мають багато функцій, включаючи приватні чати, групові дискусії, аудіо- та відеодзвінки, а також інші інструменти для підвищення продуктивності.
Розглянемо основні переваги використання програмного забезпечення для чату у вашому бізнесі:
Джерело зображення: Unsplash
Покращення комунікації
Однією з головних переваг використання програм для чату є безперешкодне спілкування між членами команди, незалежно від їхнього місцезнаходження. Це дозволяє обмінюватися повідомленнями, обговорювати ідеї та проводити відеоконференції, навіть перебуваючи далеко один від одного.
Оптимізація робочих процесів
Інструменти для спілкування на робочому місці допомагають командам організовувати роботу та покращувати робочі процеси в організації. Співробітники можуть проводити щоденні зустрічі для планування роботи, розподіляти завдання та отримувати миттєвий зворотний зв’язок.
Залучення співробітників
Окрім оптимізації робочих процесів та полегшення спілкування, програми для чату також заохочують співробітників до участі в командній роботі, тим самим підвищуючи продуктивність.
Організація
Незнання про поточні події та забування про завдання, які потрібно виконати, часто зустрічається в офісній роботі, але програми для чату допомагають це подолати. Платформи для спілкування організовують все, інформуючи вас про поточні події та завдання, які потрібно виконати.
Економія часу ⏳
Важливо стежити за часом, коли ви співпрацюєте з іншими членами команди для виконання завдань. Програми для спілкування на робочому місці економлять час, який ви могли б витратити на те, щоб відірватися від робочого місця та підійти до колеги для обговорення питань. Таким чином, зусилля та ресурси спрямовуються на скорочення незначних витрат.
Побудова командних відносин 👨💻
Здорові робочі відносини важливі для співробітників, які працюють разом як команда. Використання програмного забезпечення для спілкування під час спільної роботи над проєктами та завданнями сприяє зміцненню відносин і генеруванню нових ідей.
У цьому огляді ми зібрали найкращі програми для спілкування на робочому місці, які допоможуть покращити комунікацію у вашому бізнесі. Цікаво, що багато з цих платформ пропонують безкоштовні тарифні плани для невеликих команд.
Workplace
Workplace Chat – це платформа для спілкування, розроблена для компаній, яка допомагає об’єднати віддалених співробітників простим та безпечним способом. Ця платформа, що належить Meta, має функції, як-от чат, відеодзвінки, публікації, стрічка новин та групи, які допомагають розповсюджувати всю важливу для бізнесу інформацію.
Workplace Chat легко інтегрується з іншими бізнес-інструментами вашої організації, створюючи безпечний та продуктивний спосіб обміну знаннями та формування робочих спільнот. Це програмне забезпечення дозволяє вашій команді взаємодіяти, обмінюватися пропозиціями в режимі реального часу за допомогою коментарів, реакцій та миттєвих повідомлень. Зміцнення робочої культури та налагодження зв’язків з колегами з різних куточків світу стає значно легшим.
Workplace від Meta дозволяє створювати простори для співпраці, відомі як групи. Ці групи допомагають керувати проєктами, призначати завдання, отримувати зворотний зв’язок, обмінюватися оновленнями, згадувати колег та безпечно ділитися файлами без обмежень на обсяг сховища. Ви можете налаштувати ці групи як приватні, публічні або таємні, а також створювати групи з учасниками з різних компаній. Адміністратори групи можуть обмежувати доступ, забезпечуючи його лише для авторизованих користувачів.
Workplace Chat можна інтегрувати з понад 50 бізнес-інструментами, зокрема Office 365, Google Workspace та ServiceNow. Також можна розробити спеціальні інтеграції для підключення робочого чату до будь-якого іншого інструмента вашої компанії. Компанія гарантує конфіденційність даних користувачів.
Основні функції Workplace Chat від Meta:
- Функції відео- та аудіодзвінків у реальному часі слугують засобом зв’язку для трансляції подій та інформації, що сприяє підвищенню командного духу.
- Бібліотека знань дозволяє створювати, зберігати та обмінюватися бізнес-документами в програмі чату. Вся інформація стає більш впорядкованою та доступною для перегляду на комп’ютері та смартфоні.
- Групи на Workplace сприяють ефективному спілкуванню та співпраці в команді, що сприяє розвитку робочої культури.
- Стрічка новин на основі машинного навчання відображає персоналізовану, актуальну та важливу інформацію, щоб допомогти вам залишатися зосередженими та продуктивними.
Workplace від Meta є кросплатформним, ви можете використовувати його на комп’ютері та мобільних пристроях, щоб бути в курсі подій, де б ви не були. Вартість Workplace Chat починається від 4,00 доларів США на місяць. Також є 30-денний пробний період для тестування програми перед покупкою.
Chatwork
Chatwork пропонує командам новий, спрощений спосіб роботи. Для кожного командного проєкту створюються окремі чати, що дозволяє вести розмови про кожен проєкт в організованому вигляді. Усі члени команди можуть бачити прогрес, деталі та рішення в режимі реального часу.
Chatwork пропонує наступні функції, які дозволяють членам команди синхронізувати роботу та налагоджувати зв’язок:
Управління чатом
- Розділ “Мій чат” дозволяє записувати важливу інформацію.
- Спілкуйтеся безпосередньо з будь-яким членом команди.
- Створюйте окремі групи для кожного проєкту в груповому чаті.
- Шукайте старі повідомлення за ключовими словами.
Управління завданнями
- Створюйте та призначайте завдання своїм колегам, щоб кожен знав про свою відповідальність.
- Відстежуйте хід виконання завдання згідно з терміном виконання.
- Позначайте завдання як виконані, і про це автоматично буде повідомлено менеджеру.
Обмін файлами
- Діліться файлами різних форматів, наприклад Word, Excel та зображеннями.
- Переглядайте файли в браузері перед завантаженням.
- Завантажуйте файли, якими поділилися ваші колеги.
Відеодзвінки
- Налаштовуйте відеодзвінки з учасниками групи.
- Спілкуйтеся з членами групи віч-на-віч.
- Легко діліться своїм екраном з іншими учасниками відеодзвінка.
- Діліться зображеннями під час відеодзвінків за допомогою смартфонів.
Управління контактами
- Запрошуйте колег приєднатися до Chatwork вашої організації.
- Приймайте або відхиляйте запити на приєднання.
- Вводьте ідентифікатор Chatwork або адресу електронної пошти для пошуку колег.
Управління сповіщеннями
- Дозвольте своєму браузеру сповіщати вас про події в Chatwork.
- Вмикайте або вимикайте звуки сповіщень.
- Налаштуйте Chatwork, щоб він сповіщав вас про отримання електронних листів у папці “Вхідні”.
Управління користувачами
- Додавайте нових учасників до групи (кількість користувачів залежить від тарифного плану).
- Класифікуйте та переглядайте учасників.
- Оновлюйте дані користувача, наприклад пароль.
Керування профілем
- Додавайте аватар або своє зображення як фото профілю.
- Додавайте фото обкладинки, що з’явиться у профілі.
Налаштуйте свій ідентифікатор Chatwork
- Додайте контактні дані, наприклад адресу електронної пошти та номер телефону.
Chatwork пропонує безкоштовну версію, але з обмеженим функціоналом. Якщо ваша компанія хоче перейти на преміум-версію, це коштуватиме 5 доларів США за користувача на місяць з щорічною оплатою.
Microsoft Teams
Teams – це популярний робочий простір для спільної роботи від Microsoft, що входить до пакету Office 365. Організації цінують Microsoft Teams за її ключову роль у підтримці спілкування на робочому місці, співпраці між членами команди, відеочату та обміну документами, що покращує спілкування та продуктивність співробітників.
Хоча Microsoft Teams широко відома своїми можливостями відеоконференцій, її груповий чат також є важливим інструментом. Він успішно замінив електронну пошту як засіб зв’язку, особливо для тих членів команди, які працюють віддалено.
Окрім спілкування, груповий чат Microsoft Teams також дозволяє інтегруватися з іншими бізнес-додатками. Завдяки цьому співробітники відчувають себе так, наче вони працюють в офісі, але у віртуальному просторі. Груповий чат Teams доступний у вигляді окремого додатку для комп’ютера, веб-версії та мобільного додатку. Ви можете отримати доступ до Microsoft Teams на будь-якій операційній системі, як iOS, macOS, Windows або Android. Крім того, Microsoft Teams також доступний як розширення для браузера.
Груповий чат Teams має безліч функцій і містить всі інструменти, необхідні для ефективного бізнес-чату. Серед них емодзі, GIF-файли, редагування форматованого тексту, згадки, відповіді в ланцюжках та обмін файлами. Користувачі можуть легко переходити від обміну повідомленнями до відеодзвінків одним кліком. Крім того, можна вимкнути сповіщення про певне обговорення або закріпити важливі розмови.
Інші особливості:
- Отримуйте сповіщення, коли вас згадують або повідомляють.
- Діліться файлами з членами команди та отримуйте доступ до надісланих ними файлів.
- Функція пошуку повідомлень дозволяє шукати повідомлення за ключовими словами.
- Окрім обміну повідомленнями, ви можете налаштувати аудіодзвінок для спілкування з колегами.
- Microsoft Teams інтегрується з іншими бізнес-інструментами вашої компанії.
- Дозволяє користувачам завантажувати інструмент як доповнення до підписок або певних служб, наприклад Outlook 365.
Як вже зазначалося, Microsoft Teams є частиною Office Suite 365. Безкоштовна версія Teams пропонує обмежений обсяг сховища та має інші обмеження. Microsoft Teams Essentials надає більше можливостей і коштує 4,00 долари США за користувача на місяць. Microsoft 365 Business Basic починається з 5,00 доларів США за користувача на місяць.
Google Chat
Google Chat – це програмне забезпечення для ділового спілкування, яке є невід’ємною частиною Google Workspace. Воно надає членам команд компаній та організацій інструменти для співпраці та спілкування у проєктах та завданнях. Google Chat діє як централізований центр, де члени команди та менеджери можуть створювати віртуальні кімнати для чатів, налаштовувати ланцюжки чатів, відстежувати хід виконання завдань та приймати подальші рішення.
У кожній кімнаті чату є окремі параметри для спілкування, обміну файлами, призначення та виконання завдань. Це дає змогу легко отримати доступ до файлів, якими ви та ваші колеги поділилися в кімнаті. Крім того, ви також можете призначити завдання іншим та переглянути призначені вам завдання в кімнаті. Також є кнопки для виконання різних завдань, наприклад, завантаження вкладень, вставлення емодзі та GIF-файлів, а також налаштування відеодзвінка за допомогою Google Meet.
Google Chat підтримує як прямі повідомлення, так і групові обговорення. Співробітники можуть вмикати сповіщення, щоб отримувати повідомлення, коли їхні колеги діляться файлами, посиланнями та коментарями в Google Документах, Таблицях або Презентаціях. Компанії можуть легко синхронізувати програму обміну повідомленнями з Календарем Google, що спрощує планування зустрічей залежно від доступності членів команди. Google Chat відповідає нормам GDPR, HIPAA, ISO та AICPA та дозволяє налаштувати метод входу або двофакторну автентифікацію для посилення безпеки.
Google Chat має підтримку API, завдяки чому він інтегрується з додатками G Suite та іншими сторонніми інструментами та програмами. Платформа чату також має функцію пошуку вхідних повідомлень, що дозволяє користувачам швидко шукати старі повідомлення та спільні файли в розмовах.
Google Chat є кросплатформним і доступний на смартфонах Windows, Mac, Android та iPhone через веб-версію та окремий додаток. Для доступу до Google Chat потрібен обліковий запис Google Workspace.
Обліковий запис Google Workspace вже існує для користувачів, які мають обліковий запис Gmail. Google Chat є частиною Google Workspace, і ви можете використовувати його з безкоштовного облікового запису Google Workspace. Однак ви можете перейти на преміум-версію Google Workspace, яка коштує 6 доларів США на людину на місяць, щоб отримати доступ до додаткових функцій.
Slack
Slack – це популярна програма для обміну повідомленнями та спілкування на робочому місці, яка допомагає компаніям покращити комунікацію та співпрацю між членами команди, надаючи їм доступ до бізнес-інструментів незалежно від їхнього місцезнаходження та режиму роботи. Вона підтримує канали, які групують членів команди за проєктом, відділом, розташуванням офісу тощо. Це дозволяє користувачам легко бути в курсі подій, які їх цікавлять.
Кожен може отримати доступ до публічних каналів, щоб усі команди знали, над чим працює інша команда. Новачки можуть швидко включитися в роботу, замість того, щоб чекати інструкцій з нуля.
Slack також підтримує відкриті обговорення, приватні групи, прямий обмін повідомленнями, архівування повідомлень, обмін файлами та глибокий контекстний пошук. Він може синхронізуватися з іншими інструментами та службами, які використовує компанія, щоб централізувати сповіщення, файли та інші дані в одному місці. Це усуває необхідність постійно перемикатися між вкладками, запам’ятовувати дані для входу на різні платформи та керувати різними робочими інструментами.
Slack розроблено для інтеграції з такими інструментами, як MailChimp, Dropbox та Google Drive, щоб допомагати вам працювати ефективніше та приймати обґрунтовані рішення. Він автоматично індексує та архівує все, допомагаючи компанії створити велику базу знань без зусиль. Окрім цих функцій, спільних для багатьох платформ обміну повідомленнями на робочому місці, Slack відрізняється трьома унікальними функціями:
- Розклад надсилання: Slack дозволяє запланувати надсилання повідомлень на певний час у майбутньому, а не надсилати їх одразу.
- Slack Huddles: ця функція дозволяє будь-якому члену команди швидко запросити інших учасників каналу або групи приєднатися до аудіо- чи відеодзвінка. Це корисно, коли потрібно організувати швидке обговорення.
- Slack Connect DM: ця функція, доступна лише для преміум-акаунтів, дозволяє запрошувати інших користувачів, які не є членами вашої групи, до спілкування безпосередньо з вами.
Безкоштовна версія надає доступ лише до основних функцій. Професійна версія, вартістю 2,67 доларів США за користувача, пропонує розширені можливості для невеликих команд, а версія Business+ коштує 5 доларів США за користувача та допомагає масштабувати ваш бізнес. Slack також має версію Enterprise, призначену для великих компаній, яким потрібні потужніші функції.
Mattermost
Mattermost – це потужне, комплексне комунікаційне рішення, яке дозволяє розробникам співпрацювати, не порушуючи безпеку. Воно включає три ключові платформи:
- Канали: допомагають вашій команді спілкуватися та залишатися на зв’язку завдяки особистому спілкуванню та обміну повідомленнями в групі.
- Playbooks: дозволяють компаніям створювати та налаштовувати процеси для досягнення очікуваних результатів.
- Boards: Mattermost включає дошки Kanban, що спрощують управління проєктами та завданнями, допомагаючи досягати ключових етапів.
Платформа співпраці на основі каналів Mattermost допомагає об’єднати співробітників, процеси та всі інструменти вашого бізнесу в одному місці. Ця унікальна програма для обміну повідомленнями з відкритим кодом є кросплатформною та доступна як браузерна версія, клієнт для комп’ютера та мобільний додаток.
Платформа каналів Mattermost має широкий набір функцій, таких як звітування про відповідність, архівування чатів та пошук повідомлень. Крім цього, Mattermost також пропонує інші функції, такі як приватні/групові чати, обмін файлами та посиланнями, користувацькі емодзі, підтримка кількох мов, команди з косою рискою, історія повідомлень з можливістю пошуку, веб-хуки тощо.
Всі ці функції допомагають Mattermost стати важливою платформою обміну повідомленнями на робочому місці для забезпечення безперебійного спілкування між членами команди без зайвих складнощів та плутанини.
Окрім цих функцій, корпоративна версія цієї платформи для спілкування пропонує додаткові можливості, як-от єдиний вхід (SSO), розширені дозволи та багатофакторну автентифікацію (MFA), функції моніторингу продуктивності, звіти про відповідність вимогам, налаштування бренду та корпоративний пошук.
Інші важливі моменти цієї платформи:
- Mattermost відповідає всім вимогам безпеки організацій, забезпечуючи максимальний контроль над конфіденційними даними компанії.
- Він є дуже розширюваним та сумісним з широким спектром сторонніх програм та інтеграцій.
- Підтримує форматування тексту та підсвічування синтаксису коду для спрощення спілкування між розробниками.
- Інтегрована голосова/відеоконференція дозволяє миттєво переходити до відеозв’язку одним натисканням кнопки.
Початкова версія Mattermost доступна безкоштовно та підходить для невеликих команд з обмеженим функціоналом. Якщо вам потрібні додаткові функції, ви можете скористатися професійною версією, що коштує 10 доларів США за користувача на місяць. Для версії Enterprise потрібно буде уточнити ціну.
Mattermost також доступний як самостійне рішення, що означає, що ви можете розгорнути його на своєму улюбленому хмарному сервері або на Kamatera всього за 6 доларів на місяць.
Підсумки
Сподіваємося, ви дізналися про найкращі програми для чату, які можуть покращити спілкування та співпрацю між членами команди вашої компанії, особливо тими, хто працює віддалено. Незалежно від програми, яку ви оберете, співпраця на робочому місці між членами команди, безумовно, покращиться в умовах віддаленої роботи.