Оптимізація фінансів неприбуткової організації: роль спеціалізованого програмного забезпечення
Некомерційні організації щодня оперують значними обсягами пожертвувань, що створює певні труднощі в ефективному управлінні цими ресурсами та підтримці неприбуткового статусу. Саме тут на допомогу приходить програмне забезпечення для бухгалтерського обліку, розроблене спеціально для некомерційних організацій, яке дозволяє розумно та ефективно реагувати на ці виклики.
У некомерційному секторі спостерігається постійний рух коштів. Згідно з даними Nonprofits Source, лише в США у 2020 році благодійні організації отримали пожертвувань на суму 471,44 мільярда доларів, що на 5,1% більше, ніж у попередньому році. Ці цифри підкреслюють важливість належного фінансового менеджменту.
Враховуючи інтенсивний характер грошових операцій, некомерційні організації повинні суворо дотримуватися фінансових стандартів, щоб не втратити свій статус звільнення від оподаткування. Далі ми розглянемо детальніше особливості бухгалтерського обліку в некомерційному секторі, а також дізнаємося, яке програмне забезпечення може полегшити це завдання.
Що таке програмне забезпечення для некомерційного бухгалтерського обліку?
Програмне забезпечення для бухгалтерського обліку некомерційних організацій – це будь-який інструмент, який допомагає в управлінні бухгалтерськими завданнями в некомерційній установі.
Між обліком прибуткових і неприбуткових організацій існує тонка, але важлива різниця. Бухгалтерський облік у комерційних структурах в основному відстежує прибутки та збитки, показуючи, скільки організація витрачає, заробляє, заощаджує або втрачає.
Натомість, бухгалтерський облік у неприбуткових організаціях фокусується на обліку фондів. Інструмент повинен відстежувати потоки коштів, а саме, звідки надходять гроші та куди вони спрямовуються. Також важливим є обробка всіх пожертвувань та інформування донорів і членів правління про те, як організація використовує отримані кошти.
Чому некомерційній організації потрібне бухгалтерське програмне забезпечення?
Некомерційна організація потребує відповідного інструменту для бухгалтерського обліку, щоб підтримувати свій неприбутковий статус і виконувати податкові зобов’язання.
Для збереження цих статусів усі неприбуткові організації повинні виконувати певні бухгалтерські завдання.
Ось декілька основних причин, чому використання програмного забезпечення для бухгалтерського обліку є необхідним для неприбуткових організацій:
- Стандарти фінансового обліку для неприбуткових організацій є особливо суворими. Щоб відповідати таким нормам, як FAS 116 або FAS 117, потрібне спеціалізоване бухгалтерське програмне забезпечення.
- Молоді благодійні організації часто мають обмежений штат волонтерів і працівників. Автоматизований та інтуїтивно зрозумілий інструмент дозволить обробляти бухгалтерські потреби та заощаджувати кошти.
- Програмне забезпечення допомагає виконувати додаткові завдання, такі як відстеження грантів, дотримання вимог до звітності, створення балансових звітів, інформування донорів про використання пожертвувань.
- Такі інструменти також допомагають формувати бухгалтерські звіти для подання податкової декларації (Форма 990).
Переваги програмного забезпечення для бухгалтерського обліку в некомерційних організаціях
Незалежно від масштабу вашої організації, складний інструмент бухгалтерського обліку є необхідним для отримання наступних переваг:
- Ваша організація зможе прозоро приймати пожертвування онлайн або офлайн.
- Підготовка звітів та планування за допомогою такого програмного забезпечення допоможе вам отримати доступ до великих пожертвувань і грантів.
- Зацікавлені сторони, донори та члени правління зможуть прозоро бачити приплив і відтік коштів.
- Більшість бухгалтерських інструментів для некомерційних організацій є хмарними веб-додатками, що зменшує необхідність у дорогій ІТ-інфраструктурі.
- Деякі програми допоможуть вам підготуватися до подання податкової декларації та виконати вимоги податкових органів.
- Ви можете автоматизувати різноманітні повторювані завдання та зменшити кількість людських помилок.
- Ви отримуєте широкий спектр функцій бухгалтерського обліку в одному централізованому інструменті, включаючи імпорт транзакцій, портал пожертв, квитанції про оплату, банківську звірку, складання бюджету, друк чеків, відстеження обіцянок тощо.
Отже, ми детально розглянули програмне забезпечення для некомерційного бухгалтерського обліку, його користь та переваги. Далі пропонуємо ознайомитися з популярними, зручними та надійними рішеннями:
Wave Accounting
Wave Accounting – це відмінний вибір для малих або початкових благодійних фондів. Ви можете виконувати роль свого бухгалтера, заощаджуючи кошти на оплаті праці додаткового персоналу. Інструмент є простим у використанні і працює онлайн у більшості веб-браузерів.
Від виставлення рахунків до нарахування заробітної плати, все це доступно в одній інтуїтивно зрозумілій веб-програмі. Ось деякі з його основних особливостей:
- Можливість виставляти онлайн-рахунки для донорів та отримувати оплату без зайвих затримок.
- Донори можуть легко та безпечно робити пожертвування через панель онлайн-платежів.
- Система підтримує дебетові та кредитні картки, Apple Pay та прямі банківські перекази.
- Легке відстеження пожертвувань та їхнього використання.
- Модуль бухгалтерського обліку створює податкові звіти у правильному форматі для різних податкових декларацій.
- Модуль банківського обліку з’єднує ваш банківський рахунок із бухгалтерськими книгами для простої звірки.
Програма пропонує безкоштовні послуги з виставлення рахунків, бухгалтерського обліку та банківських операцій. Невелику плату потрібно сплачувати лише за нарахування заробітної плати та виплати.
MoneyMinder
MoneyMinder – це просте у використанні програмне забезпечення для бухгалтерського обліку, яке містить лише необхідні функції для ефективного управління благодійною організацією. Волонтери, які не мають досвіду в бухгалтерії, також можуть легко використовувати цей інструмент, що дозволить заощадити на витратах на штатних бухгалтерів. Програма не має складних функцій, що робить її максимально зручною.
Основні особливості, які потрібно знати:
- Модуль бухгалтерського обліку для управління банківськими реєстрами, транзакціями, звірками, звітами та переказами.
- Відстеження збору коштів, відшкодувань та платежів, а також швидке надсилання їх зацікавленим сторонам.
- Створення бюджету або прогнозування витрат на основі вашої благодійної діяльності та категорій.
- Модуль бібліотеки документів для зберігання квитанцій, форм, записів, інших документів та шаблонів податкових декларацій.
- Підготовка річних звітів, проведення аудитів та розрахунок підсумків 990EZ.
Програма має безкоштовну підписку для таких базових завдань, як відстеження донорів, управління групами та календар. Підписка Pro відкриває доступ до повного набору функцій для вашої некомерційної організації.
Zoho Books
Zoho Books – це комплексне програмне забезпечення для некомерційного бухгалтерського обліку, яке підходить для неприбуткових організацій будь-якого розміру. Від початкових благодійних фондів до глобальних некомерційних організацій – у Zoho Books є масштабовані функції та моделі ціноутворення для будь-якої потреби.
Ви або ваші волонтери зможете швидко налаштувати систему. Вам рідко знадобиться додатковий бухгалтер чи спеціаліст з обліку. Інструмент пропонує широкий функціонал в простому інтерфейсі користувача. Також є безкоштовна команда підтримки, яка допоможе швидко вирішити будь-які питання.
Zoho Books спрощує облік коштів, роблячи його легким та інтуїтивно зрозумілим. Ви можете зосередитися на грантах, пожертвах та подіях, а програма швидко керуватиме усіма надходженнями та правильно їх класифікуватиме.
Aplos
Aplos є ще одним надійним інструментом для некомерційного обліку. Понад 40 000 благодійних фондів використовують його для підтримки свого неприбуткового статусу та звільнення від податків.
Основні функції цього програмного забезпечення:
- Повноцінний облік коштів
- Гнучкий план рахунків
- Моніторинг доходів, дотацій та пожертв
- Бюджетування благодійної діяльності за тегами або фондами
- Створення персоналізованих фінансових звітів для відділів, кампаній і проєктів
- Експорт файлів ACH
- Розподіл витрат і доходів
- Відстеження основних засобів
- Звіти за формою 990
Aplos пропонує не тільки повноцінне бухгалтерське рішення через веб-браузер або мобільний пристрій, але й послуги бухгалтерського обліку для некомерційних організацій. Ви можете замовити послуги, коли потрібно обробити складні рахунки або податкові декларації. Команда бухгалтерів пропонує точне ведення обліку, кращі фінансові звіти та спрощені рішення.
Aplos має три різні пакети підписки з 15-денною пробною версією: Aplos Lite, Aplos Core+, Aplos Core & Advanced Accounting.
Accounting Seed
Accounting Seed – це ще одне комплексне програмне забезпечення для некомерційного обліку, яке допомагає благодійним організаціям керувати багатьма аспектами їхньої діяльності. Інструмент розроблено спеціально для потреб некомерційних організацій, і він є простим у використанні. Ви можете навчити своїх волонтерів користуватися програмою, щоб заощадити на наймі додаткового персоналу.
Ключові функції:
- Управління обліком коштів у кількох валютах
- Управління численними кампаніями зі збору коштів, грантами та донорами
- Робота з різних місць
- Керування кількома благодійними організаціями в одному централізованому інструменті
- Звітування без коду
- Швидке закриття місяців і років
- Пакет успіху некомерційної організації Salesforce (NPSP)
Ви та ваша команда отримуєте повний контроль і нагляд за фінансовим управлінням вашою організацією. Деякі функції дають змогу переглядати фінансові звіти, звіти про пожертви та заповнення податків в режимі реального часу. Це дозволить вам швидко реагувати на запити донорів та грантових органів, щоб отримати більше пожертвувань для вашої благодійної справи.
Akaunting
Akaunting – це популярний інструмент бухгалтерського обліку для фрілансерів та малого бізнесу. Якщо ви невелика некомерційна організація, ви можете спробувати це програмне забезпечення, якщо хочете скоротити витрати, дотримуючись при цьому суворої політики благодійних фондів.
Основні функції, які можуть бути корисними для вашої організації:
- Інформаційна панель для всіх облікових записів
- Банківські операції та звірки
- Спеціальні звіти для податкових цілей, наприклад, для заповнення форми 990
- Класифікація операцій
- Відстеження витрат
Безкоштовна підписка надає доступ до одного профілю користувача та одного профілю бухгалтера. Ви також отримуєте безкоштовний платіжний календар, підтримку спільноти та актуальні курси валют. Якщо ви бажаєте розширити можливості, ви можете обрати план Premium Cloud з необмеженою кількістю облікових записів та усіма функціями програмного забезпечення Akaunting.
Підсумкові зауваження
Програмне забезпечення для некомерційного бухгалтерського обліку є необхідним для ефективного управління ресурсами вашої організації. Такі інструменти також допомагають у своєчасному поданні податкової звітності для підтримки неприбуткового статусу.
Скористайтеся будь-яким з вищезазначених програмних рішень для вашої некомерційної організації та дотримуйтесь місцевих та міжнародних законів для неприбуткових організацій.
Можливо, вас також зацікавить Zoho Payroll для обробки заробітної плати некомерційних або комерційних організацій.