Excel – це популярний інструмент для обробки даних, який використовують як досвідчені аналітики, так і ті, хто тільки починає знайомитися з таблицями. Хоча програмісти віддають перевагу власним інструментам, Excel залишається ключовим робочим засобом для багатьох, особливо на керівних посадах. Новачки часто відчувають невпевненість, але при належному освоєнні Excel дозволяє автоматизувати багато процесів, від відстеження часу до інвентаризації та проведення опитувань. Розглянемо п’ять базових функцій Excel, які стануть у нагоді кожному початківцю.
Автозаповнення серій і формул
Введення великих обсягів даних вручну займає багато часу та збільшує ризик помилок. Excel передбачає цю проблему, пропонуючи автозаповнення на основі введених даних.
Наприклад, при введенні послідовних номерів або ідентифікаційних кодів, достатньо ввести перші кілька значень, виділити їх, а потім потягнути курсором за чорний плюсик у нижньому правому куті виділеної області. Excel автоматично продовжить послідовність. Цей метод особливо корисний з формулами, оскільки при перетягуванні вони автоматично адаптуються до відповідних клітинок, на відміну від простого копіювання-вставки.
Миттєве заповнення
Під час введення даних Excel може автоматично заповнити клітинку, якщо подібне значення вже є у тому ж стовпці. Просто почніть вводити текст, і програма запропонує варіант, який можна підтвердити натисканням Enter.
Інтелектуальне сортування
Сортування даних за алфавітом є базовою функцією, але при роботі з кількома стовпцями важливо зберегти їх взаємозв’язок. Наприклад, при наявності стовпців з іменами, відділами, адресами та номерами телефонів, сортування імен за алфавітом повинно автоматично перемістити відповідні дані в сусідніх стовпцях.
Excel запитує, чи потрібно розширити виділення на суміжні стовпці. Це дозволяє сортувати один стовпець, зберігаючи відповідність даних в інших. Інтелектуальне сортування застосовується до будь-яких правил.
Транспонування даних
Іноді дані зберігаються у форматі, який не підходить для аналізу, наприклад, коли потрібно перетворити рядки в стовпці або навпаки. Функція “Транспонувати” дозволяє зробити це без ручного копіювання.
Виділіть та скопіюйте дані, які потрібно транспонувати. Виберіть першу клітинку, куди потрібно вставити дані, натисніть на стрілку під кнопкою “Вставити” і виберіть “Спеціальна вставка”. У вікні параметрів поставте галочку “Транспонувати” і підтвердіть.
Розділення імені та прізвища
Excel 2013 і новіші версії пропонують функцію автозаповнення між стовпцями. Наприклад, при наявності стовпця з іменами та прізвищами, можна легко розділити їх на два окремі стовпці.
Почніть вводити імена в новому стовпці, і Excel автоматично запропонує варіант заповнення. Після введення перших кількох записів, програма розпізнає закономірність і запропонує заповнити решту даних. Ця функція підходить для різних типів даних.
Чи є у вас корисні трюки з Excel, які полегшують вашу роботу? Поділіться ними в коментарях.