Excel – це справді потужний інструмент, що допомагає багатьом людям обробляти та аналізувати великі обсяги даних. Я вважаю його чудовим помічником, який може стати в нагоді майже в будь-якій сфері діяльності (за винятком, можливо, нафтових платформ). Нещодавно ми публікували статтю про п’ять функцій Excel, які можуть значно спростити щоденні, рутинні та повторювані завдання. Багато з нас, особливо ті, хто регулярно займається управлінськими або адміністративними справами, добре знають численні можливості Excel, і хоча ми розуміємо, як їх використовувати, не завжди очевидно, де саме їх застосувати та як конкретна функція може полегшити наше життя. Сьогодні я детально розповім про три способи застосування простої функції “Підрахувати” в Excel.
Під функцією “Підрахувати” я маю на увазі всі її варіації, включаючи функції “CountBlank” та “CountIf”.
CountA
Синтаксис: =COUNTA(A1:A2)
Ця функція просто підраховує кількість заповнених комірок у заданому діапазоні. Може здатися, що це не дуже корисно, оскільки Excel відображає кількість вибраних комірок, якщо їх виділити. Проте, одним з чудових способів використання функції CountA є підрахунок текстових значень. Це може бути щось просте, наприклад, підрахунок кількості позицій, перелічених у стовпці з канцелярськими товарами, виданими конкретному відділу. Функція найкраще підходить для ситуацій, коли дані в комірках відрізняються одне від одного.
Рахувати, якщо (CountIf)
Синтаксис: =COUNTIF(A1:A2, “Відсутній”)
Це умовний аргумент, який застосовується до функції “Підрахувати”. Він вказує програмі підрахувати всі клітинки, які містять конкретне значення, яке ви вкажете. Це може бути будь-що: число, слово або умова, наприклад, більше або менше певного числа. Функція може бути використана для видобування кількісної інформації з таблиці, що містить різноманітні дані. Наприклад, уявіть, що вам потрібно визначити, скільки співробітників відділу запізнилися в певний день, маючи лише невідсортований список із іменами та часом прибуття. Функція CountIf може легко підрахувати, скільки разів певний запис, який вас цікавить, зустрічається у наборі даних. Її можна використовувати як для числових, так і для алфавітних значень. Отже, якщо ви хочете дізнатися, скільки людей в офісі мають ім’я “Чарлі”, ця функція стане вам у пригоді. Ви також можете застосовувати підстановочні знаки, тому її застосування обмежується лише вашою фантазією (і характером роботи, яку потрібно виконати). У крайніх випадках ви навіть можете використовувати цю функцію, щоб визначити, скільки співробітників мають певну групу крові.
CountBlank
Синтаксис: =COUNTBLANK(A1:A2)
Намагаєтесь знайти відсутню інформацію і не впевнені, наскільки повними є ваші дані? Спробуйте функцію CountBlank. За її допомогою можна дізнатися, скільки людей не надали важливі дані, якщо у вас є список постачальників і ви хочете побачити, чи немає в ньому відсутніх даних, або щоб виявити підроблені записи у вашому наборі даних.
Використовуйте з розумом: функція “Підрахувати” та всі її варіанти можуть здаватися не дуже корисними, якщо розглядати їх окремо. Але поєднайте їх із деякими іншими простими функціями, такими як сортування та виділення, і ви здивуєтеся новим можливостям, які відкриваються перед вами. Комбінуйте її з іншими функціями Excel, і ви станете справжнім “ніндзя” Excel.