Контроль за витратами – це процес фіксації всіх ваших фінансових операцій, щоб чітко розуміти, куди саме йдуть ваші кошти.
Як часто ви ведете облік своїх витрат?
Щоденно, щотижня, щомісяця, щокварталу чи навіть раз на рік? Спочатку цей процес може здатися складним, але з часом ви оціните його важливість і переваги.
Питання грамотного управління фінансами є надзвичайно важливим, і починати потрібно ще зі студентських років. Для деяких цей шлях починається навіть раніше. В сучасному світі навіть один значний медичний рахунок може призвести до фінансової скрути.
Регулярний облік витрат, наприклад щомісячний або щорічний, є вкрай рекомендованим як для підприємців, так і для приватних осіб.
Чому важливо відстежувати витрати
- Оптимізація витрат: Облік витрат дозволяє виявити неефективні витрати та зменшити їх або зовсім усунути. Це також допомагає спрямовувати кошти на важливіші потреби.
- Уникнення зайвих витрат: Ведення обліку витрат сприяє свідомому споживанню та мотивує створювати щомісячний бюджет. Планування витрат відповідно до встановленого бюджету позитивно впливає на фінансову стабільність у довгостроковій перспективі.
- Контроль фінансів: Якщо ви постійно маєте борги, можливо, це пов’язано з відсутністю контролю за витратами. Облік витрат дає можливість ефективніше використовувати кошти та спрямовувати їх на продуктивні цілі.
Уявіть ситуацію: ви ходили по магазинах з друзями у вихідні і придбали речі, які вам насправді не були потрібні, піддавшись впливу оточення. Натомість, ці кошти можна було б інвестувати у саморозвиток, придбавши навчальну книгу чи записавшись на цікавий майстер-клас.
Навіщо бізнесу відстежувати витрати
Для власників малого та середнього бізнесу важливо відстежувати витрати, чітко розділяючи особисті та бізнес-витрати, оскільки компанія є незалежною організацією. Ваш бізнес – це ваша пристрасть, і до нього потрібно ставитись відповідно, адже:
- Це захищає вас від проблем: Ваша компанія має право на правовий захист, який ви, як фізична особа, не змогли б отримати. Якщо бізнес-витрати не відокремлені від особистих, ви порушуєте ці правила, ставлячи під загрозу свої активи у разі судового позову клієнта.
- Це готує вас до податкового сезону: Вам не потрібно буде шукати чеки та квитанції у різних місцях. Крім того, якщо ви їдете у відрядження, ви можете претендувати на компенсацію певних витрат. Деякі види бізнес-витрат не підлягають оподаткуванню та можуть бути враховані як витрати на ділові поїздки. Робота вашого бухгалтера стане простішою, оскільки буде легко розрізнити витрати, що підлягають оподаткуванню, від тих, які не оподатковуються.
- Спрощується підрахунок прибутку: Ви зможете точно визначати показники прибутку, не вдаючись до припущень, щоразу, коли це потрібно клієнтам. Це також допоможе підтримувати точний бюджет компанії, відображаючи всі витрати.
Одним зі способів контролювати витрати бізнесу є використання спеціальних програм. Додатки для відстеження витрат допомагають своєчасно й точно фіксувати всі фінансові операції, стежити за чеками та рахунками. Деякі програми синхронізуються з вашим банківським рахунком та кредитними картками, заощаджуючи час на ручну обробку.
Давайте розглянемо деякі з найкращих програм для відстеження витрат для бізнесу.
Divvy
Divvy – це комплексне рішення для управління витратами бізнесу. Платформа має унікальний набір функцій, що робить її чудовим вибором для будь-якої компанії. За допомогою бізнес-кредиту ви можете отримати фінансування будь-якого розміру. Потрібно лише за кілька хвилин подати заявку на кредитну лінію та почати використовувати кошти за допомогою карток Divvy.
Управління витратами стає досить простим, оскільки ви можете класифікувати кожну покупку, зроблену за допомогою карток Divvy, кількома кліками. Це звільняє від необхідності вручну створювати звіти про витрати. За допомогою Divvy ви можете створити бюджет компанії, контролювати його в режимі реального часу та мати повний контроль над фінансами.
Однією з головних переваг цього програмного забезпечення є його безкоштовність. Немає жодних прихованих платежів. Крім того, ви можете отримати необхідну кількість фізичних та віртуальних карток для своїх співробітників. Програма також має систему винагород, що робить її ще привабливішою.
Забудьте про традиційні звіти про витрати та скористайтеся цією сучасною системою відстеження.
Pleo
Pleo – це фінтех-стартап, що пропонує рішення для управління бізнес-витратами за допомогою кредитних та дебетових карток Pleo. Ви можете легко організовувати свої витрати, використовуючи кілька кнопок на екрані.
Pleo інтегрується з іншими бухгалтерськими інструментами. Це дозволяє встановлювати ліміти витрат, змінювати їх у будь-який час і пропонувати ефективні шляхи витрачання коштів. Після здійснення платежу карткою Pleo ви отримуєте сповіщення, і витрати автоматично додаються.
Pleo – це додаток для малого та середнього бізнесу з трьома різними ціновими категоріями. Він допомагає позбутися рутинної роботи та дозволяє зосередитися на розвитку бізнесу.
FreshBooks
FreshBooks – це програма для відстеження витрат бізнесу, що допомагає малому та середньому бізнесу. Ваш обліковий запис оновлюватиметься щодня шляхом підключення банківського рахунку та кредитної картки.
Програма автоматично витягує необхідні дані зі сканованих рахунків чи квитанцій. Ви також можете зберігати свої квитанції у Freshbooks. Таким чином, усі необхідні документи завжди будуть під рукою під час подання податкової декларації. Ваша команда може фіксувати свої витрати під час роботи над проєктом, а ви можете контролювати їхні витрати.
FreshBooks допомагає відстежувати обсяг виконаної роботи протягом дня, незалежно від місця перебування. Вам залишається лише зосередитись на розвитку свого бізнесу, оскільки багато процесів автоматизовано.
Програма пропонує різні тарифні плани, вартість яких є мінімальною, а довгострокові вигоди значно перевищують ціну.
Zoho
Zoho – це один з кращих додатків для відстеження витрат. Інтерфейс програми зручний, а можливості – широкі. Zoho гарантує, що жодна квитанція не загубиться, зберігаючи їх у цифровому вигляді. Ви також можете автоматично пересилати квитанції електронною поштою. Навіть якщо ваш бізнес знаходиться за кордоном, Zoho дозволяє вводити витрати у різних валютах.
У програмі можна створити персоналізовану сторінку витрат і дозволити співробітникам фіксувати свої витрати. Якщо ваша робота пов’язана з частими відрядженнями, Zoho дозволяє точно відстежувати витрати на проїзд. Таким чином, ви можете краще контролювати свої витрати.
Програма сумісна з різними платформами, включаючи Android та iOS. Zoho пропонує 14-денну безкоштовну пробну версію для нових користувачів.
Mint
З Mint ви можете бачити всю картину свого фінансового життя. Mint пропонує персоналізовані рішення, що адаптують досвід відстеження витрат та доходів під ваші потреби.
Усі ваші рахунки та щомісячні витрати можна інтегрувати в Mint разом з іншими програмами. Це допоможе не пропустити жодного платежу та контролювати, куди саме ви витрачаєте свої кошти.
Додаток дозволяє встановити власний бюджет і дотримуватися його, надсилаючи своєчасні сповіщення про перевитрати. Він також надає рекомендації щодо заощадження грошей та швидшого досягнення фінансових цілей.
Процес реєстрації є безпечним та доступним на всіх пристроях.
Expensify
Expensify дозволяє користувачам зберігати необмежену кількість квитанцій. Завдяки синхронізації облікових записів з Expensify, ви значно зменшите обсяг роботи під час податкового сезону. Ви також можете встановити власні податкові ставки для окремих політик витрат.
Ручне завантаження витрат вже в минулому. Усі ваші рахунки та квитанції автоматично скануються одним кліком. Якщо вам набридли ці процеси, ви можете обрати картку Expensify замість звичайних квитанцій.
Скористайтесь безкоштовною версією, оскільки вона зручна у використанні і дозволить вам налагодити правильний підхід до управління витратами вашого бізнесу. Програма допомагає відстежувати витрати в будь-якому місці: вдома, в офісі або під час подорожей.
Bench
Додаток Bench працює як ваш віртуальний бухгалтер. Bench поєднує програмне забезпечення та експертні знання професіоналів. Основна увага приділяється малому бізнесу та підприємцям, що готують фінансову звітність.
Команда професіоналів бере на себе всі фінансові питання, зв’язуючись з вами лише у разі потреби. Бухгалтерські операції проводяться щомісяця, що забезпечує готовність вашого бізнесу до сплати податків. Експерти працюють швидко та надійно.
Додаток дозволяє вам зосередитися виключно на управлінні бізнесом, не турбуючись про податкові питання. Це одна з найкращих програм у своїй категорії. Ціни є доступними, а на початку ви можете скористатися пробною версією, щоб краще оцінити можливості програми.
Shoeboxed
Shoeboxed – це програма, що пропонує своїм користувачам послуги оцифрування. Вона спрямована на переведення паперових документів у цифровий формат, що зменшує ризик помилок. Програма також підтримує інтеграцію з іншими інструментами для зручності робочого процесу.
Додаток обробляє податкові декларації, зберігає скановані квитанції та рахунки та створює звіти про витрати. Зберігання важливих документів у цифровому архіві є корисним, коли виникає термінова необхідність.
За допомогою Shoeboxed ви можете створити онлайн-список своєї команди та постійно оновлювати його. Програма підтримується як на Android, так і на iOS. Функція точного відстеження пробігу використовується під час планування бюджету поїздок.
Dext
Dext – це програма для відстеження бізнес-витрат, що сприяє відмові від паперу та мінімізації ручної роботи. Вона спрощує обробку фінансових даних завдяки переходу на цифровий формат з вашими обліковими записами.
Dext витягує важливі дані і зберігає їх у своїй пам’яті після завантаження рахунків, квитанцій або фактур. Програма має понад 95% точності під час обробки документів, що заощаджує ваш час та зусилля. Завдяки цьому у вас залишається більше часу для розвитку свого бізнесу.
Завантажуйте дані з будь-якого місця та з будь-якого пристрою. Програма пропонує понад 30 інтеграцій для зручності робочого процесу. Інтерфейс Dext розроблено таким чином, що він є простим у використанні. Ви можете скористатися безкоштовною пробною версією, якщо у вас невеликий бізнес або ви тільки плануєте почати свій підприємницький шлях.
Concur
Concur допомагає вам розвиватись як бізнес-професіоналу, оскільки програма постійно вдосконалюється та додає нові функції. Ви можете налаштувати програму під власні потреби, змінюючи параметри.
Concur дозволяє з високою точністю розраховувати рентабельність інвестицій вашого бізнесу. Зручна панель інструментів дозволяє переглядати всі витрати на одній сторінці. Ви можете вносити зміни до своїх бюджетів та контролювати їх у будь-який час і в будь-якому місці.
Програма пропонує демо-версію, що демонструє її простоту. Concur дозволяє приймати обґрунтовані фінансові рішення на основі точних даних. Програма особливо корисна для власників малого бізнесу та стартапів.
Certify
Certify надає чудову інформацію про управління витратами. Цей інструмент дозволяє легко створювати та обробляти звіти та здійснювати відшкодування. Вам потрібно лише завантажити зображення своїх витрат, а звіт буде створено автоматично.
Certify є ідеальним рішенням для глобального бізнесу, оскільки підтримує понад 60 мов та 140 валют. Ви можете інтегрувати свої бізнес-кредитні картки та політику з програмою та персоналізувати кожну функцію відповідно до свого бюджету.
Certify також підтримує інтеграцію з різними програмами, щоб ваша робота не зупинялась. Додаток підтримується на всіх пристроях та має високу продуктивність та задоволеність користувачів.
MMC Receipt
MMC Receipt – це програма для відстеження витрат та сканування чеків. Додаток швидко сканує рахунки та квитанції у різних валютах з високою точністю даних.
Немає обмежень щодо завантаження квитанцій та кількості користувачів. Вам не потрібно турбуватися про місце для зберігання, оскільки програма має необмежену хмарну пам’ять та дозволяє зберігати дані без обмежень.
Налаштування багаторівневого затвердження надає додатковий імпульс вашому бізнесу. Програма оцінює, чи готові отримані дані до експорту, що допомагає покращити здатність приймати рішення.
Ви також можете переглянути демо-версію, щоб краще зрозуміти функції програми, та спробувати безкоштовну версію.
Everlance
Everlance зробив управління бізнесом простішим для власників, автоматизувавши багато процесів. За допомогою одного кліку ви можете сортувати та керувати витратами. Налаштуйте свої особисті та бізнес-витрати на цій платформі та позбавте себе клопоту під час податкового сезону.
Передача даних є безпечною, а хмарне сховище легко організувати. Підключіть кілька візитних карток одночасно, щоб заощадити час та зусилля на управлінні витратами. Особливістю програми є пропозиції щодо податкових відрахувань. Ви можете заощадити на податках, надаючи своєчасну та точну інформацію.
Служба підтримки клієнтів працює без вихідних для вирішення будь-яких питань. Ви можете скористатися безкоштовною версією для ознайомлення, яка пропонує багато функцій. Крім того, ви можете створити власний шаблон відповідно до своїх потреб.
Wave
Wave більше орієнтований на розвиток малого бізнесу в повній мірі. Він має сучасне та зручне у використанні програмне забезпечення, яке є безпечним для управління вашими витратами.
Wave дозволяє відстежувати прибутки та збитки в реальному часі та допомагає підготуватися до податкового сезону. Програмне забезпечення можна використовувати необмежену кількість разів без жодних обмежень та прихованих платежів.
Єдине, що вам потрібно, щоб використовувати програму, це інтернет-з’єднання. Вона підтримується на всіх пристроях і є відносно простою у використанні. Передача даних з різних програм і веб-сайтів доступна віддалено.
Veryfi
Veryfi допомагає малому бізнесу розвиватися швидше, ніж будь-коли. Додаток виконує свої завдання та має великий потенціал для зростання.
У Veryfi ви можете оцінити витрати на проєкт або бізнес-витрати ще до його початку. Дані вносяться в додаток автоматично, і ручна робота не потрібна. Ви можете переглядати місячний звіт у будь-який час, оскільки програма доступна 24/7.
Програма доступна на всіх пристроях і платформах. Ви можете синхронізувати свою електронну пошту з Veryfi, щоб спростити отримання рахунків та квитанцій. Вона має широкий спектр можливостей та використовується в різних сферах.
Висновок
Часи, коли потрібно було шукати досвідченого бухгалтера для подання податкової декларації, минули. Все, що вам потрібно, це програма для відстеження витрат бізнесу. Однак вибір правильної програми для ефективного управління витратами та розвитку вашого бізнесу є не менш важливим. Використання таких програм у вашій роботі дозволить вам зекономити час, зусилля та енергію для вас та вашої сім’ї.
Ось деякі інструменти, що допоможуть вам керувати ресурсами, Active Directory та Office 365 для вашого бізнесу.