У сучасному світі, де бізнес та особисті справи тісно переплетені, щоденна обробка електронних листів стала невід’ємною частиною нашого життя. Ми постійно отримуємо та відправляємо важливі повідомлення, які потребують нашої уваги.
Проте, існує ризик втрати цих важливих електронних листів. Вони можуть бути випадково видалені, навмисно стерті зі скриньки “Вхідні”, або ж просто загубитися серед численних повідомлень. Інколи, важливі листи можуть бути поховані під лавиною щоденної кореспонденції.
Саме тут на допомогу приходить архівування електронної пошти. Зберігаючи певні листи в архіві, ви гарантуєте безпеку важливих даних, уникаючи їхньої втрати через перевантаження поштової скриньки чи інші непередбачувані обставини. Архівування дозволяє зберегти важливу інформацію для подальшого використання.
На диво, незважаючи на явні переваги архівування електронної пошти, багато хто не використовує цю потужну функцію. У цій статті ми детальніше розглянемо процес архівування електронної пошти та познайомимося з найкращими програмами, які стануть вам у пригоді.
Переваги архівування електронної пошти
Архівація електронного листа означає його збереження для майбутнього використання. Чимало професіоналів використовують архівування для захисту своїх даних або для можливості повернутися до важливої інформації у майбутньому. Ось чому архівування електронної пошти є корисним:
#1. Зберігання 📦
Кожен електронний лист, який ви отримуєте, зберігається на активних серверах. Зростаючий потік електронних листів може призвести до зниження продуктивності сервера. Щоб підвищити ефективність, може знадобитися видалення листів. Але що робити, якщо ці листи містять важливу інформацію? Саме тут стане у нагоді архівування електронної пошти.
Архівація дає змогу перенести важливі дані з електронної пошти на захищений віддалений сервер або у хмарне сховище, де ви можете легко їх знайти та отримати доступ.
Читайте також: Надійні послуги хостингу електронної пошти для малого та великого бізнесу
#2. Безпека 🔒
Коли ваші електронні листи заархівовані, вони надійно захищені у безпечному середовищі, завдяки регулярному резервному копіюванню даних.
Існують інструменти для архівування електронної пошти, які пропонують чудові можливості аварійного відновлення, але це можливо лише при правильному виборі програмного забезпечення. Важливим показником якісного програмного забезпечення для архівування електронної пошти є гарантія безперебійної роботи на рівні 99,9%.
#3. Продуктивність 👨💻
Переповнена папка “Вхідні” може ускладнити пошук конкретного електронного листа. Якщо ваша робота вимагає пошуку певного повідомлення, вам доведеться переглядати значну кількість листів.
Архівуючи електронні листи, ви можете легко отримати доступ до потрібних листів з архіву та резервної копії даних. Крім того, щоб тримати команду на одній хвилі, корисно використовувати спільні інструменти папки “Вхідні” для ефективного управління електронною поштою.
#4. Відповідність ⚖️
Організації у різних галузях зберігають записи електронної пошти для офіційних цілей. Їх можуть запитувати під час аудиту або розслідування. Видалення всіх електронних листів може бути не найкращою ідеєю, якщо ви хочете дотримуватися закону та уникати проблем із владою.
Ви можете архівувати та зберігати важливі електронні листи у безпечному місці. Загалом, архівування електронної пошти має багато переваг як на особистому, так і на організаційному рівнях.
Знайомство з програмним забезпеченням для архівування електронної пошти
Програмне забезпечення для архівування електронної пошти створено для аварійного відновлення, допомагаючи зберігати важливі електронні листи та отримувати до них доступ за потреби. Ці інструменти також допомагають видаляти небажані повідомлення, звільняючи місце на сервері та пришвидшуючи роботу електронної пошти. Водночас, ви можете скористатися рішеннями для безпеки електронної пошти, щоб захистити себе від спаму та фішингу.
Програмне забезпечення для архівування електронної пошти є корисним у багатьох ситуаціях, як для особистого, так і для професійного використання.
Якщо ви керуєте компанією, вам потрібне рішення для архівування електронної пошти, щоб забезпечити дотримання галузевих норм і мати можливість зберегти всі повідомлення електронної пошти вашої організації на випадок офіційного розслідування чи аудиту.
Як працює програмне забезпечення для архівування електронної пошти
Коли ви архівуєте певні електронні листи, ви фактично переносите їх із основної папки “Вхідні” до окремої папки архіву. Це дозволяє зберегти електронні листи для подальшого використання та забезпечити легкий доступ до них.
За допомогою ефективного рішення для архівування електронної пошти ви можете перемістити важливі листи у безпечніше місце, забезпечивши їхнє відновлення у разі потреби.
Головна перевага використання програмного забезпечення для архівування електронної пошти полягає у його відповідності вимогам організаційної сумісності, але це залежить від конкретного програмного забезпечення. Компанії можуть налаштувати інструмент архівування відповідно до своїх потреб. Наприклад, компанія може архівувати всі вхідні електронні листи, зменшуючи необхідність у частому очищенні поштової скриньки.
Перш ніж шукати рішення для архівування електронної пошти, важливо ознайомитися з його функціями та правилами відповідності, щоб зробити обґрунтований вибір.
Основні функції програмного забезпечення для архівування електронної пошти
Перед тим як використовувати рішення для архівування електронної пошти, слід звернути увагу на декілька ключових функцій, якими не варто нехтувати.
Це мінімальні вимоги, якщо вам потрібне добре функціонуюче та ефективне програмне забезпечення для безперебійного зберігання та резервного копіювання важливих електронних листів. Ось обов’язкові функції програмного забезпечення для архівування електронної пошти:
- Швидка та інтуїтивно зрозуміла функція пошуку для доступу до даних електронної пошти, що зберігаються в програмному забезпеченні.
- Безперебійне управління великими обсягами важливих даних електронної пошти.
- Відповідність нормам.
- Економічність та ефективність.
Якщо вам вдасться знайти інструмент, який відповідає ✅ усім перерахованим вимогам, ви зробите ідеальний вибір.
Тепер, коли ми ознайомилися з програмним забезпеченням для архівування електронної пошти, давайте перейдемо до найкращих варіантів, які ви можете використовувати для своїх потреб.
Mimecast
Mimecast пропонує хмарне рішення для архівування електронної пошти в організаціях, де список архівів електронної пошти здається нескінченним. Це рішення дозволяє позбутися проблем з архівуванням електронної пошти завдяки надійним функціям, що спрощують роботу.
На відміну від звичайного програмного забезпечення для архівування електронної пошти, Mimecast чудово підходить для компаній, що розвиваються та шукають економічне рішення.
Оскільки обслуговування програмного забезпечення для архівування електронної пошти може бути дорогим і складним, можливості керування архівами електронної пошти Mimecast є дуже корисними. Якщо ви хочете зберігати важливі електронні листи в безпечному та легкодоступному місці, Mimecast стане розумним вибором.
MailStore Home
Якщо ви шукаєте єдине місце для зберігання електронних листів з різних комп’ютерів, систем і програм, то MailStore Home – це чудовий безкоштовний варіант. Він зберігає важливі повідомлення електронної пошти у надійному центральному архіві.
Завдяки розширеним можливостям цього рішення для архівування електронної пошти, вам більше не потрібно турбуватися про втрату електронних листів через пошкоджені файли PST, неповне резервне копіювання даних або інші проблеми.
Інтелектуальна функція пошуку MailStore Home спрощує пошук конкретного електронного листа навіть у великих архівах. Ви можете будь-коли перенести електронні листи назад до основної папки “Вхідні” та відновити їх з архіву.
Email Archive Pro
Email Archive Pro робить архівування максимально простим. Лише одним кліком ви можете архівувати кілька облікових записів електронної пошти та папок, зберігаючи їх у безпечному місці для подальшого використання. Ви також можете перетворити їх у PDF-файли, що дозволить здійснювати швидкий і легкий пошук.
Це рішення для архівування електронної пошти також забезпечує підтримку G-suite завдяки інтеграції з API Gmail. Завдяки Gmail OAuth ви можете насолоджуватися підвищеною безпекою та доступом до електронної пошти лише для читання.
Email Archive Pro – справжній професіонал у галузі бездоганного архівування електронної пошти.
Barracuda
Ваша компанія хоче мінімізувати вимоги до зберігання електронної пошти та підвищити продуктивність користувачів? Barracuda – це ідеальне рішення, яке вам це забезпечить. За допомогою цього інструменту ви можете безпечно перемістити важливу інформацію у хмару, розглядаючи її як вторинний рівень зберігання для додаткового захисту даних.
Оскільки дані зберігаються поза робочим середовищем електронної пошти, вони залишаються захищеними, не турбуючись про їхнє видалення або пошкодження. Керуючи обсягом даних на сервері електронної пошти, ви можете значно знизити витрати, підтримуючи ідеальну ефективність роботи.
Barracuda також забезпечує дотримання державних і нормативних вимог та оптимізує управління електронною інформацією.
Jatheon
Jatheon пропонує потужне локальне рішення для архівування електронної пошти, яке допоможе вам зберігати, отримувати, керувати та перевіряти великий обсяг даних електронної пошти та неструктурованої корпоративної інформації.
Розширений пакет архівування Jatheon дозволяє аналізувати заархівовані дані та отримувати статистичні дані, що можна використовувати в різних відділах. Він оптимізує процес виявлення електронної інформації, надаючи доступ до керування та захисту даних, водночас пропонуючи спеціальні функції пошуку для полегшення процесу пошуку та отримання даних.
Jatheon є чудовим вибором для комплексного рішення з архівування електронної пошти. Він може покращити управління даними, допомагаючи виявляти проблеми до їх загострення та запобігаючи неправомірній поведінці співробітників.
Quest
Рішення для архівування електронної пошти Quest спрощує процес зберігання, управління та отримання даних електронної пошти, його легко розгорнути.
За допомогою цього рішення ви можете зменшити потреби в довгостроковому зберіганні даних та необхідність управління продуктивністю вашого сервера електронної пошти, зберігаючи окремі вкладення електронної пошти окремо від серверів.
Quest також має ефективні можливості збереження, дотримуючись правил відповідності нормативним вимогам. Крім того, ви можете створювати теги для категоризації, що дозволить переносити та отримувати тільки потрібні дані.
Libraesva
Libraesva – це одне з провідних рішень для архівування електронної пошти, що допомагає захистити важливу бізнес-інформацію, підвищити ефективність роботи співробітників та спростити відповідність.
Якщо ви шукаєте просте, але ефективне рішення для управління електронною поштою, управління ризиками та відповідності, Libraesva – це ідеальний варіант.
Незалежно від того, використовуєте ви сервер електронної пошти локально або в хмарі, Libraesva може надати найкращі рішення для архівування електронної пошти. Він пропонує вбудовану інтеграцію з Office 365 та Microsoft Exchange, а доповнення Outlook до програмного забезпечення дає змогу легко отримати доступ до заархівованих листів, як на Windows, так і на Mac.
ArcTitan
ArcTitan – це інтегрований та автоматизований інструмент для Office 365, який забезпечує надшвидкий пошук електронної пошти, що зберігаються в архіві. Вам сподобається легке налаштування та економічне розгортання цього програмного забезпечення. Він перетворює важливі дані електронної пошти на сховище, зберігаючи їх в архіві.
Незалежно від того, чи потрібне вам рішення для архівування електронної пошти для бізнесу, освіти чи MSP, Arctitan є чудовим варіантом для потреб динамічного архівування. Не кажучи вже про те, що віддалений доступ до електронної пошти робить цей вибір ще більш привабливим.
N-able
Якщо ви віддаєте перевагу хмарним рішенням для зберігання та захисту даних електронної пошти, N-able стане одним із найкращих у цій сфері. Це надійне та зашифроване хмарне рішення для архівування електронної пошти, яке гарантує безпеку ваших даних.
З його допомогою ви можете захистити свої дані та відповідати вимогам відповідності, встановленим галузевими регуляторними органами, такими як HIPAA, FRCP і SOX.
MSP можуть керувати вимогами до сховища вхідних і вихідних листів, як професіонали, використовуючи N-able, одночасно знижуючи витрати на зберігання локальної інфраструктури.
Smarsh
Smarsh є ефективним інструментом для запису важливих повідомлень електронною поштою, здатний зберігати листи разом із вкладеннями, що дозволяє вашій організації дотримуватися державних постанов і правил ведення записів.
Однією з найкращих особливостей цього програмного забезпечення є підтримка безпосереднього захоплення джерела у рідному форматі, що гарантує збереження повного контексту даних.
Це може допомогти розділити внутрішні, зовнішні, вхідні та вихідні повідомлення. Крім того, він також пропонує доступ до особистого архіву, що дозволяє співробітникам отримати доступ до своєї історії електронної пошти.
Smarsh, безсумнівно, є досить хорошим пакетом для архівування електронної пошти.
MailMeter
MailMeter має всі функції, які ви очікуєте від якісного програмного забезпечення для архівування електронної пошти, в одному місці. Від навігації по папках “Вхідні” до проведення пошуків електронної пошти та DSAR, а також забезпечення хмарного та локального управління електронною поштою, це універсальне рішення для ваших потреб у архівуванні електронної пошти.
Розширений інтерфейс інструменту спрощує звуження області пошуку електронної пошти за допомогою визначених критеріїв.
MailMeter може бути феноменальним, якщо ви керуєте бізнесом і вам потрібно працювати з великими обсягами даних електронної пошти. Інвестиція в це програмне забезпечення може легко запобігти втраті даних і захистити вашу електронну пошту.
Arcserve
Arcserve робить керування електронною поштою максимально зручним, оптимізуючи збирання та зберігання електронної пошти в різних місцях, підрозділах та кінцевих користувачів.
Програмне забезпечення інтегрується з різними сторонніми платформами, включаючи Gmail, Microsoft Office 365, Microsoft Exchange та IBM Domino. Тож, незалежно від того, якою послугою ви користуєтеся, вам знадобиться лише Arcserve, щоб об’єднати все разом.
Cryoserve
Cryoserve – це чудове рішення для полегшення запису, зберігання та пошуку електронних листів. Популярність цього програмного забезпечення зумовлена його універсальністю. Його можна використовувати як рішення для архівування електронної пошти, хмарне SaaS, апаратне забезпечення та гібридне рішення, відповідно до вашої ІТ-інфраструктури.
Зберігаючи копії всіх отриманих і надісланих листів, Cryoserve перетворює дані на ресурс для щоденного використання. Ви можете бути спокійні, знаючи, що всі ваші критично важливі бізнес-дані знаходяться в надійних руках і їх можна легко відновити за потреби.
Intradyn
Чи хочете ви захистити свої дані електронної пошти на випадок будь-яких майбутніх судових розглядів, запиту про право на інформацію чи запиту на електронну інформацію? Intradyn допоможе вам це зробити з легкістю. Він зберігає вхідні та вихідні електронні листи, гарантуючи наявність записів про всі комунікації, захищаючи ваші дані для використання у майбутньому.
Intradyn дозволяє імпортувати необроблені електронні листи у форматі RFC822 та переносити історичні листи. Крім того, він працює з усіма популярними службами електронної пошти, включаючи MS Exchange, Gmail, Office 365 та іншими.
Microfocus
Microfocus пропонує гнучке рішення для всіх ваших потреб в архівуванні електронної пошти, використовуючи один архів та кілька платформ. Цей інструмент спрощує фіксацію, зберігання, пошук і виявлення всіх внутрішніх і зовнішніх комунікацій через електронну пошту, соціальні мережі та текстові повідомлення.
Якщо ви шукаєте рішення, яке контролює зв’язок на всіх платформах, які використовує ваш бізнес, Microfocus стане ідеальним інструментом.
Можна з упевненістю сказати, що це універсальне рішення для архівування електронної пошти.
Підсумки
Рішення для архівування електронної пошти спрощують зберігання та захист ваших листів, забезпечуючи швидкий і безперебійний доступ до них. Це також допомагає дотримуватися галузевих правил запису електронної пошти для офіційних цілей. Архівування зменшує адміністративне навантаження з управління електронною поштою завдяки автоматизації процесу. Для підвищення продуктивності ви також можете використовувати програмне забезпечення для створення шаблонів електронної пошти.
Зрештою, вибір програмного забезпечення відіграє ключову роль. Інструменти, перераховані у цій статті, ретельно відібрані та чудово працюють з точки зору швидкості, економічності та надійності.
Далі ознайомтеся з найкращими рішеннями для фільтрації та захисту електронної пошти від спаму.