Кажуть: «Час — гроші».
І я не можу погодитися!
У цьому швидкому та конкурентному світі кожна секунда на рахунку. Це має значення скрізь, будь то особисте чи професійне життя. Якщо ви вмієте правильно розподіляти свій час, він вирішує багато важливих аспектів вашого життя.
Це навіть означає ведення бізнесу чи організації. Правильне управління часом може вплинути на рівень успіху вашої організації. А чому б і ні; чим продуктивнішою може бути ваша команда, тим більшим буде потенціал заробітку.
Ось чому сучасні організації приділяють велику увагу правильному управлінню та використанню свого часу. Вони обирають способи вимірювання часу, якими користується працівник для виконання конкретного завдання.
Чи варто в першу чергу вдаватися до обліку робочого часу співробітників?
Загалом відлік часу вважається близьким родичем продуктивності, який обчислює, наскільки ефективно людина виконує свою роботу. Менеджери покращують операції та скорочують витрати на основі цих даних для максимізації прибутку.
За словами а звіт За даними Harvard Business Review, економіка США втрачає близько 50 мільйонів годин на день, що становить 7,4 мільярда доларів.
Причин може бути дуже багато, оскільки існує багато відволікаючих факторів, таких як соціальні мережі, випадкові розмови з колегами, читання новин тощо. Вірте чи ні, відлік часу насправді відповідає закону Паркінсона, згідно з яким робота розширюється разом із доступним часом, який виділяється для її виконання.
Можливо, ви пережили це в якийсь момент часу. Наприклад, ви даєте працівнику два дні часу, щоб виконати 5-годинне завдання, а потім він займає цілих два дні. Це тому, що люди припускають, що їм потрібно більше часу для виконання завдання, і навіть якби вони могли зробити це швидше, вони продовжують налаштовувати роботу до настання кінцевого терміну.
Крім того, відстеження часу також стало важливим, особливо коли вам потрібно керувати віддаленою командою. Тут ви не можете стежити за кожним співробітником, і ви не можете завантажувати їхній комп’ютер відео- чи телефонними дзвінками, які ще більше відволікають їх.
Яке тоді рішення?
Що ж, інструмент відстеження часу розроблено саме для вирішення таких проблем і може допомогти підтримувати продуктивність на місці.
Що таке програмне забезпечення для відстеження часу?
Комп’ютерна програма, яка дозволяє відстежувати ваш час, записуючи загальний час, який працівник витрачає на виконання певного завдання. Він може надавати звіти та статистику.
Основна мета цього програмного забезпечення — підвищити продуктивність і стежити за марнотратниками часу. Цей процес відстеження часу почався в основному в сферах послуг, а тепер він поширився на підприємства будь-якого масштабу та ніш.
Сьогодні великі компанії, агентства та навіть фрілансери почали використовувати програмне забезпечення для відстеження робочого часу, щоб підтримувати продуктивність у робочий час.
Як це допомагає?
Якщо ви можете відстежувати час, ви можете порівняти фактичний час із виділеним для виконання завдання. І якщо ви можете виміряти це та знайти фактори, що впливають на продуктивність, ви зможете працювати над цим і покращувати його.
Розуміти, коли, де і як витрачається час ⁉️
Програмне забезпечення для відстеження часу допомагає отримати повну картину того, коли, де та як ваші співробітники проводять свій час. Якщо ви бачите будь-яку невідповідність, ви можете поговорити з ними, правильно розставити пріоритети та допомогти їм там, де їм бракує.
Збільште прибуток 📈
Точно відстежуючи час і спостерігаючи за тим, як і де використовуються ваші ресурси, ви можете зрозуміти, що окупається, а що ні. Виходячи з цього, ви можете контролювати та планувати бюджети проекту, змінюючи пріоритети завдань.
Залежно від того, скільки годин буде потрібно для виконання завдання, менеджери можуть запропонувати клієнтам ціну. Відстеження часу допомагає людям залишатися відданими та продуктивними під час виконання поточних завдань. Вони завжди можуть виміряти, скільки часу потрібно приділяти конкретним завданням, і відповідно спланувати їх досягнення замість того, щоб працювати хаотично без чітких цілей.
Передайте прогрес 🚧
Будь-яка людина іноді може зробити помилку або втратити такт; зрештою, ми люди. Отже, якщо хтось не може виконати завдання протягом визначеного часу або займає більше часу, ніж очікувалося, він може передати це повідомлення своїм менеджерам, відстежуючи свій час до настання кінцевого терміну.
Спонукає до дисципліни
Відстеження часу дає відчуття відповідальності та спонукає до дисципліни. Таким чином, ви отримуєте мотивацію виконати поставлене завдання в обумовлений період замість того, щоб зволікати.
Настав час поглянути на найкраще програмне забезпечення для відстеження часу, доступне на ринку, яке може допомогти вашій команді залишатися продуктивною, оптимізувати ваші проекти та завершити їх вчасно.
DeskTime
Підвищуйте продуктивність своїх команд і відстежуйте прогрес ваших проектів за допомогою безпечної та простої програми для відстеження часу – DeskTime.
Програмне забезпечення допоможе вам легко керувати своїми проектами, а також рахунками-фактурами. Ви можете легко планувати вихідні дні та відпустку під однією парасолькою. Крім того, DeskTime спрощує відстеження лікарняних листків, повсякденної діяльності та з часом розуміння робочого процесу.
Ви можете налаштовувати звіти, надсилати їх своїм клієнтам для більшої прозорості та завантажувати їх у будь-який час. Він підтримує інтеграцію з такими програмами, як Asana, JIRA, Zapier, Basecamp, Trello, GitLab тощо.
DeskTime пропонує чудову безпеку даних завдяки дотриманню галузевих стандартів за допомогою шифрування, брандмауерів, сертифікації центрів обробки даних згідно з ISO 27001 9001, захисту логіна та пароля та зберігання даних на серверах Tier-3.
Інші включені функції:
- Автоматичні скріншоти та трекер активності
- Відстеження URL-адрес і додатків
- Розрахунок вартості
- Відстеження заголовка документа
- Відстеження проекту
Крім того, у них є спеціальна команда підтримки електронною поштою та в чаті.
Бонсай
(Привіт) Бонсай це набір утиліт для професіоналів, що працюють самостійно, включаючи чудовий відлік часу.
Цей інструмент дозволяє встановлювати спеціальну ставку за годину для різних проектів і виставляти рахунки своїм клієнтам одним клацанням миші. Крім того, ви можете округлити час, щоб зробити обчислення легкими.
Але Bonsai справді сяє, коли ви відстежуєте час для всієї вашої команди. У цьому випадку ви отримаєте підсумковий табель із зазначенням загальної кількості годин і суми, що підлягає оплаті.
Ще одна хороша річ — Bonsai працює на різних платформах, зокрема на macOS, iOS, Andriod і як розширення браузера для Chrome.
Немає безкоштовної версії назавжди, але ви можете скористатися повнофункціональною безкоштовною 14-денною пробною версією.
І підписки не обмежуватимуть вас лише відстеженням часу, але містять кілька зручних інтегрованих інструментів для виставлення рахунків, бухгалтерського обліку, керування завданнями, податкового планування тощо.
RescueTime
Відзначений нагородами інструмент відстеження часу RescueTime дозволяє вам буквально «врятувати» свій дорогоцінний час і перетворювати його на продуктивні години.
RescueTime відстежує час автоматично, не ввімкнувши введення вручну. Він запропонує вам додати до відстеження часу офлайн одним клацанням, оскільки не все відбувається онлайн. Таким чином, навіть перебуваючи далеко, ви можете отримати повну картину того, що відбувається навколо вас.
Ви можете використовувати FocusTime, щоб блокувати відволікаючі програми та веб-сайти в робочий час. Інтегруйте RescueTime із такими корисними програмами, як Google Calendar, Slack, а також сотнями інших програм. Він без проблем працює з macOS, Windows, Android, iOS і Chrome.
Ви можете безкоштовно випробувати це програмне забезпечення протягом 14 днів, щоб побачити, як воно може вам допомогти.
Командна колода
Контролюйте роботу своєї команди за допомогою табелів і програмного забезпечення для відстеження часу – Teamdeck. Це дозволяє вам відстежувати оплачувані години у відділах вашої організації та різних проектах. Це також дозволяє порівняти графіки проекту з розкладом запису та визначити правильну частину перед обговоренням бюджету.
Teamdeck дозволяє відстежувати ефективність вашої команди та порівнювати оцінку з фактичною. Маючи доступну інформацію, ви можете легко створювати звіти з табелів, обчислюючи KPI.
Крім того, Teamdeck допомагає відстежувати прибутки та з легкістю керувати робочим навантаженням команди. Це чудовий інструмент для креативних агентств, будинків програмного забезпечення, груп продуктів, ОП і фінансів.
Програмне забезпечення безкоштовне для двох учасників. Платіть за людей, які користуються Teamdeck, і додавайте більше в майбутньому, коли ваша команда зростатиме на 3,99 дол. США за учасника на місяць. Скористайтеся 7-денною безкоштовною пробною версією плану, дізнайтеся, що вам підходить, і заощадьте свій час.
Таймкемп
Потужне, але просте програмне забезпечення для відстеження часу – Timecamp ідеально підходить для багатьох галузей промисловості, підприємств і професіоналів.
Забудьте про мікроменеджмент і будьте на одній сторінці зі своїми співробітниками, надавши їм можливості за допомогою Timecamp. Використовуючи програмне забезпечення, вони можуть самостійно відстежувати свою діяльність і працювати відповідно до своїх обов’язків, знаючи, що вони можуть бути притягнуті до відповідальності через марну витрату часу.
Він може автоматично сканувати доменні імена програм і впорядковувати їх за різними категоріями. Глибокі звіти допомагають вимірювати прибутковість і відстежувати бюджети. Його функція виставлення рахунків дозволяє позначати відстежуваний час як неоплачуваний або оплачуваний і прискорює процес виставлення рахунків.
Покінчіть із нудною відвідуваністю та табелями обліку робочого часу, оскільки цей інструмент допоможе вам автоматизувати ці дії одним клацанням миші. Timecamp інтегрується з понад 100 програмами, включаючи Trello, Asana, Slack, Outlook, Google Calendar, Xero тощо.
Отримайте Timecamp лише за 5,25 дол. США на місяць при щорічній оплаті.
Доктор часу
Ні, ми не говоримо про Володаря часу, Доктора Хто!
Доктор часу це програмне забезпечення для відстеження часу, яке допомагає миттєво підвищити продуктивність і зосередити вашу команду. Щоденні звіти та табелі відображають показники за весь день, щоб допомогти вам зрозуміти, наскільки продуктивними ви залишалися протягом дня. Судячи з усього, ви можете самостійно поставити ціль і спробувати її перемогти.
Його інтуїтивно зрозуміла інформаційна панель полегшує відстеження часу, де ви можете бачити завдання, своїх клієнтів і відволікаючі фактори, які забирають ваш час. Time Doctor повністю налаштовується, тому ви можете використовувати лише ті функції, які вам потрібні, і вимикати інші функції, коли вони вам не потрібні.
Відстежуйте використання конкретної програми чи програми, а також час, який співробітники проводять на певних веб-сайтах. Ви відразу дізнаєтесь, якщо хтось витрачає занадто багато свого часу на YouTube або Facebook. За допомогою Time Doctor також можна робити скріншоти моніторів співробітників, щоб ви могли точно знати, що вони роблять, щоб визначити відволікання, неефективність і запобігти втраті часу.
Крім того, ви можете позначати клієнти білими мітками, дозволяючи їм отримувати доступ до звітів про завдання та знімків екрана для відображення прогресу. Розраховуйте заробітну плату автоматично на основі фіксованих годин або заробітної плати на додаток до керування оплатою праці співробітників і виставленням рахунків клієнтам. Програмне забезпечення сумісне з Windows, Android, Mac, Linux, iPhone і Chrome.
Інтегруйте його з GitHub, JIRA, Trello, Slack, Google Apps, Salesforce, Zoho тощо. Ще одна цікава функція полягає в тому, що він показує спливаючі сповіщення та підказки, коли співробітники використовують занадто багато неробочих програм або довго сидять бездіяльними. Ви також можете відстежувати відвідуваність, щоб визначити тих, хто запізнився, а також відстежувати час перерви.
Avail Time Doctor всього за 10 доларів США на місяць. Якщо ви не вважаєте це корисним, скасуйте будь-коли, оскільки контрактів немає.
врожай
Відстеження часу стало зручним завдяки зручному інтерфейсу врожай. Його було створено в 2006 році, і сьогодні понад 50 тисяч компаній у всьому світі довіряють цьому програмному забезпеченню.
Harvest збирає необроблені дані, взяті з табелів обліку робочого часу, у зведення, де ви можете побачити, як працює ваша команда. Ви можете використовувати ці візуальні звіти з відповідями на життєво важливі запитання та підтримувати проекти та завдання на шляху.
Перетворіть свої витрати та час, що підлягає розрахунку, у професійно виглядаючі рахунки-фактури, пересилайте їх клієнтам і збирайте платежі онлайн без будь-яких турбот. Прогноз є дочірньою програмою Harvest, яка дозволяє вам планувати свій час, який буде використано в майбутньому. Ви можете перенести цю інформацію в Harvest і краще керувати своїми проектами.
Спробуйте повнофункціональну 30-денну пробну версію, щоб оцінити ефективність програмного забезпечення.
Перемкнути
Перемкнути це одне з найпростіших програм для відстеження часу, яке допомагає виконувати завдання вчасно.
Усе, що вам потрібно, це лише клацання, щоб розпочати нове введення часу та продовжити відстеження попередніх завдань. Якщо ви забули запустити відстеження часу, програми Toggl Desktop і Toggle Button нагадають вам. Так само це також допомагає вам, коли ви забуваєте зупинити таймер, виявляючи час простою.
Toggl підтримує понад 100 популярних інтеграцій. Це дозволяє вводити час вручну після закінчення тижня або дня, а також можна перетворювати події календаря на записи часу.
Відфільтруйте інформацію про відстеження часу, щоб за потреби ви могли витягти певні дані. Ви можете експортувати звіти в різні формати файлів, включаючи PDF, CSV і Excel. Інформаційна панель Project чітка та проста для розуміння завдяки візуальним даним, що дозволяє виявляти проблеми на ранній стадії та боротися з ними.
Розподіліть ставки, що підлягають оплаті, безпосередньо для всіх ваших проектів, переконавшись, що ви отримуєте справедливу оплату. Немає значення, який пристрій ви «перемикаєте»; він синхронізує ваші дані в реальному часі. З легкістю запускайте та зупиняйте час у своєму браузері, телефоні чи ноутбуці.
TMetric
Звільніться від нудних звітів про час і вибирайте TMetric як додаток для табелів у вашій організації. Вона має понад 20 років досвіду надання чудових послуг компаніям у всьому світі.
TMetric може ефективно відстежувати ваші завдання щохвилини, одночасно аналізуючи продуктивність на великій відстані. Встановіть бюджет завдань, відстежуйте витрати на розвиток і отримуйте чітке уявлення про свої прибутки.
Не хвилюйтеся, керуючи співробітниками як на місці, так і віддалено. Це тому, що TMetric дозволяє контролювати робочі дні, відвідуваність, робочі години, понаднормову роботу, рівні активності, години, що підлягають оплаті, тощо. Створюйте професійні та точні рахунки-фактури.
Інтегруйте TMetric із програмами, якими ви часто користуєтеся. Ви можете скористатися безкоштовним планом TMetric, щоб відстежувати свою команду, що складається з до 5 учасників, або вибрати платні плани чи додаткові функції.
BeeBole
BeeBole пропонує гнучкий і простий відстеження робочого часу, який можуть використовувати всі типи бізнесу. Вони можуть відстежувати час щомісяця, щотижня чи щодня та керувати святами та відсутністю.
Ви можете заблокувати записи; використовуйте його будь-де, оскільки програмне забезпечення доступне для багатьох браузерів і пристроїв. Інтегруйте BeeBole із програмним забезпеченням для виставлення рахунків і ERP через їх API. Він також підтримує інтеграцію Office 365 і Google Suite за допомогою програми Google для обліку робочого часу.
Отримайте кращий контроль завдяки потоку затвердження, управлінському доступу та автоматичним нагадуванням. Його інформаційну панель можна налаштувати, де ви можете створювати звіти щодо відвідуваності, оплачуваних годин, бюджету, прибутку та маржі. Ви можете будь-коли експортувати, перевіряти та друкувати їх.
Для безпеки BeeBole підтримує 256-бітне шифрування, щоденне резервне копіювання, хешовані паролі, журнали аудиту та обмеження розташування серверів для захисту даних клієнтів.
Додаток BeeBole Timesheet схвалено DCAA та відповідає GDPR. Він доступний кількома мовами, зокрема англійською, французькою, іспанською, німецькою, італійською, голландською, польською та португальською. Вони гарантують 99,9% безвідмовної роботи, щоб обслуговувати вас якнайкраще, і доступні для безкоштовного випробування протягом 30 днів.
Workpuls
Слідкуйте за своєю продуктивністю, вибираючи Workpuls.
Керуйте своїми проектами з легкістю та отримуйте доступ до всіх даних проектів із зрозумілої дошки Kanban. Отримуйте сповіщення про те, якими веб-сайтами та додатками часто користуються співробітники під час роботи над проектами. Це також допоможе вам отримати скріншоти для підтвердження їхньої роботи.
Відстежуйте співробітників у режимі реального часу, автоматично реєструйте відвідуваність і аналізуйте продуктивність за допомогою глибоких звітів. Інструмент дає вам доступ до даних, віком до 2 років. Ви можете отримувати звіти щомісяця, щотижня чи щодня електронною поштою.
Workpuls дозволяє вручну вводити час, маркування продуктивності для веб-сайтів і програм і точно керувати рахунками для забезпечення прибутковості. Розширте можливості своїх клієнтів, надавши їм доступ до даних щодо своїх проектів, щоб вони могли відстежувати прогрес.
Ви можете зберігати свої дані в хмарі або локально. Вони використовують надійну інфраструктуру Google Cloud для зберігання ваших даних для підвищення безпеки.
Hubstaff
Зосередьтеся на продуктивності за допомогою відстеження робочого часу співробітників Hubstaff.
Він пропонує багатофункціональну інформаційну панель, яку можна використовувати для розподілу робочого часу співробітників, легкого керування часом і перегляду докладних табелів. Подивіться, що роблять ваші співробітники, використовуючи GPS Hubstaff, а також засоби відстеження часу геозони. Ви можете налаштувати мобільні програми Android та iOS на автоматичне ввімкнення та виходу.
Ви також можете надсилати нагадування своїм командам, коли вони звертаються до непродуктивних веб-сайтів. Hubstaff пропонує додаткові скріншоти, щоб ви могли вибрати монітори співробітників, і дозволяє записувати місцезнаходження та години роботи кожного члена команди, щоб переконатися, що все зроблено належним чином.
Відстежуйте ставки заробітної плати та години, щоб заплатити їм за їхню роботу, і встановіть максимальну кількість годин або бюджет, щоб отримувати сповіщення, якщо ви досягнете ліміту.
Clockify
Додаток для обліку робочого часу та мінімалістичний засіб відстеження часу – Clockify ефективно підтримує вашу продуктивність протягом усього дня.
Це безкоштовне програмне забезпечення, яке можна використовувати вічно для необмеженої кількості користувачів, відстеження та проектів. Ви можете безперешкодно використовувати його як на комп’ютері, так і на мобільному пристрої. Запускайте та зупиняйте таймер, коли хочете, і вводьте години вручну.
Увійдіть у свій тижневий табель протягом хвилини, подивіться загальний час/активність за день, швидко завантажте діяльність і додайте примітки для отримання додаткової інформації. На його дивовижній інформаційній панелі ви можете бачити найпопулярніші дії, підкреслюючи, де члени вашої команди проводили більшу частину свого часу. Візуальні діаграми дозволяють переглядати витрачені гроші та час, а також поточний статус вашої роботи.
Фільтрувати звіти за користувачами, діями та днями; експорт звітів через Excel, CSV або PDF; і поділіться ними зі своїми клієнтами за допомогою посилання. Запросіть свою команду для реєстрації відвідуваності, надайте додаткові дозволи та встановіть тарифи для кожного користувача.
Вчасно
Автоматизуйте відлік часу та створення нотаток за допомогою Вчасно для більшої точності.
Записуйте свою роботу разом із часом, витраченим на різні програми. Далі дозвольте штучному інтелекту з високою точністю складати табелі. Його синхронізоване планування та інформаційна панель у реальному часі забезпечують видимість роботи кожного члена команди.
Отримайте швидкий огляд зареєстрованих годин, пропущених годин, щотижневих заходів і можливостей за певний час тощо. Легко керуйте проектами, візуалізуючи та плануючи ресурси проекту з єдиного інтелектуального простору.
Потім ви можете відстежувати свої бюджети та створювати звіти, щоб побачити, як люди витрачають свій час на проект. Timely не передбачає сторонніх або інвазивних скріншотів, щоб зберегти конфіденційність ваших даних. Він підтримує широкий спектр інтеграцій і дозволяє відстежувати місцезнаходження.
TrackingTime
TrackingTime це проста у користуванні програма для обліку робочого часу, яка допомагає реєструвати загальну кількість робочих годин і переглядати статус ваших проектів у режимі реального часу, щоб ви могли вимірювати продуктивність.
Він демонструє виняткову гнучкість для бюджетування проекту, нарахування заробітної плати, виставлення рахунків клієнтам, аналітики роботи тощо. TrackingTime бездоганно сумісний із багатьма програмами, такими як Todoist, Smartsheet, Trello, Microsoft Teams тощо.
Бонусні поради, щоб залучити команди до відстеження свого часу
- Ніколи не залишайте співробітників у темряві; будьте чесними, щоб заздалегідь пояснити їм необхідність відстеження часу та переваги цього для них самих і для компанії.
- Зробіть це гнучким і легким для них, щоб вони не відчували себе виснаженими. Автоматизуйте процес, використовуючи простий у використанні та інтуїтивно зрозумілий інструмент для автоматизації процесу
- Складіть чіткі вказівки без плутанини чи плутанини, оскільки виконання завдань є важливим, але ще важливішим є їх належне виконання.
- Усі в команді повинні дотримуватися однакових інструкцій; будь то працівники чи керівник. Коли вони бачать, що менеджери відстежують їхній час, співробітники сприймають це як ненав’язливість і сприймають це як цінну практику.
- Зберіть відгук про те, яким був для них загальний досвід відстеження часу. Зрозумійте їхні больові точки, допоможіть їм і приймайте пропозиції, якщо вони мають сенс.
Висновок
Управляти часом – завдання не з легких. Це вимагає відданості, наполегливості та досяжної мети. Використовуючи програмне забезпечення для відстеження часу, ви можете трохи полегшити роботу членів вашої команди, щоб вони могли бути більш продуктивними та дисциплінованими, що виявляється безпрограшною ситуацією для всіх у команді.