Всі ми знаємо вислів “Час – гроші”. Але я б сказала, що це навіть занадто спрощене твердження. У сучасному динамічному світі кожна секунда на вагу золота, і це стосується як особистого, так і професійного життя. Ефективне управління часом відкриває безліч можливостей, визначаючи успішність різних аспектів нашого існування.
Особливо це стосується ведення бізнесу або організації. Правильний розподіл часу може прямо впливати на досягнення цілей та прибутковість. Зрештою, чим продуктивніша ваша команда, тим більший потенціал для зростання і збільшення прибутку.
Саме тому сучасні компанії приділяють особливу увагу методам управління та використання робочого часу. Вони активно шукають способи вимірювання часу, який витрачають їхні працівники на виконання конкретних завдань.
Навіщо взагалі відстежувати робочий час співробітників?
В цілому, відстеження часу тісно пов’язане з продуктивністю, дозволяючи оцінити ефективність виконання роботи. Керівники використовують ці дані для вдосконалення робочих процесів, скорочення витрат і, як наслідок, збільшення прибутку.
Згідно зі звітом Harvard Business Review, економіка США втрачає приблизно 50 мільйонів робочих годин на день через неефективне управління часом, що в грошовому еквіваленті становить 7,4 мільярда доларів.
Причин для цього може бути багато: відволікання на соціальні мережі, розмови з колегами, читання новин тощо. Слід також пам’ятати про закон Паркінсона, який стверджує, що робота розширюється, щоб заповнити час, виділений на її виконання.
Напевно, кожен з нас стикався з ситуацією, коли на виконання 5-годинного завдання працівнику виділяють два дні, і він таки витрачає ці два дні, хоча міг би впоратися швидше. Це відбувається тому, що люди схильні розтягувати роботу, щоб заповнити весь виділений час, навіть якщо вони можуть зробити її швидше.
Крім того, відстеження часу стає особливо важливим, коли ви керуєте віддаленою командою. В цьому випадку у вас немає можливості безпосередньо спостерігати за кожним співробітником, і ви не хочете відволікати їх постійними відео- або телефонними дзвінками.
Тож яке рішення?
Інструменти для відстеження часу створені саме для вирішення таких проблем, допомагаючи підтримувати продуктивність на належному рівні.
Що таке програмне забезпечення для відстеження часу?
Це комп’ютерна програма, яка дозволяє фіксувати час, витрачений працівником на виконання конкретного завдання. Вона генерує звіти та статистичні дані.
Основна мета такого програмного забезпечення – підвищення продуктивності та виявлення тих, хто марнує робочий час. Спочатку ця практика була популярна в сфері послуг, але тепер вона поширилась на компанії будь-якого масштабу.
Сьогодні багато великих компаній, агентств і навіть фрілансерів використовують програмне забезпечення для відстеження робочого часу, щоб залишатися продуктивними.
Яка від нього користь?
Коли ви відстежуєте час, ви можете порівняти фактичний час, витрачений на виконання завдання, із запланованим. Аналізуючи ці дані та виявляючи фактори, що впливають на продуктивність, ви можете вносити покращення.
Аналіз витраченого часу
Програмне забезпечення для відстеження часу дає змогу отримати повну картину того, коли, де і як ваші співробітники витрачають свій час. Якщо ви помічаєте будь-які розбіжності, ви можете поспілкуватися з ними, допомогти розставити пріоритети та надати підтримку.
Збільшення прибутку 📈
Точне відстеження часу та аналіз використання ресурсів дозволяє вам зрозуміти, які дії є прибутковими, а які ні. На основі цих даних ви можете ефективно керувати бюджетами проектів, перерозподіляти пріоритети завдань.
Крім того, залежно від часу, необхідного на виконання завдання, менеджери можуть формувати ціну для клієнтів. Відстеження часу допомагає працівникам залишатися відданими своїй роботі та бути продуктивними. Вони можуть краще планувати свою роботу, знаючи, скільки часу слід приділяти кожному завданню, замість того, щоб працювати хаотично без чітких цілей.
Оцінка прогресу 🚧
Всі ми люди, і іноді помиляємося. Якщо співробітник не встигає виконати завдання вчасно або потребує більше часу, ніж очікувалося, він може повідомити про це керівництву, надавши об’єктивні дані про витрачений час.
Дисципліна
Відстеження часу створює відчуття відповідальності та сприяє дисципліні. Це мотивує виконувати завдання у встановлені терміни, уникаючи зволікання.
Настав час розглянути найкращі програмні рішення для відстеження часу, доступні на ринку, які допоможуть вашій команді залишатися продуктивною, оптимізувати ваші проекти та завершувати їх вчасно.
DeskTime
Підвищуйте продуктивність своїх команд та стежте за прогресом ваших проектів за допомогою простої та безпечної програми DeskTime.
Програмне забезпечення допомагає легко керувати проектами, а також рахунками. Ви також можете планувати вихідні дні та відпустки. DeskTime спрощує відстеження лікарняних, повсякденної активності та з часом розуміння робочого процесу.
Ви можете налаштовувати звіти, надсилати їх клієнтам для більшої прозорості та завантажувати їх у будь-який час. Програма підтримує інтеграцію з Asana, JIRA, Zapier, Basecamp, Trello, GitLab тощо.
DeskTime забезпечує високий рівень безпеки даних завдяки дотриманню галузевих стандартів з використанням шифрування, брандмауерів, сертифікації центрів обробки даних згідно з ISO 27001 9001, захисту логіна та пароля та зберігання даних на серверах Tier-3.
Інші функції:
- Автоматичні скриншоти та трекер активності
- Відстеження URL-адрес та програм
- Розрахунок вартості
- Відстеження заголовка документа
- Відстеження проекту
Крім того, у них є спеціальна команда підтримки електронною поштою та в чаті.
Bonsai
Bonsai – це набір інструментів для фрілансерів, що включає зручну функцію відстеження часу.
Цей інструмент дозволяє встановлювати погодинну ставку для різних проектів та виставляти рахунки клієнтам в один клік. Крім того, ви можете округлювати час для зручності обчислень.
Bonsai особливо корисний для відстеження часу всієї команди. В такому разі ви отримуєте підсумковий табель із зазначенням загальної кількості відпрацьованих годин та суми до оплати.
Bonsai працює на різних платформах, зокрема macOS, iOS, Android і як розширення браузера Chrome.
Програма не має безкоштовної версії, але ви можете скористатися повнофункціональною 14-денною пробною версією.
Підписка надає доступ не лише до функцій відстеження часу, але й до ряду інтегрованих інструментів для виставлення рахунків, бухгалтерського обліку, керування завданнями, податкового планування тощо.
RescueTime
Відзначений нагородами інструмент для відстеження часу RescueTime допомагає “врятувати” ваш час та перетворити його на продуктивну роботу.
RescueTime автоматично відстежує час без необхідності ручного введення. Програма дозволяє додавати час, проведений офлайн, оскільки не вся робота відбувається онлайн. Таким чином, ви отримуєте повну картину того, що відбувається протягом дня.
Ви можете використовувати FocusTime, щоб блокувати відволікаючі програми та веб-сайти в робочий час. Інтегруйте RescueTime з Google Calendar, Slack та іншими програмами. Він без проблем працює на macOS, Windows, Android, iOS і Chrome.
Скористайтеся 14-денною безкоштовною пробною версією, щоб оцінити переваги цього програмного забезпечення.
Teamdeck
Контролюйте роботу своєї команди за допомогою табелів та програмного забезпечення для відстеження часу – Teamdeck. Він дозволяє відстежувати оплачувані години в різних відділах та проектах. Ви можете порівнювати розклад проекту із фактичним часом, щоб правильно розраховувати бюджет.
Teamdeck дає змогу відстежувати ефективність вашої команди, порівнюючи оцінку із фактичним часом. Маючи цю інформацію, ви можете легко створювати звіти з табелів, обчислюючи KPI.
Крім того, Teamdeck допомагає відстежувати прибутки та легко керувати робочим навантаженням команди. Це зручний інструмент для креативних агентств, розробників програмного забезпечення, продукт-менеджерів, операційних та фінансових команд.
Програмне забезпечення безкоштовне для двох учасників. Платіть за додаткових користувачів, якщо ваша команда зростає, за ціною 3,99 дол. США за учасника на місяць. Скористайтеся 7-денною безкоштовною пробною версією, щоб зрозуміти, чи підходить це рішення для вас.
TimeCamp
Потужне та водночас просте програмне забезпечення для відстеження часу – TimeCamp – ідеальний вибір для різних галузей, компаній та фахівців.
Відмовтеся від мікроменеджменту, надаючи вашим співробітникам можливість самостійно відстежувати свою діяльність та виконувати обов’язки, усвідомлюючи свою відповідальність за ефективне використання часу.
TimeCamp може автоматично сканувати доменні імена програм і впорядковувати їх за різними категоріями. Детальні звіти допомагають відстежувати прибутковість та контролювати бюджети. Функція виставлення рахунків дає змогу позначати відстежений час як оплачуваний або неоплачуваний, прискорюючи процес виставлення рахунків.
Забудьте про нудну відвідуваність та табелі обліку робочого часу, автоматизувавши ці процеси в один клік. Timecamp інтегрується з більш ніж 100 програмами, включаючи Trello, Asana, Slack, Outlook, Google Calendar, Xero та інші.
Вартість Timecamp починається від 5,25 дол. США на місяць за умови річної оплати.
Time Doctor
І ні, це не той Доктор з іншої планети!
Time Doctor – програмне забезпечення для відстеження часу, розроблене для підвищення продуктивності та концентрації вашої команди. Щоденні звіти та табелі відображають показники за весь день, допомагаючи вам зрозуміти, наскільки продуктивним був ваш робочий день. Ви можете ставити перед собою цілі та намагатися їх досягти.
Зручна панель інструментів дозволяє легко відстежувати час, завдання, клієнтів і відволікаючі фактори. Time Doctor налаштовується, тому ви можете використовувати лише необхідні функції та вимикати інші, коли вони вам не потрібні.
Відстежуйте використання конкретних програм і час, проведений на певних веб-сайтах. Ви одразу побачите, якщо хтось проводить забагато часу на YouTube або Facebook. Time Doctor також дозволяє робити скріншоти моніторів співробітників для точного визначення відволікаючих факторів, неефективності та запобігання втраті часу.
Ви можете надавати клієнтам доступ до звітів про завдання та скріншотів для відстеження прогресу. Програма дозволяє автоматично розраховувати заробітну плату на основі фіксованих годин або ставок, керувати оплатою праці співробітників та виставленням рахунків клієнтам. Програма сумісна з Windows, Android, Mac, Linux, iPhone і Chrome.
Інтегруйте її з GitHub, JIRA, Trello, Slack, Google Apps, Salesforce, Zoho тощо. Корисна функція – спливаючі повідомлення, коли працівники використовують неробочі програми або довго не проявляють активності. Ви також можете відстежувати відвідуваність та час перерви.
Time Doctor доступний від 10 дол. США на місяць. Ви можете скасувати підписку в будь-який час, оскільки програма не передбачає контракту.
Harvest
Відстеження часу стало зручнішим завдяки інтуїтивно зрозумілому інтерфейсу Harvest. Програма була створена у 2006 році, і сьогодні їй довіряють понад 50 тисяч компаній по всьому світу.
Harvest збирає дані з табелів обліку робочого часу та представляє їх у вигляді зведених звітів, що дозволяють оцінити ефективність роботи команди. Використовуйте ці візуальні звіти для аналізу важливих питань та керування проектами.
Перетворіть витрати та час, що підлягає оплаті, у професійно оформлені рахунки-фактури, надсилайте їх клієнтам та приймайте онлайн-платежі без зайвого клопоту. Forecast – дочірня програма Harvest, яка дозволяє планувати час, який ви витратите в майбутньому. Ви можете переносити цю інформацію в Harvest для ефективного керування проектами.
Скористайтеся повнофункціональною 30-денною пробною версією, щоб оцінити ефективність програмного забезпечення.
Toggl
Toggl – одна з найпростіших програм для відстеження часу, яка допомагає виконувати завдання вчасно.
Всього один клік потрібен, щоб розпочати новий запис часу та продовжити відстеження попередніх завдань. Якщо ви забули запустити відстеження часу, Toggl Desktop та Toggle Button нагадають вам. Програма також допомагає, коли ви забуваєте зупинити таймер, виявляючи час простою.
Toggl підтримує понад 100 популярних інтеграцій. Можна вводити час вручну після закінчення тижня або дня, а також перетворювати події календаря на записи часу.
Фільтруйте інформацію про відстеження часу, щоб за потреби ви могли витягти потрібні дані. Ви можете експортувати звіти в різні формати файлів, включаючи PDF, CSV та Excel. Інформаційна панель Project чітка та зрозуміла завдяки візуалізованим даним, що допомагає виявляти проблеми на ранній стадії та боротися з ними.
Встановлюйте оплачувані ставки безпосередньо для всіх своїх проектів, забезпечуючи справедливу оплату. Toggl синхронізує ваші дані в реальному часі на будь-якому пристрої. Легко запускайте та зупиняйте таймер у своєму браузері, телефоні чи ноутбуці.
TMetric
Відмовтеся від нудних звітів про час та оберіть TMetric як програму для табелів у вашій організації. Компанія має понад 20 років досвіду надання послуг клієнтам по всьому світу.
TMetric ефективно відстежує час щохвилини, одночасно аналізуючи продуктивність. Встановлюйте бюджет завдань, відстежуйте витрати на розвиток та отримуйте чітке уявлення про свої прибутки.
Керуйте співробітниками як в офісі, так і віддалено. TMetric дозволяє контролювати робочі дні, відвідуваність, робочі години, понаднормову роботу, рівні активності, години, що підлягають оплаті тощо. Створюйте професійні та точні рахунки-фактури.
Інтегруйте TMetric із програмами, якими ви часто користуєтеся. Ви можете використовувати безкоштовний план TMetric для відстеження команди до 5 учасників, або обрати платні плани чи додаткові функції.
BeeBole
BeeBole – гнучка та проста у використанні програма для відстеження робочого часу, що підходить для різних типів бізнесу. Ви можете відстежувати час щомісяця, щотижня або щодня, а також керувати відпустками та відсутністю.
Ви можете заблокувати записи, використовувати програму будь-де, оскільки вона доступна для багатьох браузерів та пристроїв. Інтегруйте BeeBole з програмним забезпеченням для виставлення рахунків та ERP за допомогою API. Він також підтримує інтеграцію Office 365 та Google Suite за допомогою програми Google для обліку робочого часу.
Керуйте процесами за допомогою функцій затвердження, надання прав доступу та автоматичних нагадувань. Інформаційну панель можна налаштувати, створюючи звіти щодо відвідуваності, оплачуваних годин, бюджету, прибутку та маржі. Ви можете експортувати, перевіряти та друкувати звіти будь-коли.
Для безпеки BeeBole використовує 256-бітне шифрування, щоденне резервне копіювання, хешовані паролі, журнали аудиту та обмеження розташування серверів для захисту даних клієнтів.
BeeBole Timesheet схвалено DCAA і відповідає GDPR. Додаток доступний кількома мовами, включаючи англійську, французьку, іспанську, німецьку, італійську, нідерландську, польську та португальську. Програма гарантує 99,9% безвідмовної роботи, а також доступна для безкоштовного тестування протягом 30 днів.
Workpuls
Слідкуйте за своєю продуктивністю за допомогою Workpuls.
Керуйте своїми проектами з легкістю та отримуйте доступ до всіх даних проекту за допомогою зрозумілої дошки Kanban. Отримуйте сповіщення про веб-сайти та програми, якими часто користуються співробітники під час роботи над проектами. Ви також можете отримувати скріншоти для підтвердження виконаної роботи.
Відстежуйте співробітників у режимі реального часу, автоматично реєструйте відвідуваність та аналізуйте продуктивність за допомогою детальних звітів. Інструмент надає доступ до даних за останні 2 роки. Ви можете отримувати звіти щомісяця, щотижня або щодня електронною поштою.
Workpuls дозволяє вручну вводити час, маркувати веб-сайти та програми залежно від продуктивності, а також точно керувати рахунками для забезпечення прибутковості. Надавайте клієнтам доступ до даних щодо їхніх проектів для відстеження прогресу.
Ви можете зберігати дані у хмарі або локально. Компанія використовує інфраструктуру Google Cloud для зберігання даних, забезпечуючи високий рівень безпеки.
Hubstaff
Підвищуйте продуктивність за допомогою програмного забезпечення для відстеження робочого часу співробітників Hubstaff.
Програма пропонує багатофункціональну панель інструментів, яку можна використовувати для аналізу робочого часу співробітників, легкого керування часом та перегляду детальних табелів. Дивіться, що роблять ваші співробітники, використовуючи GPS Hubstaff, а також засоби відстеження часу геозони. Ви можете налаштувати мобільні програми Android та iOS на автоматичне вмикання та вимикання відстеження.
Ви можете надсилати нагадування командам, якщо вони звертаються до непродуктивних веб-сайтів. Hubstaff пропонує додаткові скріншоти, що дозволяє обирати монітори співробітників та записувати місцезнаходження та робочі години кожного члена команди.
Відстежуйте ставки заробітної плати та години, щоб оплачувати виконану роботу, а також встановлюйте максимальну кількість годин або бюджет, щоб отримувати сповіщення у разі досягнення ліміту.
Clockify
Безкоштовний додаток для обліку робочого часу та мінімалістичний засіб відстеження часу – Clockify – ефективно підтримує вашу продуктивність протягом дня.
Це безкоштовне програмне забезпечення, яке можна використовувати для необмеженої кількості користувачів, відстежень та проектів. Ви можете використовувати його на комп’ютері та мобільних пристроях. Запускайте та зупиняйте таймер в будь-який момент, або вводьте години вручну.
Заповніть свій тижневий табель за лічені хвилини, перегляньте загальний час/активність за день, швидко завантажуйте активність та додавайте нотатки. На зручній інформаційній панелі ви можете побачити найпопулярніші види діяльності, визначаючи, де члени вашої команди проводили більшу частину свого часу. Візуальні діаграми показують витрачені гроші та час, а також поточний статус вашої роботи.
Фільтруйте звіти за користувачами, видами діяльності та днями, експортуйте звіти у форматах Excel, CSV або PDF та діліться ними зі своїми клієнтами за посиланням. Запросіть свою команду для реєстрації відвідуваності, надайте додаткові дозволи та встановіть тарифи для кожного користувача.
Timely
Автоматизуйте відстеження часу та створення нотаток за допомогою Timely для більшої точності.
Записуйте свою роботу разом з часом, витраченим на різні програми. Далі дозвольте штучному інтелекту точно створювати табелі. Синхронізоване планування та інформаційна панель у реальному часі забезпечують видимість роботи кожного члена команди.
Отримуйте швидкий огляд зареєстрованих годин, пропущених годин, щотижневих заходів та можливостей за певний час тощо. Легко керуйте проектами, візуалізуючи та плануючи ресурси проекту з єдиного інтелектуального простору.
Відстежуйте свої бюджети та створюйте звіти, щоб бачити, як люди витрачають свій час на проекті. Timely не передбачає сторонніх або інвазивних скріншотів, щоб зберегти конфіденційність ваших даних. Програма підтримує широкий спектр інтеграцій та дозволяє відстежувати місцезнаходження.
TrackingTime
TrackingTime – проста у використанні програма для обліку робочого часу, яка допомагає реєструвати загальну кількість робочих годин та переглядати статус ваших проектів у реальному часі для вимірювання продуктивності.
Програма вирізняється гнучкістю для бюджетування проекту, нарахування заробітної плати, виставлення рахунків клієнтам, аналітики роботи тощо. TrackingTime чудово сумісний з багатьма програмами, такими як Todoist, Smartsheet, Trello, Microsoft Teams тощо.
<h3 id=”h-bonus-tips-to-get-teams-on-board-for-tracking