Організація подій: від реальності до віртуальності
Чи не здається, що життя складається з безперервної послідовності різних подій?
Однак, не завжди потрібно бути присутнім особисто, адже сучасні технології відкрили нові можливості. Дедалі більше подій, від конференцій до семінарів, переміщуються в онлайн-простір.
Якщо ви плануєте бізнес-конференцію, не пропустіть шанс скористатися ефективним програмним забезпеченням для організації заходів.
Якісно розроблене програмне забезпечення може стати ключем до успіху вашої події. Воно допоможе вам на кожному етапі – від планування до реалізації, дозволяючи провести конференцію на професійному рівні. За допомогою цього інструменту ви зможете легко розсилати запрошення, вести облік підтверджень, а також організовувати виступи спікерів.
Що ж таке програмне забезпечення для управління подіями?
Програмне забезпечення для управління подіями – це набір інструментів, що допомагають менеджерам координувати різні аспекти їхньої роботи. Воно спрощує процеси планування та проведення заходів, включаючи реєстрацію учасників, складання розкладу та виставлення рахунків.
Такі програми пропонують комплексні рішення, що дозволяє значно зменшити навантаження. Платформа може керувати як внутрішніми, так і зовнішніми подіями, залежно від обраного рішення. Крім того, це програмне забезпечення полегшує взаємодію з учасниками.
Які аспекти включає в себе організація заходу?
Плануючи захід, необхідно врахувати цілий ряд важливих моментів:
- План та бюджет: Перш за все, необхідно визначитися з бюджетом та чітко розуміти мету заходу.
- Вибір місця проведення: Важливу роль відіграють такі фактори, як розмір події, її тип, розташування та наявні зручності.
- Маркетинг подій: Просування та реклама є необхідними для охоплення цільової аудиторії.
- Управління волонтерами: Якщо ви залучаєте волонтерів, важливо забезпечити їх навчання та чітко розподілити обов’язки.
- Транспорт: Організація транспорту, проживання та харчування є важливими аспектами логістики.
- Управління ризиками: Потрібно ідентифікувати потенційні ризики та розробити стратегії їх мінімізації.
- Обслуговування клієнтів: Важливо забезпечити комфортне перебування та позитивні враження для всіх учасників.
Функціонал програмного забезпечення для безперебійної роботи
- Планування та налаштування процесів: Системи управління подіями дають можливість створювати онлайн-форми заявок, запитувати підтвердження та налаштовувати індивідуальні поля.
- Документація та ресурси: Користувачі мають доступ до бібліотеки ресурсів та інструментів для планування.
- Мобільний доступ: Сучасні системи управління подіями повинні мати зручні мобільні додатки, щоб бути доступними у будь-який час та з будь-якого пристрою.
- Керування та захист даних: Захищені рішення дозволяють адміністраторам вибирати, які дані відображати, а які приховувати, на основі ролі користувача, типу події чи статусу. Дані про учасників повинні бути надійно захищені, регулярно створюватися резервні копії та шифруватися.
- Легке відстежування та оновлення: Простий інтерфейс дозволяє легко відстежувати та редагувати інформацію про події, змінювати час, дату, статус чи вимоги до послуг без необхідності скасовувати бронювання.
Тепер, коли ви ознайомилися з вимогами до програмного забезпечення, розглянемо деякі з найкращих платформ для організації подій.
Zoho
Zoho – це хмарний інструмент для організації подій, який допомагає планувати, організовувати, проводити реєстрацію, відстежувати та обробляти оплати за конференції. Програмне забезпечення підходить для компаній будь-якого розміру, від стартапів до великих корпорацій. Воно дозволяє спонсорам створювати привабливі спонсорські пакети та керувати запитами. Легко налаштовується та інтегрується з іншими програмами Zoho та сторонніми інструментами.
Особливості:
- Автоматизовані операції для підвищення продуктивності та зменшення обсягу ручної праці.
- Аналітика даних та звіти в реальному часі.
- Надійний механізм захисту даних.
- Інтеграція з іншими сервісами та програмами.
- Можливість масштабування вгору та вниз з розвитком вашого бізнесу.
Ви можете почати роботу з Zoho, скориставшись безкоштовним планом. Залежно від потреб, можна перейти на платні тарифи.
Zoho – це зручна та інтуїтивно зрозуміла платформа, яка поєднує командну роботу, управління проектами та обслуговування клієнтів. Для власників бізнесу Zoho Backstage буде легким у використанні.
RSVPify
RSVPify – це хмарна платформа для управління подіями, що допомагає в управлінні запрошеннями, квитками, списками гостей та учасників. Інформаційна панель дозволяє переглядати майбутні події, відстежувати реєстрації та слідкувати за їх статусом.
Ви також можете призначати гостям місця за столиками. Платформа пропонує рішення з білим маркуванням, що дозволяє компаніям налаштовувати форми, використовуючи власні зображення, логотипи, теми та шрифти.
QR-код спрощує реєстрацію, допомагає керувати подіями з віковими обмеженнями та захищає конфіденційну інформацію. Користувачі можуть керувати схемами розсадження з будь-якого місця, включаючи основні та другорядні події, а також бачити гастрономічні вподобання гостей.
Особливості:
- Оптимізація процесу реєстрації з гнучкими формами.
- Простий, швидкий та зручний продаж квитків онлайн.
- Найпростіший, швидкий і гнучкий спосіб управління віртуальними подіями.
- Посилення видимості події та бренду за допомогою потужних налаштувань.
- Створення персоналізованих запрошень, оновлень та нагадувань.
Вартість особистого користування починається від 19 доларів на місяць, а вартість бізнес-плану – від 39 доларів. Щомісячний корпоративний план починається від 5988 доларів.
RSVPify – це комплексний інструмент для управління подіями, що допомагає планувати, керувати та рекламувати заходи. Організаторам заходів та професіоналам сподобається проста у використанні програма з великою кількістю функцій.
Cvent
Cvent – це платформа для організації заходів, що допомагає організаторам планувати та проводити успішні події. Вона дозволяє оптимізувати операції, пов’язані з подіями, такі як реєстрація, продаж квитків, пошук місця проведення та рекламна діяльність.
Платформа спрощує логістику заходів, надає організаторам подій цікавий досвід та допомагає вимірювати їх успіх.
Особливості:
- Організатори можуть використовувати цей інструмент для управління всіма аспектами подій.
- Легко відстежувати, записувати та оптимізувати відвідуваність, залученість та відгуки.
- Реклама події різними способами.
- Звіти про ефективність, статистичні дані та цілодобова підтримка клієнтів.
- Мобільний додаток, сумісний з пристроями Android, iOS та Windows.
Інформація про ціни доступна лише після надання облікових даних (ціноутворення на основі котирувань). Початкове навчання та налаштування входять у вартість.
Cvent підходить для некомерційних організацій та підприємств. Особливо підходить для великих заходів. Завдяки великій кількості функцій та чудовій ціні, він користується популярністю серед організаторів заходів. Керування даними та полями є дуже якісними.
Stova
Платформа Stova дозволяє компаніям будь-якого розміру та галузі керувати різними процесами, пов’язаними з подіями.
Stova дозволяє користувачам створювати вебінари, керувати сесіями, додавати учасників та генерувати персоналізовані звіти. Інтегрується з багатьма сторонніми програмами та має API, який користувачі можуть використовувати для інтеграції зі своїми програмами.
Особливості:
- Чудовий спосіб просування подій, підвищення обізнаності та спілкування з аудиторією.
- Реєстрація проста та безпечна завдяки бейджу STOVA та безконтактному входу.
- Віртуальні стенди Stova дозволяють вам особисто спілкуватися з потенційними клієнтами та перетворювати їх на можливості продажу.
- Stova об’єднує віртуальних та особистих учасників в одному місці.
- Відстеження шляхів користувачів для детальної інформації про ключові показники події.
Ціни на Stova можна налаштувати відповідно до конкретних вимог.
Зручний інтерфейс Stova спрощує планування та координацію заходів. Ви можете легко керувати подіями, співпрацювати з іншими членами команди та відстежувати їх ефективність.
Planning Pod
Planning Pod – це потужний онлайн-інструмент для управління подіями, що зберігає всі ваші дані в одному місці. Платформа включає понад 30 інструментів, які ваша команда може використовувати для управління завданнями, списками справ, календарями, файлами, опитуваннями, постачальниками, спонсорами та волонтерами.
Особливості:
- Створення завдань, їх розподіл та відстеження прогресу.
- Ефективне планування ресурсів та управління доступністю команди.
- Синхронізація з календарем для своєчасного інформування.
- Об’єднання команди за допомогою інтегрованих інструментів обміну повідомленнями, файлами та інструментів співпраці.
- Комплексні звіти та аналітика для відстеження прогресу бізнесу.
Planning Pod пропонує базовий місячний план від 19 доларів.
Це програмне забезпечення спрощує робочі процеси планувальників та робить заходи простішими, швидшими та ефективнішими завдяки інтуїтивно зрозумілому інтерфейсу та потужним функціям.
Eventbrite
Eventbrite – це онлайн-система управління подіями, яка дозволяє людям планувати, рекламувати та керувати подіями. Користувачі можуть створювати, налаштовувати та ділитися подіями в Інтернеті, а також керувати продажами, реєстраціями та платежами. Eventbrite пропонує надійні інструменти аналітики для відстеження та аналізу ефективності подій.
Особливості:
- Спрощення процесу створення, управління та просування подій.
- Детальна аналітика для відстеження продажів квитків та відвідуваності.
- Інтегрована обробка платежів.
- Можливість просування подій через веб-сторінки та соціальні мережі.
Ви можете спробувати безкоштовний варіант від Eventbrite. Ціни починаються від 1% плюс 0,99 долара США для плану Essential, 2,5% плюс 1,99 долара США для професійного плану та 5% плюс 4,99 долара США для преміум-плану.
Eventbrite підходить для концертів, виступів знаменитостей, семінарів тощо. Безкоштовний план має кілька функцій, а дружній настрій та відкриті API роблять його ще безпечнішим.
Swoogo
Swoogo дозволяє створювати реєстраційні форми з необмеженими умовами, типами реєстрантів та спеціальними питаннями. Форми легко налаштовувати для кожної події та клонувати для інших заходів.
Swoogo пропонує безкоштовну інтеграцію, конструктор сайтів подій із функцією перетягування та власну аналітику. Його вихідні веб-хуки та інтеграція API спрощують інтеграцію зі складними стеками martech. Можна створювати події за допомогою конструктора перетягування Swoogo, BYOC (принесіть свій код) та адаптивного до мобільних пристроїв серверу.
Особливості:
- Додавання бренду на кожну сторінку реєстрації за допомогою конструктора форм із функцією перетягування.
- Зберігання інформації про подію, вміст, спонсорів та можливості спілкування в одному місці.
- Аналітика Swoogo надає чітке уявлення про те, наскільки зацікавлена ваша аудиторія та що її цікавить.
- Використання перетягування (або власного HTML) для маркетингу подій.
- Безкоштовна інтеграція з HubSpot, Zoom, Pigeonhole, Marketo, Salesforce тощо.
Swoogo має чотири плани: 9800 доларів на рік за один план, 15 000 доларів на рік за три плани, 2400 доларів на рік за п’ять планів та корпоративний план за індивідуальною ціною.
Програмне забезпечення для управління подіями Swoogo спрощує організацію, управління та просування подій. Підходить для організаторів будь-якого розміру, від малого бізнесу до великих корпорацій.
Social Tables
Social Tables дозволяє вибрати місце проведення, створити схему події, керувати гостями та реєструватися на подію. Безкоштовні інструменти дають змогу поділитися комплексною стратегією з вашими закладами, клієнтами та партнерами. Легко керувати VIP-візитами, спеціальними замовленнями їжі та схемами розсадження.
Інтуїтивно зрозумілий інтерфейс Social Tables робить навігацію по подіях простою. Ви можете дозволити партнерам використовувати систему без додаткового навчання. Уся інформація про події зберігається в одному місці.
Особливості:
- Простий та швидкий спосіб створення та управління планами поверхів.
- Контрольні списки та списки завдань для забезпечення організації.
- Взаємодія з іншими планувальниками та постачальниками.
- Аналіз продуктивності подій за допомогою потужної аналітики.
- Інтеграція з платформами продажу квитків та іншим програмним забезпеченням.
Ви можете вибрати між двома планами: безкоштовний план включає 150 учасників, один обліковий запис та співпрацю в режимі реального часу. Професійний план (199 доларів на місяць) включає 250 учасників, підтримку електронною поштою та дві події.
Social Tables особливо корисний для організаторів, яким потрібні плани поверхів та інші зовнішні аспекти. Багато світових брендів готельного бізнесу рекомендують Social Tables. Додаток спрощує організацію, особливо для компаній середнього розміру, забезпечуючи просту реєстрацію та організацію простору.
Hopin
Hopin – це хмарна платформа для управління подіями, що допомагає компаніям організовувати, продавати та координувати віртуальні, гібридні та живі події. Аналітичне програмне забезпечення Hopin дозволяє організаторам вимірювати зацікавленість відвідувачів та взаємодіяти з ними за допомогою опитувань та вікторин.
Менеджер може створювати кілька типів квитків, вести маркетинг електронною поштою, створювати потенційних клієнтів та керувати квитками. Можна створювати цільові сторінки з модульними блоками, додавати власні макети та теми, створювати промокоди та здійснювати відшкодування.
Hopin інтегрується з багатьма програмами, як-от HubSpot CRM та Slack. Доступна місячна підписка, яка включає підтримку електронною поштою та чатом.
Особливості:
- Hopin пропонує інструменти для організації подій, такі як реєстрація, продаж квитків, просування та віртуальні виставки.
- Учасники можуть дивитися прямі трансляції та відеоконференції з будь-якого місця.
- Можливість створювати порядок денний за допомогою перетягування, автоматичні нагадування та опитування після подій.
- Hopin пропонує захист паролем та двофакторну автентифікацію.
- Інструменти звітності та аналітики Hopin дозволяють відстежувати показники залучення.
Hopin пропонує безкоштовний план із цікавими функціями. Платні плани починаються від 67 доларів на місяць, а бізнес-плани коштують близько 6000 доларів.
Програмне забезпечення Hopin для управління подіями спрощує планування та управління віртуальними подіями. Є багато функцій, таких як продаж квитків та трансляція. Організації та підприємства, які хочуть проводити події онлайн, можуть скористатися цією послугою.
Bizzabo
Bizzabo – це програмне забезпечення для проведення заходів для середніх та великих компаній. Легко планувати концерти та збори коштів, що дозволяє менеджерам зосередитися на маркетингу. Платформа має все необхідне для прискорення роботи та співпраці.
Система Bizzabo Experience допомагає організаторам заходів перетворювати події на великий бізнес. Bizzabo дозволяє залучити більше людей, зареєстрованих на події. Створює кампанії електронною поштою та цільові сторінки. Покращує рентабельність інвестицій спонсорів. Аналіз після події відбувається одразу. Також можна створювати мобільні додатки для заходів.
Особливості:
- Об’єднання всіх даних про події, як-от реєстрації та профілі учасників, в одному місці.
- Налаштування, контроль та точне налаштування маркетингових кампаній подій.
- Відвідувачі заходу можуть використовувати каталоги відвідувачів та особисті профілі Bizzabo для спілкування онлайн.
- Можливість керування всіма аспектами події, від планування до бюджету.
- Розширена аналітика Bizzabo забезпечує комплексний аналіз поведінки та залученості відвідувачів.
Bizzabo пропонує початкову ціну 15 000 доларів на рік і вище.
Програмне забезпечення Bizzabo для управління подіями полегшує створення, управління та аналіз подій. Має інтуїтивно зрозумілий інтерфейс користувача, потужну аналітику, спеціальні реєстраційні форми, автоматизовані кампанії електронною поштою та багато іншого. Ви можете заощадити час та гроші, організовуючи чудові заходи.
Ungerboeck
Ungerboeck допомагає спортивним об’єктам, виставкам, театрам, організаторам подій та музеям керувати всіма процесами – від гостей до рахунків без аудиту.
Використовуючи модулі CRM та управління продажами, керівники можуть керувати рекламними кампаніями, спілкуватися з клієнтами, укладати контракти та пропозиції. Компанія може розміщувати продукцію на веб-сайті бренду та перетягувати їх у макети стендів.
Організатори можуть відстежувати відвідувачів у різних заходах, включно з семінарами, таборами, навчанням, майстер-класами та іншими подіями.
Особливості:
- Легке створення та керування реєстраціями на події.
- Автоматизоване оформлення квитків для створення та управління квитками онлайн.
- Планування ресурсів, включаючи персонал, обладнання та місця проведення.
- Прийом платежів онлайн.
- Надання інформації про події за допомогою аналітики та звітності.
Платформа Ungerboeck спрощує планування та проведення подій, що робить її корисною для кожного, хто хоче керувати великими заходами.
Attendease
Attendease була заснована у 2001 році під назвою Coverall Crew. Спочатку вона пропонувала онлайн-реєстрацію на події та веб-дизайн, але тепер це інтегрована система управління подіями. Незалежно від розміру заходу, Attendease є ідеальним програмним забезпеченням. Чудово підходить для публічних, приватних та безкоштовних заходів.
Менеджери можуть працювати з кількома подіями одночасно. Процес планування можна автоматизувати для повторюваності та масштабування. Можна створити мобільний додаток, що залучатиме відвідувачів через соціальні мережі. Учасники отримують повний брендовий досвід події, від веб-сайту до онлайн-реєстрації та електронного маркетингу.
Особливості:
- Створення власних форм та управління інформацією про учасників.
- Спрощення створення та налаштування порядку денного для подій.
- Створення та налаштування веб-сайтів.
- Обробка платежів та управління квитками.
- Аналітика та звітність дають змогу отримати інформацію про ефективність події, відвідуваність та інше.
Зверніться до Attendease, щоб отримати інформацію про їхні ціни.
Платформа Attendease дозволяє ефективно організовувати події. Початок роботи не потребує багато часу, а надання цінної інформації про ефективність подій є дуже корисним. Attendease – чудовий варіант, якщо вам потрібне комплексне рішення.
Accruent
Accruent – це хмарна платформа для управління нерухомістю та об’єктами. Платформу можна налаштувати для освіти, охорони здоров’я, державного сектору, роздрібної торгівлі, комунальних послуг та виробництва.
Платформа Accruent керує запитами, оптимізує обслуговування, покращує видимість та автоматизує профілактичне обслуговування. Дозволяє користувачам керувати товарами та покупками на основі показників запасів.
Accruent має програми для управління обслуговуванням, активами, інвентарем, простором, переїздами, профілактичним обслуговуванням та робочими замовленнями. Є також функція планування ринку та вибору місця. Послуга передплати Accruent включає підтримку телефоном, електронною поштою та онлайн.
Особливості:
- Легке управління кількома подіями за допомогою надійних календарів.
- Проста у використанні інформаційна панель для управління подіями, учасниками та місцями проведення.
- Отримання даних про учасників за допомогою спеціальної форми реєстрації.
- Надсилання автоматичних кампаній електронною поштою для інформування та залучення учасників.
- Комплексна система звітності для вимірювання успіху події та повернення інвестицій.
Ціни на платформу Accruent коливаються від кількох сотень до кількох тисяч доларів на місяць.
Платформа спрощує процеси планування та управління подіями ефективно та економічно вигідно.
Certain
Certain автоматизує та полегшує різноманітні завдання з планування подій за допомогою комплексної платформи для управління подіями та маркетингу. Створює екосистему користувачів шляхом інтеграції платіжних систем, додатків для реєстрації та CRM.
Організатор може використовувати платформу для створення веб-сайтів та реєстраційних форм. Система обробки платежів дозволяє учасникам оплачувати реєстрацію. Реєстрація працює не лише на подію, але й на окремі сесії. Ви можете отримати аналітику в реальному часі для кращих рішень для команд планування, маркетингу та продажів.
Особливості:
- Налаштування конкретних шаблонів веб-сайтів відповідно до потреб.
- Попереднє заповнення форм даними CRM.
- Попередня підготовка бейджів та їх друк за потреби.
- Інтеграція GDS для бронювання подорожей та проживання під час реєстрації.
- Пошук сесій за датою, спікером та місцем під час реєстрації.
Ви можете вибрати з доступних варіантів ціноутворення. Деякі тарифні плани Pro коштують близько 24 990 доларів, а певні плани Essential – близько 14 990 доларів.
Certain – це повна платформа для управління подіями, що допомагає користувачам керувати подіями від початку до кінця. Має такі функції, як реєстрація подій та аналітика, і спрощує планування заходів.
Заключні слова
Сьогодні за допомогою програмного забезпечення для управління подіями можна досягти неймовірних результатів. Ці інструменти сприяють ефективному управлінню та організації місць проведення.
Очевидно, що це програмне забезпечення має перспективне майбутнє. Функції та можливості кожного рішення роблять його придатним для різних типів заходів. Вам потрібне правильне програмне забезпечення для забезпечення успіху вашої