Програмне забезпечення для контролю витрат надає можливості моніторингу, прозорості, відповідності та ведення документації, що допомагає компаніям скоротити витрати, запобігти непотрібним витратам та вчасно розраховуватися з постачальниками та працівниками.
Підприємства планують бюджети для різних напрямків діяльності, включаючи страхування, придбання основного обладнання та поповнення запасів. Однак, неконтрольовані витрати призводять до витоків бюджету, що негативно впливає на прибутковість компанії.
Зі збільшенням масштабів бізнесу, ці проблеми також зростають, ставлячи під загрозу фінансову стабільність. Тому компанії будь-якого розміру використовують інструменти управління витратами для відстеження руху коштів та забезпечення їх відповідності встановленому бюджету.
Що таке управління витратами?
Управління витратами – це процес контролю всіх бізнес-закупівель та платежів постачальникам. Основною метою є облік кожної витраченої кошти компанії та забезпечення максимальної цінності.
Політика управління витратами має автоматизувати та інтегрувати всі операції, пов’язані з витратами, від початкового етапу закупівлі до остаточного розрахунку з постачальником. Такий комплексний підхід гарантує, що закупівлі здійснюються згідно з планами зацікавлених сторін, а також забезпечує своєчасну оплату постачальникам, підрядникам та іншим третім сторонам відповідно до умов договору.
Важливість управління витратами
Стандартні практики управління витратами мають такі переваги:
- Підвищення ефективності бізнесу завдяки автоматизації процесів відстеження витрат, які можуть бути схильними до помилок та трудомісткими, якщо виконуються вручну.
- Зниження ризиків та витрат за рахунок надання інформації про закуплений товар, постачальника та вартість покупки.
- Поліпшення взаємодії між бізнес-ресурсами та третіми сторонами завдяки застосуванню стандартизованих процесів управління витратами з використанням цифрових інструментів.
- Зростання продуктивності шляхом звільнення працівників від рутинних завдань та надання можливості зосередитися на діяльності, що приносить прибуток компанії.
Нижче представлені кращі інструменти управління витратами, які допомагають контролювати всі витрати та отримувати найкращу віддачу від вкладених коштів:
Airbase
Airbase – це комплексна платформа управління витратами, розроблена для різних типів компаній, від стартапів до великих корпорацій. Вона пропонує широкий спектр передових інструментів для контролю, аудиту та моніторингу витрат.
Наприклад, модуль управління квитанціями забезпечує перевірку відповідності, просте завантаження квитанцій, спеціальні адреси електронної пошти для квитанцій та обмін квитанціями з різних пристроїв. Крім того, модуль безпеки та виявлення шахрайства дозволяє контролювати картки, встановлювати ліміти, блокувати картки, виявляти шахрайські операції, надсилати сповіщення та забезпечувати шифрування даних віртуальних карток.
Spendesk
Spendesk пропонує безліч корисних та інтуїтивно зрозумілих функцій, включаючи інтеграції та технологію оптичного розпізнавання символів (OCR). За допомогою цього інструменту компанія може автоматизувати всі поточні витрати. Крім того, він здатний зіставляти вимоги до витрат з відповідними рахунками, заощаджуючи час.
Spendesk є гнучким інструментом, який компанії можуть налаштувати відповідно до власних підходів до управління витратами. Наприклад, можна призначити дебетові картки для певних витрат конкретним співробітникам. Також можна використовувати віртуальні кредитні картки для одноразових цілей.
Додатково Spendesk надає push-сповіщення для підтвердження платежів, інтеграцію з інструментами бухгалтерського обліку, огляд витрат за певний період часу та інформаційну панель з детальним аналізом витрат.
Coupa
Coupa є ще одним популярним інструментом для управління бізнес-витратами (BSM) з хмарним доступом. Він здатний керувати витратами в різних бізнес-секторах, включаючи платежі, ланцюги постачання, закупівлі, казначейство тощо. Платформа надає три набори інструментів для зручного керування витратами.
Перший набір інструментів – це додатки. Він включає основні модулі, такі як закупівлі, виставлення рахунків, витрати, оплата, управління контрактами, стратегічний пошук та аналіз витрат.
Другий набір – це платформа BSM, що зосереджена на конфіденційності користувачів, їхніх профілях, безпеці даних та інтеграції. Вона містить підключене ядро, доступ до хмари, інтеграції та графічний інтерфейс користувача (GUI).
Третій набір інструментів – це бізнес-спільнота Coupa. Він пропонує такі функції, як відкрита бізнес-мережа, переваги Coupa та штучний інтелект спільноти.
Emburse
Emburse надає повний набір інструментів управління витратами як для стартапів, так і для великих транснаціональних корпорацій. Рішення компанії включають управління витратами, кредиторську заборгованість, автоматизацію закупівель, оптимізовані платіжні системи, аудит, управління відрядженнями та аналітичні панелі даних.
Emburse пропонує віртуальні картки, які можна випускати безпосередньо через платформу за допомогою інструменту Emburse Spend. Віртуальні картки Emburse легко інтегруються з програмним забезпеченням, яке використовують бухгалтерія та команди AP, включаючи Emburse Chrome River, Emburse Certify або інші продукти компанії. Такі продукти, як Emburse Go, допомагають менеджерам відряджень ретельно стежити за витратами та пересуваннями співробітників.
Однією з переваг Emburse є модульний підхід до управління витратами, який залежить від розміру компанії. Emburse Tallie добре підходить для малого та середнього бізнесу, Emburse Certify – для американських підприємств, а Emburse Chrome River – для великих компаній, незалежно від їх розташування. Програмне забезпечення Emburse використовується такими великими фірмами, як Microsoft, Nike та Estee Lauder.
Mesh Payments
Mesh Payments – це ще одне програмне забезпечення, яке допомагає уникнути витоків коштів. Функція Spend Insights надає цінну аналітичну інформацію саме тоді, коли вона потрібна. Під час перегляду статті витрат, мобільний додаток автоматично показує можливості заощадження, прогнози витрат та іншу корисну інформацію.
Крім того, модуль контролю витрат надає сповіщення про запити на оплату в реальному часі, дозволяє встановлювати ліміти витрат, скасовувати підписки з єдиного інтерфейсу та блокувати платежі постачальникам одним кліком. Іншими корисними функціями є оптимізація витрат, звітування в реальному часі та автоматизований робочий процес платежів.
Ramp
Ramp розробив систему управління бізнес-витратами, розділену на 4 основні модулі: “Початок”, “Масштабування”, “Оптимізація” та “Збереження”. Модуль “Початок” надає інструменти для управління картками, оплати рахунків (ACH/чеками/картками), відстеження витрат в реальному часі та точного обліку витрат.
Модуль “Масштабування” дозволяє застосовувати бізнес-політики щодо витрат. Наприклад, можна використовувати політику витрат для встановлення правил та контролю за витратами з метою забезпечення дотримання цих інструкцій.
Модуль “Оптимізація” пропонує робочі процеси (підготовка, співпраця та облік) для автоматизації управління витратами та інтеграції (більше 1000 інтеграцій) з іншими бізнес-інструментами. Нарешті, модуль “Збереження” призначений для зіставлення чеків, категоризації витрат, аналізу цін та отримання інформації про економію.
Brex
Brex сприяє прискоренню фінансування бізнес-операцій, дотримуючись політики компанії щодо витрат. Спрощуючи процес подання витрат працівниками та перевірки витрат бухгалтерією, Brex сприяє формуванню культури фінансової дисципліни в компанії.
Brex пропонує різні рішення для управління витратами, включаючи кредитні картки, бізнес-рахунки, відстеження витрат та інтеграції. Brex також пропонує функцію управління витратами для підписки Brex Empower.
Workday
Workday, відома платформа для управління людським капіталом, також пропонує прості та ефективні інструменти управління бізнес-витратами. Workday має інтуїтивно зрозумілий графічний інтерфейс користувача для управління витратами з єдиної централізованої платформи.
Інтерфейс Workday містить три основні вкладки: “Джерело оплати”, “Інвентар” та “KPI”. Модуль “Джерело оплати” надає інформацію про витрати постачальників, керовані та некеровані витрати, ефективність постачальників та обробку рахунків. Завдяки хмарній технології, користувачі можуть відстежувати витрати компанії на будь-якому пристрої з доступом до інтернету.
PayEm
PayEm зосереджується на автоматизації управління витратами бізнесу. Він об’єднує підписки постачальників та SaaS для співробітників в одному місці, що дозволяє уникнути необхідності придбання окремого програмного забезпечення для різних типів витрат.
У PayEm можна створювати та видавати віртуальні кредитні картки для різних постачальників та призначати відповідальних осіб для управління витратами. Також можна застосувати аналогічну стратегію до підписок на програмне забезпечення.
PayEm надає повний контроль над витратами, дозволяючи зупинити надмірні витрати на підписку, видаляючи непотрібні програми або облікові записи колишніх співробітників.
Teampay
Teampay, хмарна платформа, дозволяє фінансовим командам візуалізувати всі витрати з різних напрямків бізнесу. Зацікавлені сторони також можуть отримувати інформацію про щоденні витрати в реальному часі та швидко реагувати у разі потреби.
Teampay пропонує інтерактивний інтерфейс, де співробітники можуть отримувати допомогу в режимі реального часу від фінансового відділу щодо процедури закупівлі або погодження транзакцій. Не потрібно чекати рахунків за наступний місяць, щоб зрозуміти, як витрачають ваші співробітники, оскільки дані про поточні витрати доступні в реальному часі.
JAGGAER ONE
JAGGAER ONE – це популярне рішення Source-to-Pay, яке об’єднує всі витрати з різних напрямків в одному місці для легкого контролю за витратами компанії. Платформа дозволяє керувати як прямими, так і непрямими витратами за допомогою одного інструменту.
JAGGAER ONE пропонує розширену аналітику даних завдяки поєднанню штучного інтелекту та роботизованої автоматизації процесів (RPA). Це дозволяє отримати корисну інформацію для реорганізації процесу управління витратами, наприклад, для створення каталогу закупівель для всього бізнесу.
RealPage
RealPage допомагає підвищити рентабельність та продуктивність, дозволяючи ефективно керувати постачальниками, рахунками та покупками. Це не просто інструмент для відстеження витрат.
RealPage збирає дані про витрати та прибутки всіх бізнес-портфелів компанії та надає аналітичну інформацію для обґрунтованих закупівель. Також платформа автоматизує всі процеси замовлення на купівлю та їх погодження за допомогою передачі даних в реальному часі на центральну інформаційну панель для аналізу та контролю.
Concur Expense
Concur Expense є рішенням для управління витратами від SAP, відомого розробника ERP-систем для управління бізнесом. Продукт допомагає інтегрувати та автоматизувати управління витратами, пов’язуючи численні транзакції Source-to-Pay.
Інструмент є корисним як для працівника, так і для роботодавця. Наприклад, виїзні працівники можуть подавати квитанції про витрати зі свого мобільного пристрою. Інтелектуальна програма Concur автоматично перевіряє витрати та надсилає сповіщення, щоб пришвидшити процес затвердження.
Заключні слова
Застосування програмного забезпечення для управління витратами допомагає виявити та усунути “діри” у фінансах, які негативно впливають на прибуток компанії. Також може знадобитися використання одного з інструментів відстеження витрат, якщо компанія регулярно відшкодовує витрати, зроблені працівниками або постачальниками.