Програмне забезпечення для керування витратами забезпечує контроль, видимість, відповідність і документацію, щоб допомогти підприємствам зменшити витрати, уникнути непотрібних витрат і вчасно платити постачальникам або працівникам.
Підприємства призначають бюджет для кількох видів діяльності, таких як страхування, капітальне обладнання та поповнення запасів. Однак витоки бюджету шкодять маржі прибутку вашої компанії, коли витрати залишаються без контролю.
Більше того, коли бізнес розширюється, такі проблеми також зростатимуть, що ставить під сумнів прибутковість вашого бізнесу. Тому підприємства будь-якого розміру використовують інструмент управління витратами, щоб стежити за виходом грошей і тримати їх у межах бюджету компанії.
Що таке управління витратами?
Управління витратами — це процес керування всіма бізнес-закупівлями та платежами постачальників. Основна мета — врахувати кожен долар, що йде з рахунку компанії, і отримати найкращу цінність.
Політика управління витратами повинна автоматизувати та інтегрувати всі дії, пов’язані з витратами, від джерела до розрахунку з постачальником. Така детальна практика має забезпечити проведення закупівель відповідно до планів зацікавлених сторін. Крім того, він забезпечує оплату постачальникам, підрядникам та іншим третім сторонам через процес виконання контракту.
Важливість управління витратами
Стандартні дії з управління витратами пропонують такі переваги:
- Ефективність бізнесу завдяки автоматизації процесів відстеження витрат і витрат, які є схильними до помилок і виснажливими, якщо їх делегувати працівникам.
- Зменште ризики та витрати, оскільки інструмент повідомляє вам про продукт, який закуповується, назву постачальника та вартість, пов’язану із закупівлею.
- Кращої співпраці між бізнес-ресурсами та третіми сторонами можна досягти, якщо ви дотримуєтесь стандартного процесу керування витратами разом із цифровим додатком.
- Стійке підвищення продуктивності завдяки звільненню працівників від повсякденної роботи та дозволу їм виконувати завдання, які приносять дохід вашій компанії.
Нижче наведено найкращі інструменти керування витратами, які дозволяють контролювати всі витрати та отримувати найкраще співвідношення ціни та якості:
авіабаза
авіабаза це всебічний інструмент управління витратами для різних типів бізнесу, як-от компанії на ранній стадії розвитку, малі підприємства, компанії середнього ринкового рівня, підприємства, що передували IPO, і підприємства. Він пропонує низку передових рішень для контролю витрат, аудиту та нагляду.
Наприклад, модуль «Керування квитанціями» пропонує перевірку відповідності, без зусиль вкладення квитанцій, виділені електронні листи, обмін квитанціями з іншого пристрою тощо. Крім того, є модуль безпеки та виявлення шахрайства, щоб увімкнути контроль карток, ліміти карток, блокування карток, виявлення шахрайства, повідомлення про шахрайство, зашифрований обмін даними віртуальної картки тощо.
Спендеск
Спендеск має багато корисних та інтуїтивно зрозумілих функцій, включаючи інтеграцію та оптичне розпізнавання символів (OCR). За допомогою цього інструменту ваша компанія може автоматизувати всі поточні витрати. Крім того, він достатньо потужний, щоб зіставити вимоги щодо витрат із відповідним рахунком-фактурою та заощадити час.
Spendesk також є гнучким інструментом, який компанії можуть налаштувати відповідно до своїх підходів до управління витратами. Наприклад, ви призначаєте дебетові картки для певних витрат окремим співробітникам. Крім того, ви також можете призначити віртуальні кредитні картки для одноразових цілей.
Крім того, він пропонує push-сповіщення для підтвердження платежів, інтеграцію інструментів бухгалтерського обліку, огляд витрат на певний момент часу та інформаційну панель комплексного огляду витрат.
купа
купа це ще один популярний інструмент для управління витратами бізнесу (BSM) із доступом до хмари. Він може керувати витратами в різних бізнес-вертикалях, як-от платежі, ланцюжки постачання, закупівлі, казначейство тощо. Є три набори інструментів для зручного керування витратами.
Перший набір інструментів — це програми. Цей стек охоплює всі основні модулі, такі як закупівлі, виставлення рахунків, витрати, оплата, управління контрактами, стратегічний пошук, аналіз витрат тощо.
Другий стек — це платформа BSM, яка зосереджена на конфіденційності користувача, профілі, безпеці даних та інтеграції. Він включає підключене ядро, доступ до хмари, інтеграції, графічний інтерфейс користувача (GUI) тощо.
І, нарешті, третій стек – це бізнес-спільнота Coupa. Він пропонує такі функції, як відкрита бізнес-мережа, перевага Coupa та AI спільноти.
Оплата
Оплата пропонує повні інструменти для управління витратами для стартапів великим транснаціональним компаніям. Його рішення включають управління витратами, кредиторську заборгованість, автоматизацію закупівель, оптимізовану платіжну систему, аудит, управління подорожами та інформаційні панелі даних.
Emburse пропонує віртуальні картки, які можна випускати прямо через його платформу за допомогою інструменту Emburse Spend. Віртуальні картки Emburse легко інтегруються з програмним забезпеченням, що використовується бухгалтерією та командами AP, зокрема Emburse Chrome River, Emburse Certify або одним із інших пропонованих продуктів. Такі продукти, як Emburse Go, допомагають менеджерам подорожей уважно стежити за своїми мандрівниками та витратами.
Найкраще – це модульний підхід Emburse для управління витратами бізнесу залежно від розміру компанії. Emburse Tallie добре підходить для малого та середнього бізнесу. Emburse Certify добре працює для американських підприємств. Emburse Chrome River добре підходить для великих підприємств, які працюють, незалежно від того, де розташовано офіс. Такі великі фірми, як Microsoft, Nike і Estee Lauder, використовують програмне забезпечення Emburse».
Меш-платежі
Меш-платежі це ще одне програмне забезпечення, яке можна використовувати та зупинити витоки. По-перше, його функція Spend Insights надає вам цінні статистичні дані саме тоді, коли вони вам потрібні. Щоразу, коли ви переглядаєте статтю витрат, її мобільний додаток автоматично показує можливості заощадження в майбутньому, прогноз витрат за поточною ставкою тощо.
По-друге, його модуль контролю витрат отримує сповіщення про запити на оплату в режимі реального часу, дозволяє обмежувати витрати, скасовувати підписки з одного центрального інтерфейсу та блокувати платежі постачальникам одним клацанням миші. Іншими відомими функціями є оптимізація витрат, звітування в реальному часі та автоматизований робочий процес платежів.
Пандус
Пандус розділив свою систему управління бізнес-витратами на 4 мегамодулі: «Почати», «Масштабувати», «Оптимізувати» та «Зберегти». Модуль «Пуск» надає вам доступ до інструментів для керування кількома картками, оплатою рахунків (ACH/чеками/картками), відстеженням витрат у реальному часі та точним обліком витрат.
Модуль масштабування дає змогу запровадити бізнес-політику щодо витрат і витрат. Наприклад, ви можете використовувати політику витрат, щоб установити правила та контролювати витрати, щоб забезпечити дотримання цих інструкцій щодо витрат.
Модуль Streamline пропонує кілька робочих процесів (підготовка, співпраця та облік) для автоматизації управління витратами та інтеграції (понад 1000 інтеграцій) з іншими бізнес-інструментами. Нарешті, модуль «Зберегти» призначений для задоволення ваших потреб щодо зіставлення чеків, категоризації витрат, аналізу цін, інформації про економію тощо.
Брекс
Брекс полягає в прискоренні фінансування бізнес-операцій, дотримуючись політики компанії щодо витрат і видатків. Дозволяючи працівнику подавати точні витрати, а бухгалтерській команді легко перевіряти витрати, Brex розвиває культуру фінансової дисципліни в компанії та її людських ресурсах.
Наразі Brex пропонує різні рішення для керування витратами компанії, як-от кредитні картки, бізнес-рахунки, відстеження витрат, інтеграції тощо. Він також пропонує функцію керування витратами для підписки Brex Empower.
робочий день
робочий день, відомий інструмент управління людським капіталом, також почав пропонувати прості та стратегічні способи управління витратами бізнесу. Він поставляється з інтуїтивно зрозумілим, простим і легким графічним інтерфейсом користувача для керування витратами з однієї централізованої платформи.
Його інтерфейс користувача має 3 основні вкладки: Джерело оплати, Інвентар та KPI. Модуль Source to Pay надає цінні відомості про витрати постачальників, керовані та некеровані витрати, ефективність постачальників, обробку рахунків-фактур тощо. Крім того, це хмарна програма, завдяки якій ви та зацікавлені сторони вашого бізнесу можете стежити за витратами компанії на будь-якому пристрої та в будь-якому місці з підключенням до Інтернету.
PayEm
PayEm це все про вдосконалену автоматизацію у вертикалі управління витратами вашого бізнесу. Він об’єднує підписки постачальників і SaaS для співробітників в одному місці. Таким чином, вам не потрібно купувати окреме програмне забезпечення для різних витратних головок.
У PayEm ви можете створювати та випускати віртуальні кредитні картки для різних сторонніх постачальників і призначати контактну особу для управління витратами. Ви також можете застосувати ту саму стратегію до підписок на програмне забезпечення.
Крім того, ви отримуєте остаточні повноваження контролювати витрати на PayEm. Таким чином, ви можете зупинити перевитрати на підписку на програмне забезпечення, видаливши непотрібні програми або облікові записи колишніх співробітників із існуючих програм.
Teampay
TeampayХмарна програма ставить фінансових команд на місце водія, щоб вони могли візуалізувати всі витрати з різних вертикалей вашого бізнесу. Зацікавлені сторони компанії також отримують інформацію про щоденні витрати в реальному часі та можуть швидко обмежити їх, якщо це необхідно.
Він також пропонує розмовний інтерфейс, щоб співробітники могли отримати допомогу в режимі реального часу від фінансового відділу, щоб дізнатися про процес купівлі або отримати схвалення транзакцій. Крім того, вам не потрібно чекати рахунки за наступний місяць, щоб зрозуміти, як витрачають ваші співробітники. Ви отримаєте дані про поточні витрати в реальному часі.
ДЖАГЕР ОДИН
ДЖАГЕР ОДИН це також популярна назва діяльності Source-to-Pay, яка збирає всі витрати з різних вертикалей в одному місці для легкого контролю за витратами компанії. Продумано розроблений додаток дозволяє керувати непрямими та непрямими витратами за допомогою одного простого інструменту.
Він пропонує передову аналітику даних і розуміння завдяки поєднанню штучного інтелекту та роботизованої автоматизації процесів (RPA). Таким чином, ви можете отримати корисні дані для реструктуризації процесу управління витратами, наприклад створення каталогу закупівель для всього бізнесу.
RealPage
RealPage допомагає вам стати рентабельним і продуктивним, коли ви керуєте постачальниками, рахунками-фактурами та покупками за допомогою цього інструменту. Це не просто інструмент відстеження витрат.
Він збирає дані про витрати та прибутки всіх бізнес-портфелів вашої компанії та пропонує статистичні дані для розумних закупівель. Крім того, це допомагає вам автоматизувати всі замовлення на купівлю (PO) та процеси їх затвердження за допомогою передачі даних у реальному часі на центральну інформаційну панель для контролю та аналізу витрат.
Узгоджені витрати
Узгоджені витрати – це пропозиція управління витратами від SAP, відомого розробника програмного забезпечення ERP для управління бізнесом. Продукт допомагає вам інтегрувати та автоматизувати управління витратами бізнесу, зв’язуючи кілька транзакцій Source-to-Pay.
Інструмент корисний як для працівника, так і для роботодавця. Наприклад, виїзні працівники можуть подавати свої видаткові квитанції з мобільного. Інтелектуальна програма Concur автоматично перевірить витрати та надішле вам сповіщення, щоб ви могли швидше підтвердити витрати.
Заключні слова
Використовуючи програмне забезпечення для керування витратами, ви можете закрити діри, які несвідомо виснажують гроші, і зменшити прибуток вашої компанії. Вам також може знадобитися один із найкращих засобів відстеження витрат, якщо ваш бізнес має відшкодовувати регулярні платежі, зроблені працівниками або постачальниками.