Успішні проєкти є наслідком ефективного управління. Застосовуйте ці інструменти, щоб досягти поставлених цілей!
Секрет успішної реалізації проєктів, який допомагає компаніям зростати, полягає в управлінні проєктами. Це не просто рекламний трюк. Я спостерігав, як дві компанії, що займаються розробкою програмного забезпечення (де я працював), зазнали краху протягом одного-двох років через неефективне управління проєктами. Ще кілька компаній зіткнулися із затримками випуску своїх продуктів на кілька місяців. Хоча я погоджуюсь, що, як і в інших сферах, тут є багато некомпетентних спеціалістів, це не применшує важливості та впливу якісного управління проєктами.
Коли мова заходить про управління проєктами, важливу роль відіграють інструменти. Якісні інструменти можуть допомогти підвищити ефективність управління, прискорити виконання завдань, зменшити плутанину та розчарування. Ось перелік найкращих інструментів для управління проєктами, розроблених для компаній будь-якого розміру та потреб.
Teamwork
Teamwork, як випливає з назви, допомагає командам співпрацювати та працювати продуктивніше, а зацікавлені сторони завжди мають чітке уявлення про загальний прогрес проєкту.
Teamwork пропонує дошки, аналогічні Trello, а також вбудований таймер. Якщо ви шукаєте просте та ефективне рішення з цими функціями, Teamwork – саме те, що вам потрібно. Програма безкоштовна для команд до п’яти користувачів. Преміум-плани починаються від 9 доларів США за користувача на місяць.
Teamwork – це набір продуктів, де програма управління проєктами є лише однією з них. Компанія також пропонує CRM, програмне забезпечення служби підтримки, систему управління документами, додаток для чату (наприклад, Slack) та інші інструменти.
Monday
Monday – це платформа управління проєктами, яка підходить як для базових, так і для складних проєктів. За допомогою налаштовуваних функцій ви зможете ефективно планувати, розробляти стратегії та досягати найкращих результатів.
Monday сприяє ефективній взаємодії між членами команди, об’єднуючи їх на одній платформі. Це дозволить підвищити їхню залученість, прискорити розробку проєкту та усунути перешкоди в комунікації.
Інтерактивна панель надає чітке уявлення про стан проєкту, дозволяючи легко відстежувати затвердження бюджету, статус завдань, оновлення прогресу, продуктивність команди та багато іншого. За допомогою діаграм Ганта ви можете візуалізувати, планувати, контролювати та керувати проєктом для прийняття обґрунтованих рішень на основі точних даних. На кожному етапі життєвого циклу проєкту ви можете змінювати та контролювати залежності, базові лінії та етапи.
Ви можете відстежувати робоче навантаження кожного учасника, використовуючи оновлені дані про їхню поточну продуктивність, та ефективно розподіляти ресурси. Це дозволить заощадити час та інвестувати його в більш творчу роботу, зменшивши кількість повторюваних дій. Платформа пропонує різноманітні шаблони для різних проєктів, що дозволяє вам вибрати відповідний варіант на основі ваших потреб.
Ці шаблони розроблені для управління програмами, портфоліо та проєктами. Організуйте завдання команди, розставте пріоритети та забезпечте повну прозорість. Ви можете встановлювати часові рамки, координувати роботу та призначати терміни виконання.
Платформа пропонує різні способи перегляду даних, включаючи agile, водоспад та гібридні підходи. Забезпечує можливість залучати зацікавлених сторін до даних у реальному часі, а також використовувати автоматизацію для прискорення проєктів і економії часу.
Завдяки таким функціям, як повне володіння даними, журнали аудиту та дозволи на доступ, платформа гарантує найвищий рівень безпеки. Ви можете легко інтегрувати її з іншими інструментами, як-от Excel, Календар Google, Slack, Microsoft Teams тощо.
Monday пропонує чотири тарифні плани, які ви можете вибрати залежно від своїх потреб та розміру команди. Якщо ви не впевнені, почніть з безкоштовної пробної версії.
Smartsheet
Smartsheet – це інтелектуальні інструменти управління проєктами, які використовують майже 90% компаній зі списку Fortune 100.
Ця інтелектуальна платформа управління сприяє ефективній співпраці та забезпечує гнучкість завдяки різним форматам перегляду, як-от сітка, діаграма Ганта, картки та календар.
Крім того, ви можете застосовувати формули до клітинок і стовпців для легких обчислень в одному або між різними аркушами. Smartsheet підтримує жорсткі політики входу для користувачів та дозволяє використовувати єдині облікові дані.
Модифікації налаштовуються автоматично. Форми мають умовну логіку, що забезпечує зворотний зв’язок з цільовою аудиторією.
Вбудована автоматизація скорочує обсяг повторюваної роботи, а «перевірка» збирає всю інформацію на одній панелі для надання схвалень та пропозицій.
Ви можете публікувати таблиці та звіти для всіх, включно з тими, хто не є користувачем Smartsheet.
Smartsheet пропонує 30-денну безкоштовну пробну версію, щоб ви могли протестувати всі функції без ризику.
Basecamp
Basecamp вже давно на ринку управління проєктами. Запущена у 2004 році, платформа залишається вірною своїй філософії простоти та зрозумілості. Компанія створила популярний веб-фреймворк Ruby on Rails, тож можна стверджувати, що вони знають толк у створенні простих і корисних інструментів. 🙂
У Basecamp є команди, проєкти, завдання та інші необхідні функції. Проте я хотів би виділити деякі цікаві особливості:
- Чат у реальному часі: користувачі Basecamp можуть спілкуватися в режимі реального часу без перемикання між інструментами. Групові чати підтримують усі необхідні функції, як-от @згадки, вкладення медіафайлів, емодзі тощо.
- Клієнтський доступ: Basecamp дозволяє підключати клієнтів безпосередньо до проєктів (з повним контролем над тим, що вони можуть бачити) та ефективно з ними співпрацювати. Ви можете пересилати електронні листи від клієнтів до Basecamp, де результати можна переглядати, обговорювати та затверджувати.
- Списки справ: попри складність інструментів управління проєктами, завжди є місце для списків справ. Часто завдання зрозумілі для всіх учасників, і потрібен лише простий спосіб їх зберегти. У Basecamp списки справ є досить потужними, оскільки нагадування та сповіщення створюються автоматично.
- Дошки оголошень: під час мозкового штурму або оголошень створюються корисні дискусії, які можуть бути втрачені. Дошки повідомлень Basecamp дозволяють перетворити таке спілкування на дошку, де команда може обговорювати, реагувати та прикріплювати файли.
- Документи та файли: керування документами та файлами у Basecamp є надійним. Усі завантажені файли та проєкти, що змінюються, мають версії. Документи Google можна надавати та редагувати безпосередньо в Basecamp.
Basecamp – це чудовий інструмент, який підходить для команд будь-якого розміру зі зрозумілими потребами. Basecamp не є потужним інструментом для виконання спеціалізованих завдань (наприклад, Agile Software Development), і компанія цього не приховує.
Ціна є ще однією перевагою: 99 доларів на місяць (незалежно від розміру команди!) роблять Basecamp привабливим варіантом у своїй ніші.
Jira
На відміну від Basecamp, Jira – це платформа управління проєктами, орієнтована на agile-розробку програмного забезпечення. Цільовий ринок, ціни, складність та можливості цієї платформи відрізняються від попередньої. Часто команди розробників починають з Basecamp, а потім переходять на Jira.
Jira розроблена компанією Atlassian, яка також створила BitBucket. BitBucket довгий час був популярним серед проєктів із закритим кодом, оскільки пропонував необмежену кількість приватних сховищ.
Якщо ваша команда розробників виросла до рівня, коли інструменти управління проєктами стали недостатніми, настав час перейти на Jira. Платформа має всі необхідні функції: від планування проєкту до звітування, відстеження помилок та аналізу витрат. Ось деякі особливості, які роблять Jira особливою:
- Набір API для створення альтернативних інтерфейсів для робочих процесів.
- Дошки Scrum і Kanban.
- Підтримка різних методологій розробки. Можливість створювати власні методології.
- Інтеграція з понад 3000 додатками.
- Інтелектуальна автоматизація, наприклад, автоматичне призначення завдань, пов’язування помилок із кодом.
- Зручні звіти.
Jira є дорожчою платформою порівняно з іншими інструментами для управління проєктами. Вартість за користувача на місяць (7 доларів для стандартної моделі, 14 доларів для преміум-версії) може скласти тисячі доларів для великих команд. Але з іншого боку, без Jira команди такого розміру просто не зможуть ефективно працювати. 🙂
Asana
Asana – це універсальний інструмент управління проєктами, що відрізняється швидкістю та інтуїтивно зрозумілим інтерфейсом. Asana є гарним прикладом якісно розробленого односторінкового веб-додатка. Усі дії виконуються миттєво, що дуже зручно, коли ви працюєте в умовах обмеженого часу.
Основні особливості Asana:
- Робоче навантаження: відображає поточне навантаження кожного члена команди. Це дозволяє оцінити, чи зможуть ваші відділи маркетингу, дизайну та розробки співпрацювати над зміною продукту, яку потрібно впровадити наступного місяця.
- Візуальні часові шкали: візуально чіткі та зручні для планування проєкту.
- Календар: пов’язаний з усіма завданнями та дозволяє відстежувати розклад команди.
- Перевірка зображень: дозволяє рецензентам додавати коментарі до різних частин зображення. Це дуже важливо для команд дизайнерів, оскільки збір відгуків без конкретних візуальних посилань зазвичай перетворюється на кошмар.
Базова версія Asana є безкоштовною, але має обмеження до 15 учасників. Якщо вам потрібно додати більше учасників або отримати доступ до розширених функцій, ціна починається від 10 доларів США за користувача на місяць.
Функціонал Asana досить широкий, тому тут описані лише основні можливості. Asana швидко набирає популярність і є чудовим вибором для управління проєктами для організацій будь-якого розміру.
Trello
Trello – це свіжий та мінімалістичний підхід до управління проєктами. Платформа не має складних функцій, які потребують тривалого вивчення. Насправді кількість основних функцій можна порахувати на пальцях однієї руки. Але не варто відкидати цей інструмент, не спробувавши його.
Trello взяла концепцію дошки Kanban з методології Agile та зробила її популярною серед широкого кола користувачів. Ідея проста: завдання створюються на картках, які розміщуються на одній з дошок.
Ці дошки можуть відображати різні елементи: функції/підрозділи компанії, статус завдання або навіть місяці календарного року. Члени команди можуть коментувати картки, брати участь у обговореннях, додавати зображення тощо. Коли завдання виконано, картка переміщується до наступного етапу:
Безкоштовний план Trello є досить хорошим, з обмеженнями лише щодо кількості дошок і розміру вкладень, а не кількості користувачів! Для більшості цього достатньо. Преміум-плани починаються від 10 доларів США за користувача на місяць. Якщо ви невелика команда або працюєте самостійно, і ваші проєкти не потребують ретельного планування, Trello – це цікавий та ефективний варіант!
Podio
Наступний інструмент у нашому списку – Podio. Платформа є потужним рішенням для великих команд і підприємств, яким потрібні налаштування та можливості CRM.
Чому варто використовувати Podio? Ось деякі з причин:
- Можливість налаштування: Podio пропонує широкі можливості налаштування. Ви можете не тільки змінити спосіб роботи модулів, але й позбутися непотрібних елементів.
- Вбудована CRM: Podio CRM містить функції управління інформацією про клієнтів, відстеження шляху клієнта, відстеження потенційних клієнтів та інші ключові можливості CRM.
- Управління персоналом: Podio має підтримку управління персоналом, що дозволяє керувати витратами, відпустками, потоками діяльності з одного місця.
- Управління проєктами: співпраця з клієнтами, зв’язування електронних листів із завданнями, права доступу, планування проєктів Scrum, виконання спринтів.
- Управління подіями, управління електронною поштою, управління бізнесом.
Podio має безкоштовний план, але пропонує лише базове управління завданнями. Чесно кажучи, немає причин використовувати базовий план, крім можливості ознайомитися з платформою. Платні рівні відкривають ширші можливості, їх вартість становить від 9 до 24 доларів США за користувача на місяць.
Airtable
З точки зору інновацій, Airtable – це найцікавіша розробка в сфері інструментів управління проєктами за останній час. Airtable можна розглядати як електронні таблиці на стероїдах, але це не розкриває всіх можливостей інструменту.
Електронні таблиці – це лише один із компонентів Airtable, але їх можливості настільки широкі, що ви можете перестати використовувати свою улюблену програму для роботи з таблицями! Погляньте на це:
Таблиця виглядає стислою, але є візуальний поділ завдань, кольорові позначки, можливість призначати завдання та сповіщення.
Ще одна чудова функція – блоки. Це невеликі, спеціалізовані модулі, які можна використовувати для підвищення продуктивності. Наприклад, карти, геокодування, діаграми Ганта, стовпчасті/лінійні/точкові діаграми, конструктор сторінок, відстеження часу, організаційна діаграма. Ці блоки працюють ефективно та можуть бути додані до будь-яких ваших завдань та робочих процесів.
В поєднанні зі стандартними функціями, як-от керування документами, дошки Kanban, календарі, ви отримуєте потужний інструмент.
Ціноутворення також приємне: безкоштовний план дозволяє створювати команди необмеженого розміру, з обмеженням до 1200 елементів на одну базу (аркуш). Це дуже вигідна пропозиція!
Microsoft Project
Коли Microsoft створює якийсь продукт, він може не бути найпривабливішим візуально, але він добре виконує свою роботу. Прикладами є Windows, Office, Outlook, Sharepoint та Exchange. Так само і Microsoft Project, продукт, розроблений для професійних менеджерів проєктів, які працюють з великими командами.
Microsoft Project пропонує комплексний інструмент для управління проєктами, ресурсами та портфелем проєктів. Нещодавно компанія додала підтримку робочих процесів Agile, що сподобається підприємствам, де є команди, які працюють за цією методологією.
Є дві важливі причини вибрати Microsoft Project:
- Локальна інсталяція: більшість підприємств не мають права розміщувати дані за межами компанії з міркувань відповідності вимогам. З Microsoft Project це легко зробити, оскільки є локальна версія програми.
- Довгострокова стабільність: Microsoft – це велика компанія, яка існує давно і, ймовірно, буде існувати ще довго. Ви можете бути впевнені, що ваші бізнес-процеси не зупиняться через закриття компанії-розробника.
Якщо планування, PMP, Enterprise – це те, що вам потрібно, обов’язково розгляньте Microsoft Project!
TeamGantt
Як випливає з назви, TeamGantt спеціалізується на діаграмах Ганта, як Trello на дошках Kanban. Компанія зосередилась на діаграмах Ганта як на основному інструменті для планування та виконання проєктних робіт. Хоча це обмежує функціональність, це також робить TeamGantt простим, зрозумілим та ефективним інструментом.
Не думайте, що TeamGantt призначений лише для створення діаграм Ганта. Існує багато функцій, які спрощують співпрацю:
- Обговорення
- Управління документами
- Відстеження часу
- Залежності (відображення проєктів, що залежать від інших проєктів)
Безкоштовний план дозволяє лише трьом учасникам і одному проєкту. Платні плани коштують 10 та 15 доларів США на користувача на місяць. Якщо діаграми Ганта – це те, що вам потрібно, TeamGantt є хорошим вибором.
Zoho Projects
Zoho Projects є одним із численних продуктів компанії Zoho. Zoho Projects – це надійна суміш усіх функцій, які ми розглянули в цьому списку.
Діаграми Ганта, віхи, відстеження помилок, табелі, керування документами, фінанси, інтеграція з популярними програмами, форуми – платформа пропонує потроху всього і якісно виконує всі ролі. Базовий план є безкоштовним для максимум 10 користувачів, після чого вартість становить від 20 до 35 доларів на місяць (зверніть увагу: це фіксована місячна вартість, а не за користувача).
Zoho Projects є хорошим варіантом сам по собі, але ще більш привабливим, якщо ви вже користуєтеся іншими продуктами Zoho.
Висновок
Інструменти управління проєктами є дуже важливими для успіху будь-якої команди. З такою кількістю варіантів важко вирішити, який інструмент вам підійде. У цьому списку зібрані найкращі інструменти, які, на мою думку, є якісними та водночас дуже відрізняються один від одного. Сподіваюсь, що це допоможе вам зробити правильний вибір! 🙂