Одне є незмінним у ваших бізнес-операціях — вимога до створення документів.
В епоху розвитку технологій компанії перейшли від паперових документів до хмарних електронних файлів, які не лише зменшують споживання паперу, але й спрощують процес створення документів.
Ваші повсякденні робочі процеси ще більше залежатимуть від створення документів, якщо ви працюєте в юридичній, страховій чи банківській сферах.
Рахунки-фактури, пропозиції, контракти, презентації для клієнтів, бюджети та заяви про внутрішню політику є важливими документами, на які ваша компанія завжди покладатиметься для ведення своїх операцій і спілкування з клієнтами, персоналом і постачальниками.
Вам потрібно буде працювати швидко, щоб підготувати та надіслати політичні документи, розкрити інформацію про рахунки, подати до суду та інші важливі повідомлення.
У цій статті ми пояснимо, чому створення документів є важливим і як це може допомогти підвищити ефективність вашої компанії. Отже, почнемо прямо зараз, без зайвих слів!
Навіщо вам потрібна програма для створення документів
Використання програмного забезпечення для створення документів стало життєво необхідним для бізнесу через наступні причини.
Ваша команда виграє від економії часу
Розробка, редагування, створення та імпорт документів — це лише кілька завдань, які пришвидшуються чудовою автоматизованою системою створення документів. Це звільняє важливі людські ресурси та зменшує потребу примушувати команду розробників до створення та усунення несправностей процесу.
Усуває помилки та упущення
Автоматизація будь-яких процедур, які включають численні кроки ручного введення даних, автоматично знижує ймовірність людської помилки. Те саме стосується створення документів.
Співробітники швидше навчаються та можуть регулярно виготовляти папери вищого калібру, коли на платформі продажів пропонується зручне рішення для створення високоякісних документів.
Ваш бренд стає послідовним
Уніфікований вигляд і відчуття в усіх корпоративних комунікаціях є важливими для ефективного брендингу компанії. Це стосується друкованої та електронної документації вашої компанії, а не лише маркетингових матеріалів.
Співробітники можуть створювати високонастроювані результати для конкретного клієнта, зберігаючи незмінний корпоративний імідж за допомогою надійної системи створення документів.
Особливості програмного забезпечення для створення документів
Гарне програмне забезпечення для створення документів містить такі функції:
Автоматичне та багаторазове форматування
Ви можете швидко змінити будь-який документ, змінити шрифт, розмір або тип документа (PDF, Docx, CSV), і це не порушить цілісність документа.
Оскільки багато клієнтів мають певні переваги щодо формату документа, який вони використовують, ця функція є надзвичайно важливою. Переконайтеся, що вибране вами рішення надає широкий діапазон варіантів форматування.
Проста інтеграція
Ви можете швидко об’єднати документи з багатьох різних програм, включаючи JSON і XML, і інтегрувати їх з іншими програмами, якими ви часто користуєтеся.
У результаті маршрутизація даних стає більш поверхневою та швидшою, і стає легше виготовити готовий продукт, знаючи, що все зроблено правильно.
Динамічний контент
Одним із важливих елементів інструменту створення документів є можливість комбінувати динамічні діапазони для створення вашого документа. Щоб налаштувати повідомлення за потреби та охопити потрібну аудиторію, вам слід вибрати інструмент для збору правильних даних і включення їх у ваш документ.
Відповідність і безпека
Найкращі рішення запропонують вибір протоколів безпеки та відповідності на основі потреби або окремого документа. Переконайтеся, що вибране вами рішення використовує захищені SSL-з’єднання та надійні брандмауери.
Тепер, коли ви знаєте, як виглядає складне програмне забезпечення для створення документів, нижче наведено список деяких широко використовуваних компаніями платформ для створення документів.
SmartDocuments
Почнемо з SmartDocuments, автоматизованої платформи для створення документів, яка дозволяє впроваджувати інтелектуальні шаблони, здатні інновувати робочий процес документів, тим самим підвищуючи продуктивність.
Його можна легко інтегрувати з Microsoft Teams і Sharepoint і автоматично зберігає документ.
SmartDocuments здатний автоматично вставляти дані про клієнта та продукт із SAP у документи, що значно скорочує час.
Використовуючи зручний інструмент SmartWizard, ви можете легко створювати стандартні шаблони документів і керувати ними, вставляти дані із зовнішніх систем і посилювати корпоративний стиль.
Завдяки можливостям створення документів і керування шаблонами платформа знаходить своє застосування в різних галузях, як-от державні органи, юридичні служби та рекрутинг, щоб зменшити час і ризики, пов’язані зі створенням документів.
Докмоз
Docmosis забезпечує швидкий, надійний і масштабований процес створення документів за допомогою розумного підходу на основі шаблонів. Ви можете використовувати функції платформи для створення персоналізованих листів, рахунків-фактур, пропозицій, контрактів, заяв і звітів у форматах PDF і Word.
Він оснащений саморозміщуваним механізмом створення документів, який успішно інтегрується зі спеціально створеними програмними програмами та сторонніми програмами. Docmosis надає низку функцій для оптимізації процесу створення складних структур документів.
- Використовуйте Microsoft Word або LibreOffice Writer для шаблонів документів.
- Введіть або додайте покажчики місця заповнення звичайного тексту для всього динамічного вмісту.
- Додайте текст, зображення та таблиці, штрих-код, QR-код тощо.
- Додайте настроювані звіти до шаблонів.
Фастдок
Fastdok — це універсальне програмне забезпечення для створення документів, яке знаходить своє застосування в різних секторах, включаючи ІТ, бізнес, освіту, кадри тощо, для створення необхідних документів.
Це хмарне програмне забезпечення для створення документів є швидким і простим і доводить ефективність у створенні документів для різних цілей.
Унікальним у Fastdok є процес автоматизації, який представляє вам готові до використання документи на основі списку запитань, на які ви відповідаєте.
Fastdok керує процесом цифрової документації, надаючи набір цілеспрямованих анкет, чіткий набір прикладів і пояснень з метою допомогти вам створити документи найпростішим способом.
Edocgen
Edocgen забезпечує гнучкий процес створення документів, підтримуючи автоматизацію документів на основі даних і пропонуючи низку простих і складних шаблонів для підвищення продуктивності команди.
Це програмне забезпечення для створення документів є зручним і гарантує трансформацію процесу створення документів, забезпечуючи кращі комунікації та досвід для клієнтів.
Основні особливості Edocgen такі:
- Він генерує тисячі документів масово, заповнюючи дані з кількох джерел, таких як JSON/XML/Excel, бази даних тощо.
- Автоматично генерує веб-форми з шаблонів для створення документів.
- Підтримує генерацію на вимогу за допомогою REST API та завантажує оператори в режимі реального часу.
- Його можна легко розгорнути локально або в хмарі для роботи в Azure, GCP або AWS.
- Надає шаблони документів у форматах PPTX, Microsoft Word, PDF із можливістю заповнення та Excel.
Прапорець
Checkbox, якому довіряють такі імена, як Deloitte, KPMG і BMW, — це потужне комплексне програмне забезпечення для створення та керування документами, яке полегшує виснажливий процес створення документів, ефективно скорочуючи час, витрачений на складання та керування документами вручну, дозволяючи керівництву зосередитися на більш важливій роботі, пов’язаній зі стратегією.
Прапорець перевіряє та усуває помилки, якщо такі є, у документі, перевіряючи його за стандартизованими шаблонами. Прапорець також дозволяє миттєво отримувати статистичні дані, переглядати статус затвердження, отримувати електронні підписи та отримувати автоматичні результати щодо щойно створеного документа.
Інструмент також полегшує процес узгодження та входу, покращуючи час обробки документа та допомагаючи приймати рішення на основі даних.
Docshifter
Docshifter — це централізоване програмне забезпечення для автоматизації роботи з документами, яке допомагає керувати всіма документами на основі шаблонів і перетворює їх у формат PDF.
Інструмент швидкий, масштабований і сумісний, а автоматизований процес усуває необхідність копіювати та вставляти дані в шаблони документів і зберігає ваші цінності.
Docshifter — це не лише платформа для створення документів; це також програмне забезпечення для перетворення PDF-файлів, яке приймає кілька форматів файлів від підприємства як вхідні дані, збагачує файли та перетворює їх у PDF. Деякі з відомих функцій Docshifter такі:
- Конвертація PDF у 10 разів швидша зі зниженими витратами на ліцензування та інфраструктуру
- Можна інтегрувати з існуючими інструментами за допомогою власних конекторів або Rest API
- Створюйте шаблони в Microsoft Word, щоб зменшити витрати.
Шаблонувати
Templafy — це інструмент, який потрібно розгорнути для керування всією діяльністю вашого підприємства, пов’язаною з документами. Платформа пропонує набір модулів і шаблонів, які також можна використовувати для розробки рішення, яке відповідає потребам вашого підприємства.
Templafy пропонує підприємствам надійний центр адміністрування для керування всіма аспектами процесу створення бізнес-документів. Це полегшує керування та розповсюдження попередньо розроблених шаблонів, активів документів, шрифтів і підписів електронної пошти.
Зміцнюйте ІТ-інфраструктуру та створюйте більше цінностей за допомогою безпечної інтеграції з існуючими програмами вмісту документів. Templafy надає компаніям наступний набір функцій для задоволення індивідуальних потреб бізнесу:
- Багата бібліотека корпоративних шаблонів і активів у програмах для документів.
- Розумна техніка автоматизації для динамічного та точного створення документів.
- Автоматичне сканування документів і презентацій, щоб знайти застарілий вміст і перевірити відповідність правилам.
- Діліться, співпрацюйте та отримуйте практичну інформацію для оптимізації продуктивності документів.
Nintex
Перейдіть на Nintex, щоб автоматично створювати та ділитися всіма документами, пов’язаними з підприємством, як-от контракти, замовлення на роботу та рахунки-фактури, безпосередньо з Salesforce або Office 365. Це допомагає позбутися від необхідності копіювати та вставляти дані та мінімізує помилки, надаючи точні та сумісні документи до призначені одержувачі.
Nintex допомагає вам автоматизувати процес створення документів, пропонуючи такі функції:
- Автоматизуйте створення документів без написання коду для підвищення ефективності.
- Використовуйте заздалегідь розроблені шаблони різними мовами для створення документів у форматах Word, Excel, PowerPoint і PDF.
- Оптимізуйте процес створення внутрішньої перевірки та підписання документів шляхом автоматизації маршрутизації документів.
- Динамічно пов’язуйте дані з будь-якого джерела за допомогою шаблонів документів і рішень для хмарних сховищ, таких як Salesforce, SharePoint і Box.
Пандадок
Pandadoc — це програмне забезпечення, на яке ви повинні покладатися для створення, надсилання та керування документами, сумісними з HIPAA, FERPA та GDPR, не витрачаючи багато часу. Цей інструмент «Зроби сам» пропонує безліч фірмових шаблонів і налаштованих тем для прискорення процесу створення важливих документів.
Pandadoc прагне спростити процес створення документів і в той же час гарантує збереження голосу та стилю бренду.
Він приділяє особливу увагу креативності та деталям і, отже, пропонує фірмові шаблони та спеціально розроблені теми, а також інтеграцію Canva, яка дозволяє легко перетягувати приголомшливі елементи дизайну.
Pandadoc дозволяє вставляти приголомшливі відео, анімовані GIF-файли та розумну таблицю ціноутворення, яка надає клієнтам можливість вибирати послуги, на які вони хочуть підписатися.
Документи стали простими
На базі Salesforce Docs Made Easy дає змогу створювати надійні, складні та динамічні документи, які прискорюють процес створення документів у вашій організації.
Платформа дозволяє створювати презентації, звіти, пропозиції, рахунки-фактури, контакти та багато іншого, переносячи дані зі стандартного об’єкта в попередньо відформатовані шаблони.
Docs Made Easy підвищує продуктивність професіоналів, надаючи їм можливість створювати ефективні документи за допомогою наведених нижче можливостей.
- Елегантно синхронізує дані відділу продажів для автоматизації створення документів.
- Витягує дані з CRM і спеціального об’єкта та об’єднує їх із попередньо відформатованими шаблонами.
- Швидко та легко транспортує та легко доставляє документи професійного вигляду лише кількома клацаннями.
- Миттєво отримуйте сповіщення, коли клієнт взаємодіє з вашим документом.
Formstack
Formstack — це ще один варіант для автоматизації процесу створення документів для вашої організації. Інструмент мінімізує вимоги до документообігу для створення професійних та естетично привабливих документів, які можна легко надіслати практично будь-куди.
Завдяки простому творцю документів і редактору, який підтримує жест перетягування, ви можете створювати незліченну кількість документів, таких як пропозиції, заявки, угоди та контакти, протягом кількох хвилин. Formstack дає вам доступ до таких функцій:
- Додайте умовні розділи, щоб показати або приховати вміст для переглядача.
- Створіть кілька документів з одного джерела даних.
- Поділіться документами будь-де або завантажте їх в іншу програму прямо з інтерфейсу Formstack.
- Використовуйте попередньо розроблені шаблони з бібліотеки, щоб швидко створювати ділові документи.
SDdocs
Нарешті, у списку є SDocs, неймовірно швидке та просте програмне забезпечення для створення документів, створене на основі Salesforce, яке забезпечує надійний захист для організацій. Кілька компаній використовують цей інструмент для підвищення ефективності, зменшення кількості помилок і усунення нудної роботи, пов’язаної з документами.
Оскільки SDocs є рідним рішенням для створення документів для Salesforce, дані ніколи не залишають екосистему, забезпечуючи більшу безпеку та швидше надання послуг. Також можна налаштувати параметри видимості документів профілів користувачів і відфільтрувати документи, які їм дозволено створювати.
Платформа оснащена всіма функціями, які вам знадобляться для оптимізації процесу автоматизації документообігу. Вбудований редактор документів зручний і простий у використанні та простий у використанні, не потребуючи додаткового навчання для виконання завдань.
Висновок
Стаття проливає світло на деякі з надійних інструментів для створення документів, доступних на ринку. Вибираючи один для своєї організації, найкраще проаналізувати вимоги вашого бізнесу, а потім порівняти інструменти та функції, які пропонують ці інструменти автоматизації документообігу.
Цікаво, що більшість із перелічених тут варіантів пропонують безкоштовну пробну версію, за допомогою якої ви можете зрозуміти, чи забезпечують вони обіцяне чи ні.