У світі бізнесу, однією з констант є необхідність у створенні різноманітних документів.
З розвитком технологій, компанії відійшли від традиційних паперових носіїв до електронних файлів у хмарі, що не тільки зменшує використання паперу, але й робить процес створення документів значно простішим та ефективнішим.
Якщо ваша діяльність пов’язана з юридичною, страховою або банківською сферами, то створення документів стає ще більш критичним аспектом ваших щоденних робочих процесів.
Рахунки, комерційні пропозиції, контракти, презентації для клієнтів, фінансові бюджети та внутрішні політики – це лише кілька прикладів важливих документів, на які ваш бізнес постійно покладається для здійснення своєї діяльності та взаємодії з клієнтами, співробітниками та постачальниками.
Оперативність у підготовці та відправленні таких документів, як політичні заяви, розкриття інформації про рахунки, судові подання та інші важливі повідомлення, є вкрай важливою.
У цій статті ми розглянемо, чому створення документів є настільки важливим та як воно може допомогти підвищити ефективність вашої компанії. Розпочнімо без зайвих передмов!
Чому вашому бізнесу потрібне програмне забезпечення для створення документів
Використання спеціалізованого програмного забезпечення для створення документів стало необхідною умовою для сучасного бізнесу, і ось чому:
Економія часу для вашої команди
Процеси розробки, редагування, генерації та імпорту документів значно пришвидшуються завдяки автоматизованій системі створення документів. Це вивільняє цінні людські ресурси та зменшує навантаження на команду розробників, які тепер можуть зосередитися на інших важливих завданнях.
Зменшення кількості помилок та упущень
Автоматизація будь-яких операцій, які включають ручне введення даних, автоматично знижує ймовірність людських помилок. Це також стосується і створення документів. Завдяки зручному інтерфейсу, співробітники швидше навчаються і можуть створювати документи високої якості на постійній основі.
Забезпечення послідовності вашого бренду
Уніфікований стиль та подання у всіх комунікаціях компанії є важливими для створення сильного бренду. Це стосується як друкованих, так і електронних документів, а не лише маркетингових матеріалів. Надійна система створення документів дозволяє співробітникам генерувати персоналізовані документи для окремих клієнтів, зберігаючи при цьому єдиний корпоративний стиль.
Ключові особливості програмного забезпечення для створення документів
Якісне програмне забезпечення для створення документів повинно мати такі ключові функції:
Автоматичне та гнучке форматування
Можливість швидко змінювати будь-який документ, налаштовувати шрифт, розмір або тип файлу (PDF, Docx, CSV) без порушення його цілісності є критично важливою. Оскільки різні клієнти можуть мати свої переваги щодо формату документа, наявність широкого спектру можливостей форматування є необхідністю.
Проста інтеграція
Здатність легко об’єднувати документи з різних джерел, таких як JSON та XML, а також інтегрувати їх з іншими програмами, якими ви регулярно користуєтесь, значно полегшує робочий процес. Це робить маршрутизацію даних більш ефективною, а створення готового продукту — простішим та швидшим.
Динамічний контент
Однією з ключових особливостей хорошого інструменту є можливість комбінувати динамічні дані для створення документів. Щоб налаштувати повідомлення відповідно до конкретних потреб та охопити потрібну аудиторію, вам слід обрати інструмент, який дозволяє ефективно збирати та використовувати необхідні дані у ваших документах.
Відповідність стандартам та безпека
Найкращі рішення пропонують набір протоколів безпеки та відповідності, адаптованих до конкретних потреб або типу документа. Обов’язково переконайтеся, що обране вами рішення використовує захищені SSL-з’єднання та надійні брандмауери.
Тепер, коли ви знаєте, яким має бути якісне програмне забезпечення для створення документів, давайте розглянемо кілька популярних платформ, які використовують компанії.
SmartDocuments
Почнемо зі SmartDocuments – автоматизованої платформи, яка використовує інтелектуальні шаблони для оптимізації робочих процесів, що дозволяє підвищити продуктивність. Ця платформа легко інтегрується з Microsoft Teams та Sharepoint і автоматично зберігає документи.
SmartDocuments здатний автоматично вставляти дані про клієнта та продукт з SAP у документи, що значно економить час. Завдяки зручному інструменту SmartWizard ви можете легко створювати стандартні шаблони документів, керувати ними, вставляти дані із зовнішніх систем та забезпечувати єдиний корпоративний стиль. Завдяки можливостям створення документів та керування шаблонами, платформа знайшла своє застосування у різних галузях, таких як державні органи, юридичні служби та рекрутинг.
Docmosis
Docmosis пропонує швидкий, надійний та масштабований процес створення документів на основі шаблонів. Ви можете використовувати можливості платформи для генерації персоналізованих листів, рахунків, комерційних пропозицій, контрактів та звітів у форматах PDF та Word.
Платформа оснащена механізмом створення документів, який легко інтегрується як зі спеціалізованим програмним забезпеченням, так і зі сторонніми додатками. Docmosis пропонує ряд функцій для оптимізації процесу створення документів зі складною структурою.
- Використовуйте Microsoft Word або LibreOffice Writer для створення шаблонів.
- Вставляйте або додавайте текстові маркери для динамічного контенту.
- Додавайте текст, зображення, таблиці, штрих-коди, QR-коди та інше.
- Додавайте власні звіти до шаблонів.
Fastdok
Fastdok – це універсальне програмне забезпечення, яке застосовується у різних секторах, включаючи IT, бізнес, освіту та HR, для створення необхідних документів. Це хмарне рішення є швидким, простим та ефективним у створенні документів для різних цілей.
Унікальною особливістю Fastdok є автоматизований процес, який надає готові до використання документи на основі відповідей на ряд запитань. Fastdok керує процесом цифрової документації, надаючи набір цільових анкет, чіткі приклади та пояснення, щоб допомогти вам створити документи максимально просто.
Edocgen
Edocgen забезпечує гнучкий процес створення документів, підтримуючи автоматизацію на основі даних та пропонуючи різноманітні шаблони для підвищення продуктивності команди. Це зручне програмне забезпечення сприяє трансформації процесу створення документів, забезпечуючи кращу комунікацію та позитивний досвід для клієнтів.
Основні характеристики Edocgen:
- Можливість масової генерації тисяч документів з використанням даних з різних джерел, таких як JSON/XML/Excel та бази даних.
- Автоматична генерація веб-форм на основі шаблонів для створення документів.
- Підтримка генерації на вимогу через REST API та можливість завантаження даних в режимі реального часу.
- Легкість розгортання як локально, так і у хмарі для роботи в Azure, GCP або AWS.
- Надання шаблонів документів у форматах PPTX, Microsoft Word, PDF та Excel.
Checkbox
Checkbox – потужне комплексне програмне забезпечення для створення та керування документами, якому довіряють такі компанії як Deloitte, KPMG та BMW. Воно спрощує процес створення документів, зменшуючи час, що витрачається на ручне створення та керування документацією, дозволяючи керівництву зосередитися на стратегічних питаннях.
Checkbox перевіряє та усуває помилки, використовуючи стандартизовані шаблони. Платформа також надає статистичні дані в реальному часі, відстежує статус затвердження, дозволяє отримувати електронні підписи та аналізувати результати створених документів. Інструмент також полегшує процес узгодження та дозволяє приймати рішення на основі даних.
Docshifter
Docshifter – це централізоване програмне забезпечення для автоматизації роботи з документами, яке допомагає керувати всіма документами на основі шаблонів та перетворювати їх у формат PDF. Інструмент є швидким, масштабованим та сумісним, а автоматизований процес усуває необхідність копіювання та вставки даних у шаблони, що економить час та зберігає цілісність даних.
Docshifter – це не лише платформа для створення документів, а й програмне забезпечення для перетворення PDF-файлів. Платформа приймає файли різних форматів, збагачує їх та конвертує у PDF. Основні функції Docshifter включають:
- Конвертація PDF-файлів у 10 разів швидше зі зниженими витратами на ліцензування та інфраструктуру.
- Інтеграція з існуючими інструментами через власні конектори або Rest API.
- Створення шаблонів у Microsoft Word для зменшення витрат.
Templafy
Templafy – інструмент для управління всією діяльністю підприємства, пов’язаною з документами. Платформа пропонує набір модулів та шаблонів, які можна використовувати для розробки рішення, що відповідає потребам вашого бізнесу.
Templafy пропонує компаніям надійний центр адміністрування для керування всіма аспектами процесу створення бізнес-документів. Він дозволяє керувати попередньо розробленими шаблонами, елементами документів, шрифтами та підписами електронної пошти. Templafy пропонує набір функцій для задоволення індивідуальних потреб бізнесу:
- Велика бібліотека корпоративних шаблонів та елементів у різних форматах.
- Розумна автоматизація для динамічного та точного створення документів.
- Автоматичне сканування документів та презентацій для перевірки відповідності правилам та пошуку застарілого контенту.
- Можливості для обміну, співпраці та отримання аналітики для оптимізації продуктивності документів.
Nintex
Nintex дозволяє автоматично створювати та обмінюватися документами, такими як контракти, замовлення на роботу та рахунки, безпосередньо з Salesforce або Office 365. Це допомагає уникнути копіювання та вставки даних, а також мінімізує помилки, забезпечуючи точність документів.
Nintex автоматизує процес створення документів, пропонуючи такі функції:
- Автоматизація створення документів без необхідності написання коду.
- Використання готових шаблонів різними мовами для створення документів у форматах Word, Excel, PowerPoint та PDF.
- Оптимізація процесу перевірки та підписання документів.
- Динамічне зв’язування даних з будь-якого джерела з шаблонами документів та хмарними рішеннями, такими як Salesforce, SharePoint та Box.
PandaDoc
PandaDoc – це програмне забезпечення для створення, надсилання та управління документами, які відповідають стандартам HIPAA, FERPA та GDPR. Інструмент пропонує безліч фірмових шаблонів та тем для прискорення створення важливих документів.
PandaDoc сприяє спрощенню процесу створення документів, одночасно гарантуючи збереження фірмового стилю. Платформа надає фірмові шаблони, спеціальні теми та інтеграцію з Canva, що дозволяє легко додавати елементи дизайну. PandaDoc також дозволяє вставляти відео, анімовані GIF-файли та інтелектуальні таблиці цін.
Docs Made Easy
Docs Made Easy, створений на базі Salesforce, дозволяє створювати надійні, складні та динамічні документи, що прискорює процес створення документів у вашій організації. Платформа дозволяє створювати презентації, звіти, пропозиції, рахунки та багато іншого, використовуючи дані з Salesforce.
Docs Made Easy підвищує продуктивність, надаючи можливість створювати ефективні документи за допомогою таких функцій:
- Синхронізація даних відділу продажів для автоматизації створення документів.
- Вилучення даних з CRM та інтеграція їх з попередньо відформатованими шаблонами.
- Швидка та проста доставка документів.
- Миттєві сповіщення про взаємодію клієнтів з вашими документами.
Formstack
Formstack – це ще один варіант для автоматизації процесу створення документів. Інструмент мінімізує вимоги до документообігу, дозволяючи створювати професійні та привабливі документи, які легко відправити будь-куди.
Завдяки зручному редактору документів з підтримкою перетягування елементів ви можете створювати різноманітні документи, такі як пропозиції, заявки та договори, за лічені хвилини. Formstack надає такі можливості:
- Додавання умовних розділів для показу або приховування контенту.
- Створення кількох документів з одного джерела даних.
- Обмін документами або завантаження їх в інші програми безпосередньо з Formstack.
- Використання готових шаблонів з бібліотеки.
SDocs
SDocs – швидке та просте програмне забезпечення, розроблене на базі Salesforce, яке забезпечує надійний захист для організацій. Платформа підвищує ефективність, зменшує кількість помилок та автоматизує процеси, пов’язані з документами.
SDocs, будучи інтегрованим рішенням для Salesforce, гарантує, що дані не залишають екосистему, що підвищує безпеку та швидкість надання послуг. Також можна налаштувати параметри видимості документів для користувачів та фільтрувати документи, які їм дозволено створювати. Платформа надає всі необхідні функції для оптимізації процесу автоматизації документообігу.
Висновок
У цій статті ми розглянули деякі з надійних інструментів для створення документів, доступних на ринку. При виборі рішення для вашої організації, необхідно проаналізувати потреби вашого бізнесу та порівняти функції, які пропонують різні платформи. Важливо, що більшість з перелічених варіантів пропонують безкоштовні пробні періоди, що дозволяє перевірити, чи відповідають вони заявленим характеристикам.