Оскільки глобальна робоча сила переходить до моделі роботи з дому, наради в конференц-залі перейшли на онлайн-додатки для відеодзвінків. Якщо ви новачок у відеоконференціях, ми тут, щоб допомогти вам!
Закрийте інші програми для найкращої продуктивності
Перш ніж почати відеоконференцію, приділіть деякий час, щоб зберегти свою роботу та закрити всі непотрібні програми. Ви особливо хочете закрити будь-які програми, які містять особисті дані або використовують занадто багато потужності ЦП.
Занадто багато відкритих програм сповільнює роботу комп’ютера під час відеодзвінка. Це пов’язано з тим, що сам дзвінок вимагає багато ресурсів, особливо якщо ви використовуєте легкий ноутбук. Якщо під час дзвінка ви чуєте, як фанати крутяться, або програма для відеоконференцій починає гальмувати, закрийте всі інші відкриті програми.
Вживайте запобіжних заходів, перш ніж ділитися своїм екраном
Якщо ви збираєтеся поділитися своїм екраном під час відеодзвінка, варто вжити додаткових заходів, щоб люди не бачили нічого приватного чи потенційно неприємного. По-перше, перейдіть у свій браузер і закрийте всі вкладки, особливо все, що ви не хотіли б бачити.
Потім увімкніть режим «Не турбувати» на комп’ютері Mac або Windows. Це гарантує, що інші випадково не побачать повідомлення з приватних розмов, коли ви ділитеся екраном.
Перевірте підключення до Інтернету
Перед дзвінком скористайтеся інструментом для перевірки швидкості, наприклад Fast.com або Speedtest.net, щоб перевірити швидкість Інтернету. Якщо ви не отримуєте достатньої швидкості, підійдіть ближче до маршрутизатора Wi-Fi або скористайтеся іншими порадами, щоб підвищити сигнал Wi-Fi. Ви також можете використовувати один з ці інструменти щоб пришвидшити підключення до Інтернету.
Виберіть яскраве місце та нейтральний фон
Найкраще здійснювати відеодзвінок у місці з достатньою кількістю природного освітлення. Таким чином ваше обличчя буде чистим. Однак, якщо у вашій кімнаті недостатньо сонячного світла, спробуйте сидіти під м’яким люмінесцентним освітленням (нічого занадто різкого).
Найкраще також вибрати місце з нейтральним фоном — нічого надто зайнятого. Якщо ви просто сидите перед стіною, це має бути добре.
Якщо ви не можете знайти відповідний фон, ви можете спробувати розмити фон у Skype. Якщо ви використовуєте Zoom, ви навіть можете переключитися на віртуальний фон.
Перевірте відео та аудіо
Перш ніж почати відеодзвінок, переконайтеся, що відео та аудіопристрої під’єднані та працюють належним чином. Більшість інструментів для відеоконференцій мають службу тестового виклику. Перегляньте меню параметрів або налаштувань у програмі для відеоконференцій.
Наприклад, у Skype ви можете перейти до розділу «Аудіо та відео» в «Налаштуваннях», щоб здійснити тестовий дзвінок.
Розташуйте камеру на рівні очей
Важливо, щоб ти розташуйте камеру на оптимальному рівні. Намагайтеся розташувати його на рівні очей, щоб не дивитися вгору чи вниз. Ви насправді не хочете, щоб ваші колеги дивилися вам у ніздрі під час важливої зустрічі.
Крім того, коли ви розмовляєте, не дивіться ні на себе, ні на вікно чату – дивіться прямо в камеру. Таким чином, інші не будуть відчувати, що ви відволікаєтеся.
Отримайте кращий мікрофон або камеру
Для випадкових дзвінків, вбудований мікрофон і камера на вашому ноутбуці повинні працювати нормально. Але якщо вашому ноутбуку кілька років, ви можете помітити, що відео навіть не таке чітке, як камера вашого смартфона.
Якщо ви збираєтеся щодня брати участь у онлайн-зустрічах, ви можете розглянути можливість покупки кращу камеру та/або гарнітуру.
Далі спробуйте використовувати навушники або навушники під час відеодзвінка. Через близькість до рота це буде звучати краще, ніж використання вбудованого мікрофона вашого ноутбука. Щоб уникнути затримок, використовуйте дротові навушники.
Організуйте заздалегідь
Якщо ви проводите зустріч, постарайтеся заздалегідь підготувати всі ваші обговорення та документи. Якщо вашим колегам потрібно побачити документ, надішліть його перед дзвінком і переконайтеся, що всі мають доступ до всіх необхідних даних до відеозустрічі.
Таким чином, вам не доведеться витрачати перші кілька хвилин розмови на очікування, поки всі підуть на швидкість.
Одягніться належним чином
Те, що ви працюєте вдома, не означає, що ви можете відвідувати збори в піжамі. Звісно, не варто переборщувати з повноцінним костюмом-трійкою. Знайдіть золоту середину і одягайтеся діловий повсякденний або формальний, або будь-який інший дрес-код на вашому робочому місці.
Так, штани необов’язкові, але навіщо ризикувати? Якщо ви забудете вимкнути камеру, перш ніж встати, це може бути катастрофічним.
Вимкніть звук, коли не розмовляєте
Коли ви перебуваєте вдома на відеозустрічі з великою кількістю учасників, найкраще триматися без звуку більшу частину часу. Вмикайте звук лише тоді, коли вам потрібно говорити.
Це усуває будь-який фоновий шум на вашому кінці. Крім того, якщо хтось увійде в кімнату і почне говорити під час розмови (це цілком реальна можливість, оскільки ви вдома), вам не доведеться поспішати, щоб знайти кнопку вимкнення звуку.
Зосередьтеся так, ніби ви відвідуєте його особисто
Хоча це спокусливо використовувати час відеоконференцій, щоб переглянути папку “Вхідні” або читати статті, вам, ймовірно, не варто цього робити. Намагайтеся звернути увагу, коли хтось говорить, і не дивіться на камеру.
В основному, ставтеся до цього так само, як і до зустрічі в реальному житті. Ви б переглядали котячі меми на Reddit, якби зараз були в конференц-залі? Якщо ні, то також не робіть цього під час відеодзвінка.
Якщо ви щось набираєте або дивитесь, ваші колеги зможуть сказати, що ви не звертаєте уваги.
Намагайтеся тримати подалі домашніх тварин і дітей, але не напружуйтеся
Якщо у вас є діти або домашні тварини, краще попросити когось подбати про них під час відеодзвінка. Якщо поруч немає нікого, хто б за ними спостерігав, спробуйте залучити їх до заняття, яке їм подобається, як-от перегляд мультфільмів.
Навіть якщо ви зробите ці кроки, ваші діти все одно можуть увірватися в кімнату, але не перенапружуйтеся через це. Враховуючи нинішню ситуацію, всі мають бути з розумінням.
Якщо це станеться, просто ввічливо запитайте своїх колег, чи можете ви відійти на мить, і вони напевно зрозуміють.
Якщо ви новачок у повній роботі з дому, подивіться деякі поради та рекомендації покращити досвід.