З огляду на те, що все більше працівників переходять на віддалений формат, традиційні зустрічі в переговорних кімнатах трансформувалися в онлайн-відеоконференції. Якщо ви вперше зіткнулися з відеодзвінками, ми готові допомогти вам освоїти цей інструмент!
Завершіть роботу інших програм для оптимальної продуктивності
Перш ніж розпочати відеоконференцію, знайдіть час, щоб зберегти всі свої напрацювання та закрити зайві програми. Особливо важливо закрити програми, які містять персональні дані або споживають значну кількість ресурсів процесора.
Велика кількість відкритих програм уповільнює роботу комп’ютера під час відеодзвінка. Це пов’язано з тим, що сам відеозв’язок є ресурсомістким процесом, особливо на ноутбуках з невеликою потужністю. Якщо під час дзвінка ви чуєте, як інтенсивно працює вентилятор, або програма для відеоконференцій починає зависати, негайно закрийте всі інші відкриті додатки.
Забезпечте конфіденційність перед демонстрацією екрана
Якщо ви плануєте ділитися своїм екраном під час відеодзвінка, варто подбати про додаткові заходи безпеки, щоб ніхто не побачив нічого особистого чи небажаного. Спочатку, перейдіть у свій браузер та закрийте всі непотрібні вкладки, особливо ті, які ви б не хотіли демонструвати іншим.
Потім, увімкніть режим “Не турбувати” на вашому комп’ютері, незалежно від того, чи використовуєте ви Mac або Windows. Це гарантує, що під час демонстрації екрана інші випадково не побачать сповіщення з приватних чатів.
Перевірте якість інтернет-з’єднання
Перед дзвінком, скористайтеся сервісом для перевірки швидкості інтернет-з’єднання, наприклад Fast.com або Speedtest.net. Якщо швидкість недостатня, підійдіть ближче до Wi-Fi роутера або скористайтеся іншими порадами для покращення сигналу Wi-Fi. Також, ви можете використовувати спеціальні інструменти для прискорення інтернет-з’єднання.
Оберіть добре освітлене місце та нейтральний фон
Найкраще проводити відеодзвінок у приміщенні з достатньою кількістю природного освітлення. Це забезпечить чітке зображення вашого обличчя. Якщо в кімнаті недостатньо сонячного світла, спробуйте розташуватися під м’яким штучним освітленням (уникайте різкого світла).
Також, оберіть місце з нейтральним фоном, без зайвих деталей. Звичайна стіна за вами буде ідеальним варіантом.
Якщо вам важко знайти підходящий фон, спробуйте скористатися функцією розмиття фону в Skype. А користувачі Zoom можуть навіть використовувати віртуальний фон.
Протестуйте відео та аудіо
Перед початком відеодзвінка переконайтеся, що ваші відео та аудіо пристрої підключені та працюють належним чином. Більшість платформ для відеоконференцій мають функцію тестового дзвінка. Перегляньте меню параметрів або налаштувань у вашій програмі.
Наприклад, в Skype, ви можете перейти до розділу “Аудіо та відео” в “Налаштуваннях”, щоб здійснити тестовий дзвінок.
Розташуйте камеру на рівні очей
Дуже важливо правильно розташувати камеру. Постарайтеся розмістити її на рівні очей, щоб вам не доводилося дивитися вгору або вниз. Ваші колеги навряд чи захочуть бачити ваш ніс під час важливої зустрічі.
Крім того, під час розмови, не дивіться на своє зображення або в чат – дивіться прямо в камеру. Так, ваші співрозмовники не відчуватимуть, що ви відволікаєтесь.
Подумайте про якісний мікрофон або камеру
Для звичайних дзвінків, вбудованого мікрофона та камери вашого ноутбука має бути достатньо. Але якщо ваш ноутбук вже не новий, якість відео може поступатися якості камери вашого смартфона.
Якщо ви щодня берете участь в онлайн-зустрічах, варто розглянути можливість придбання кращої веб-камери та/або гарнітури.
Також, спробуйте використовувати навушники під час відеодзвінка. Завдяки близькості до рота, звук буде кращим, ніж при використанні вбудованого мікрофона вашого ноутбука. Щоб уникнути затримок, краще використовувати дротові навушники.
Плануйте зустрічі заздалегідь
Якщо ви є організатором зустрічі, підготуйте всі необхідні матеріали та документи заздалегідь. Якщо вашим колегам потрібно переглянути документ, надішліть його до початку дзвінка та переконайтеся, що всі мають доступ до потрібних даних до відеозустрічі.
Таким чином, вам не доведеться витрачати перші хвилини розмови на очікування, поки всі ознайомляться з матеріалами.
Одягайтеся належним чином
Той факт, що ви працюєте вдома, не означає, що можна відвідувати зустрічі в піжамі. Звісно, не потрібно одягатися у строгий костюм-трійку. Знайдіть золоту середину і одягайтеся у діловому повсякденному або діловому формальному стилі, або дотримуйтесь дрес-коду, прийнятого у вашій компанії.
Так, штани не є обов’язковими, але навіщо ризикувати? Якщо ви забудете вимкнути камеру перед тим, як встати, це може виявитися неприємним сюрпризом.
Вимкніть звук, коли не говорите
Під час відеозустрічі вдома з великою кількістю учасників, краще тримати мікрофон вимкненим більшу частину часу. Вмикайте звук лише тоді, коли потрібно щось сказати.
Це усуває будь-який фоновий шум з вашого боку. Крім того, якщо хтось зайде в кімнату і почне розмову (а це цілком реально, оскільки ви вдома), вам не доведеться судорожно шукати кнопку вимкнення звуку.
Зосередьтеся, ніби ви на особистій зустрічі
Хоча може бути спокуса скористатися часом відеоконференцій, щоб перевірити пошту або почитати статті, краще цього не робити. Звертайте увагу на того, хто говорить, та не дивіться вбік від камери.
Ставтеся до цього так само, як до зустрічі у реальному житті. Ви б переглядали меми з котиками на Reddit, якби були зараз у переговорній кімнаті? Якщо ні, то не робіть цього і під час відеодзвінка.
Якщо ви друкуєте або переглядаєте щось інше, ваші колеги відразу зрозуміють, що ви неуважні.
Спробуйте обмежити присутність домашніх тварин і дітей, але не переймайтеся
Якщо у вас є діти або домашні тварини, краще попросити когось наглянути за ними під час відеодзвінка. Якщо поруч нікого немає, спробуйте зайняти їх чимось цікавим, наприклад, мультфільмами.
Навіть якщо ви вживете цих заходів, ваші діти все одно можуть раптово забігти в кімнату, але не хвилюйтеся занадто. Враховуючи поточні обставини, усі повинні ставитися до цього з розумінням.
Якщо це трапиться, просто ввічливо запитайте своїх колег, чи можна відійти на хвилину, вони, напевне, все зрозуміють.
Якщо ви тільки починаєте працювати вдома, ознайомтеся з порадами та рекомендаціями, щоб покращити свій досвід.