Програмне забезпечення та електронна пошта — це потужний дует, який революціонізував діяльність компаній, підштовхнувши їх до більш інтегрованих, ефективних і спрощених процесів.
Потужність простої, але ефективної скриньки вхідних повідомлень електронної пошти неймовірна, і вона визначає якість підтримки клієнтів. Однак, коли одна папка «Вхідні» використовується кількома людьми для читання, керування, відповідей і видалення розмов клієнтів, ситуація може легко вийти з-під контролю.
Таким чином, командні інструменти керування електронною поштою стали вирішальною умовою для успішного обслуговування клієнтів електронною поштою.
У цій статті наведено деякі з найкращих інструментів папки “Вхідні”, які допоможуть вам максимально ефективно використовувати папки “Вхідні” вашої команди та не завантажувати їх.
Почнемо з короткого обговорення спільних вхідних повідомлень.
Що таке спільна папка “Вхідні” та як вона працює?
Кілька користувачів використовують спільну скриньку вхідних повідомлень електронної пошти, щоб перевіряти вхідні листи та відповідати на них, а також керувати розмовами з клієнтами. Ви можете використовувати їх для спільного календаря, що дозволить вашим командам планувати та переглядати робочі зміни чи відпустку, а також підтримку клієнтів.
На відміну від традиційної корпоративної електронної пошти, спільна папка “Вхідні” не має ідентифікатора користувача та пароля. Таким чином, ви не можете ввійти в них напряму і потрібен дозвіл доступу, наданий адміністратором. Цей дозвіл може бути різним, наприклад «Повний доступ» або «Надіслати як». Отримавши доступ, ви зможете ввійти у свою приватну папку “Вхідні” та отримати доступ до папки “Вхідні” команди. Доступ також може відрізнятися в різних постачальників програмного забезпечення.
Нижче наведено три типові дозволи доступу:
- Повний доступ – Ви можете увійти до спільної папки “Вхідні” та бути її власником.
- Надіслати як – ви можете видати себе за папку “Вхідні” та надсилати електронні листи.
- Надіслати від імені – ви можете надіслати електронний лист від імені спільної папки “Вхідні”.
Навіщо вам потрібна програма для спільної папки вхідних повідомлень?
Коли у вас невелика команда, кількість людей, які мають доступ до вашої скриньки підтримки, невелика, і плутанини немає. Черги пересилання не надто великі, і ймовірність того, що електронний лист залишиться непоміченим протягом кількох днів, незначна.
Однак у міру того, як ваш бізнес зростає, непорозуміння стає нестримним, і люди, як правило, не помічають електронних листів, які, на їхню думку, можуть обробляти інші. Забуті розмови, недоречні електронні листи та дублікати відповідей є одними з головних проблемних моментів у таких випадках. Агенти служби підтримки також соромляться працювати, думаючи, що вони можуть дозволити іншим відповісти на це конкретне повідомлення або почекати, поки інші наздоженуть.
Серед інших проблем:
- Ролі та обов’язки: немає правил щодо того, «хто» працює над «якою» електронною поштою
- Розсіяна власність: усі думають, що хтось інший відповість
- Відсутність видимості речей: відсутність відповідних даних про кожного агента служби підтримки та їх продуктивність
Отже, програмне забезпечення спільної скриньки!
Функції програмного забезпечення для спільної папки “Вхідні”.
Ось чудові особливості використання спільної папки “Вхідні”, які допоможуть вам прийняти краще рішення:
Керування електронною поштою команди
Програмне забезпечення для спільної папки “Вхідні” пропонує легке керування адресами електронної пошти служби підтримки, наприклад [email protected], [email protected], [email protected]тощо. Це також покращує прозорість, оскільки вам не потрібно перемикатися між екранами або входити в кілька облікових записів, щоб відповісти на електронні листи.
Крім того, у вас є централізований перегляд усіх важливих вхідних повідомлень, що дозволяє швидко й ефективно відповідати на запити. Ви також можете призначати ролі, уникати залишених електронних листів і утримуватися від надсилання дублікатів відповідей.
Внутрішня дискусія
Важливою особливістю програмного забезпечення для спільної скриньки вхідних повідомлень є внутрішня система обговорень або «нотаток», яка дозволяє ділитися важливою інформацією про електронну пошту у формі приміток або коментарів. Це дозволяє персоналізувати електронні листи в спільній папці “Вхідні”, економить час на контекстний пошук і підвищує ефективність.
Отже, усі користувачі можуть спілкуватися один з одним за допомогою внутрішніх нотаток без необхідності пересилати електронні листи туди-сюди.
Уникайте зіткнень агентів і плутанини в папці “Вхідні”.
Конфлікт агентів виникає, коли два члени команди відповідають на той самий запит клієнта та пропонують різне рішення. Це впливає на довіру до вашої системи підтримки. Спільне програмне забезпечення для керування електронною поштою дає змогу уникнути цієї плутанини, автоматично перетворюючи вхідні електронні листи на запити підтримки, призначені різним агентам за допомогою правил маршрутизації. Це призначення також може бути ручним.
Автоматичні відповіді та шаблони
Більшість інструментів спільної папки “Вхідні” пропонують готові відповіді та шаблони. Ви можете використовувати їх, щоб пропонувати швидкі відповіді та вирішувати подібні запити. Ці автоматичні відповіді та стандартні відповіді підвищують послідовність і миттєво дозволяють членам вашої команди миттєво вирішувати типові проблеми клієнтів.
Нижче наведено список найкращих інструментів папки “Вхідні”, які пропонують чудові функції керування груповою електронною поштою.
Давайте швидко вивчимо їх. 😎
Довідкова служба ProProfs
Довідкова служба ProProfs це розумне та ефективне хмарне програмне забезпечення з потужною функцією спільної папки вхідних повідомлень, яка дає змогу легко керувати потребами підтримки. Він пропонує спільний простір для всіх скриньок підтримки, наприклад [email protected], [email protected], [email protected], [email protected]і [email protected]і т.д.
Він оснащений простим інтерфейсом користувача, схожим на Gmail, який дозволяє відстежувати кількість заявок, призначених агенту, відстежувати їх ефективність протягом певного періоду часу та пропонувати цілодобову підтримку з будь-якого пристрою.
особливості
- Командна співпраця для швидшого вирішення запитів
- Простий і зручний інтерфейс користувача
- Відстеження та моніторинг агента
- 24X7, будь-коли, будь-де, доступ
Freshdesk
Freshdesk — одне з найкращих програм для керування електронною поштою команди, яке пропонує багато чудових функцій, наприклад автоматичне перетворення вхідних електронних листів у заявки, які можна розставляти за пріоритетністю, позначати тегами та спеціально призначати. Існує внутрішня співпраця, і ви також можете мінімізувати кількість відповідей, надісланих вашими агентами, оптимізувавши функції.
Freshdesk також пропонує виявлення колізій агентів та інтеграцію додатків для розширення можливостей ваших спільних папок вхідних повідомлень і систем служби підтримки.
особливості
- Фільтри релевантності
- Групові квитки з бірками
- Автоматизуйте буденні та повторювані відповіді
- Перегляд заявок і вхідних електронних листів у реальному часі
DragApp
DragApp це інше програмне забезпечення для керування електронною поштою команди, яке знаходиться у вашій приватній скриньці вхідних повідомлень Gmail і дозволяє вам отримувати, керувати, призначати та відповідати на вхідні спільні електронні листи. Ви можете ділитися груповими електронними адресами, наприклад “[email protected]”, “[email protected]», тощо, і автоматизуйте свої робочі процеси за допомогою правил.
Це дозволяє організовувати вхідні електронні листи у візуальних дошках і полегшує внутрішню співпрацю через внутрішні чати, нотатки та спільні чернетки. Ви можете легко призначати електронні листи та контролювати, який агент над якою розмовою працює. Крім того, він пропонує фантастичну функцію створення звітів для детального аналізу даних клієнтів і співробітників.
Поштовий потік
Поштовий потік це універсальна папка «Вхідні» для команд, яка пропонує гнучкі робочі простори. Інструмент дозволяє легко ділитися електронною поштою без необхідності пересилання електронної пошти чи копії для користувачів. Користувачі можуть вибрати внутрішні обговорення, не надсилаючи внутрішні потоки клієнтам.
Електронні листи клієнтів синхронізуватимуться безпосередньо з командою, що полегшить адаптацію для кожної команди, наприклад служби підтримки, найму, продажів, менеджера проекту та розробників.
особливості
- Легка командна співпраця
- Менеджери електронної пошти
- Легке відстеження та моніторинг електронної пошти
HubSpot
Hubspot є одним із провідних інструментів спільної папки вхідних повідомлень, який дозволяє підключати всі адреси електронної пошти вашої команди до центральної або універсальної скриньки для ефективної роботи та інтелектуальної співпраці. Ви також можете підключити спільні адреси електронної пошти до Hubspot Вхідні розмови, щоб мати універсальний перегляд електронних листів у всіх відділах і не пропускати жодного листа.
Він постачається з правилами маршрутизації та інструментами для підвищення продуктивності, що забезпечує ефективне призначення квитків і полегшує подальші дії.
особливості
- брендинг
- Універсальна скринька для цілісного перегляду електронної пошти в усіх відділах
- Чат-боти для автоматичних відповідей
- Живий чат і обмін повідомленнями в соціальних мережах.
Каяко
Каяко пропонує потужний інструмент для ефективного та легкого керування вашими спільними електронними листами. Він пропонує спеціальні перегляди всіх ваших розмов і дозволяє позначати їх тегами для подальшого використання та швидкої обробки. Ви можете автоматично направляти складні запити експертам із підтримки та мінімізувати час відповіді на термінові запити.
особливості
- Макроси та стандартні відповіді
- Аналітика для аналізу показників відповідей
- Управління багатоканальним спілкуванням
- Кілька сторонніх інтеграцій
Приватні нотатки дозволяють вашим агентам співпрацювати всередині, уникаючи конфліктів відповідей і плутанини в папці “Вхідні”. Ви також можете отримати універсальний огляд усіх дій клієнтів.
Допоможіть Скауту
The Допоможіть Скауту дозволяє ефективно отримувати, вирішувати, керувати та призначати спільні електронні листи, водночас зберігаючи плутанину. Ви можете організувати всі запити на підтримку в одну чергу або створити окремі поштові скриньки для різних брендів, відділів і спільних адрес електронної пошти. Це полегшує внутрішню співпрацю за допомогою особистих нотаток, тегів і збережених відповідей. Ви можете швидко перемикатися між розмовами в чаті та електронною поштою, щоб переглядати всі нові вхідні запити в режимі реального часу.
Інші функції включають розширений пошук, швидкий перегляд, сповіщення та оцінки задоволеності, індикатори в реальному часі для виявлення зіткнень, спеціальну папку, масові відповіді, автоматизацію робочого процесу тощо.
HappyFox
HappyFox дозволяє постійно тримати ваші спільні вхідні скриньки безладними та впорядкованими без втрати ефективності та відстеження вхідних електронних листів. Він пропонує швидку міграцію групових скриньок «Вхідні», як-от спільна папка «Вхідні» Gmail і Outlook тощо, у службу підтримки HappyFox і дозволяє використовувати її функції для розширених функцій підтримки.
особливості
- «Завдання» та «терміни виконання», щоб бути організованими.
- Додавання абонентів квитків
- Сповіщення про зіткнення
- Розумні правила та стандартні дії
Однією з відмінних рис є те, що він працює для всіх відділів, таких як «[email protected]”, “[email protected]”, “[email protected]”, і “[email protected]» тощо. Ви можете розподілити робоче навантаження за своїм бажанням, використовуючи функцію «Категорії» та створюючи черги ваших спільних потоків вхідних повідомлень, щоб упорядковано їх вирішувати.
Hiver
Hiver це унікальне програмне забезпечення для спільної папки вхідних повідомлень, яке дозволяє вашій команді співпрацювати в Gmail і забезпечувати фантастичну взаємодію з клієнтами. Інформаційна панель спільної папки “Вхідні” розташована прямо у вашій особистій пошті Gmail і дозволяє делегувати вхідні запити одним клацанням миші. Ви можете писати приватні нотатки та миттєво ділитися ними зі своєю командою для безперебійної співпраці.
особливості
- Право власності та статус електронної пошти
- Миттєва внутрішня співпраця з особистої скриньки Gmail
- Автоматизовані робочі процеси та опитування задоволеності клієнтів
- Статистична інформація про порушення SLA та розподіл робочого навантаження
Ви також можете відстежувати ключові показники та продуктивність агента на одній інформаційній панелі. Hiver також пропонує шаблони електронної пошти для швидшої доставки відповідей. Це дозволяє також перетворити ваш обліковий запис Gmail на службу підтримки. Ви також можете перейти на Gmail на базі Hiver для легкого переходу.
Канавка
GrooveHQ є одним із найкращих інструментів папки “Вхідні” для компаній, які зараз масштабуються та шукають легкий перехід. Це допоможе вам легко відстежувати все та керувати всією спільною папкою “Вхідні”. Усі вхідні повідомлення клієнтів, такі як електронні листи, чати, повідомлення в соціальних мережах, телефонні розмови тощо, збираються в одному місці.
Ви можете призначити заявки певним членам команди, співпрацювати над приватними нотатками, залучати членів команди до циклу за допомогою «@mentions» і вирішувати виявлення зіткнень. Його чудові функції звітування та відстеження дозволяють максимально ефективно використовувати ваші ресурси.
SupportBee
SupportBee це ефективний інструмент для співпраці електронною поштою зі знайомим інтерфейсом електронної пошти та пропонує бездоганні функції співпраці. Ви можете призначати квитки певним агентам або конкретним командам, коментувати їх і обговорювати їх за потреби. Ваші агенти можуть поділитися проектами відповідей, щоб переглянути їх перед тим, як надіслати клієнту.
SupportBee може похвалитися блискавичним імпортом вхідних електронних листів і має функцію автоматичного оновлення, яка не потребує оновлення вручну. Є три категорії заявок – без відповіді та в архіві. Таким чином, ви можете миттєво побачити квитки, які потребують негайної уваги, і вирішити їх у пріоритетному порядку.
SharedBox
SharedBox це програма довідкової служби та спільна скринька вхідних повідомлень, створена на основі Slack, яка дозволяє вам керувати спілкуванням із клієнтами та пропонувати підтримку безпосередньо з панелі інструментів Slack. Ви можете отримувати повідомлення, твіти та електронні листи в Slack, а також співпрацювати над спільними обліковими записами електронної пошти та Twitter.
Кожен обліковий запис має сайт підтримки, де ваші користувачі можуть керувати повідомленнями клієнтів і відповідати на них. Ви також можете додати кілька електронних адрес.
Спільні інструменти папки “Вхідні”: настав час зробити електронну пошту більш спільною
Інструменти для спільної папки вхідних повідомлень, надані тут, роблять набагато більше, ніж просто керування скриньками підтримки. Вони економлять час, підвищують задоволеність клієнтів і підвищують продуктивність вашої команди обслуговування клієнтів. Крім того, вони допомагають вам розвивати прозору та підзвітну організаційну культуру та полегшують видимість усієї системи.
Ви можете створювати правила маршрутизації, зберігати відповіді для служби підтримки, перевести процес створення потенційних клієнтів на автопілот, створивши чат-бота, і додати більше контексту до ваших розмов.
Отже, інвестуйте в будь-який із цих інструментів і дайте своєму бізнесу правильний старт!