Управління юридичними питаннями підприємства: що це та як працює?
Система управління юридичними питаннями підприємства (Enterprise Legal Management, ELM) забезпечує високу продуктивність, прозорість, підзвітність, ефективність та прогнозованість роботи внутрішніх юридичних команд великих компаній. Це стосується всіх аспектів вирішення правових питань.
Популярність рішень ELM неухильно зростає з 1990-х років. Прогнозується, що до 2028 року загальна ринкова вартість цього сегмента перевищить 1 мільярд доларів США. ELM має важливе значення для юридичних практик на корпоративному рівні, де компанії самостійно управляють своїми консультантами для вирішення юридичних задач.
У цих системах застосовуються передові програмні технології, бази даних та методи виявлення електронних документів. Враховуючи, що на кону стоять мільярдні судові процеси, компаніям потрібні найсучасніші юридичні кадри та інструменти.
Якщо ви є представником корпоративного бізнесу, який прагне знайти оптимальне програмне забезпечення ELM для своєї організації, ви звернулися за правильною адресою. Крім того, якщо ваша команда складається з юристів та експертів з розробки програмного забезпечення, які планують створити новий потужний інструмент ELM, ми надамо вам натхнення, представивши кілька передових рішень у цій сфері.
Що таке управління юридичними питаннями підприємства (ELM)?
Великі корпорації мають власні юридичні відділи. Управління юридичними питаннями підприємства (ELM) – це сфера діяльності, що охоплює контроль за адмініструванням, діяльністю, стратегіями, відповідальністю та функціонуванням таких корпоративних юридичних підрозділів.
ELM є складовою корпоративного управління та включає в себе широкий спектр завдань, таких як управління витратами на юридичні послуги, юридичний електронний білінг, корпоративне бюджетування, управління інтелектуальною власністю, контроль за цінними паперами, нагляд за дотриманням фінансових процедур тощо.
Сучасні технології розробки програмного забезпечення дозволили створити надійні програми, здатні забезпечити комплексну підтримку всіх юридичних аспектів діяльності організації корпоративного рівня. Розглянемо кілька завдань, які входять до сфери ELM:
- Поглинання та злиття
- Вирішення спорів та судові процеси
- Ліцензування продукту, послуги, бізнесу або інтелектуальної власності
- Управління товарними знаками
- Дотримання правових норм та управління ними
- Нерухомість, судові справи, трудові відносини, підбір персоналу тощо
До появи спеціалізованих додатків ELM компанії використовували окремі інструменти для виконання кожного з цих завдань, а потім збирали дані в єдиному місці для звітності та прийняття рішень. Завдяки рішенням для юридичних відділів, зацікавлені сторони та керівники компаній можуть отримувати доступ до всієї необхідної інформації з єдиного захищеного програмного забезпечення в будь-якому місці та в будь-який час.
Які виклики вирішують рішення ELM?
1. Управління юридичними справами, включаючи деталі справ, документацію, інвентаризацію та статус судових процесів, може бути складним завданням без спеціалізованої програми. ELM робить цей процес простішим та економічно ефективнішим.
2. Контроль юридичних витрат вимагає від компанії створення окремого відділу для відстеження витрат на юридичних консультантів, витрат на зовнішніх юридичних консультантів, обліку робочого часу, виставлення рахунків тощо. Однак впровадження корпоративної програми для управління юридичними питаннями дозволяє скоротити витрати на утримання такого відділу.
3. Якщо помічнику юриста потрібно кілька днів для підготовки звіту для інвесторів, то програма ELM виконає цю роботу за лічені хвилини. Система також може отримувати дані зі сторонніх програм, таких як Power BI, Tableau, Excel, ODATA тощо.
4. Керування та зберігання юридичних документів, шаблонів, контрактів, підписів тощо є непростим завданням. Однак сучасні інструменти ELM спрощують цей процес за допомогою оцифрування, онлайн-перегляду, електронних підписів, онлайн-затвердження та аналізу з використанням штучного інтелекту (ШІ).
5. Юридична практика значною мірою залежить від попередніх посилань на справи та досліджень юридичної літератури. ELM дозволяє автоматизувати та вдосконалювати дослідження за допомогою шаблонів, контрольних списків, найкращих практик, бібліотек пунктів, прогнозування результатів судових справ тощо.
6. ELM також має інструменти для контролю відповідності, моніторингу та управління корпоративним кодексом поведінки. Це дозволяє легко встановлювати основні правила, не вкладаючи значних коштів у розробку політики. Екологічні, управлінські, соціальні, етичні, конфіденційні та корпоративні норми доступні в одній централізованій програмі.
7. Однією з найскладніших проблем для підприємств є належне оформлення та захист патентів, торгових марок, авторських прав, винаходів, нових ідей тощо. Інструменти ELM допомагають в фіксації ідей, дослідженнях, підготовці патентних заявок на інтелектуальну власність, ліцензуванні та витребуванні роялті.
Нижче наведено кілька популярних інструментів ELM, які можуть бути корисними для юридичної команди вашого підприємства:
Plexus Gateway
Plexus Gateway – це просте рішення ELM, розроблене для покращення управління ризиками в різних організаціях та групах вашого бізнесу на рівні підприємства. Інструмент використовує різні технології автоматизації для перетворення ручних адміністративних та юридичних процесів на повністю автоматизовані.
Інструмент ELM має три основні модулі: управління контрактами, автоматизація контрактів та управління матеріалами. Крім цих основних функцій, є також додаткові можливості:
- Інтеграція з DocuSign
- Надання доступу до інструменту необмеженій кількості співробітників
- Автоматизовані та оцифровані внутрішні робочі процеси затвердження
- Безпечна співпраця із зовнішніми сторонами
- Детальна аналітика даних за кілька кліків
Ваша внутрішня команда, що відповідає за ризики, комплаєнс та юристи, може зменшити адміністративне навантаження та зосередитися на важливіших завданнях, таких як прискорення виконання вказівок щодо ризиків та дотримання всіх норм комплаєнсу.
doeLEGAL
doeLEGAL – це провідний постачальник послуг ELM, рішень для eDiscovery, підтримки судових процесів, інноваційного програмного забезпечення для бізнесу та інструментів управління інтелектуальною власністю. Ascent ELM – це торгова марка, під якою doeLEGAL пропонує рішення для юридичних відділів на рівні підприємства.
Система пропонує безліч функцій ELM, таких як:
- Оцифроване управління юридичними справами, доступне для всіх авторизованих користувачів
- Автоматизація процесу виставлення юридичних рахунків за допомогою таких систем, як Уніфікована система управління на основі завдань (UTBMS) та Законний стандарт електронного обміну даними (LEDES)
- Управління юридичним утриманням за допомогою розкладів, електронних листів, сповіщень та повідомлень зберігачам
Основна мета Ascent ELM – спрощення юридичних операцій підприємства та зниження витрат для збільшення прибутку вашого бізнесу.
Checkbox
Якщо вашій внутрішній юридичній команді потрібні інструменти для оптимізації та автоматизації юридичних процесів, спробуйте Checkbox. Це інструмент для створення робочих процесів, що не потребує кодування, який використовує принцип “перетягування” елементів. Він розроблений спеціально для юридичних процесів. Це значно підвищує продуктивність та ефективність роботи вашого юридичного відділу.
Програми, які поставляються “з коробки” та готові до використання:
- Інтуїтивно зрозумілий інструмент самообслуговування для створення документів
- Повна автоматизація робочих процесів для юридичних документів та контрактів
- Автоматизовані онлайн-форми для збору даних від багатьох співробітників
- Автоматизація прийняття рішень шляхом оцифрування експертних процесів та знань
- Програма управління даними для запису та оновлення файлів
Крім того, ви можете створювати цільові додатки для судових справ, управління ризиками та задач із забезпечення відповідності. Вам не потрібно мати знання з програмування або витрачати час на навчання ІТ-персоналу.
Outlaw
Чи часто ви стикаєтеся з затримками при укладанні контрактів? Спробуйте Outlaw! Його високоякісний інструмент управління життєвим циклом контракту (CLM) дозволяє легко розробляти ефективніші процеси укладання угод. Крім того, ви зможете швидко завершувати угоди або юридичні контракти.
Він оснащений такими розширеними функціями, як автоматизовані робочі процеси для юридичних контрактів, динамічне створення шаблонів та вбудоване редагування. З Outlaw вам не потрібно чекати тижнями, щоб запустити новий контракт. Це питання декількох годин.
Його власна система створення контрактів дозволяє встановлювати шаблони умовної логіки без написання коду. Механізм розробки також підтримує пошук контрактів з використанням штучного інтелекту, роботу зі сторонніми документами, автоматичну адаптацію робочого процесу та відстеження контрактних документів.
Крім того, ви можете інтегрувати інструмент з більшістю бізнес-додатків, таких як Hubspot, Salesforce, Microsoft 365, SharePoint, QuickBooks, Adobe Sign, Slack тощо.
SimpleLegal
SimpleLegal – це інтелектуальна, інтуїтивно зрозуміла, масштабована та проста в управлінні хмарна програма для контролю всіх аспектів юридичного управління підприємством.
Основними системами SimpleLegal є:
- Модуль електронних рахунків для повного візуального огляду всіх фінансових показників, відстеження юридичних витрат та прогнозування майбутніх потреб.
- Справи є основою цього інструменту, тому він має спеціальний модуль управління справами для відстеження всіх зовнішніх та внутрішніх юридичних питань.
- Інструмент управління постачальниками для нагляду за зовнішніми постачальниками та підвищення їх продуктивності, з дотриманням політики конфіденційності даних.
- Надійний інструмент звітності та аналітики, що пропонує інформаційні панелі та рекомендації для стратегічних дій.
SimpleLegal є одним з найпопулярніших рішень серед багатьох юридичних відділів.
Bodhala
Якщо ви витрачаєте багато коштів на зовнішніх юридичних консультантів, що негативно впливає на прибуток компанії, спробуйте Bodhala. Він використовує технології машинного навчання (ML), штучного інтелекту та аналізу ринку, щоб допомогти команді корпоративних юристів та зацікавленим сторонам компанії приймати кращі рішення та економити кошти.
Наприклад, ви можете скористатися рішеннями для порівняльного аналізу, які надають детальний аналіз витрат для різних зовнішніх юридичних фірм, залучених до конкретного судового процесу. Крім того, модуль порівняльної аналітики надає дані про робочий час, вартість, персонал, документацію та завдання для конкретних юридичних питань.
Ironclad
Ironclad – це хмарний інструмент, який допомагає компаніям автоматизувати, створювати та керувати процесами, пов’язаними з угодами та контрактами. Він має платформу самообслуговування для бізнесменів та юристів, що дозволяє їм легко створювати шаблони та швидко укладати контракти.
Основними функціями є попередній перегляд змін, контрольний журнал, записи контрактів з можливістю пошуку, автоматичні підписи та механізм робочого процесу контрактів. Це дає змогу компаніям на корпоративному рівні анонімно перевіряти юридичні угоди та контракти.
Крім того, зовнішні та внутрішні сторони можуть спільно працювати над контрактами для затвердження та досліджувати журнали аудиту, щоб відстежувати помилки та інші неточності. Інструмент має інтеграції для Dropbox, DocuSign, HelloSign, Google Drive, Adobe Sign, Egnyte для отримання та відправки метаданих.
LawVu
Якщо ви шукаєте ефективне робоче місце для ELM, то LawVu є популярним вибором. Робочий простір LawVu функціонує як єдине джерело інформації для всіх юридичних процесів, з централізованим набором правових інструментів. Інструменти включають системи продуктивності та співпраці, розроблені спеціально для внутрішніх юридичних радників на рівні підприємства.
Це захищене, зашифроване та постійно підключене хмарне програмне забезпечення дозволяє юридичним експертам керувати юридичними контрактами, витратами, судовими справами, звітами даних та базами знань.
Ви також можете інтегрувати цей інструмент зі сторонніми програмами для обміну даними, такими як Workshare, Slack, Okta, Microsoft 365, Teams, DocuSign, Gmail тощо.
BRYTER
BRYTER допомагає суттєво змінити робочі процеси корпоративних юридичних послуг, перетворюючи їх на самообслуговування.
Це ідеальне рішення для адаптації інструменту судових процесів до потреб вашого бізнесу з самого початку. Таким чином, ви заощаджуєте час на технічну підтримку.
BRYTER використовує підхід на основі інструментарію для спрощення правового управління підприємством, з такими основними функціями, як автоматичні юридичні робочі процеси, автоматичне затвердження документів, безпека корпоративного рівня, інтеграція через API та аналітика даних.
Brightflag
Brightflag – це рішення ELM та юридичного відділу на основі штучного інтелекту, яке полегшує всі юридичні операції. Незалежно від того, чи йдеться про бюджет, запити на обслуговування або прогнозування, ця хмарна програма дозволяє внутрішнім юридичним відділам відстежувати та реєструвати всі юридичні питання.
Крім того, система дозволяє контролювати та керувати юридичними витратами в єдиному інтерфейсі. Вона використовує штучний інтелект, який постійно розвивається, для аналізу юридичних документів, свідчень під присягою, форм тощо.
Mitratech
Mitratech розпочинала свою діяльність як локальна система правового управління кілька років тому. У 2002 році компанія почала пропонувати повний спектр інструментів для правового управління для підприємств середнього та корпоративного рівня.
Це багатофункціональний інструмент, з наступними основними можливостями:
- Управління життєвим циклом контракту (юридичного та неюридичного).
- Управління юридичними справами
- Автоматизація юридичного документообігу
- Управління витратами
- Корпоративний правовий огляд
Це комплексний інструмент правового управління, розроблений для задоволення індивідуальних юридичних потреб вашого бізнесу. Чотири програмні модулі: Collaborati, TAP Workflow Automation, TeamConnect та Acuity ELM формують повне рішення ELM.
ContractPodAi
ContractPodAi – це онлайн-додаток, який забезпечує корпоративним користувачам повну видимість, контроль та управління всіма юридичними процесами підприємства. Це універсальне рішення ELM, яке дозволяє обробляти численні юридичні питання одночасно та має ресурси для управління майже будь-яким судовим розглядом.
Хмарне рішення охоплює всі юридичні процеси та надає передові інструменти для самообслуговування, щоб допомогти юристам налаштовувати, створювати та автоматизувати більшість юридичних документів. Серед інших важливих функцій: управління бізнес-процесами (BPM), інтелектуальне сховище, розширена аналітика, портал для переговорів з постачальниками тощо.
На завершення
Стратегія правового управління вашої компанії завжди відрізнятиметься від стратегії інших. Тому вам потрібне індивідуальне рішення ELM, яке зосереджується на поточних проблемах та на тих, які ви можете зустріти в майбутньому.
У цій статті ми представили кілька першокласних інструментів ELM, які використовуються провідними світовими корпораціями. Ви можете проконсультуватися зі своїм юрисконсультом або юридичним відділом, щоб обрати рішення, що найкраще підходить для вашого бізнесу.
Якщо ви є юридичною фірмою або групою юристів, які обслуговують малий та середній бізнес та шукаєте надійне програмне забезпечення (юридичні технології) для юридичних фірм, перегляньте нашу статтю.