12 найкращих програм для керування проектами для малого та середнього бізнесу

| | 0 Comments| 12:56 AM
Categories:

Успішні проекти – це успішне управління проектами. Використовуйте ці інструменти, щоб пройти свій шлях до успіху!

Управління проектами — це таємниця, яка успішно завершує проекти та дозволяє компаніям стати великими. Ні, це не приманка для кліків — я бачив, як дві компанії з програмного забезпечення (я там працював) були знищені протягом 1-2 років через погане управління проектами. Кілька інших спостерігали затримку випуску своїх продуктів на кілька місяців. Хоча я погоджуся, що, як і в більшості інших дисциплін, управління проектами містить багато зміїної олії та шарлатанів, це не применшує його важливості та впливу.

І що стосується управління проектами також стосується інструментів управління проектами — чудові з них можуть допомогти вам підвищити ефективність управління, скоротити час завершення, зменшити плутанину та розчарування тощо. Отже, ось деякі з найкращих інструментів управління проектами для компаній будь-якого розміру та потреб.

Командна робота

Відповідно до своєї назви, Teamwork дозволяє командам співпрацювати та працювати ефективніше, водночас дозволяючи зацікавленим сторонам завжди підтримувати високорівневий погляд на проект.

У Teamwork є дошки, схожі на Trello, і вбудований відлік часу, тож якщо ви шукаєте чисту та корисну програму з цими функціями, Teamwork саме для вас. Користуватися ним можна безкоштовно, якщо у вас до п’яти користувачів, а преміум-плани починаються від 9 доларів США за користувача на місяць.

Перш ніж закінчити, я хочу згадати, що Teamwork — це набір продуктів, одним із яких є додаток для керування проектами. Вони також пропонують CRM, програмне забезпечення служби підтримки, систему керування документами, додаток для чату (наприклад, Slack) тощо.

понеділок

Якщо вам потрібна платформа управління проектами для базових проектів і складних портфоліо, Monday може вам допомогти. Використовуйте наступний рівень управління проектами за допомогою настроюваних функцій, які дозволяють вам виконувати плани, розробляти їх стратегію та надсилати свої найкращі результати.

Monday допомагає вам ефективно співпрацювати з членами команди та об’єднує їх на єдину спільну платформу. Таким чином ви зможете більше залучити їх, прискорити розробку проекту та усунути комунікаційні бар’єри.

Ви дізнаєтесь про стан свого проекту та легко отримаєте доступ до схвалення бюджету, статусу завдання, оновлення прогресу, продуктивності команди та багато іншого на інтерактивній та зрозумілій інформаційній панелі. За допомогою потужних діаграм Ганта ви можете візуалізувати, планувати, контролювати та керувати всім, щоб приймати обґрунтовані рішення на основі правдивих даних. На кожному етапі життєвого циклу вашого проекту ви можете змінювати та контролювати залежності, базову лінію та етапи проекту.

Ви можете відстежувати робоче навантаження кожного учасника за допомогою оновлених і актуальних даних щодо їх поточної потужності та вирішувати, як ефективно розподіляти ресурси. Таким чином, ви можете заощадити свій час і інвестувати його в більш творчу роботу, зменшуючи кількість повторних робіт. Він не дотримується одного стилю; ви отримуєте різні шаблони для різних проектів і вибираєте їх на основі своїх уподобань.

Ці шаблони призначені виключно для управління програмами, портфоліо та проектами. Організуйте командне завдання та розставте його пріоритети, щоб отримати повну видимість. Ви можете додати часові рамки, узгодити всіх і призначити кінцеві терміни членам вашої команди.

Існує сотня способів перегляду даних за допомогою agile, водоспаду та гібриду. Інструмент також дозволяє залучати зацікавлених сторін до даних у режимі реального часу й оновлюватись у реальному часі, а також використовувати переваги автоматизації, щоб активізувати ваші проекти та заощадити час.

Вони також підтримують найвищі стандарти безпеки завдяки таким функціям, як повне володіння даними, детальні журнали аудиту та дозволи доступу, щоб гарантувати, що взаємодія користувача ніколи не буде скомпрометована. Ви можете легко інтегрувати його з існуючими інструментами, такими як Excel, Календар Google, Slack, Microsoft Teams тощо.

Monday пропонує чотири тарифні плани, які ви можете вибрати відповідно до своїх потреб і розміру команди. Якщо сумніваєтеся, розпочніть безкоштовну пробну версію.

Smartsheet

Smartsheet представляє інтелектуальні інструменти управління проектами, якими зараз користуються майже 90% компаній зі списку Fortune 100.

Ця інтелектуальна платформа керування ідеально підходить для здорової співпраці та забезпечує гнучкість завдяки формату перегляду сітки, Ганта, карток і календаря.

Крім того, ви можете застосовувати формули до комірок і стовпців для легких обчислень на одному аркуші та між окремими аркушами. Smartsheets підтримує жорсткі політики входу для користувачів і дозволяє використовувати єдині облікові дані всюди.

  Як відключити автоматичне оновлення вкладки в Chrome

Крім того, модифікації налаштовуються всюди автоматично. Його «форми» мають умовну логіку, яка забезпечує зворотній зв’язок із цільовою аудиторією.

Крім того, попередньо вбудована автоматизація скорочує повторювану роботу, а «перевірка» отримує все на одній інформаційній панелі для надання схвалень і пропозицій.

Це дозволяє публікувати таблиці та звіти для всіх, у тому числі за межами Smartsheet для кращого охоплення.

Нарешті, Smartsheet пропонує 30-денну безкоштовну пробну версію, щоб випробувати все це без ризику.

Базовий табір

Базовий табір був у грі управління проектами протягом дуже тривалого часу. Він був запущений у 2004 році і з того часу залишається вірним своїй філософії простоти та ясності. Це люди, які створили гіперпопулярність Ruby on Rails веб-фреймворк, тож я б сказав, що вони знають дещо про розробку простих і корисних речей. 🙂

У Basecamp є команди, проекти, завдання тощо, як і слід було очікувати, але є кілька інших цікавих функцій, які я хотів би виділити:

  • Чат у реальному часі: якщо ви використовуєте Basecamp, вам не потрібно перемикатися між ним та інструментом чату для керування спілкуванням у реальному часі. Групові чати також підтримують усі функції, які сьогодні очікуються від програм чату: @згадки, медіа-вкладення, емодзі тощо.
  • Клієнтський доступ: Basecamp дозволяє підключати клієнтів безпосередньо до ваших проектів (повністю контролюючи те, що вони можуть або не бачать) і працювати з ними. Ви можете пересилати електронні листи існуючих клієнтів до Basecamp, а результати можна попередньо переглядати, обговорювати та затверджувати безпосередньо в Basecamp.
  • Списки справ: якими б складними не були інструменти управління проектами, завжди знайдеться місце для списків справ. Є багато, багато випадків, коли завдання дуже добре розуміють усі учасники, і все, що нам потрібно, це «швидкий і брудний» спосіб їх десь зберігати. У Basecamp списки справ є досить потужними, оскільки нагадування та сповіщення створюються автоматично, тому вам не потрібно нікого тикати, щоб отримати оновлення статусу. 😉
  • Дошки оголошень: під час мозкового штурму або оголошень можна створити надзвичайно корисні дискусії — і втратити їх. Дошки повідомлень Basecamp дозволяють вам перетворити таке спілкування на дошку повідомлень, де ваша команда може обговорювати, реагувати та прикріплювати файли.
  • Документи та файли: Гра з керування документами та файлами Basecamp є надійною. Усі завантажені та збережені проекти та файли, які змінюються, мають версії. Документи Google можна надавати безпосередньо в Basecamp і редагувати.

На мій погляд, Basecamp — чудовий продукт, який має сенс для команд будь-якого розміру, чиї потреби загальні та зрозумілі. Так, Basecamp не є потужним інструментом для виконання дуже спеціалізованих завдань (скажімо, Agile Software Development), і компанія не приховує цього факту.

Мабуть, найкраща частина — це ціна: за рівних 99 доларів на місяць (так, незалежно від розміру команди!) Basecamp робить себе простою справою у своїй сфері.

Джира

На відміну від нашого попереднього інструменту Basecamp, Джира це набір для керування проектами, спрямований на керування гнучкими програмними проектами. Як наслідок, цільовий ринок, ціни, складність, можливості тощо відрізняються. Насправді, це не рідкість, коли команди програмного забезпечення починають з Basecamp і «переходять» на Jira.

Jira розроблено компанією Atlassian BitBucketякому протягом тривалого часу надавали перевагу проекти із закритим кодом перед GitHub, оскільки він пропонував необмежену кількість приватних сховищ.

Якщо ваші команди програмного забезпечення виросли до такого рівня, що інструменти управління проектами, які раніше здавалися свіжими, тепер здаються недостатніми, настав час переходити на Jira. Від планування проекту до звітування, відстеження помилок і глибокого аналізу витрат у Jira є все. Ось кілька цікавих особливостей, які відрізняють Jira:

  • Багатий набір API, доступний для тих, хто хоче створювати альтернативні інтерфейси для своїх робочих процесів.
  • Дошки Scrum і Kanban.
  • Підтримується кілька методологій розробки. Для тих, хто все ще не задоволений, є можливість створити свій власний.
  • Інтегрується з понад 3000 додатками.
  • Інтелектуальна автоматизація, як-от автоматичне призначення завдань людині, зв’язування проблем із кодом тощо, зменшує психічне тертя та дозволяє швидко створювати складні робочі процеси.
  • Потужний і широкий звіт.

Jira дорогий, принаймні порівняно з іншими популярними, але легкими інструментами управління проектами. Його вартість на користувача на місяць (7 доларів для стандартної моделі, 14 доларів для преміум-версії) може коштувати тисячі доларів на місяць для великих команд. Але тоді вартість компенсується тим фактом, що без Jira команди такого розміру просто потонули б. 🙂

  Як активувати Cricket на телефоні

асана

асана це інструмент управління проектами загального призначення, який зосереджується на швидкості та інтуїтивності. Я кажу швидкість, тому що Asana є чудовим прикладом добре розробленої односторінкової програми. Усе відбувається миттєво, коли ви натискаєте, що дуже зручно, коли ви робите щось поспішно (під тиском).

Ось деякі з основних особливостей Асани:

  • Робоче навантаження: робоче навантаження – це візуальний підсумок того, скільки членів вашої команди є на тарілці. Таким чином, ви зможете з першого погляду визначити, чи зможуть ваші відділи маркетингу, дизайну та інженерів співпрацювати над ключовою зміною продукту, яка має відбутися наступного місяця.
  • Візуальні часові шкали: часові шкали проекту в Asana візуально складені та дуже потужні. Вони дозволяють легко спланувати проект і візуально побачити, де він знаходиться.
  • Календар: календар Asana пов’язаний з усіма вашими завданнями та плануванням і може показати, як складено розклад команди. Це те місце, куди потрібно піти, якщо ви хочете переконатися, що розклад не синхронізовано чи просто не зламано.
  • Перевірка зображень: це лише дивовижний термін, але основна функція чудова — вона дозволяє рецензентам додавати коментарі до різних частин зображення. Це безцінне для команд дизайнерів, оскільки збір відгуків без конкретних візуальних посилань зазвичай стає кошмаром.

Базова версія Asana є безкоштовною та має обмеження в 15 учасників команди. Якщо вам потрібно додати більше учасників або отримати доступ до розширених функцій, таких як консоль адміністратора, перевірка зображень тощо, ціна починається від 10 доларів США за користувача на місяць.

Тут є багато іншого, і тут не вистачає місця. Суть полягає в тому, що Asana швидко набула популярності та є чудовим вибором для управління проектами для організацій будь-якого розміру.

Trello

Trello це освіжаючий і мінімалістичний погляд на управління проектами. Він не має жодної переважної функції, яка потребує глибокого вивчення та відданості. Насправді загальну кількість ключових функцій можна порахувати на пальцях однієї руки. Перш ніж закотити очі та відкинути це, дайте йому шанс.

Trello взяла концепцію Канбан дошка від методології Agile програмного забезпечення та зробили його масовим ринком. Ідея проста: завдання створюються на картках, які складаються на одній із багатьох створених вами дошок.

Ці дошки можуть представляти будь-що: функції/підрозділи у вашій компанії, стан завдання або, можливо, навіть місяці календарного року. Члени команди можуть коментувати картки, брати участь у обговореннях, додавати зображення тощо. Коли завдання на картці виконано, воно переходить до наступного. Подобається це:

Безкоштовний план Trello досить хороший, з обмеженнями лише щодо кількості плат і розміру вкладень, а не кількості користувачів! Для більшості людей цього достатньо, хоча преміум-плани починаються від 10 доларів США за користувача на місяць. Якщо ви невелика команда (або навіть одна людина!), чиї проекти не потребують ретельного планування, Trello — це цікавий і ефективний варіант!

Подіо

Наступний у нашому списку Подіоважка пропозиція для великих команд і підприємств, яким потрібні налаштування та можливості CRM.

То навіщо використовувати Podio? Ось деякі з причин:

  • Можливість налаштування: на відміну від багатьох своїх конкурентів, Podio має широкі можливості налаштування. Це дозволяє не лише змінити спосіб роботи модулів, але й позбутися частин, які вам не стосуються.
  • Вбудована CRM: Podio CRM поставляється в комплекті з керуванням інформацією про клієнтів, відстеженням шляху клієнта, відстеженням потенційних клієнтів та іншими ключовими функціями CRM.
  • Управління персоналом: Podio має першокласну підтримку для управління персоналом, що дозволяє вам керувати витратами, відпустками, потоками діяльності тощо з одного місця.
  • Управління проектами: співпраця з клієнтами, зв’язування електронних листів із завданнями, детальні права доступу, планування проектів Scrum та виконання спринтів; це все включено.
  • Управління подіями, управління електронною поштою, управління бізнесом. . . список можна продовжувати! 🙂

Хоча Podio має безкоштовний план, він пропонує лише базове керування завданнями. Відверто кажучи, немає жодних причин використовувати базовий план, крім того, щоб відчути платформу. Платні рівні – це те, де відкриваються переконливі функції, і вони варіюються від 9 до 24 доларів США на користувача на місяць.

Airtable

З точки зору чистих інновацій, Airtable є найцікавішою розробкою інструментів управління проектами за останній час. Ви можете думати про Airtable як про електронні таблиці на стероїдах — і навіть компанія описує це саме так, — але, на мій погляд, такий погляд робить погану послугу можливостям цього інструменту.

Тепер одним із компонентів Airtable є електронні таблиці, але вони настільки завантажені функціями, що ви можете почати ненавидіти свою улюблену програму для роботи з електронними таблицями! Я маю на увазі, просто подивіться на це:

  8 чудових тем для XFCE

Він такий же стислий, як електронна таблиця, але має візуальне розділення завдань, кольорові теги, які можна миттєво розрізнити, можливість призначати завдання людям, сповіщення тощо.

Ще одна чудова функція — Blocks, які є невеликими повними спеціалізованими модулями, які ви можете включити у свої робочі процеси для підвищення продуктивності. Звучить абстрактно, я знаю, тому ось кілька конкретних прикладів: карти та геокодування, діаграми Ганта, стовпчасті/лінійні/точкові діаграми, візуальний конструктор сторінок, дослідник 3D-моделей, відстеження часу, організаційна діаграма — ну, я перехопив подих! Справа в тому, що ці блоки просто працюють і їх можна додати до будь-яких ваших завдань і робочих процесів.

Поєднайте це зі звичайними функціями, такими як керування документами, дошки Kanban, календарі, і у вас під рукою буде щось дивовижне.

Найкраще це ціноутворення: безкоштовний план дозволяє створювати команди необмеженого розміру, з єдиним обмеженням, що одна база (аркуш) не може містити більше 1200 елементів. Для мене це звучить непереборно!

Microsoft Project

Коли корпорація Майкрософт щось робить, можливо, це не найкрасивіша річ, але вона добре виконує роботу, і люди не можуть відокремити це від свого життя. Windows, Office, Outlook, Sharepoint і Exchange — усе це приклади. Те саме стосується Microsoft Projectпродукт, призначений спеціально (насправді дуже конкретно) для професійних менеджерів проектів, які працюють з дуже великими командами.

Незалежно від того, чи це керування проектами, управління ресурсами чи управління портфоліо, Microsoft Project надає вам комплексний інструмент для точного відображення складності. На момент написання статті Microsoft нещодавно додала підтримку робочих процесів Agile-проектів, що сподобається тим підприємствам, які мають команди чи підрозділи, що працюють у спосіб Agile.

Є дві важливі причини для вибору:

  • Локальна інсталяція. Незважаючи на те, що інструменти, про які ми розповідали, дивовижні, насправді більшість підприємств не мають права розміщувати дані за межами активів компанії через відповідність вимогам. За допомогою Microsoft Project це легко зробити, оскільки вони також пропонують локальну версію.
  • Довгострокова стабільність: Microsoft — це компанія, яка існувала вічно і буде існувати вічно (начебто), тож ви можете бути в безпеці, знаючи, що ваші бізнес-процеси одного разу не зупиняться, як компанія, яка побудований інструмент розвалився.
  • Планування, PMP, Enterprise — звучить як ваш джем, тоді перевірте Microsoft Project!

    TeamGantt

    Як випливає з назви, TeamGantt для діаграм Ганта те, що Trello для дощок Kanban. Компанія зосередилася на діаграмах Ганта як на основному (і єдиному) рушії планування та виконання робочих процесів проекту. Хоча це серйозно обмежує функціональність, це також робить TeamGantt неймовірно чистим, простим у вивченні та ефективним.

    Але не обманюйтеся, думаючи, що все, що ви можете зробити з TeamGantt, це створити діаграми Ганта та зв’язатися з виконавцем. Існує багато функцій, які спрощують співпрацю, як-от:

    • Розмови
    • Управління документами
    • Відстеження часу
    • Залежності (відображення проектів, які залежать від інших проектів)

    Безкоштовний план дозволяє лише трьом учасникам і одному проекту, тому він гарний, щоб ви могли спробувати додаток. Платні плани становлять 10 і 15 доларів США на користувача на місяць. Якщо ви вважаєте, що діаграми Ганта вам найкраще підходять, і хочете будувати свої робочі процеси навколо цього, TeamGantt — гарний і гарний варіант.

    Проекти Zoho

    Проекти Zoho це одна з багатьох пропозицій від Zoho, компанії, з якою ви, можливо, вже знайомі. Подумайте про Zoho Projects як про надійну суміш усіх функцій, які ми зустріли в цьому списку.

    Діаграми Ганта, віхи, відстеження помилок, табелі, керування документами, фінанси, інтеграція з популярними програмами, форуми та багато іншого — як я вже сказав, це все потроху і дуже добре грає всі ролі. Базовий план безкоштовний для максимум 10 користувачів, а після цього додаток коштуватиме від 20 до 35 доларів на місяць (зверніть увагу: це фіксована місячна вартість, а не на користувача).

    Zoho Projects сам по собі є гарним варіантом, але він має ще більше сенсу, якщо ви вже використовуєте бізнес-набір програм Zoho.

    Висновок

    Не можна заперечувати, що інструменти управління проектами мають вирішальне значення для успіху команди. З такою кількістю варіантів, важко вирішити, що вам підійде. Ось чому цей список містить найкращі інструменти, які, на мою думку, є найкращими та дуже відрізняються один від одного. Я дуже сподіваюся, що це допоможе вам зупинитися на правильному! 🙂