12 найкращих програм для бронювання кімнат для зустрічей/конференцій у 2023 році

Більше ніякої невизначеності, стресу чи очікування з цим програмним забезпеченням для бронювання конференц-залів!

Ви, напевно, раніше потрапляли в таку ситуацію, коли вам потрібен тихий простір для швидкої зустрічі, але ви хочете заощадити час на пошуки порожньої кімнати або спроби перевірити, чи є така вільна на Slack.

Ми всі усвідомлюємо важливість конференц-залів для підтримки продуктивності співробітників і досягнення успіху. Перший крок — створити практичні приміщення для зустрічей для вашої команди, а другий — розробити систему, яка гарантує ефективне використання цих кімнат, щоб отримати якомога більше користі для всіх.

За допомогою програмного забезпечення для планування приміщень ви можете швидко перевірити наявність приміщень і визначити, коли місце буде доступним для ваших зустрічей. Ось декілька варіантів програмного забезпечення для планування кімнат, щоб спростити бронювання конференц-залів, з більш детальним оглядом у публікації нижче.

Назва

опис

Досліджуйте

Skedda

Автоматизує планування, настроюється, чіткий огляд.


Досліджуйте

Нарахування EMS

Детальна інформація про приміщення, автоматизоване прибирання, економія.


Досліджуйте

Посланець

Адаптивні рішення для робочого простору, підтримка аналітики.


Досліджуйте

Робін

Просте бронювання, аналіз використання, інтеграція програми.


Досліджуйте

Teem

Мобільні бронювання, безпечне керування гостями, плагіни.


Досліджуйте

Додаток кімната для нарад

Налаштування, сенсорне планування, аналітика.


Досліджуйте

CalendarWiz

Кольорове кодування категорій, налаштування дизайну, API.


Досліджуйте

Appspace

Реєстрація за допомогою QR-коду, гнучке бронювання, підтримка IoT.


Досліджуйте

UnSpot

Оцінка просторових потреб, інформація в реальному часі.


Досліджуйте

Condeco

Унікальні бронювання, швидка перевірка наявності.


Досліджуйте

Нарахування

Управління об’єктом, відеоконференцзв’язок, простота використання.


Досліджуйте

Каденс

Допомагає працювати, імпровізовані бронювання, нагадування про реєстрацію.


Досліджуйте

Переваги програмного забезпечення для бронювання кімнат для зустрічей/конференцій

Нижче наведено деякі з найкращих характеристик конференц-залів для нарад:

  • Інтерактивні вебінари: конференц-зали повинні мати можливість проводити живі, напівживі та попередньо записані вебінари. Платформи повинні мати можливість проводити модеровані сесії запитань і відповідей, опитування, вікторини та живі групи.
  • Параметри легкого чату: Платформа повинна підтримувати функції аудіо-, відеочату та текстового чату, які дозволяють кожному співпрацювати та спілкуватися один з одним.
  • Пошук контактів: функція пошуку контактів дозволяє користувачам шукати учасників зустрічі та спілкуватися з ними за допомогою аудіо- та відеодзвінків по одному.
  • Планувальник нарад: модуль керування нарадами повинен дозволяти організаторам проводити наради та організовувати зустрічі, а також автоматично повідомляти учасників.
  • Підтримка клієнтів: програмне забезпечення для проведення конференцій має забезпечувати цілодобову підтримку клієнтів, якщо клієнт стикається з проблемами під час організації та підключення до віртуальної зустрічі.

Від шаблонів протоколів зустрічей до автоматичного планування – технологія може зробити процес організації зустрічей набагато простішим і ефективнішим. Давайте тепер детально розглянемо програмне забезпечення для бронювання кімнат для зустрічей/конференцій, яке допоможе вам отримати безпроблемний досвід.

Skedda

Skedda є провідною у світі системою планування робочого місця. Під час пробних занять я переконався, що це економить час завдяки автоматизації планування та організації робочих місць і кімнат для нарад.

У Skedda спрощено управління конференц-залами, робочими станціями, приміщеннями компанії та презентаційними зонами. Завдяки інтелектуальному плануванню Skedda ваш робот-менеджер кімнати для нарад пропонує таку допомогу:

  • Прості налаштування.
  • Різні параметри налаштування.
  • Адаптивні умови видимості.
  • Спрощені права доступу користувачів.
  • Чіткий огляд зайнятості робочого столу за певні дні.

особливості:

  • Покращує загальне робоче середовище від реєстрації до виїзду.
  • Дозволяє організаціям автоматизувати та оптимізувати складні процедури бронювання.
  • Надайте своїм користувачам можливість швидко самостійно бронювати з будь-якого пристрою.
  • Його хвалять за конкурентоспроможну вартість, зручне оформлення, зручність використання та чудове обслуговування клієнтів.

Це забезпечує найкраще керування конференц-залом, включаючи плавне підключення до Microsoft 365 і Google Workspace. Завдяки Skedda та інструменту для створення нотаток зі штучним інтелектом ви готові до ефективних та результативних зустрічей!

Нарахування EMS

Знайти ідеальне місце зустрічі на робочому місці або в університетському містечку легко за допомогою відомої служби онлайн-бронювання кімнат для зустрічей Нарахування EMS.

особливості:

  • Отримайте доступ до важливої ​​інформації, такої як розміри кімнати та кількість місць, під час бронювання.
  • Використовуйте гнучкість, щоб блокувати зони, панелі відображення конференц-залів і параметри мобільного бронювання для керування місткістю кімнат.
  • Зробіть свій кампус або ділове місце безпечнішим і гігієнічнішим, автоматизувавши планування процедур прибирання та санітарії.
  • Зменште витрати на управління та час, витрачений на бронювання зустрічей.
  • Створіть форми бронювання з конкретними вказівками на основі таких атрибутів, як роль або старшинство.

Це програмне забезпечення для бронювання дозволяє швидко та легко планувати місця проведення зустрічей, наприклад зали засідань і конференц-зали.

Серед цікавих функцій, які привернули мою увагу, були вражаючі таблички на робочому столі, інтерактивне планування підлоги та аналітика для підвищення продуктивності вашої організації, інноваційності та загальної енергії.

Посланець

Інноваційні рішення Space Saver від Посланець надасть вам доступ до більшої кількості параметрів робочого простору, які відповідають вимогам кожного члена команди. Уявіть, що лише одна чи дві людини регулярно резервують ваші більші місця для зустрічей. Якщо так, подумайте про те, щоб перетворити ці приміщення на менші місця для зустрічей або додати групи для зустрічей у всій компанії, щоб зробити ваше робоче місце більш адаптованим.

особливості:

  • Зелений, жовтий і червоний індикатори допоможуть вам знайти доступні місця в кожній кімнаті.
  • Використовуйте Slack або Teams, щоб своєчасно отримувати сповіщення про реєстрацію та нагадування про резервування менших місць або вільних кімнат.
  • Негайно отримуйте сповіщення електронною поштою, якщо кімната стає недоступною.
  • Використовуючи функції визначення місцезнаходження мобільного додатка Envoy, знайдіть і захистіть найближче доступне житло.
  • Захистіть приватні розмови за допомогою опції маскування імен зустрічей.

Згідно з моїм досвідом, Envoy обдумує нові ідеї щодо використання вашого простору, підкріплені ретельною аналітикою. Використовуючи цю інформацію, ви можете максимально ефективно використовувати свій простір і приймати обґрунтовані рішення, які заощадять ваші гроші.

Робін

Робін виділяється як одне з перших рішень, які спадають на думку, коли думають про програмне забезпечення для бронювання конференц-залів. Я скористався системою бронювання зустрічей від Robin і переконався, що ви можете легко резервувати конференц-зали, столи, робочі станції та інші офісні приміщення.

Це максимізує використання вашого простору та виявляє потенційні місця для вдосконалення або ремонту обладнання.

особливості:

  • Ви можете відразу визначити, які номери користуються великим попитом і часто бронюються.
  • Бронювання кімнати для зустрічей, зроблене за допомогою вашого каналу Slack, автоматично оновлюватиметься у вашому календарі Google.
  • Робін також пропонує глибоку інформацію про те, як працюють ваші конференц-зали та офісні приміщення.
  • Усе обертається навколо вдосконалення та оптимізації вашого досвіду керування робочим простором.

Просте підключення Robin до відомих офісних програм, таких як Slack, Zoom і Google Calendar, є однією з його ключових переваг.

Teem

Як і багато інших систем бронювання конференц-залів, Teem створено, щоб допомогти вам максимально використати приміщення для зустрічей. Завдяки легкості резервування кількох робочих місць я міг легко забронювати потрібні кімнати.

особливості:

  • За допомогою їхнього мобільного додатку ви можете робити бронювання прямо зі свого телефону, позбавляючись від необхідності входити на веб-сайті.
  • На стійці реєстрації гості можуть зареєструватися за допомогою планшета та оформити всі необхідні документи.
  • Він також пропонує безпечну систему керування гостями.
  • Система миттєво сповіщає вас електронною поштою, SMS або Slack про те, що ваші гості увійшли до фойє.

Поза межами кожної кімнати для переговорів я міг би легко розмістити дисплеї кімнати для планшетів, дозволяючи додавати або видаляти особисті зустрічі. Плагіни календаря Teem полегшують ваш процес планування, спрощуючи планування зустрічей на платформах, зокрема Outlook, Office 365 і Календар Google.

Додаток кімната для нарад

Сучасні технології полегшують планування та організацію ділових зустрічей, спрощують бізнес-процеси та максимально ефективно використовують офісний простір. Як передова платформа для планування та керування кімнатами для нарад і конференцій, MeetingRoomApp виділяється відповідно до мого досвіду.

особливості:

  • Редактор Stylebook дозволяє суттєво налаштувати та нескінченну різноманітність фонів програм.
  • Налаштування бренду вашої компанії просте та швидке, і ви можете використовувати темний режим або додати інші візуальні ефекти.
  • Зустрічі можна швидко запланувати на сенсорній панелі біля дверей конференц-залу.
  • Завдяки цьому функціоналу користувачі можуть миттєво відображати ділові події на смартфоні в конференц-залі.

Інформаційна панель і функція звітування є аналітичним інструментом, який надає інформацію про найбільш часто використовувані місця для зустрічей і поведінку користувачів.

CalendarWiz

CalendarWiz дає менеджерам повноваження запрошувати людей на події та зустрічі та дає їм можливість налаштовувати кілька варіантів відповіді на запрошення, наприклад «прийняти», «можливо» або «відхилити».

Співробітники можуть покращити своє програмне забезпечення для бронювання конференц-залів, розробивши кольорові категорії для організації подій, зустрічей і завдань.

особливості:

  • Адміністратори можуть налаштувати дизайн платформи відповідно до кольорів, логотипів і прав доступу свого бренду.
  • Компанії можуть поєднувати платформу з різними рішеннями сторонніх розробників завдяки підтримуваному програмному інтерфейсу (API).
  • Через CalendarWiz доступні варіанти місячної та річної підписки.
  • Користувачі можуть отримати доступ до корисної служби підтримки клієнтів через підтримку електронною поштою, живий чат, відповіді на поширені запитання та детальну документацію.

Члени команди та клієнти також можуть пропонувати події, надаючи інформацію, як-от назву події, категорію та передбачуваний день і час.

Appspace

Співробітники можуть легко підтвердити бронювання конференц-залів, столів і розподіл ресурсів Appspace.

особливості:

  • Створіть QR-код, щоб зареєструватися без фізичного дотику, надаючи відвідувачам і гостям доступ до призначених для них місць.
  • Щоб знайти найкращий робочий простір для ваших потреб, використовуйте інтелектуальні док-станції.
  • Об’єднайте пристрої та датчики IoT, щоб створити гібридне робоче місце, надавши пріоритет продуктивності та безпеці.
  • Appspace підтримує різноманітне апаратне забезпечення, як-от настільні шайби, інтерактивні кіоски чи кімнатні панелі.

Що мені сподобалося в платформі, так це те, що ви можете легко керувати цими бронюваннями через інтранет, електронну пошту, Microsoft Teams або спеціальну програму Appspace Employee App. Таким чином, у вас є можливість будувати плани за кілька днів наперед, під час подорожі до офісу або коли ви вже там.

UnSpot

с UnSpotви можете швидко визначити найкращі дні для запрошення людей на наради в конференц-зали та дізнатися більше про те, як використовуються кімнати для нарад, що допоможе вам оцінити просторові потреби вашої команди.

особливості:

  • Система бронювання столиків, графіки роботи, офісна аналітика, інструменти управління паркуванням, навігація та інтерактивні карти – все це включено у весь пакет.
  • Швидке та просте бронювання місць для зустрічей за допомогою календаря вашої компанії.
  • UnSpot надає миттєву інформацію в реальному часі про всі бронювання та доступні номери.
  • Навчання співробітника користуватися сервісом займає всього 10 хвилин.

Ваша команда матиме доступ до зручного програмного забезпечення, яке спростить бронювання кімнат для зустрічей за допомогою настільного комп’ютера, мобільного додатка або дисплея кімнати для зустрічей.

Condeco

Condeco надає легкий спосіб об’єднати людей фізично, за допомогою електроніки чи обома способами. Він спрощує планування зустрічей і легко інтегрується з такими відомими програмами, як Teams і Zoom.

особливості:

  • Додавши налаштувань і вподобань, зробіть бронювання кімнат для нарад більш унікальним.
  • Ви можете швидко зарезервувати професійні та неформальні конференц-зали, які відповідають вашому стилю роботи.
  • Платформа автоматично перевіряє наявність номерів на обраний час.
  • Швидко знайдіть доступні місця для зустрічей, використовуючи такі критерії, як розташування, місткість або зручності.

За допомогою Condeco ви можете швидко вибрати відповідне місце та час, перевірити наявність усіх і забронювати бронювання за лічені секунди. Цікаво, що я міг керувати різними платформами, такими як Outlook, мобільними пристроями чи веб-порталом Condeco.

Читайте також: Найкращі рішення для веб-конференцій і миттєвого обміну інформацією!

Нарахування

Ефективне використання доступного простору має важливе значення для організації коворкінгу. З мого досвіду, ви можете гарантувати щастя клієнта, одночасно знижуючи експлуатаційні витрати, використовуючи НарахуванняСистема бронювання конференц-залів.

особливості:

  • Об’єднує програму, щоб покращити управління вашим об’єктом і зробити обізнаний вибір щодо технічного обслуговування.
  • Використовуйте розташовану в центрі систему бронювання кімнат, щоб спростити планування.
  • Ви можете спростити адміністрування подій, запропонувавши єдине вікно для таких завдань, як виставлення рахунків.
  • Увімкнувши готові до використання рішення для відеоконференцій, ви можете підключити віддалений персонал.

Знайдіть і зарезервуйте ідеальний робочий простір для зустрічей або виконання обов’язків у кампусі або в офісній будівлі. Процедура резервування, яку пропонує система Accruent, є простою, гнучкою та безпечною та легко підключається до ваших поточних робочих процесів.

Каденс

на Каденс, робота повинна надавати вам можливості, а не обмежувати вас, дозволяючи людям досягати успіхів у всьому, за що вони беруться. Це програмне забезпечення для резервування конференц-залів створює операційну систему для майбутньої роботи, збагачуючи координацію людей, час і простір, щоб підтримувати команди у відчутті довіри та можливості приймати найкращі рішення.

особливості:

  • Ви можете легко зарезервувати відповідні місця зустрічі для імпровізованих зустрічей, де б ви не були.
  • Запрошуйте відвідувачів, швидко вибираючи відповідні зручності.
  • Використовуйте сповіщення про нагадування про реєстрацію, щоб збільшити наявність номерів.
  • Кількома клацаннями миші ви можете швидко зарезервувати кімнати для нарад безпосередньо зі свого календаря та запросити колег.
  • Отримайте чітке уявлення про те, хто в офісі чи поза ним, за допомогою точної інформації про бронювання.

Завдяки поверхневому протоколу для оренди місць і відстеження того, коли колеги використовують простір, Kadence є надзвичайно зручним інструментом.

Особливості програмного забезпечення для планування кімнат

Шукаючи програмне забезпечення для планування приміщень, переконайтеся, що воно містить такі функції:

  • Вбудовані можливості звітування: переконайтеся, що програмне забезпечення для планування нарад має можливість створювати стандартизовані звіти в різних форматах.
  • Інтеграція зі сторонніми інструментами: програмне забезпечення повинно мати можливість відстежувати кімнати для переговорів і використання різних ресурсів, щоб зменшити понесені витрати.
  • Синхронізація в режимі реального часу: програмне забезпечення для бронювання кімнат для нарад повинно мати централізовану базу даних, яка повинна оновлюватися в режимі реального часу, щоб надати найновішу інформацію про користувача, щоб запобігти конфліктам планування.
  • Масштабованість: програмне забезпечення має бути масштабованим, щоб задовольнити потреби організації щодо обробки кількох місць і бронювань у різних часових поясах.
  • Централізована інформаційна панель: централізований календар і інформаційна панель для перевірки наявності кімнат для нарад і візуалізації планів поверхів і простору кімнат.
  • Сповіщення та сповіщення електронною поштою: програмне забезпечення для планування кімнат, яке ви збираєтеся вибрати, повинно мати можливість автоматично повідомляти зацікавлених сторін про статус їхніх запитів, рахунки та інші пов’язані повідомлення.

Окрім цього, функції змінюватимуться відповідно до ваших вимог, оскільки, зрештою, це програмне забезпечення має допомогти вам виконувати роботу швидше та з меншим стресом. Оскільки зустрічі неминучі, ви можете спробувати ті, які відповідають вашим уподобанням, і згодом звузити вибір виграшних комбінацій.

Висновок

Щоб бути в курсі останніх технологічних розробок та управління офісом, необхідно підтримувати ефективний робочий простір. У цій статті висвітлено найкращі інструменти бронювання конференц-залів, які, на мою думку, були корисними для покращення досвіду зустрічей.

Зрештою, ці технології дозволяють організаціям економити час і гроші, надаючи практичні рішення для управління ресурсами. Ці інструменти дозволяють компаніям гарантувати, що кожна зустріч буде продуктивною та добре організованою.

Далі спробуйте ці шаблони протоколів зустрічі для легкого планування та ідеального виконання.