Коли співробітник подає запит на відпустку, це часто викликає певні занепокоєння щодо можливого впливу на робочі процеси. Проте, сучасні системи керування відпустками дозволяють забути про складнощі відстеження відсутності співробітників.
Ці інноваційні розробки створені для ефективного управління відсутністю працівників, дозволяючи компаніям концентруватися на ключових бізнес-завданнях.
Співробітники можуть легко подавати заявки на відпустку через зручні онлайн-платформи, усуваючи потребу в паперовій тяганині та складних ручних процесах. Оскільки відстеження робочого часу є важливим, працівникам потрібно витрачати мінімум часу на звітування про завдання, щоб підвищити їхню продуктивність.
У цій публікації ми підібрали найкращі системи керування відпустками, які допоможуть вам налагодити процеси та завжди бути в курсі відсутності співробітників. Але спершу давайте краще розберемося, що таке системи керування відпустками.
Переваги систем керування відпустками
Компаніям варто обрати системи керування відпустками для оптимізації та автоматизації процесу розгляду запитів на відпустку та їх відстеження. Співробітники подають запити через єдиний портал, а керівництво їх розглядає, затверджує або відхиляє.
Ось основні причини використання таких систем та їхні переваги:
- Ефективність та автоматизація: Системи керування відпустками автоматизують процес затвердження, зменшуючи адміністративне навантаження та заощаджуючи час HR-відділу та працівників.
- Покращений досвід співробітників: Завдяки зручному інтерфейсу, співробітники можуть легко подавати заявки, перевіряти залишок відпусток та відстежувати статус своїх запитів.
- Підвищена точність та підзвітність: Автоматизована система зменшує кількість помилок, усуває ручні обчислення та забезпечує точний розрахунок відпусток, сприяючи підвищенню продуктивності.
- Інтеграція з системами розрахунку заробітної плати та HR: Багато систем керування відпустками легко інтегруються з розрахунком зарплати, автоматично оновлюючи дані про відпустки. Це покращує управління HR-процесами.
- Масштабованість та налаштування: Системи керування відпустками можна налаштувати відповідно до індивідуальних політик компанії та процесів затвердження.
Особливості, які варто враховувати при виборі системи керування відпустками
Нижче наведено ключові функції, на які варто звернути увагу при виборі системи керування відпустками:
- Хмарна панель інструментів: Для менеджерів, що дозволяє отримувати доступ та переглядати аналітику, пов’язану з відпустками, з хмарної платформи.
- Портал самообслуговування: Співробітники можуть подавати заявки на відпустку та відстежувати їхній статус. Не потрібно звертатися до менеджерів з електронними листами щодо запитів на відпустку.
- Настроювані робочі процеси затвердження зі сповіщеннями: Можливість налаштовувати типи відпусток та робочі процеси на основі ієрархії відділів.
- Веб-відстеження відвідуваності: Рішення для керування відпустками можуть легко інтегруватися з онлайн-системами керування відвідуваністю. Також можлива інтеграція з біометричними пристроями або ключ-картами.
У цьому посібнику ми розглянемо постачальників, які потрапили до переліку найкращих програм для керування відпустками завдяки їхнім надійним функціям.
Тракабі
Trackabi – це високооцінене програмне забезпечення для ефективного обліку робочого часу, моніторингу працівників, планування відпусток та створення звітів про робочий час. Однією з відмінних особливостей Trackabi є гейміфікація, що стимулює користувачів досягати цілей, встановлених їхніми менеджерами, отримуючи досягнення та бали карми.
Особливості:
- Відпустки співробітників можна включити до табелів для зручного керування даними.
- Розклад можна редагувати як звичайну електронну таблицю Excel, з різними параметрами налаштування.
- Досягнення та бали карми мотивують співробітників та підвищують їхню залученість.
- Звіти про час можна створювати з табелів на основі налаштувань користувача.
- Інформаційна панель відображає дні відсутності співробітників та сповіщення про відсутність звітів про час.
Trackabi має спеціальний таймер для робочого столу, розроблений для Windows, Linux та MacOS. Цей таймер автоматично фіксує час роботи, усуваючи необхідність ручного введення.
Leave Dates
Зручний дизайн Leave Dates робить його простим у використанні. Це найкращий вибір для ефективного управління відпустками з налаштуваннями та легким підключенням до календаря.
Особливості:
- Динамічне візуальне представлення статусів відпусток та розкладів.
- Співробітники можуть переглядати залишок відпусток та перевіряти доступні дні.
- Спрощений процес подання заявок на відпустку та отримання погоджень.
- Підтримка різних правил відпусток з можливістю їх налаштування.
- Регулярні звіти для відстеження відпусток та аналізу тенденцій.
Leave Dates легко інтегрується з Excel, Google Calendar та Outlook. Також підтримується інтеграція зі Slack, що покращує сумісність з існуючими процесами. Користувачі можуть підключити Leave Dates до платного облікового запису Zapier для розширених можливостей інтеграції.
Leave Board
Leave Board – це зручна хмарна система керування відпустками, яка є повністю автоматизованою та дозволяє користувачам легко отримувати доступ до інформації про відпустки. Співробітники можуть зручно забронювати бажаний час за допомогою простого інтерфейсу.
Особливості:
- Співробітники можуть подавати заявки на відпустку через онлайн-форми.
- Інформаційні панелі для HR-відділу для перегляду та управління інформацією, пов’язаною з відпустками.
- Гнучкість в управлінні відпустками, дозволяючи налаштувати політику відпусток відповідно до вимог компанії.
- Автоматичне виявлення запитів на відпустку, що збігаються, та попередження про можливі конфлікти.
- Відстеження деталей відпусток, включаючи тип, тривалість та залишок.
Leave Board підтримує базу даних працівників та централізоване сховище для записів про відсутність, створюючи цінну аналітику для HR.
Усі години
All Hours спрощує процес затвердження та моніторингу заявок на відпустку та відсутності. Його сумісність з різними пристроями робить його зручним для організацій будь-якого розміру. Впровадження цієї системи значно скорочує час і витрати.
Особливості:
- Адміністратори отримують сповіщення про нові запити електронною поштою.
- Співробітники отримують повідомлення про схвалення або відхилення їхніх запитів.
- HR-система автоматично включає та обчислює всі відсутності у звітах із заробітної плати.
- Експорт звітів про відсутність у форматі CSV або Excel.
- Перегляд календаря для загального огляду відсутності.
All Hours дозволяє налаштувати типи відсутності відповідно до вимог вашої організації. Це означає, що ви можете легко контролювати віддалену роботу, забезпечуючи точне відстеження відсутності.
Свіжа команда
Freshteam від Freshworks забезпечує ефективні процеси адаптації, систему інформації про співробітників, можливості відстеження та глибокі звіти, інтегровані з гнучкою системою керування відпустками.
Особливості:
- Вбудований календар свят для 18 країн.
- Можливість створення індивідуальних календарів свят для вашого регіону.
- Налаштування робочого тижня відповідно до практики вашої компанії.
- Інтеграція зі Slack, що дозволяє подавати заявки на відпустки та керувати ними в додатку.
- Зіставлення календарів свят та робочих тижнів з відповідними політиками.
- Мобільний додаток для Android та iOS.
Система керування відпустками у Freshteam дозволяє налаштовувати типи відпусток відповідно до регіональної чи внутрішньої політики. Адміністратори та HR можуть зручно керувати запитами на відпустку через веб-платформу або мобільний додаток.
GreytHR
GreytHR дозволяє компаніям легко фіксувати та підтримувати точні записи про зміни працівників та відвідуваність. Доступ до системи можливий через онлайн-портал самообслуговування або мобільний додаток. Програмне забезпечення має зручний інтерфейс для перегляду записів відвідуваності, налаштування політики відпусток та інтеграції з програмним забезпеченням для розрахунку заробітної плати.
Особливості:
- Настроювана політика відпустки з понад 50 параметрами для задоволення індивідуальних потреб співробітників.
- Індивідуальні схеми відпусток для різних груп співробітників в організації.
- Підтримка необмежених типів відпусток та операцій.
- Звіти, що відповідають вимогам законодавства.
- Створення індивідуальних графіків відпусток з урахуванням потреб персоналу.
Використовуючи GreytHR, компанії можуть оптимізувати процеси розрахунку заробітної плати, забезпечуючи її своєчасну та ефективну обробку.
Шавлія
Sage – це система для спільної роботи на основі календаря, що забезпечує прозору видимість доступності колег. Вона спрощує подання та затвердження запитів, а також надає надійні можливості звітності.
Кожен працівник має доступ до свого облікового запису, що дозволяє контролювати залишок відпусток та статус запитів.
Особливості:
- Спільні дані календаря доступні кільком користувачам на будь-якому пристрої.
- Співробітники мають доступ до своїх облікових записів, щоб запросити відпустку та отримати важливу інформацію про компанію.
- Менеджери можуть схвалювати відпустки через електронну пошту, мобільний додаток Sage HR або Slack.
- Автоматизовані звіти надсилаються безпосередньо бухгалтеру.
- Швидке та просте створення точних звітів про відпустки.
Sage доступний через веб- та мобільні додатки. Він легко інтегрується зі Slack, дозволяючи користувачам приймати запити на відпустку безпосередньо в Slack.
Робочий день
Workday забезпечує ефективну систему для керування відпустками та відстеження залишків. Це комплексне рішення легко інтегрується з функціями часу, HR та розрахунку зарплати, оптимізуючи всі процеси.
Особливості:
- Зручний огляд використання працівниками різних планів відсутності.
- Менеджери можуть оптимізувати управління відпустками за допомогою планування Workday.
- Інструменти для сприяння розвитку, винагороди та планування кар’єри працівників.
- Відстеження часу завдяки функції відміток приходу та відходу.
- Аналітика для відстеження продуктивності співробітників.
За допомогою Workday, працівники можуть зручно подавати заявки на відпустку та отримувати доступ до своїх балансів PTO через різні канали, наприклад, через Workday Assistant або Slack.
Time Off Cloud
Time Off Cloud – це провідне рішення для керування відпустками, що забезпечує автоматизоване PTO, відстеження відпусток та систему керування відсутністю. Програмне забезпечення усуває необхідність у паперових формах, електронних таблицях та трудомістких обчисленнях, спрощуючи процес декількома клацаннями.
Особливості:
- Автоматизовані робочі процеси затвердження відпустки.
- Автоматичний розрахунок нарахувань та залишків.
- Динамічні календарі відображають відсутність співробітників та відповідні дати.
- Варіанти зміни типів відпусток відповідно до потреб компанії.
- Автоматизовані звіти в режимі реального часу та централізоване зберігання даних.
Time Off Cloud довіряють організації по всьому світу, його використовують компанії будь-якого масштабу у понад 100 країнах. Система зберігає дані в одному місці, полегшуючи керування відпустками для отримання результатів в режимі реального часу.
Фламінго
Flamingo спрощує систему керування відпустками, забезпечуючи зручний досвід. Його веб-додаток та інтеграція Slack спрощують керування відпустками.
Особливості:
- Веб-додаток пропонує календар, що автоматично оновлюється, відображаючи минулі, майбутні та очікувані відпустки.
- Централізоване зберігання всіх записів про відпустки співробітників.
- Інтеграція з календарними додатками, такими як Google Calendar, Outlook або iCal.
- Аналітика в реальному часі, показники відсутності та потенційні конфлікти планування.
- Налаштування параметрів команди та дозволів доступу.
У Flamingo, запити на відпустку та процес затвердження відбуваються в Slack, усуваючи необхідність переходу між різними платформами. Співробітники та менеджери можуть легко подавати та переглядати запити на відпустку.
Офісний таймер
Office Timer безкоштовно пропонує комплексну систему керування відпустками та планування відпусток. Це дозволяє ефективно обробляти різні типи відпусток, запроваджувати різні політики відпусток та вести календарі свят.
Особливості:
- Керування різними типами відпусток та індивідуальні правила.
- Легке налаштування відпусток та нарахувань.
- Можливість контролю відпусток, що припадають на вихідні.
- Інтеграція зі стороннім ПЗ для розрахунку заробітної плати зі звітами або даними про відпустки.
- Експорт у формати Excel та PDF.
Компанії можуть ефективно використовувати стратегії управління, що включають функції, такі як табелі та управління проектами, управління відвідуваністю, управління витратами та ПЗ для виставлення рахунків.
Підсумок
Системи керування відпустками мають значні переваги як для роботодавців, так і для працівників. З точки зору роботодавця, ці системи спрощують управління запитами на відпустку, водночас зберігаючи конфіденційність даних.
Замість ручних розрахунків правил понаднормової роботи та вимог до персоналу, система керування відпустками дозволяє роботодавцям ефективно затверджувати або відхиляти запити на основі потреб компанії.
Тепер, коли ви налагодили процес відпусток у вашій компанії, час попрацювати над підвищенням продуктивності. Ознайомтеся з цією статтею про найкраще програмне забезпечення для моніторингу співробітників для підвищення продуктивності!