Ефективне управління проєктами: роль програмного забезпечення
Управління проєктами вимагає дієвих стратегій на кожному етапі, від розробки плану до його реалізації та успішного завершення. Програмні засоби для управління проєктами є ключовим інструментом, що допомагає впорядкувати та координувати різноманітні аспекти проєкту на всіх стадіях його існування.
Реалізація проєкту – це складний процес, що потребує узгоджених зусиль кожного члена команди для забезпечення ефективної та своєчасної роботи та досягнення якісного результату. Менеджери проєктів прикладають значних зусиль для координації всіх елементів проєкту.
Навіть невелика помилка або дезінформація може негативно вплинути на якість та терміни виконання робіт, а також на репутацію та корпоративну культуру компанії.
Використання інструментів управління проєктами дозволяє мінімізувати ці ризики та неефективність, гарантуючи своєчасне завершення проєкту з високим рівнем задоволення клієнтів.
Розглянемо, що саме являють собою ці інструменти та як вони можуть допомогти у вашій роботі.
Що таке програмне забезпечення для управління проєктами?
Програмне забезпечення для управління проєктами – це інструмент, що сприяє плануванню проєктів, розподілу ресурсів, плануванню завдань та покращенню взаємодії між членами команди. Воно також допомагає керівникам проєктів, користувачам та зацікавленим сторонам контролювати бюджет і витрати, керувати документацією, забезпечувати якість та належне адміністрування.
Цей тип програмного забезпечення спеціально розроблено для підвищення продуктивності команди та забезпечення своєчасного та якісного виконання проєктів. Основні функції програм для управління проєктами включають:
- Планування проєкту
- Планування завдань
- Розподіл ресурсів
- Відстеження прогресу
- Створення дорожньої карти проєкту
- Відстеження помилок
- Бюджетування
- Забезпечення безпеки та конфіденційності даних
- Планування релізів
- Звітність та аналітика
Навіщо використовувати програмне забезпечення для управління проєктами?
Організації з великою кількістю проєктів та великими командами можуть стикатися з труднощами при їх виконанні. Процес включає багато важливих етапів, таких як розробка ідеї, планування, реалізація та виконання. Кожен з цих кроків має вирішальне значення для забезпечення якісного результату та задоволення потреб клієнтів, що сприяє розвитку бізнесу.
Ручне виконання всіх процесів займає багато часу, коштів і праці. Також існує ризик не дотриматися термінів або знизити якість через неефективне управління проєктом.
Програмне забезпечення для управління проєктами допомагає оптимізувати весь процес завершення проєкту. Воно дозволяє автоматизувати кожен етап, забезпечуючи своєчасне виконання проєктів без шкоди для якості. Це сприяє зміцненню зв’язків з клієнтами, підвищує довіру та допомагає підтримувати позитивний імідж бренду.
Переваги використання інструментів управління проєктами:
Оптимізація робочого процесу
Інструменти управління проєктами дозволяють оптимізувати робочий процес на всіх стадіях життєвого циклу проєкту. Це позбавляє від необхідності ручного виконання повторюваних завдань, що заощаджує час і сили. Натомість програмне забезпечення може автоматизувати різноманітні процеси.
За допомогою цих інструментів ви можете легко призначати завдання, ефективно планувати їх виконання, відстежувати прогрес, інтегрувати їх з іншими використовуваними інструментами та використовувати інші функції для успішного та швидкого завершення проєктів з високою якістю.
Централізоване зберігання всієї інформації
Під час реалізації проєкту існує ризик виникнення дезінформації або неправильного управління. Це може призвести до того, що співробітники відчуватимуть перевантаження, плутанину та втрату мотивації.
Ефективний інструмент управління проєктами з централізованою панеллю інструментів дозволяє кожному члену команди мати доступ до актуальної інформації, обмінюючись даними через платформу. Це забезпечує злагоджену роботу команди без перебоїв, непорозумінь та вигорання.
Сприяння ефективній комунікації
Недостатня комунікація може негативно вплинути на ефективність проєкту, спричиняючи непорозуміння та конфлікти. Обмін інформацією через електронні листи відбувається повільно, а відповіді можуть надходити із запізненням.
Інструменти управління проєктами спрощують комунікацію всередині команди, дозволяючи безпосередньо коментувати проєкти, проводити корисні обговорення, швидко надавати зворотний зв’язок та забезпечувати безпеку даних.
Підвищення прозорості команди
Підтримка прозорості в команді сприяє зміцненню довіри та покращенню співпраці. Якщо завдання, процеси та прогрес не є чітко видимими для всіх, це може призвести до сумнівів та зайвих витрат часу на відстеження процесів на кожному етапі.
Інструменти управління проєктами забезпечують більшу прозорість, дозволяючи всім учасникам проєкту бути в курсі статусу та процесів. Це допомагає команді ефективно планувати свої подальші кроки та організовувати завдання.
Збільшення економічної ефективності
Ручні та повторювані процеси вимагають значних витрат часу, зусиль і коштів. Використання єдиного програмного забезпечення для планування, організації завдань, співпраці та відстеження прогресу з централізованою інформацією дозволяє заощадити кошти та час.
Переваги інструментів управління проєктами з самостійним розміщенням
Вибираючи програмне забезпечення для управління проєктами, ви знайдете багато варіантів. Спершу визначте необхідний функціонал, зважаючи на розмір команди, бюджет та потреби. Ви можете обрати програмне забезпечення на основі самостійного хостингу або SaaS (Software as a Service).
Перевага програмного забезпечення із самостійним хостингом полягає у відкритому вихідному коді, який дозволяє вільно використовувати, змінювати та розповсюджувати його відповідно до потреб. Безкоштовні інструменти управління проєктами з відкритим вихідним кодом дають можливість маніпулювати кодом для оптимізації програмного забезпечення, додавати нові функції, виправляти помилки тощо.
Розглянемо декілька безкоштовних інструментів управління проєктами з відкритим кодом:
OpenProject
OpenProject — це гнучке, ефективне програмне забезпечення для управління проєктами з відкритим кодом. Воно забезпечує високий рівень конфіденційності та безпеки даних. Встановлення його на вашій інфраструктурі дає повний контроль над даними.
Використання OpenProject дає вам уявлення про всі ваші дані та їх зберігання без будь-якого зовнішнього впливу. Це допомагає підвищити продуктивність команди, зробивши її роботу простішою та приємнішою. Крім того, команда може відстежувати свою роботу для досягнення кращих результатів, швидко організовуючи завдання та розподіляючи їх між усіма членами команди.
OpenProject об’єднує всі необхідні інструменти в одному місці для покращення комунікації. Спільні часові шкали допомагають візуалізувати та створювати плани проєкту, оптимізуючи креативність та досвід членів команди.
Детальний аналіз дій допомагає розробити план та повідомити всіх про подальші кроки та терміни реалізації проєкту. Команди можуть вимірювати, навчатися та вдосконалюватися, щоб забезпечити швидшу та якіснішу роботу з кожною ітерацією.
OpenProject надає інструменти для підтримки таких методологій, як Kanban та Scrum, та гнучкої розробки продуктів. Це велика спільнота для розробників, ентузіастів відкритого коду, компаній тощо, де можна знайти ідеальні налаштування для вибору між різними варіантами хостингу.
Локальна компанія надає професійну підтримку та функції безпеки для OpenProject, розміщеного на власному хості. Ціна залежить від кількості користувачів. Вартість програмного забезпечення починається від 405 доларів США на рік для 5 користувачів, включаючи технічну підтримку.
Якщо вам потрібен хостинг OpenProject, ви можете спробувати платформу Каматера.
Focalboard
Шукаєте альтернативу Notion, Asana та Trello?
Зверніть увагу на Focalboard – програмне забезпечення для управління проєктами з відкритим кодом та самостійним розміщенням. Воно допомагає організовувати, керувати, відстежувати та визначати роботу команд за допомогою канбан-дошок. Focalboard має дві редакції:
- Персональний робочий стіл Focalboard: це настільний застосунок для особистих проєктів та завдань, що забезпечує оптимальну продуктивність і швидкість.
- Персональний сервер Focalboard: це самостійний сервер, який полегшує командну співпрацю.
Натисніть “додати нову дошку”, щоб обрати потрібний шаблон для проєкту.
Змініть дату створення, пріоритет, параметри сортування, фільтри та групування, налаштувавши їх відповідно до своїх потреб. Можна перетягувати картки між стовпцями для зміни їхніх властивостей. Редагуйте картки для перегляду їхніх властивостей, вмісту та коментарів.
Перегляд у вигляді таблиці дозволяє переглядати картки в одному місці. Кожна дошка має шаблони карток та дощок для налаштування відповідно до потреб команди. Персональний робочий стіл доступний для Mac і Windows, а персональний сервер – на Ubuntu.
Рестя
Скористайтеся платформою керування проєктами з відкритим вихідним кодом Рестя для управління завданнями, спілкування та іншого. Restya – це канбан-дошка, схожа на Trello, з розширеними можливостями Extend Restyaboard та різноманітними налаштуваннями, такими як скрипти, стилі користувача, віджети та інтеграції.
Додаток MyRestyaboards сумісний з iPadOS та iOS, що дозволяє відстежувати кілька дошок Restya. Ви можете імпортувати дошки з Asana.
Це хмарне рішення для управління проєктами, яке дозволяє імпортувати дані з Kantree, інструменту для організації, співпраці, управління та планування проєктів. Також можна переносити дошки з Pipefy, Taiga, Taskwarrior, Trello та Wekan на Restya Board.
Кожна дошка керує окремим проєктом, що дозволяє створювати та керувати кількома дошками одночасно. Використовуйте наявні шаблони для швидкого запуску та дублюйте дошки з різними назвами. Комбінації клавіш дозволяють виконувати певні дії, наприклад, видалення та додавання учасників, відкриття карток, голосування тощо.
Створіть єдину цифрову платформу з секретними проєктами та описами. На цій платформі ви отримаєте інтерактивний інтерфейс, кращу видимість організації, а також можливість редагувати, додавати та видаляти учасників, змінювати дозволи, сортувати та видаляти.
Переглядайте дошки у звичайному форматі або застосовуйте фільтри. Можна налаштувати загальний або приватний доступ до дощок. Переглядайте картки у вигляді сітки або списку. Restya також надає календар разом із кольоровими позначками для зручності сприйняття.
Додаткові функції включають перегляд діаграми Ганта, створення звітів, запрошення учасників, зміна фону, налаштування текстур та візерунків, автоматична підписка та багато іншого.
ERPNext
Оновіть свій робочий процес за допомогою програмного забезпечення для управління проєктами з відкритим кодом ERPNext. Воно допомагає організовувати завдання, розклад, план та аналіз проєктів, співпрацюючи з командою для прискорення роботи.
ERPNext відстежує терміни виконання проєкту з чітким уявленням про план. Ви можете керувати всіма процесами в єдиному робочому просторі та спростити проєкти, використовуючи підхід, орієнтований на завдання.
ERPNext забезпечує легку співпрацю, дозволяючи розподілити проєкт на невеликі завдання та призначити їх членам команди. Ви також можете відстежувати прогрес та ефективність проєкту через пріоритети, чіткий обсяг, етапи та приблизні терміни.
Крім того, ERPNext дозволяє обмінюватися та завантажувати мультимедійні файли, такі як зображення, документи та відео. Забезпечте безперебійну комунікацію з усіма завдяки автоматичним відповідям на вхідні листи.
Отримуйте точну статистику в будь-який час, щоб контролювати витрати та бюджети, краще планувати проєкти та відстежувати використання бюджетних коштів. Це також дозволяє створювати власне програмне забезпечення для проєктів з відкритим кодом.
Taskcafe
Taskcafe – це інструмент для управління проєктами з відкритим кодом, що дозволяє керувати різними завданнями за допомогою інтерфейсу дошки Kanban, встановлювати дати виконання та додавати контрольні списки та мітки. У розділі “Мої завдання” відображаються всі призначені вам завдання.
Ви також отримаєте такі параметри, як особисті проєкти, коментарі до завдань та інше. Якщо ви шукаєте альтернативу NextCloud, Trello, тощо, Taskcafe може задовольнити ваші потреби та допомогти вам легко керувати проєктами. Він перебуває на стадії альфа-розробки та має багато корисних і унікальних функцій.
Orangescrum
Скористайтеся масштабованим та безпечним інструментом управління проєктами з відкритим кодом – Orangescrum для гнучкого управління проєктами вашої команди. Це допоможе вам розробляти стратегії, ефективно планувати та виконувати проєкти, а також дозволить вашій команді завершити роботу вчасно.
Orangescrum допомагає стратегічно планувати для досягнення більшої ефективності та оптимальних результатів. Крім створення планів проєктів, ви також можете їх контролювати та безперебійно виконувати. Він забезпечує співпрацю в режимі реального часу та мінімізує використання ресурсів при розподілі ролей між членами команди.
Orangescrum інтегрує ваш робочий процес із візуальним плануванням проєкту для підвищення його успішності. Отримуйте статистику ефективності портфеля та ініціатив за допомогою даних у режимі реального часу на інформаційних панелях. Контролюйте фінансову діяльність та бюджети, відстежуючи витрати на проєкт та ресурси для досягнення вищої норми прибутку.
Захистіть свої дані за допомогою управління доступом на основі ролей (RBAC) та системи єдиного входу. Завантажте Orangescrum на пристрої Android або iOS для керування роботою поза офісом. Централізуйте інформацію про проєкт для легкого доступу з будь-якого місця.
Для стартапів пропонується стартовий план за 9 доларів США на місяць для 10 користувачів, який включає необмежену кількість завдань, проєктів, діаграму Ганта, 5 ГБ пам’яті та 5 гостьових користувачів.
Taiga
Забезпечте виконання проєктів вчасно та в межах бюджету за допомогою Taiga – інструменту управління проєктами з розширеними функціями та інтуїтивно зрозумілим інтерфейсом. Він дозволяє співпрацювати з командою для визначення результатів та використання знань кожного учасника.
Узгодьте завдання та розставте пріоритети для досягнення результатів, щоб кожен міг вчасно виконати свою роботу. Комунікація є ключовим аспектом будь-якого проєкту, тому Taiga допомагає швидко взаємодіяти з членами команди для обміну інформацією про прогрес виконання завдань. Також команда може переглядати поточні та виконані завдання.
Taiga забезпечує прозорість для команди щодо поточного стану та розподілу ресурсів, а також розуміння зусиль, необхідних для завершення проєкту. Простий у використанні інтерфейс допомагає покращити спосіб роботи та виконання завдань.
Ви можете змінювати робочі процеси та додавати нові функції без складних налаштувань. Taiga забезпечує надійність, незалежність, адаптивність, гнучкість, безпеку, продуктивність та стабільність для успішного виконання проєктів.
Безкоштовна реєстрація надає до 5 приватних проєктів, необмежену кількість загальнодоступних проєктів та до 300 МБ пам’яті. Якщо вам потрібні додаткові функції, скористайтеся платним планом за 5 доларів США за користувача на місяць.
Twake
Twake – це цифрове робоче місце з відкритим вихідним кодом, що підвищує продуктивність організації. Воно допомагає легко спілкуватися з командою, запрошувати зовнішніх користувачів, обмінюватися файлами, спільно працювати над документами та проводити відеозустрічі.
Twake дозволяє керувати проєктом, створювати нові завдання, переміщувати їх відповідно до прогресу, призначати роботу та встановлювати терміни для членів команди. Файловий менеджер з функцією перетягування дозволяє легко отримувати доступ до збережених та спільних документів.
Керуйте мітками та версіями файлів. Створюйте нові командні події, додавайте відеопосилання для зустрічей, налаштовуйте сповіщення для учасників, додавайте завдання та файли, а також встановлюйте терміни.
За допомогою Twake легко встановлювати необхідні програми у робочий процес. Кожна програма не залежить від файлів, календарів та обговорень. Ви можете працювати з одним документом у різних форматах, таких як Google Doc, Libre Office, MS Office тощо.
База даних Twake зашифрована, що забезпечує безпеку файлів. Ви також маєте право вирішувати, хто матиме доступ до файлів. Усі дані та файли зберігаються у Франції. Twake відповідає GDPR і дозволяє безпечно передавати дані за допомогою шифрування HTTPS/SSL.
Почніть використовувати цю платформу для управління проєктами безкоштовно з обмеженими функціями або заплануйте платну версію для отримання повного функціоналу.
Wekan
Ще одне безкоштовне програмне забезпечення для управління проєктами з відкритим кодом – Wekan, що базується на канбан-дошці. Канбан — це ефективний інструмент для організації роботи, ведення списку справ, командної роботи, планування відпусток та перегляду поточного стану проєкту.
Wekan допомагає підвищити продуктивність, дозволяючи зосередитися на найважливіших завданнях. Його можна встановити одним кліком на комп’ютері або сервері. Wekan використовується в багатьох країнах і доступний 63 мовами.
Цей інструмент має інтерфейс користувача в режимі реального часу, який дозволяє керувати всіма процесами. Він підтримує різні платформи. Для встановлення Wekan на комп’ютер необхідні 64-розрядний Linux Snap або Sandstorm/Windows/Mac, процесори з MongoDB і Node.js, мінімум 1 ГБ оперативної пам’яті для Wekan, системний сервер з 4 ГБ оперативної пам’яті та достатньо місця на диску.
ProjectLibre
Якщо вам потрібен інструмент для управління проєктами, ProjectLibre – це відмінний варіант!
Це альтернатива з відкритим вихідним кодом для Microsoft Project, що підтримує Mac, Windows і Linux і відкриває файли MS Project. Він також надає командам можливості керування кількома проєктами.
ProjectLibre перекладений 29 мовами, що можна змінити у випадаючому меню. Він пропонує такі функції, як діаграми Ганта, діаграми PERT, мережеві діаграми, діаграми RBS/WBS, калькуляція вартості отриманої вартості, гістограми ресурсів тощо.
Leantime
Leantime пропонує “ощадливе” управління проєктами, яке сподобається стартапам. Він розроблений для безперебійної роботи від ідеї проєкту до остаточної реалізації. Цей інструмент з відкритим кодом написаний на PHP та JavaScript і використовує базу даних MySQL.
Серед функцій є канбан-дошки для управління завданнями, перегляд календаря та таблиць, діаграми Ганта для керування етапами та Lean Canvas для дослідницьких дощок. Він також пропонує керування розкладом, інформаційні панелі проєктів, ретроспективи, звіти, двофакторну автентифікацію та кілька ролей користувачів.
Leantime інтегрується зі Slack, Zulip та Mattermost, дозволяє експортувати завдання, етапи та табелі в CSV. Для зберігання файлів використовується локальна файлова система або AWS S3. Інструмент доступний англійською, російською, іспанською та нідерландською мовами.
Висновок
Програмне забезпечення для управління проєктами допомагає прискорити робочий процес, сприяє ефективній комунікації, заощаджує час та кошти. Представлені вище безкоштовні інструменти управління проєктами з відкритим кодом допоможуть вам отримати ці переваги для успішного виконання кожного проєкту.
Якщо ви ще не готові до самостійного впровадження, ви можете спробувати керовані рішення для управління проєктами, такі як Monday.