11 послуг віртуального секретаря для керування вашими вхідними дзвінками

Не маєте змоги постійно відповідати на дзвінки клієнтів? Оптимізуйте обробку викликів, використовуючи сервіси віртуального секретаря.

Віртуальний адміністратор – це чудовий інструмент для економії на оплаті праці та покращення продуктивності вашого бізнесу. Ці послуги допоможуть вам вивільнити час для концентрації на інших важливих аспектах вашої діяльності.

У цій статті ми розглянемо найкращі сервіси віртуальних секретарів, які допоможуть вам приймати дзвінки, навіть коли ви не можете цього робити особисто.

Розглянемо деталі.

Що таке послуги віртуального секретаря?

Телефонні дзвінки є критично важливими для обробки запитів та підвищення ефективності залучення потенційних клієнтів для будь-якої компанії. Прийом дзвінків та надання підтримки клієнтам – це важлива частина роботи, яку не можна ігнорувати, навіть якщо ви дуже зайняті.

Традиційно великі компанії з великим бюджетом наймають штатних портьє для обробки вхідних дзвінків та обслуговування клієнтів. Але для малого бізнесу, особливо на стадії старту, утримання власного секретаря може бути значним фінансовим тягарем.

Саме тут на допомогу приходять послуги віртуального адміністратора.

Сервіси віртуальних адміністраторів пропонують реальних людей, які вітають абонентів та з’ясовують причину їхнього дзвінка. Після отримання необхідної інформації дзвінки перенаправляються до відповідних співробітників, що покращує взаємодію клієнтів з компанією.

Зазвичай ці сервіси забезпечують цілодобову підтримку вхідних дзвінків та текстових повідомлень. Таким чином, ви можете бути впевнені, що жоден дзвінок клієнта не буде пропущено.

Чому варто скористатися послугами віртуального адміністратора?

Рішення про найм віртуального портьє є індивідуальним. Воно залежить від того, чи потрібно вам мати власного співробітника, чи ви можете скористатися послугами аутсорсингу.

Великі компанії можуть мати власні команди адміністраторів, але для малого бізнесу та стартапів це не завжди можливо. З метою зменшення операційних витрат малі компанії часто обирають послуги віртуального адміністратора.

Розглянемо деякі переваги найму віртуального адміністратора:

  • Підвищення професіоналізму: професійне вітання клієнтів залишає позитивне враження про ваш бізнес. Це створює довіру та показує, що ви серйозно ставитесь до своєї роботи.
  • Економічна ефективність: віртуальні адміністратори коштують дешевше, ніж найм штатного співробітника. Ви можете налаштувати послугу автовідповідача відповідно до ваших потреб.
  • Покращення обслуговування клієнтів: професійні адміністратори навчені ефективно обробляти дзвінки та запити клієнтів. Вони мають досвід у вирішенні різних ситуацій, що позитивно впливає на ефективність вашого бізнесу.
  • Гнучкість налаштувань: послуги віртуального секретаря дозволяють змінювати правила переадресації викликів, вітальні повідомлення та інші аспекти комунікації.
  • Постійна доступність: штатні адміністратори приймають дзвінки тільки в робочий час. Віртуальні секретарі можуть працювати цілодобово, забезпечуючи постійну підтримку ваших клієнтів.
  • Інтеграція: інтегруйте послуги віртуального секретаря з популярними інструментами для бізнес-комунікації, такими як Slack, Hubspot, G Suite, Microsoft Teams та іншими.

Тепер, коли ви знаєте про переваги найму віртуального адміністратора, перейдемо до нашого списку найкращих сервісів.

Reception HQ

ReceptionHQ – визнаний лідер на ринку послуг віртуальних секретарів для малого бізнесу. Сервіс пропонує цілодобову обробку вхідних дзвінків, електронних листів та текстових повідомлень. Також вони можуть здійснювати вихідні дзвінки та виконувати інші завдання, наприклад, планувати зустрічі та надсилати нагадування.

ReceptionHQ обслуговує значну кількість дзвінків для компаній зі США, особливо в години пік. Сервіс пропонує двомовну підтримку без прив’язки до контракту, що дозволяє скористатися 7-денною безкоштовною пробною версією.

Yodel.io

Yodel.io – компанія, що надає послуги віртуальних адміністраторів понад 15 років, що свідчить про їхній досвід. Ви можете обрати повністю автоматизовану систему IVR або віддаленого секретаря для обробки ваших дзвінків. Серед особливостей Yodel.io – інтелектуальна голосова система IVR, фільтрація викликів та інтеграція з такими інструментами, як Hubspot, Zendesk, Intercom та Slack.

Сервіс пропонує безкоштовну пробну версію без контракту. Після завершення пробного періоду ви можете обрати один з тарифних планів відповідно до ваших потреб.

Grasshopper

Якщо ви шукаєте віртуального адміністратора, який надасть вам окремий номер телефону та дозволить приймати дзвінки з будь-якої точки світу, Grasshopper – відмінний варіант. Сервіс також пропонує віртуальний номер телефону для прийому дзвінків на вашому комп’ютері чи мобільному пристрої. Таким чином, ваш особистий номер залишається конфіденційним, і ви можете зосередитися на веденні бізнесу без зайвих перешкод.

Послуга надає 7-денну безкоштовну пробну версію без укладення контракту, що дозволяє протестувати сервіс без будь-яких зобов’язань.

MyReceptionist

MyReceptionist пропонує послуги віртуального адміністратора та підтримки, що забезпечують цілодобову доступність за нижчою ціною, ніж найм штатного адміністратора. Ви отримуєте всі переваги персональних адміністраторів, які допомагають вам керувати вхідними дзвінками, планувати зустрічі, бронювати поїздки, без проблем, пов’язаних з наймом штатного співробітника.

MyReceptionist пропонує різноманітні пакети в залежності від часу, необхідного для обробки дзвінків вашої компанії.

Ruby

Ruby Receptionists надає професійну телефонну підтримку для вашого бізнесу, використовуючи штучний інтелект (AI) для обробки вхідних дзвінків для компаній по всьому світу. Вони можуть відповідати на запитання про вашу компанію в режимі реального часу, взаємодіяти з клієнтами від імені вашої компанії і навіть планувати для вас зустрічі.

З Ruby ви отримуєте спеціальний мобільний додаток для відстеження обробки дзвінків та текстових повідомлень, отриманих від клієнтів. Ви також можете синхронізувати свої щоденні розклади за допомогою інтеграції календаря Ruby.

Conversational

Conversational – це послуга віртуального секретаря для компаній, яким потрібен повний спектр послуг віртуального секретаря, або для тих, хто має кілька офісів та потребує обробки вхідних дзвінків з різних локацій.

Conversational пропонує три основні функції: управління реєстрацією, маршрутизацію викликів та управління голосовою поштою, а також онлайн-планувальник зустрічей та платформу для email-маркетингу.

Ви також можете використовувати Conversational разом із вже існуючими телефонними системами, такими як Microsoft Lync або Cisco Jabber.

AnswerForce

AnswerForce – це повнофункціональний віртуальний секретар, що дозволяє вам керувати вхідними дзвінками за допомогою цілодобової підтримки. Сервіс пропонує багато можливостей, включаючи налаштовувану інформаційну панель, де можна відстежувати та керувати вхідними дзвінками в одному місці.

Ви також можете інтегрувати AnswerForce з системою IVR, як-от IVRX або Intercom, для більшого контролю над тим, як вітають абонентів, що телефонують у ваш офіс або через мобільний телефон.

AnswerConnect

AnswerConnect – це телефонна компанія, що надає послуги віртуального секретаря з 2001 року. Вона є членом Better Business Bureau, Національної асоціації професійних жінок та інших організацій.

Ви можете обрати між двома типами віртуальних адміністраторів: живий чат та обмін миттєвими повідомленнями (IM). AnswerConnect надає перевагу вибору користувачам, оскільки ви можете вибрати необхідний тип відповідно до ваших конкретних потреб.

AnswerConnect можна адаптувати до ваших потреб, незалежно від того, чи ви роботодавець, власник бізнесу, чи просто потребуєте допомоги в обробці дзвінків.

Helpware

Helpware – це сервіс віртуального секретаря для малого та середнього бізнесу. Він пропонує різні послуги, включаючи планування зустрічей, переадресацію викликів, голосову пошту та підтримку електронною поштою.

Helpware – це веб-сервіс віртуального адміністратора, що дозволяє вам керувати вхідними дзвінками з будь-якого місця та в будь-який час. Ви також можете налаштувати автоматичні відповіді відповідно до потреб абонента або додати такі функції, як автоматичні оператори, які будуть робити нотатки під час зустрічей з потенційними клієнтами, щоб вам не довелося робити це самостійно.

Abby

Abby – це послуга віртуального секретаря від Zendesk, яку можна використовувати для управління вхідними дзвінками, електронними листами та чатами. Ви можете налаштувати автоматичні відповіді на запити клієнтів щодо замовлень або часу доставки.

З Abby ви отримуєте сповіщення про кожного нового підписника на вашу розсилку, і ви можете висловити подяку клієнтам, які залишили відгуки про свій досвід.

MoneyPenny

Moneypenny – це постачальник цілодобових автовідповідачів, що працює у Великій Британії та США з 2000 року. Ви отримуєте свободу вибору відданих фахівців з їхньої команди, яких Moneypenny навчить відповідати на дзвінки вашої компанії та надавати підтримку в чаті, переадресовувати дзвінки, а також інтегруватися з CRM та календарем.

Ви можете оновлювати свою доступність на їхньому порталі, відповідати на заплановані дзвінки, а також перевіряти історію минулих дзвінків та повідомлень одним дотиком.

Заключні слова

Підсумуємо наші роздуми про побудову відносин із вашими клієнтами.

Важливо встановити правильний тон на початку кожного дзвінка, інакше клієнтам може здатися, що вони розмовляють з автоматизованою системою, яка навіть не може запам’ятати їхні імена.

Обравши будь-яку з вищезазначених компаній, що надають послуги віртуальних адміністраторів, ви зможете зробити свій бізнес більш професійним та спростити процес обробки запитів.

Ми сподіваємося, що ця стаття допомогла вам дізнатися більше про те, як сервіси віртуального секретаря можуть допомогти вам зосередитися на розвитку вашого бізнесу, не турбуючись про технічні моменти.

Не забудьте ознайомитися з нашим списком найкращих рішень для підтримки IT-інфраструктури, щоб мінімізувати вплив технічних проблем на роботу вашої компанії.