Оптимізація бізнес-процесів за допомогою програмного забезпечення для обліку часу та виставлення рахунків
Чимало підприємств для контролю своїх фінансових та операційних показників використовують спеціалізовані програмні рішення для обліку часу та формування рахунків. Ці інструменти допомагають відстежувати робочий час співробітників та автоматизувати процеси виставлення рахунків.
Як керівнику команди, вам безсумнівно відома важливість точного відстеження робочого часу та ефективного процесу виставлення рахунків. Важливо забезпечити ефективну роботу кожного члена команди та налагодити безперебійний процес оплати.
Проте, ручне виконання цих завдань є неефективним і складним. Тому існують спеціальні програмні рішення для відстеження часу та виставлення рахунків, які можуть значно спростити ці процеси.
У цій статті ми розглянемо програмне забезпечення для обліку часу та виставлення рахунків: від визначення його сутності до переваг інтеграції, а також ознайомимося з різними варіантами програм, що сприяють підвищенню ефективності вашої роботи.
Але спочатку давайте розберемося з поняттям оплачуваних годин.
Що таке оплачувані години?
Оплачувані години – це час, який компанія присвятила роботі над проєктом для клієнта. Розрахунок може здійснюватися для кожного проєкту окремо або як загальний підсумок.
Для визначення оплачуваних годин потрібно спочатку відстежити, скільки часу співробітники витрачають на кожен проєкт. Це можна робити за допомогою спеціальних програм або ж вручну, збираючи табелі обліку робочого часу (що є досить трудомістким процесом).
Після збору даних про відпрацьований час, можна визначити кількість годин, за які клієнт повинен сплатити. Розмір оплати залежить від типу проєкту, умов договору з клієнтом та внутрішньої політики компанії.
Які недоліки ручного обліку часу?
Ручне відстеження часу та виставлення рахунків може виявитися надзвичайно складним та неефективним. Існує декілька основних недоліків:
- Важко точно відстежити час, який кожен співробітник витрачає на окремий проєкт. Це може призвести до завищення або заниження рахунків клієнтам.
- Ручне відстеження оплачуваних годин вимагає значних часових витрат та зусиль. Це може відволікати від основної роботи над проєктами.
- Ручний облік часто передбачає використання паперових документів, що ускладнює їх обробку та зберігання, а також може призвести до втрати інформації.
- Постійний контроль точності звітів співробітників щодо відпрацьованих годин може бути стресовим.
- Визначення рентабельності проєкту також може бути складним завданням, особливо коли є багато проєктів та необхідно розрахувати вартість кожного з них. Це може призвести до неточностей при виставленні рахунків.
Які переваги використання програмного забезпечення для обліку часу та виставлення рахунків?
Програмне забезпечення для обліку часу та виставлення рахунків має ряд переваг, які не варто ігнорувати. Серед них:
Покращена звітність
Відстежуючи оплачувані години, ви можете гарантувати точне виставлення рахунків клієнтам та отримання оплати за всю виконану роботу. Програмне забезпечення також допомагає контролювати витрати, що дозволяє тримати бюджет під контролем та уникати надмірних витрат.
Крім того, ви можете легко керувати кількома проєктами одночасно, що сприяє їх своєчасній реалізації.
Оптимізація платежів
Замість ручного відстеження рахунків-фактур та платежів, програмне забезпечення автоматизує цей процес, звільняючи ваш час для інших важливих аспектів бізнесу.
Ще одна перевага – це запобігання простроченню платежів. Ручне відстеження може призвести до пропуску термінів оплати, що може негативно вплинути на репутацію компанії та її фінансову стабільність. Програмне забезпечення дозволяє налаштовувати нагадування про терміни платежів, що мінімізує ризик їх пропуску.
Збір даних
Відстежуючи час та платіжні дані, ви створюєте історію роботи вашої компанії.
Ці дані можна використовувати для:
- Виявлення тенденцій у роботі
- Аналізу робочих процесів з метою виявлення неефективних моментів
- Відновлення історії виконаної роботи для виставлення рахунків або інших потреб
Зменшення операційних витрат
Програмне забезпечення для відстеження часу та виставлення рахунків допомагає зменшити операційні витрати за рахунок автоматизації процесів обліку та виставлення рахунків. Це дозволяє економити час та гроші, зменшуючи необхідність ручного введення даних.
Підвищення продуктивності команди
Відстеження часу, який співробітники витрачають на виконання різних завдань, дозволяє краще розуміти, на що саме витрачається час. Ця інформація допомагає оптимізувати робочі процеси та забезпечити максимальну продуктивність команди.
Основні функції програмного забезпечення для обліку часу та виставлення рахунків
При виборі програмного забезпечення для обліку часу та виставлення рахунків варто звернути увагу на наявність наступних ключових функцій:
Постановка завдань
Програмне забезпечення повинно мати функцію постановки завдань, що дозволить вам розподіляти завдання між членами команди та відстежувати їх виконання. Також важливо мати можливість бачити, які завдання призначені кожному співробітнику та стежити за ходом їх виконання.
Облік часу – оплачувані та неоплачувані години
Будь-який бізнес, що надає послуги за погодинною оплатою, потребує програмного забезпечення для обліку оплачуваних та неоплачуваних годин. Це дозволяє точно виставляти рахунки клієнтам та допомагає відстежувати, на що саме витрачається час співробітників.
Платіжні звіти
Платіжні звіти є важливими для відстеження доходів та витрат. Без цієї функції компаніям доведеться створювати звіти вручну, що займає багато часу та може призвести до помилок.
Функція платіжних звітів допомагає створювати звіти за певний період з урахуванням усіх відповідних даних, таких як дата, час, сума рахунку та статус платежу.
Генерація рахунків-фактур
Наявність програмного забезпечення, яке може автоматично генерувати рахунки-фактури, заощадить ваш час та зусилля. Ця функція гарантує, що ваші клієнти отримують точні рахунки.
Мобільний доступ
Програмне забезпечення повинно мати мобільний доступ, що дозволить фахівцям відстежувати свій час та оплачувані години незалежно від місця знаходження. Це особливо важливо для тих, хто часто працює поза офісом.
Доступна ціна
Хороше програмне забезпечення повинно мати доступну цінову політику з прозорою структурою та достатнім набором функцій. Важливо, щоб не було прихованих комісій та довгострокових контрактів. Також, наявність безкоштовної пробної версії є великою перевагою, що дозволяє оцінити можливості продукту перед покупкою.
Якісна підтримка клієнтів
Якість підтримки клієнтів є показником відношення компанії до своїх користувачів. Перед покупкою важливо перевірити якість підтримки та прочитати відгуки, щоб переконатися в її надійності.
Далі пропонуємо перелік кращих програмних рішень для обліку часу та виставлення рахунків:
Clockify Me
Якщо ви шукаєте багатофункціональний інструмент для виставлення рахунків та відстеження часу, ваш пошук завершено! Clockify є одним з кращих у своєму класі програмним забезпеченням, яке дозволяє легко відстежувати оплачувані години, спрощує обчислення годин та виключає неоплачувані.
Кожна функція Clockify розроблена для спрощення процесу виставлення рахунків. Ви можете оптимізувати робочий процес, налаштувавши проєкти, відстежуючи час та створюючи рахунки-фактури.
Незалежно від того, чи ви є власником малого бізнесу, стартапом чи великим підприємством, цей інструмент врахує ваші потреби. Крім того, ви отримаєте доступ до цінної інформації щодо прибутковості клієнтів.
І найкраща новина – Clockify є абсолютно безкоштовним для всіх!
Zoho Invoice
Zoho Invoice є одним з найкращих інструментів для обліку часу та виставлення рахунків, який допоможе вам контролювати витрати часу кожної особи та всієї команди. Цей інструмент значно оптимізує процеси виставлення рахунків та відстеження часу.
Zoho Invoice став незамінним інструментом для виставлення рахунків-фактур та табелів обліку робочого часу. З його допомогою ви можете призначати завдання своїй команді, керувати проєктами та підвищувати продуктивність. Завдяки розширеній функції звітності Zoho, ви можете налаштувати структурований робочий процес.
Zoho, як одне з кращих програмних рішень для виставлення рахунків, переважно використовується малими підприємствами та є безкоштовним.
Scoro
Scoro розроблено для ефективного управління часом та оптимізації рахунків-фактур. Він є простим у використанні та зрозумілим для всіх членів команди.
Scoro також надає автоматичні звіти щодо відстеження часу для кожного члена команди, тижневу та місячну статистику, а також огляд проєктів, які споживають найбільшу частину ресурсів.
Myhours
Завдяки доступним планам, інтуїтивно зрозумілому інтерфейсу та вражаючим функціям, Myhours став відомим інструментом для відстеження заробітної плати.
Myhours дозволяє відстежувати діяльність вашої команди без необхідності використання кількох інструментів. З цим інструментом ви можете керувати всією командою з одного місця та отримати чітке уявлення про їх загальну діяльність.
Цей інструмент виставлення рахунків та відстеження дозволяє створювати звіти про всі проєкти, над якими ви працювали для окремих клієнтів. Ви також можете швидко переглянути доступність членів вашої команди, що дозволить вам знати, до кого звертатися, коли ви шукаєте виконавців на аутсорсі.
З допомогою цього інструменту ви можете підвищити підзвітність, обмінюючись автоматизованими звітами зі своїми клієнтами та розвиваючи взаємовідносини з ними.
Bill4time
Bill4time створений для забезпечення повної прозорості робочих процесів. Завдяки зрозумілому інтерфейсу користувача, підприємствам легко використовувати інформаційну панель та отримувати розширену аналітику.
Bill4time надає доступ до всіх даних одним клацанням миші та усуває необхідність у використанні різних інструментів та електронних таблиць. Він надає статистику в реальному часі та розширені KPI для відстеження ефективності вашої компанії. Цей інструмент розроблений для агентств.
Налаштовуйте періодичні рахунки-фактури, записуйте витрати та впорядковуйте їх за допомогою цього програмного забезпечення. Bill4time пропонує три платні тарифні плани: Time & Billing, Legal Pro та Legal Enterprise.
Toggl
Toggl – це ще одне економічно ефективне програмне забезпечення для відстеження часу та виставлення рахунків. Воно створене для компаній, які прагнуть оптимізувати рутинні процеси, контролювати час, витрачений на кожну дію, та створювати організовану структуру роботи.
Це програмне забезпечення скорочує час, витрачений на щоденні процеси відстеження часу та виставлення рахунків, надає членам команди безперервний робочий процес для реєстрації часу та виставлення рахунків, а також дозволяє працювати в інтуїтивно зрозумілому та простому у використанні середовищі.
З Toggl ви можете заощадити час на повторному введенні табелів та виставленні рахунків, зменшити час аудитів та підвищити ефективність. Toggl має безкоштовний, початковий, преміальний та налаштовуваний плани.
Getcanopy
Getcanopy – чудове програмне забезпечення для виставлення рахунків для компаній, що надають послуги. Цей інструмент розроблений для тих, хто не хоче витрачати час на рутинні процеси та не має централізованої системи для керування часом на проєкті.
За допомогою Getcanopy легко перевірити час, витрачений на кожен проєкт. Крім того, ви можете бачити прогрес вашої команди та переконатися, що кожен виконує свою роль.
Ще однією важливою функцією Getcanopy є наявність готових до використання налаштованих звітів та шаблонів платежів. Getcanopy має платні тарифні плани з додатковими функціями, а також безкоштовний план.
Nutcache
Nutcache – це багатофункціональне рішення, яке допомагає компаніям формувати бюджет проєкту, керувати витратами та графіком.
За допомогою Nutcache ви можете легко налаштувати відстеження часу, виставлення рахунків, побачити фактичний час, витрачений на проєкт, та створювати точні рахунки-фактури. Крім того, ви можете надсилати нагадування про прострочені рахунки-фактури, отримувати дані про затримки платежів, та приймати платежі.
Окрім функцій обліку часу та виставлення рахунків, Nutcache пропонує багато інструментів автоматизації та відстеження проєкту. Залежно від ваших потреб та розміру бізнесу, ви можете обрати один з безкоштовних, професійних або корпоративних планів.
Beebole
Beebole відомий своїм надійним інструментом для відстеження часу проєкту, який допомагає компаніям будь-якого розміру оптимізувати свою продуктивність.
За допомогою Beebole ви можете налаштувати проєкти та розпочати облік оплачуваних годин в будь-який час та з будь-якого місця. Ви також можете працювати зараз, а заповнити табель пізніше, використовуючи збережені звіти. Члени команди можуть переглядати та оновлювати свої журнали часу та призначення.
Replicon
Replicon зосереджений на тому, щоб спростити процес виставлення рахунків за табелями. Він дозволяє відстежувати загальну кількість оплачуваних годин, хід проєкту, бюджет та прибутковість в одному місці.
Replicon пропонує доступне, ефективне та масштабоване рішення, яке забезпечує всі необхідні функції інструменту для відстеження часу та виставлення рахунків. Він включає в себе інструменти для кошторису проєкту, відстеження витрат, детальних звітів та клієнтський портал. Replicon пропонує три платні тарифні плани: від інструменту керування проєктами до професійного набору автоматизованих послуг.
Timebillingapp
Додаток Timebilling покращує якість роботи, створюючи організований робочий простір. Ваша команда може відстежувати час та виставлення рахунків в реальному часі. Завдяки інтуїтивно зрозумілим інформаційним панелям, Timebilling надає рольовий доступ для членів команди. Це дозволяє кожному отримати доступ до свого прогресу в будь-який час та з будь-якої точки світу.
Журнали часу та рахунки-фактури генеруються автоматично, що економить час на виставлення рахунків. Усі журнали часу зберігаються в приватному хмарному сховищі, що унеможливлює їх втрату.
Висновок
Хоча на ринку існує безліч програмних рішень для обліку часу та виставлення рахунків, лише деякі з них є дійсно придатними для вашого бізнесу. Програмне забезпечення для відстеження часу може використовуватись з різною метою. Ви можете відстежувати виконання завдань, оплачувані години, контролювати продуктивність співробітників та створювати платіжні відомості.
Крім того, ви отримаєте звіти про те, як ваша команда витрачає час, що дозволить оптимізувати ефективність роботи.
З наведеного вище переліку ви можете вибрати інструмент, який ідеально підходить для вашого бізнесу. Зверніть увагу на наявність необхідних вам функцій та відгуки користувачів перед покупкою.
Також, ви можете ознайомитися з кращим бухгалтерським програмним забезпеченням для малого та великого бізнесу.