Необхідність чіткого планування проекту
Часто, усні інструкції можуть призвести до непорозумінь та плутанини. Наприклад, надання усних вказівок щодо важливого завдання може спричинити неточності у виконанні, тоді як письмове фіксування деталей забирає багато часу. Саме тут на допомогу приходять шаблони.
Шаблон статуту проєкту – це структурований підхід до формування процесу розробки проєкту. Він забезпечує ініціаторам та аналітичним командам перевірені шляхи для успішного старту. Це ефективний інструмент для визначення обов’язків та цілей з мінімальними витратами, зменшуючи ризик дезінформації.
Дослідження, проведене Інститутом управління проєктами (PMI) серед понад 5400 компаній, виявило, що близько 70% проєктів зазнають невдачі через неефективне управління, зокрема через відсутність чіткого статуту. 59% проєктів могли б бути успішними за умови належної комунікації, 29% потребували більшої підзвітності, а 37% – чітко визначених цілей.
Таким чином, проєкти, розпочаті без належної документації, мають високу ймовірність невдачі. Статут проєкту є критично важливим, адже він визначає шлях від початку до отримання прибуткових результатів. Розглянемо детальніше, як це працює.
Користь статуту проєкту для організацій
Будь-яка компанія, будь то розробник продуктів чи постачальник послуг, постійно шукає нові ідеї для розвитку бізнесу. Керівництво проєкту відповідає за оцінку здійсненності та потенціалу цих ідей.
Ініціація проєкту передбачає багато аспектів, таких як цілі, стратегія, ресурси та бюджет. Добре розроблений план служить орієнтиром для успіху, надаючи чітке розуміння очікуваних результатів на кожному етапі.
Статут проєкту є ефективним засобом для опису роботи в різних сегментах, що дозволяє учасникам та зацікавленим сторонам зрозуміти перспективи. В процесі розробки проєкту, він дає можливість керівникам виявити можливі недоліки та внести необхідні корективи, зменшуючи ризик невдачі.
Компанії з різних галузей, від розробки програмного забезпечення до автомобілебудування та FMCG, використовують шаблони статуту проєкту, адаптовані до їхніх потреб. Ці шаблони допомагають досягти цілей проєкту.
Відмінності між статутом проєкту, положенням про роботу та планом проєкту
Статут проєкту, технічне завдання (SoW) та план проєкту є пов’язаними, але мають різні цілі та функції.
Далі наведено порівняння їх ключових відмінностей:
| Параметри | Статут проєкту | Положення про роботу (SoW) | План проєкту |
| Відповідальний | Керівник проєкту | Підрядник проєкту | Керівник проєкту |
| Часові рамки | На етапі планування | Після схвалення проєкту клієнтом | Після створення статуту проєкту |
| Основна мета | Офіційно документує проєкт та його процеси | Описує ресурси та рішення для досягнення результату | Визначає обов’язки та стратегії впровадження |
| Специфікації | Цілі, обсяг, ризики, зацікавлені сторони, фінанси | Підзвітність, оцінка, методи | Тривалість, розподіл ресурсів, команди |
Статут проєкту фокусується на документуванні деталей проєкту та наданні інструкцій для досягнення цілей, тоді як SoW є офіційною угодою між клієнтом та підрядником, що включає технічні аспекти. План проєкту є оперативним керівництвом для команди.
Рекомендуємо ознайомитись з шаблонами стратегічного планування для подальшого розвитку вашого бізнесу!
Створення шаблону статуту проєкту
Статут проєкту має велике значення для зацікавлених сторін. Він розробляється для відповідного персоналу та керівників відділів з метою детального опису проєкту та його корисності.
Для створення ефективного статуту, потрібно дотримуватися чіткого формату, що охоплює всі необхідні аспекти проєкту, обговорені між відповідними працівниками. Основна структура статуту проєкту включає:
- Визначення основної мети проєкту, включаючи його ефективність та особливості.
- Оцінка необхідності залучення конкретного персоналу, враховуючи обсяг та масштаби проєкту.
- Обговорення ресурсів, необхідних для досягнення найкращих результатів.
- Ідентифікація потенційних ризиків.
- Забезпечення інформацією про всіх зацікавлених сторін.
- Оцінка вартості проєкту з детальним розбиттям фінансових витрат.
- Визначення оптимальних часових рамок для початку та завершення проєкту.
Статут проєкту є важливим інструментом для передачі ключової інформації про ідею проєкту. Компанії часто використовують шаблони статуту проєкту та плани управління змінами, щоб не упустити важливі аспекти управління проєктом. Розглянемо його переваги.
Переваги шаблонів статуту проєкту
Шаблони статуту проєкту розроблені на основі глибоких досліджень фахівців. Вони допомагають керівникам проєктів у підготовці та розробці статутного документа. Метою є спрощення процесу розробки та надання зручного формату.
- Шаблон містить інформацію про основні цілі, фінанси, ресурси та здійсненність проєкту.
- Він дозволяє швидко оцінити економічну доцільність проєкту.
- Дозволяє компаніям перепланувати робочий час співробітників.
- Сприяє чіткому поясненню мети та концепції проєкту, допомагаючи команді працювати синхронно.
Далі представлені кілька перевірених компаній, що пропонують шаблони статуту проєкту.
Miro
Miro є сертифікованою компанією ISO, яка пропонує понад 1000 шаблонів для різних бізнес-процесів. Ці шаблони сумісні з іншими інструментами та розроблені з урахуванням всіх необхідних аспектів для стабільного розвитку.
Шаблон має структуру, де перші три блоки призначені для опису мети, обсягу та критеріїв успіху проєкту. Наступні блоки призначені для внесення імен учасників команди та зацікавлених сторін.
Крім того, коротко описано ресурси, обмеження та ризики. В кінці є шкала часу для зазначення конкретних етапів.
Miro пропонує односторінковий шаблон для відображення важливих моментів у певних блоках. Ви можете вибрати релевантні терміни для чіткого визначення параметрів.
PowerSlides
PowerSlides розробила понад 7000 професійних шаблонів, які використовуються такими брендами, як Amazon, Samsung та Microsoft. Шаблони можна налаштувати, змінюючи кольори, діаграми, зображення тощо, а також вибираючи з понад 2500 векторних піктограм.
Шаблон статуту проєкту складається з чотирьох слайдів із графіками та таблицями для аналітичного огляду. Інженери, керівники проєктів та викладачі можуть використовувати їх у презентаціях PowerPoint.
Перший слайд містить огляд назви проєкту, його мети та термінів. Далі йде таблиця для зазначення необхідного бюджету. Наступна таблиця дозволяє внести імена учасників команди.
Для бізнес-аналізу, PowerSlides дозволяє користувачам зазначити переваги з точки зору фінансів, операцій, ринку, клієнтів та персоналу. Також є можливість описати проблеми, аналіз витрат та розділити їх на кілька завдань.
Smartsheet
Smartsheet є надійним брендом, що співпрацює з багатьма компаніями зі списку Fortune 100. Він отримав нагороду Top 50 Best Software Awards 2023 у категорії “Продукти для управління проєктами”.
Smartsheet пропонує п’ять типів шаблонів статуту проєкту зі стандартним форматом. Шаблони містять дев’ять полів для опису деталей проєкту, включаючи показники, результати, графік, ресурси та припущення.
Шаблон Six Sigma має подібну структуру, але з попередньо заповненими даними для рівня Six Sigma. Це забезпечує економічно вигідне зростання та покращення результатів.
Шаблон Agile має стовпці з основними умовами оцінювання. Він ідеально підходить для менеджерів проєктів та scrum-майстрів. Шаблон для будівельних проєктів можна налаштувати для визначення термінів, що відповідають конкретним будівельним роботам.
Односторінковий шаблон зручний для друку, містить необхідну інформацію про спонсорів, клієнтів та проєкт. Шаблон бізнес-кейсу Smartsheet є документом для отримання схвалення від зацікавлених сторін.
GoLeanSixSigma.com
GoLeanSixSigma.com співпрацює з різними компаніями, пропонуючи онлайн-навчання, курси сертифікації та ресурси для управління проєктами. Понад 450 000 слухачів пройшли їхні курси у компаніях Fedex та Tesla.
Ключові елементи статуту проєкту, запропоновані GoLeanSixSigma.com, включають формулювання проблеми, бізнес-кейс, ціль, часові рамки, обсяг та команди. Шаблон надає всі параметри на одній сторінці.
Розділ часової шкали розділено на стовпці: визначення, вимірювання, аналіз, покращення та контроль. Він також включає простір для вказівки імен членів команди та часу, який вони витратили на проєкт.
ProjectManagement.com
ProjectManagement.com – це інтернет-ресурс для керівників проєктів. Він пропонує статті, вебінари, шаблони та поради експертів.
Шаблон статуту проєкту дозволяє записувати деталі проєкту в окремих стовпцях, а потім інформацію, пов’язану з бізнесом. Документ розроблений для надання керівникам проєктів актуальних ідей.
Шаблон від ProjectManagement.com містить 25 елементів, ключовими з яких є анотація обсягу, спонсори, критерії успіху та організаційний процес. Також можна внести коротку інформацію про етапи розробки, тестування, прийняття користувачами та запуск.
Bit.ai
Bit.ai пропонує платформу для співпраці над документами, що використовується компаніями по всьому світу, такими як Canon та Accenture. Шаблон статуту проєкту працює у форматі заяви, починаючи з пояснення проєкту.
Ви можете описати обсяг, критерії успіху та результати. Також передбачено місце для фінансів, етапів, припущень, ризиків, деталей команди та схвалень.
Bit.ai пропонує доступ до шаблону в реальному часі, що дозволяє об’єднувати кілька проєктів та спілкуватися із зацікавленими сторонами. Платформа інтегрується з соціальними мережами, веб-посиланнями, PDF-файлами та іншими інструментами.
Шаблон статуту проєкту
Шаблон статуту проєкту – це платформа, розроблена командою Casual.pm, яка допомагає керівникам проєктів у створенні контенту статуту. На сайті є письмові посібники, відео та зразки.
Шаблони статуту проєкту доступні для різних вимог, таких як модернізація веб-сайту, дослідження технологій, соціальні мережі та маркетингові кампанії.
Шаблон має достатньо місця для обговорення передумов проєкту. Ви можете зазначити цілі та масштаби, а також коротко описати зацікавлених сторін, етапи, бюджет, обмеження, припущення та ризики.
Template.net
Template.net є найбільшою у світі онлайн-бібліотекою шаблонів. Ви можете вибрати дизайн картки, документацію, форму, презентацію або шаблон відповідно до ваших вимог. Тут пропонується більше десяти простих шаблонів статуту проєкту.
Спеціалізовані шаблони включають “Шість сигм”, IT, програмне забезпечення, поліпшення процесів, інженерію та бізнес. Один із шаблонів починається з розділу для введення деталей проєкту, таких як назва, спонсор, автор та дата.
З Template.net ви можете написати короткі заяви під розділом опису, мети та стратегічного планування. У формі таблиці можна вказати клієнтів, зацікавлених сторін, бюджет, обсяг, критерії успіху, залежності, етапи, ресурси та ризики.
Mypm
Mypm є експертною компанією з управління проєктами. В онлайн-магазині компанії є близько 86 шаблонів для розвитку організацій.
Шаблон статуту проєкту можна завантажити безкоштовно. Він має форму документа з назвою проєкту та покажчиком на початкових сторінках. Основний зміст починається з резюме, мети та іншої інформації.
Окремі розділи є для короткого опису вимог, обсягу, результатів, ризиків, припущень та обмежень. Ви також можете додати швидкий перегляд графіка, бюджету, людських ресурсів та зацікавлених сторін.
Архів шаблонів
Архів шаблонів – це онлайн-портал з різноманітними шаблонами. Тут можна знайти все, від розсадки в класі до особистого бюджету та договорів підряду.
Портал пропонує багато зразків шаблонів статуту проєкту. Шаблони зосереджені на зборі всієї необхідної інформації про проєкт, починаючи з табличного подання, де вказуються назва проєкту, спонсор, менеджер та ресурси.
Архів шаблонів пропонує вказати причини, цілі, масштаби, фактори успіху та іншу інформацію. Інші розділи включають результати проєкту, віхи, ключові проблеми та ризики.
Заключні слова
Статут проєкту відіграє важливу роль в успішній реалізації будь-якого бізнес-проєкту. Він надає чітке розуміння мети, обґрунтування та очікуваних результатів.
Використання готових шаблонів замість створення статуту проєкту з нуля економить час та гроші. Багато керівників проєктів не знають про існування таких шаблонів, а деякі вважають, що можуть впоратися самостійно, що сповільнює зростання.
Вибір шаблону статуту проєкту може бути складним, тому потрібно проаналізувати тип проєкту, обсяг роботи, вимоги та інші параметри.
Також рекомендуємо ознайомитись з темою покращення бізнес-процесів (BPI).