Ефективне управління грантами: вибір оптимальної системи
Забезпечення надійної системи для керування грантами є ключовим для оптимізації процесу фінансування. Це особливо важливо для неприбуткових організацій та грантодавців, які прагнуть прискорити надання та обробку грантових пропозицій.
Грантове фінансування відіграє визначальну роль у діяльності неприбуткових організацій. Ці кошти необхідні для реалізації різноманітних цілей, від покриття операційних витрат і початкових інвестицій до оплати праці співробітників та впровадження нових технологій.
Проте, процес пошуку, обробки та подання грантових заявок може бути складним і вимагати значних зусиль.
Саме тут на допомогу приходять системи управління грантами.
Розглянемо найкращі програмні рішення для управління грантами, які допоможуть вам обрати найбільш підходяще для потреб вашої організації.
Що являє собою програмне забезпечення для управління грантами?
Програмне забезпечення для управління грантами спрощує та автоматизує весь цикл надання та адміністрування грантів. Це програмне забезпечення є цінним помічником для неприбуткових організацій на всіх етапах, починаючи від пошуку грантів, розстановки пріоритетів та розробки проєктів до забезпечення відповідності нормативним вимогам, фінансового моніторингу та завершення грантового проєкту.
Ці системи забезпечують централізоване управління всіма грантовими пропозиціями, дозволяючи ефективно контролювати кожен етап процесу подання заявок. Завдяки цим платформам, організації можуть ретельно відстежувати прогрес та розширювати свій портфель грантів.
Сучасне програмне забезпечення для управління грантами пропонує розширені функціональні можливості, зокрема, допомогу в пошуку різноманітних типів грантів, їх систематизацію та підготовку заявок. Багато з них також використовують функції програмного забезпечення для збору коштів, що полегшує пошук відкритих грантів, які відповідають критеріям вашої організації.
Програмне забезпечення надає необхідні інструменти для керування процесом отримання бажаного гранту. На ринку доступні різні рішення, як окремі платформи, так і інтегровані з іншим програмним забезпеченням для неприбуткових організацій, що дає можливість обирати найбільш відповідний варіант.
Переваги використання програмного забезпечення для управління грантами
Основні переваги програмного забезпечення для управління грантами:
#1. Розширені можливості пошуку грантів
Програмне забезпечення для управління грантами надає доступ до інформації про всі доступні гранти. Це звільняє вас від ручного пошуку та представляє усі релевантні гранти, що відповідають вашим критеріям.
#2. Оптимізація робочих процесів
Некомерційні організації значною мірою покладаються на системи управління грантами, оскільки вони значно спрощують процес подачі заявок. Система зберігає всі необхідні документи, активи та шаблони, що дозволяє повторно використовувати їх або адаптувати до вимог конкретного гранту. Це прискорює процес, дозволяючи заощаджувати час на підготовці заявок.
#3. Зменшення ризику пропущення дедлайнів
Ручне відстеження термінів подачі заявок може бути складним, і часто організації пропускають важливі дати. За допомогою програмного забезпечення для управління грантами, ви не пропустите жодного дедлайну, оскільки система своєчасно надсилає нагадування та визначає пріоритетність завдань.
#4. Підвищення шансів на успіх
Застосування програмного забезпечення для управління грантами збільшує ймовірність успішного отримання гранту. Система виявляє всі ключові аспекти вашої пропозиції та вказує на області, які потребують покращення.
#5. Покращення командної комунікації
Коли некомерційні організації впроваджують таке програмне забезпечення, комунікація між пошукачами грантів та грантодавцями стає більш ефективною. Обидві сторони можуть співпрацювати та відстежувати прогрес. Централізована система дозволяє розподіляти завдання між членами команди, забезпечуючи кожному відповідний доступ.
Як працює програмне забезпечення для управління грантами?
Програмне забезпечення для управління грантами ефективно працює, надаючи підтримку на кожному етапі процесу.
Джерело: Гаурі
- Пошук грантів: Першим кроком є виявлення потенційних спонсорів та грантів, які відповідають вимогам та критеріям вашої організації.
- Ідентифікація спонсора: Система допомагає досліджувати та ідентифікувати спонсорів, готових фінансувати вашу організацію, а також відстежувати їхню фінансову історію.
- Управління грантами: Після виявлення можливостей, програмне забезпечення допомагає керувати процесом отримання грантів, гарантуючи дотримання правил спонсора.
- Оцінка результату: Система допомагає оцінити результати грантової пропозиції та виділяє елементи, які потребують доопрацювання. Програмне забезпечення також надсилає нагадування про дедлайни та інші важливі події, допомагаючи не відставати від графіка.
Розглянемо ключові функції, на які слід звертати увагу при виборі системи управління грантами.
Критерії вибору системи управління грантами
Для забезпечення максимальної ефективності, система управління грантами повинна мати такі важливі функції:
- Пошук грантів: Система повинна автоматично шукати грантові можливості з різних джерел та своєчасно вас про них інформувати.
- Подача заявок: Система повинна забезпечувати просту та зручну подачу заявок грантодавцям.
- Звітування та відстеження: Ця функція дозволяє відстежувати хід програми, а також перевіряти статус виконання процесу.
- Створення пропозицій: Програмне забезпечення повинно мати інструменти для створення якісних пропозицій, включаючи необхідну інформацію.
- Управління ризиками та відповідність: Система повинна забезпечувати контроль відповідності та допомагати керувати ризиками, пов’язаними з недотриманням правових норм.
- Нагадування про дедлайни: Програмне забезпечення повинно регулярно надсилати нагадування про дедлайни подачі заявок.
- Фінансова звітність: Аналіз відсотка успішних грантових заявок та обсяг отриманого фінансування від грантодавців.
Розглянемо найкращі програмні рішення для управління грантами, доступні для неприбуткових організацій.
Salesforce
Salesforce пропонує одну з найкращих систем управління грантами, яка підтримує вас на кожному етапі процесу. Модулі зовнішнього фінансування є основою цієї системи, що полегшує відстеження, управління та виконання програм фінансування від грантодавців.
Система ефективно зв’язує неприбуткові організації з грантодавцями та спрощує процес подання заявок. Також допомагає у виконанні належної перевірки та покращує досвід грантоотримувачів. Проведення належної перевірки допомагає грантодавцям визначити, чи є неприбуткова організація підходящою для інвестицій.
Salesforce розробив свою систему управління грантами так, щоб вона забезпечувала всі ресурси, необхідні для ефективного керування. Інтегрована платформа дозволяє підтримувати зв’язок з командою, грантодавцями та політиками. Використовуючи програмне забезпечення, ви також можете знайти рішення для інтеграції з вашою CRM.
Workday
Workday є популярним серед неприбуткових організацій по всьому світу, пропонуючи спрощений підхід до управління грантами через свою платформу.
Програмне забезпечення пропонує інтуїтивно зрозумілий інтерфейс з чітким представленням даних про доходи від грантів за кварталами, баланс винагороди, умови та інші фактори, щоб гарантувати дотримання всіх вимог. Панель інструментів надає огляд роботи кожного члена команди над проєктом, дозволяючи визначати розмір їхньої оплати залежно від виконаної роботи.
Ви можете легко керувати усіма вимогами гранту, дотримуючись вимог грантодавця щодо бухгалтерського обліку, виставлення рахунків, звітності та відповідності. Програмне забезпечення також допомагає зменшити ризики, пов’язані з невідповідністю, та запобігти помилкам у звітності.
Крім надання ключових функцій, Workday надає ресурси, необхідні для оптимізації процесу управління грантами.
Good Grants
Good Grants — це потужна онлайн-платформа для управління грантами, яка допомагає заощадити час та ресурси, спрощуючи процес надання грантів.
Від початкового планування, оцінки гранту та керування заявками до остаточного подання та розподілу коштів, Good Grant підтримує вас на кожному етапі. Вона пропонує інструменти для керування заявками, перевірки відповідності та керування контрактами, що збільшує шанси на отримання гранту.
Панель управління Good Grant надає огляд усіх процесів у режимі реального часу та дозволяє відстежувати хід виконання від подання до реалізації. Ви також отримаєте такі функції, як фільтр + пошук, масова розсилка електронних листів, автоматичні сповіщення та керування контентом.
Крім того, Good Grant використовує інтелектуальне виявлення плагіату для забезпечення оригінальності та ефективного керування дублікатами заявок. З доступними звітами про гранти, вам буде легше контролювати процес фінансування.
Replicon
Якщо ви шукаєте ефективну систему управління грантами, розроблену спеціально для неприбуткових організацій, зверніть увагу на Replicon. Однією з головних переваг цього програмного забезпечення є його спрощена система керування, яка дозволяє створювати багаторівневу структуру організації роботи та отримувати необхідну інформацію про гранти.
Ви отримуєте централізований огляд усієї роботи, на яку ви отримали фінансування. Можливість зберігати інформацію про фінансування та легкий доступ до неї. Також дозволяє відстежувати використання коштів у режимі реального часу.
Крім того, інтуїтивно зрозуміла панель дозволяє налаштовувати табелі та витрати, щоб відстежувати волонтерські години відповідно до вимог. Завдяки широким можливостям звітування Replicon, ви можете легко відстежувати волонтерські години за джерелами грантів та забезпечити правильне використання коштів.
Clockify
Clockify є безкоштовним програмним забезпеченням для управління грантами, що дозволяє ефективно відстежувати та керувати грантами. Відомі компанії, такі як HP, Sony, Disney, Toyota, Amazon, використовують це безкоштовне програмне забезпечення.
Ця система має зручний інтерфейс, за допомогою якого ви можете відстежувати важливі показники, включаючи табелі робочого часу грантових працівників, проєкти та результати. Використовуючи цей інтерфейс, ви отримаєте огляд всіх витрат на основі рахунків, виставлених вашою командою.
Clockify дозволяє контролювати використання ресурсів та встановлювати приблизний час та бюджет для грантів та результатів. Ви також можете прогнозувати прогрес виконання гранту, враховуючи завдання та фінансування, дотримуючись вимог.
Instrumentl
Спростіть процес отримання грантів за допомогою зручної платформи Instrumentl. Система використовує розширені алгоритми зіставлення для пошуку відповідних грантових можливостей, що дозволяє зосередитися на глибокому дослідженні.
Система надає централізовану панель, де доступні критерії прийнятності, суми грантів, звіти 990 та інша важлива інформація. Використовуючи ці дані, ви можете легко досліджувати та визначати грантодавців, які відповідають вимогам вашого проєкту.
З Instrumentl ви не пропустите дедлайни, оскільки система дозволяє відстежувати всі грантові можливості в одному місці та показує завдання, які необхідно виконати. Це дозволяє легко створювати власні звіти для відображення досягнень у фінансуванні та надавати їх вашій команді та керівництву.
Це програмне забезпечення для управління грантами доступне за чотирма планами – базовим, стандартним, професійним та спеціальним планом, починаючи від 179 доларів США на місяць.
Optimy
Використання Optimy для управління грантами звільняє вас від необхідності шукати альтернативи для оптимізації програм надання грантів. Автоматизація більшості адміністративних процесів економить час і дозволяє зосередитися на важливих аспектах управління грантами.
Це рішення для управління грантами дає можливість стандартизувати процес надання грантів та забезпечити кращу надійність. Програмне забезпечення зменшує людські помилки та інші проблеми, типові для ручних процесів та традиційних інструментів.
Optimy може автоматизувати повторювані завдання та ефективно відстежувати розподіл фінансування на проєкти, гарантуючи, що все йде за планом. Система надає кожному грантовому працівнику дозвіл на основі ролей, що важливо для оцінки грантоотримувача та забезпечення безпеки.
Використовуючи єдиний інтерфейс Optimy, ви збираєте заявки на волонтерство, спонсорство та різні програми соціального впливу. Також можна відстежувати всі виплати грантів через систему управління бюджетом.
Blackbaud
Визнаний провідним програмним забезпеченням для надання грантів для спонсорів, Blackbaud – це ретельно розроблена система надання грантів, що може покращити діяльність вашої некомерційної організації та філантропічну роботу.
Blackbaud усуває всі ручні та повторювані завдання, автоматизуючи їх, щоб спростити весь процес надання грантів. Це універсальне програмне забезпечення, яке підходить для всіх типів неприбуткових організацій та є масштабованим.
Цю систему управління грантами можна легко інтегрувати з вашою платформою КСВ. Це дозволить приймати обґрунтовані рішення щодо претендентів на гранти, оцінюючи їх зв’язки з вашою організацією.
Кожен член команди з відповідними дозволами може легко увійти в систему з будь-якого пристрою та керувати процесом надання грантів. Система також пропонує інструмент GrantsConnect, що має спеціальний менеджер звітів для повного огляду ваших пропозицій.
OmniStar
Підвищіть підзвітність, ефективність та доступність управління грантами за допомогою платформи OmniStar. Система автоматизує всі етапи від подання та перевірки до реалізації та закриття, забезпечуючи спрощене управління грантами.
Подання заявок може бути складним для пошукачів грантів, але це програмне забезпечення спрощує роботу, дозволяючи приймати обґрунтовані рішення. OmniStar допомагає з налаштуванням проєкту та автоматизацією процесів, що дає можливість зосередитися на грантових проєктах.
Спеціальна платформа OmniStar може допомогти з управлінням коштами та бюджетом, а також забезпечити їх правильний розподіл. Як грантодавець, ви можете планувати виплати та оцінювати прогрес грантоотримувача на основі угоди про грант.
Sage
Sage є відомим програмним забезпеченням для управління грантами, призначеним для неприбуткових організацій. Воно допомагає досягти успіху, спрощуючи кожен процес. Система дозволяє відмовитися від нудних, повторюваних процесів та швидко автоматизувати кожен крок надання гранту.
Використовуючи цю платформу, ви можете легко звітувати та підраховувати свій бюджет відповідно до гранту. Інноваційна функція відстеження грантів допомагає збирати точні дані про витрати для звітування та виставлення рахунків. Також вона допомагає виставляти рахунки за непрямі витрати залежно від затвердженої ставки.
Крім того, за допомогою функції Sage Intacct можна правильно відстежувати роботу співробітників та відшкодовувати їх відповідно до гранту. Sage допомагає не відставати від дедлайнів, надаючи можливість співпрацювати з іншими учасниками та бути в курсі бюджетних планів.
Завдяки централізованим записам та звітам, це програмне забезпечення дає змогу дотримуватися всіх вимог та дозволяє аудиторам отримувати чіткий слід усіх витрат в одному місці.
Заключні слова
Вибір найкращого програмного забезпечення для управління грантами може бути складним завданням, зважаючи на велику кількість варіантів, доступних на ринку.
Інформація, наведена вище, допоможе вам спростити пошук. Всі інструменти, розглянуті вище, мають цінний функціонал для спрощення процесу надання грантів, збільшуючи шанси на швидке затвердження вашої заявки.
Тому, виберіть найкращу систему управління грантами, яка задовольняє потреби вашої некомерційної організації.
Ознайомтеся з найкращим програмним забезпеченням для управління донорами для збору коштів.