Оптимізуйте облік пробігу: найкращі додатки для аналізу ваших звичок водіння
Для тих, хто часто користується автомобілем у робочих або особистих цілях, ручний підрахунок кілометражу може бути обтяжливим. 📝
На щастя, існує безліч програм для відстеження пробігу, які автоматизують цей процес, спрощуючи ваші поїздки.
Ці додатки стануть у пригоді, незалежно від того, чи хочете ви проаналізувати власну манеру водіння, оптимізувати витрати або зменшити споживання пального!
Далі ми розглянемо, як відстеження пробігу допомагає у аналізі звичок водіння, а також представимо огляд найпопулярніших додатків для цього на ринку.
Що таке відстеження пробігу?
Відстеження пробігу – це фіксація пройдених кілометрів та витрат під час переміщення з точки А в точку Б.
Особливо актуальним цей процес є для водіїв, які займаються спільними поїздками, або для компаній, таких як Uber, де необхідно періодично аналізувати звички водіння для покращення сервісу.
Раніше відстеження пробігу означало ручне записування показників одометра на початку та в кінці кожної поїздки. На щастя, цей виснажливий метод вже відійшов у минуле.
Сучасні технології відстеження пробігу дозволили розробити спеціалізовані програми, які автоматизують весь процес. Тепер це набагато більше, ніж просто фіксація пройдених кілометрів.
Переваги програм для відстеження пробігу
#1. Точне відстеження пробігу
Чи довірите ви точність вимірювання кілометражу програмам на основі штучного інтелекту або ручним записам?
Більшість користувачів віддають перевагу програмам відстеження на основі штучного інтелекту, і на те є причини.
По-перше, ці програми використовують GPS для відстеження вашого маршруту, мінімізуючи похибки в розрахунках. Крім того, ви можете бути впевнені в точності даних, що дозволяє використовувати їх для податкової звітності, відшкодування витрат та бухгалтерського обліку.
По-друге, програми відстеження пробігу зменшують ризик фальсифікації даних про поїздки з метою отримання особистої вигоди. (На жаль, світ не завжди справедливий 😪)
Враховуючи ці переваги, додаток для відстеження пробігу – це оптимальний вибір для аналізу вашої манери водіння на основі статистичних даних.
#2. Економія часу
Ручне відстеження пробігу може бути часозатратним, особливо для підприємств, які активно використовують транспорт у щоденній роботі.
Сучасні програми пропонують розширений функціонал, наприклад, порівняння минулих і поточних даних, прогнозування майбутнього кілометражу або витрат, підготовку податкової звітності тощо.
Коли ви позбавлені клопотів, пов’язаних зі звітністю та адміністративними задачами, ви можете приділити більше уваги розвитку свого бізнесу. Уявіть, скільки ви зможете зробити, якщо менше часу витрачатимете на адміністративну рутину.
#3. Зменшення податкового тягаря
Якщо ваша робота пов’язана з водінням, то у нас для вас є хороша новина, що не обкладається податками. 🤑
Зачекайте; зараз поговоримо про податки!
Податкова служба (IRS) дозволяє платникам податків вимагати відрахування за використання транспортних засобів, включаючи витрати на пальне, ремонт, технічне обслуговування тощо.
Однак, щоб скористатися цими можливостями, необхідно фіксувати показники одометра на початку та в кінці кожної поїздки, а також вказувати її ціль і дату.
Ведення таких записів після кожної поїздки є обтяжливим завданням для тих, хто часто подорожує.
Тому, чому б не використовувати програми для відстеження пробігу, які дозволяють фіксувати кілометраж, формувати звіти про витрати та отримувати податкові звіти в режимі реального часу?
Крім того, деякі додатки для відстеження пробігу пропонують додаткові функції, такі як контроль споживання пального, що допомагає визначити області для скорочення витрат.
#4. Інтеграція з іншими програмами
Більшість програм для відстеження пробігу інтегруються з іншими корисними інструментами, такими як календарі, програми для обліку витрат, бухгалтерське програмне забезпечення тощо, що спрощує управління задачами, пов’язаними з поїздками.
Більше того, ці додатки відображають дані з різних джерел на єдиній інформаційній панелі, надаючи вам зручний огляд ваших звичок водіння.
#5. Автоматизовані звіти
Програма, яку ви використовуєте для відстеження пробігу, також може допомогти вам у створенні та надсиланні звітів в режимі реального часу.
Більшість програм пропонують можливість створення необмеженої кількості звітів, а також готові шаблони, наприклад, для податкової звітності, що дозволяє уникнути фінансової термінології.
Далі ми розглянемо найкращі програми для відстеження пробігу, які допоможуть вам оптимізувати ваші звички водіння та підвищити продуктивність.
Solo
Solo – це хмарний сервіс для малого бізнесу, водіїв спільних поїздок та фрілансерів, що автоматизує процес відстеження пробігу. Додаток дозволяє відстежувати джерела доходу та керувати ними за допомогою єдиної інформаційної панелі.
Переваги
- Зручна класифікація витрат за категоріями “робочі” або “особисті”; автоматичне відстеження кілометражу, пов’язаного з роботою, а також інших витрат, таких як пальне, ремонт і технічне обслуговування.
- Податкові прогнози в режимі реального часу на основі попередніх даних про доходи та витрати.
- Інтеграція з бухгалтерськими інструментами, такими як QuickBooks і Xero, що спрощує імпорт даних про пробіг та витрати.
- Сформовані спільнотою прогнози заробітної плати, які допоможуть вам визначити, скільки ви будете заробляти щодня (у випадку, якщо фактичний заробіток виявиться меншим, Solo гарантує виплату різниці!).
Прогнози Solo гарантують своїм клієнтам 8 мільйонів доларів виплат. Платформі довіряють такі компанії, як Amazon Flex, Uber, Instacart та інші.
Stride
Надійний додаток Stride призначений для відстеження пробігу та податків для водіїв, що займаються спільними поїздками. Він автоматично фіксує кілометраж, розраховує прибуток та спрощує податкову звітність за допомогою готових звітів. Платформа надає різноманітні переваги водіям, що працюють з такими компаніями, як Uber, Etsy, Fiverr і DoorDash.
Переваги
- Зв’яжіть свої облікові записи зі Stride для відстеження пробігу, витрат і доходів; додавайте фотографії чеків та інших витрат прямо в дорозі.
- Вбудований інструмент TurboTax для створення готових податкових звітів та отримання консультацій від податкових експертів щодо можливих відрахувань.
- Швидкий розрахунок податкових виплат та розробка стратегій для використання податкових пільг.
- Понад 100 000+ ексклюзивних знижок на бензин, ремонт автомобілів та інші витрати для економії коштів.
Stride допоміг понад 3 мільйонам користувачів заощадити понад 3,7 мільярда доларів. Він ідеально підходить для водіїв, що займаються спільними поїздками або доставкою, для відстеження всіх деталей, пов’язаних із їхньою роботою.
Hurdlr
Інтуїтивно зрозумілий додаток Hurdlr дозволяє автоматично відстежувати пробіг, доходи та витрати, здійснені в комерційних цілях, з різних джерел, гарантуючи, що ви не втратите жодних потенційних відрахувань. Додаток простий у використанні та призначений для широкого кола користувачів – від самозайнятих осіб до великих підприємств.
Переваги
- Інтеграція з тисячами провідних банків, а також іншими додатками, такими як Uber, FreshBooks, Stripe і PayPal, для автоматичного імпорту доходів та витрат.
- Оцінка податків у реальному часі на основі попередніх даних, що допомагає вам залишатися в курсі своїх фінансів протягом року.
- Легке створення та надсилання професійних рахунків-фактур клієнтам, а також підготовка податкових звітів для бухгалтерського обліку.
- За допомогою Hurdlr Pro ви отримуєте зрозумілі звіти про доходи та витрати, баланс, пробний баланс тощо.
Хоча Hurdlr не є безкоштовним, він пропонує різні тарифні плани для консультантів, продавців, компаній електронної комерції, фрілансерів та водіїв.
Everlance
Everlance допомагає компаніям будь-якого розміру відстежувати пробіг, подавати податки та отримувати максимальне відшкодування. Платформа допомогла понад мільйону клієнтів заощадити значні кошти. Здебільшого вона є оптимальною для промисловості, будівництва та дистрибуції.
Переваги
- Точне відстеження пробігу за допомогою GPS для нарахування відшкодувань згідно зі стандартами IRS.
- Можливість отримання фіксованої та змінної компенсації в залежності від поштового індексу та типу транспортного засобу; зручне завантаження податкових звітів для IRS.
- Інтеграція з кредитними картками, завантаження чеків, можливість обміну та отримання затвердження звітів про витрати.
- Налаштування багаторівневого процесу затвердження перед поданням звіту або ініціюванням податкових відрахувань.
- Створення детальних звітів у форматі Excel або PDF про кілометраж та витрати.
Everlance пропонує ряд готових функцій, таких як відстеження робочого часу та улюблені маршрути. Більшість команд, які використовують Everlance, спостерігають зниження витрат на відшкодування на 30%, в основному завдяки переходу від ручного відстеження до GPS.
MileIQ
Зручний інтерфейс MileIQ дозволяє водіям спільних поїздок або індивідуальним підприємцям відстежувати кілометраж та отримувати відшкодування одним натисканням кнопки. Це один з найбільш затребуваних додатків для відстеження пробігу.
Переваги
- MileIQ працює у фоновому режимі, поки ви керуєте автомобілем, що звільняє вас від необхідності постійно використовувати мобільний телефон для відстеження пробігу.
- Проведіть пальцем, щоб класифікувати поїздку як “Робоча” або “Особиста”; миттєво переглядайте зареєстрований пробіг і витрати за допомогою зручної інформаційної панелі MileIQ.
- Створення динамічних звітів за допомогою мобільного додатку або веб-порталу з розширеними функціями.
- Забезпечення банківського рівня безпеки для захисту особистих та транзакційних даних, зібраних та оброблених у додатку.
MileIQ зареєстрував понад 80 мільярдів миль та відшкодував понад 10 мільярдів доларів. Додаток створено, щоб заощадити ваш час і зменшити зусилля, пов’язані з ручним відстеженням пробігу, що робить його цінним інструментом для тих, кому потрібно відстежувати свої поїздки для податкових або інших цілей.
SherpaShare
SherpaShare – популярний додаток серед водіїв, що займаються спільними поїздками. Його програма на основі штучного інтелекту допомагає заощадити понад 6000 доларів на податках та збільшити погодинну оплату до 30%. Крім того, SherpaShare пропонує доступне медичне страхування для ваших співробітників.
Переваги
- Вбудовані інструменти для водіння, такі як Hotspot і Compass, для аналізу минулих тарифів та рекомендації вигідних маршрутів.
- Легке відстеження пробігу та витрат, перегляд історичних даних та обмін звітами з клієнтами одним клацанням миші.
- Ексклюзивні пропозиції на різноманітні послуги для водіїв, такі як страхування, пальне, податкові відрахування тощо.
- Приєднання до найбільшої спільноти водіїв у світі та можливість обміну досвідом з іншими водіями.
SherpaShare – це ваш вибір, якщо вам потрібен детальний аналіз та розуміння ваших звичок водіння без додаткових витрат.
Rydoo
Rydoo – це комплексний інструмент для управління витратами, що оптимізує вашу роботу в дорозі. Від відстеження пробігу та витрат до сканування чеків та відшкодування – Rydoo все це робить за вас.
Платформі довіряють понад 1 мільйон клієнтів, серед яких Deloitte, Swiss, WeTransfer та інші.
Переваги
- Технологія розумного сканування Rydoo витягує всю необхідну інформацію з чеків, допомагаючи уникнути ручного введення даних.
- Єдина інформаційна панель, яка відображає всі ваші витрати в одному місці, забезпечуючи повний огляд фінансів.
- Автоматизовані робочі процеси затвердження з можливістю налаштування власних правил для швидкого перегляду та затвердження витрат.
- Інтеграція зі сторонніми програмами та бухгалтерським програмним забезпеченням, таким як QuickBooks, Xero тощо, що полегшує підготовку до податкового періоду.
Інтеграція Rydoo зі Slack створює додаткові можливості для командної роботи. Одним натисканням кнопки ви можете отримати доступ до статистичних даних Rydoo для виявлення аномалій, визначення можливостей та прогнозування витрат.
Shoeboxed
Shoeboxed – це універсальна програма для відстеження та управління фінансами. Вона допомагає підприємствам отримувати інформацію з фізичних чеків та перетворювати їх на систематизовані звіти.
Переваги
- Зручне сканування та оцифрування чеків та інших важливих документів за допомогою мобільного додатку або веб-завантажувача; автоматичний імпорт чеків з Gmail.
- Використання вбудованої GPS-технології для відстеження пробігу з метою точного відшкодування та оподаткування.
- Підключення Shoeboxed до популярного бухгалтерського програмного забезпечення, такого як QuickBooks та Xero, для зручного відстеження витрат та ведення обліку.
- Створення детальних звітів, що відповідають вашим конкретним потребам, та експорт для обміну з командою або бухгалтером.
Forbes назвав Shoeboxed найкращим додатком для відстеження чеків минулого року. Користувачі відзначають його надзвичайну простоту у використанні. Він має рейтинг 4,5 у мобільних магазинах та входить до числа найкращих на оглядових сайтах, таких як Capterrs та G2Crowd.
FreshBooks
FreshBooks – це чудовий вибір для бізнес-водіїв та водіїв-мандрівників. Зручний мобільний додаток дозволяє відстежувати пробіг, фіксувати витрати та подавати податкові декларації, не виходячи за межі екосистеми додатку.
Переваги
- Автоматична реєстрація кожної пройденої милі або всіх витрат, здійснених під час ділових поїздок.
- Легке завантаження та надсилання звітів про пробіг, витрати та податки своїй команді електронною поштою.
- Просте проведення по екрану для класифікації поїздки як “ділова” або “особиста”; легке вмикання/вимикання відстеження пробігу за допомогою перемикача.
- Можливість перевірки в додатку норм пробігу для вашої країни чи місцевості.
Приєднайтесь до понад 30 мільйонів користувачів, які вже заощадили понад 500 годин за допомогою програми FreshBooks.
Zoho Expense
Zoho Expense допоможе вам детально вивчити ваші звички водіння. Він пропонує чотири різних способи відстеження пробігу – на основі GPS, пройденої відстані, геолокації на карті та показників одометра.
Переваги
- Автоматичний розрахунок витрат на пробіг зі 100% точністю будь-яким із чотирьох способів, що ми описали вище.
- Встановлення різних ставок пробігу для різних політик, відділів або центрів витрат.
- Створення аналітичних звітів про пробіг для кожного користувача та оптимізація звітів відповідно до політики компанії для податкової звітності.
- Інтеграція DFI для підключення корпоративних карток до Zoho Expense та прискорення процесу звірки.
Zoho Expense забезпечує податкову звітність відповідно до GDPR. У випадку помилок програма надішле сповіщення в режимі реального часу про порушення політики, повторювані записи та підозрілу поведінку у вашому додатку або звітах.
Моя особиста думка
На мою думку, Everlance та Zoho Expense є найкращими з точки зору функціональності для відстеження пробігу. Однак, це не означає, що інші програми не варті уваги. Кожна з них має свої переваги та може бути корисною залежно від конкретних потреб. Спробуйте обрати ту, яка найкраще відповідає вашим вимогам.
Ви також можете ознайомитись з цими програмами GPS для відстеження часу.