Спеціалізоване програмне забезпечення для ОСББ (Об’єднання Співвласників Багатоквартирного Будинку) являє собою інтелектуальне рішення для ефективного управління житловими об’єднаннями, кооперативами та іншими формами житлових товариств.
Керування ОСББ або житловим кооперативом – це складний процес, який вимагає значних зусиль. Часто, керівники, власники нерухомості та члени правління стикаються з накопиченням завдань, невирішеними запитами на обслуговування, що негативно впливає на загальне функціонування спільноти.
Саме тут на допомогу приходить програмне забезпечення для управління житлом, яке переводить всі дані, завдання та запити в цифровий формат. Тепер оператору достатньо кількох кліків миші, щоб керувати всією спільнотою за допомогою комп’ютера.
Продовжуйте читати, щоб дізнатися більше про програмні рішення для управління ОСББ, а також ознайомитися з деякими популярними платформами, які варті вашої уваги.
Що таке програмне забезпечення для ОСББ?
Програмне забезпечення для управління житлом, або інструмент для асоціацій домовласників, – це комплекс програм, розроблений для підтримки керівництва житлових об’єднань, менеджерів нерухомості та членів правління. Ці інструменти дають змогу перевести всі операції в цифровий формат і керувати спільнотами будь-якого розміру з планшета чи ноутбука.
Більшість програмних рішень для ОСББ є багатофункціональними CRM-системами. Стандартний набір функцій може включати:
- Онлайн-базу даних договорів
- Інструмент для створення веб-сайту
- Генератор запитів на обслуговування
- Систему управління запитами на обслуговування
- Можливість надсилання електронних розсилок ОСББ
- Функцію чату для спілкування в реальному часі
- Інтегровані платіжні шлюзи
- Розклад подій
- Можливості фінансового управління
- Систему сповіщень та нагадувань
Програмне забезпечення для ОСББ може спеціалізуватися на нормативних питаннях, операційному управлінні чи адміністративних завданнях. Однак комплексні інструменти для управління житлом зазвичай задовольняють більшість вимог. Тому, універсальні рішення часто є більш економічно вигідними, ніж програмні продукти з окремими функціями.
Основні можливості програмного забезпечення для ОСББ
Самостійний пошук програмного забезпечення для управління житлом в Інтернеті може бути складним завданням. Інструменти суттєво відрізняються за функціоналом, можливостями та набором модулів. Тому перед інвестуванням у програмне забезпечення для ОСББ, зверніть особливу увагу на такі ключові характеристики:
Платіжна система
Платіжний модуль повинен підтримувати різні методи оплати, включаючи онлайн-платежі, дебетові та кредитні картки, чеки та інтерактивні голосові відповіді (IVR). Також важливо мати ефективну систему відстеження, реєстрації та підтвердження платежів після їх здійснення.
База даних мешканців
База даних членів спільноти є ключовим компонентом будь-якої системи управління житлом. Вона має містити всю необхідну інформацію про учасників, мешканців, власників, управителів, орендарів, службовців, охорону тощо.
Інтерфейс бази даних повинен бути інтуїтивно зрозумілим, не вимагаючи знань експерта з MySQL. Потрібен графічний інтерфейс користувача з автоматичними полями для зручного введення даних, а також прості списки для пошуку необхідної інформації.
Портал мешканців
Необхідно мати портал, де мешканці можуть входити до своїх профілів та оновлювати свої дані згідно з правилами та нормами ОСББ.
На порталі можна також розміщувати контент, доступний лише для членів спільноти. Крім того, має бути можливість для мешканців спілкуватися між собою за допомогою електронної пошти, чату та форумів.
Відстеження та звітність фінансів
Відстеження фінансових потоків є надзвичайно важливим для будь-якого ОСББ. Інструмент має надавати можливість створювати окремі поля для доходів та витрат. Також потрібна інформаційна панель, яка дозволяє в режимі реального часу отримувати уявлення про стан казначейства, залишки на складах тощо.
Крім того, необхідно мати інструмент для створення фінансових звітів у один клік, для формування щомісячних, щоквартальних та річних звітів та їх публікації на сайті ОСББ для забезпечення прозорості. Такі фінансові звіти також можуть допомогти отримати статус неприбуткової організації, якщо інтегрувати програмне забезпечення ОСББ з іншим бухгалтерським програмним забезпеченням для некомерційних організацій.
Комунікація та обмін повідомленнями
Окремий комунікаційний модуль повинен включати функції push-сповіщень, електронної пошти, текстових повідомлень, управління контактами та безпечний обмін інформацією.
Також комунікаційний модуль повинен записувати всі розмови для майбутніх аудиторських перевірок.
Планування та управління подіями
Наявність функцій планування та управління подіями є великою перевагою для програмного забезпечення ОСББ. Ці функції допомагають організовувати різні заходи, такі як вечірки, святкування тощо.
Переваги програмного забезпечення для ОСББ
- Програмні рішення для управління житлом оптимізують документообіг, платежі, запити на обслуговування, їх перевірку, надсилання нагадувань про оплату, ведення фінансової звітності та інше.
- Керівники можуть наймати персонал на неповний робочий день для роботи з програмним забезпеченням та скорочувати операційні витрати ОСББ для заощадження коштів.
- Всі дані та документи можна легко перевести в цифровий формат та зберігати в одному місці. Вони доступні для перевірки в разі необхідності.
- Замість того, щоб зберігати фізичні документи під замком, ви можете зберігати дані в програмному забезпеченні ОСББ на сервері або в хмарі з надійним шифруванням.
- Це покращує фінансову звітність, облік непередбачених витрат і безпеку всіх операцій ОСББ.
- Програмне забезпечення може революціонізувати спілкування між мешканцями. Таким чином, усі залишаються в курсі подій у спільноті.
Нижче наведено список деяких популярних і надійних програмних продуктів для управління житловими громадами:
PayHOA
PayHOA пропонує комплексний функціонал та 100% онлайн-керування ОСББ з будь-якої точки світу. Програмне забезпечення підходить для всіх типів житлових об’єднань, малих, середніх і великих, а також для кількох громад одночасно.
Інструмент управління включає окремі модулі для фінансів, управління майном, комунікацій, документів та запитів. Він також має додаткові функції:
- Створення та розміщення веб-сайтів на замовлення для представлення вашої спільноти в Інтернеті
- Можливість цифрового сканування чеків та їх направлення до центрів обробки
- Електронний журнал для відстеження всіх чеків, що обробляються через Lockbox
Програмне забезпечення доступне для 30-денного пробного періоду без необхідності введення даних кредитної картки. Якщо вас влаштовує програма, можна оформити підписку, залежно від кількості об’єктів, якими ви керуєте. Існує гнучка схема підписки від 0 до 50 об’єктів, 51 – 150 об’єктів та до 301 – 500 об’єктів.
ADDA
ADDA – це ще одна комплексна система управління житловим фондом, що пропонує функції для бухгалтерського обліку, комунікацій, підтримки та безпеки. Для створення комплексної системи управління житлом вам потрібно отримати три окремі пакети від ADDA:
- ADDA ERP
- ADDA Gatekeeper
- ADDA Clubhouse
ADDA також пропонує власний мобільний додаток Apartment SuperApp для зручного доступу до даних для менеджерів, мешканців та обслуговуючого персоналу.
ADDA ERP призначена для служб підтримки, комунікацій з громадою, бухгалтерського обліку, управління витратами, платежами, виставлення рахунків, створення адміністративних звітів, управління активами та запасами ОСББ.
ADDA Gatekeeper, у свою чергу, призначена для управління відвідувачами, персоналом, переїздами, транспортними засобами, інтеграції з системами безпеки та екстрених служб.
ADDA Clubhouse стане вашим надійним помічником для управління розважальними послугами спільноти, включаючи онлайн-бронювання, контроль доступу до заходів та ведення обліку в клубі.
Rentec Direct
Rentec Direct – це програмне забезпечення для управління нерухомістю, що має вбудовані функції для управління ОСББ. Його основні послуги призначені для керуючих нерухомістю, орендодавців та перевірки орендарів. Стандартна підписка на цю програму ОСББ надає наступні послуги:
- Професійний веб-сайт для мешканців громади або потреб оренди
- Повнофункціональна бухгалтерська система, яка охоплює банківські операції, майно та орендарів
- Перевірка орендарів перед укладенням договору
- Онлайн-портал для платежів орендарів
- Хмарне управління документацією по нерухомості
Система підписки пропонує два продукти: Rentec Pro та Rentec PM.
Rentec Pro підходить для тих, хто самостійно керує своєю нерухомістю. Якщо ви є членом правління ОСББ, ви можете скористатися цим інструментом та призначити оператора для керування всіма операційними та адміністративними завданнями.
Rentec PM, у свою чергу, розроблений для керуючих нерухомістю, які опікуються кількома власниками та їхніми активами. Він включає всі функції Rentec Pro, а також надає мобільний додаток Owner Portal та послуги з управління та звітності по трастовим рахункам.
Buildium
Buildium – це універсальна платформа для управління нерухомістю, яка відрізняється простотою використання. Основні функції включають:
- Управління бізнес-процесами
- Управління орендою
- Облік та платежі
- Маркетинг
- Аналіз ефективності бізнесу
Набір функцій дещо відрізняється залежно від обраних параметрів. Однак, як правило, підписка Essential, яка підходить для управління ОСББ, надає наступні можливості:
- Сайт для управління нерухомістю
- Заявки на технічне обслуговування
- Подання форми 1099 в електронному вигляді
- Резидентський центр
- Онлайн-платежі
- Портфоліо для керуючих нерухомістю
- Перевірка орендарів
Програмне забезпечення ОСББ розроблене не тільки для житлових будинків. Ви можете використовувати цей інструмент для управління портфелями об’єктів, таких як студентське житло, доступне житло, комерційна нерухомість та громадські об’єднання.
Smartwebs
Smartwebs – ще один популярний постачальник програмного забезпечення для управління житлом, який пропонує широкий спектр рішень. Залежно від потреб вашого об’єднання мешканців ви можете обрати лише інструмент управління, бухгалтерський інструмент або програмне забезпечення “все в одному”.
SmartBooks – це спеціалізоване програмне забезпечення для бухгалтерського обліку ОСББ від Smartwebs. Воно автоматизує процеси збору платежів, пропонуючи регулярні онлайн-платежі, обробку платежів, нагадування про оплату та інше. Також передбачена платіжна система для постачальників.
Інструмент управління Smartwebs надає стандартний набір функцій для всіх нефінансових операцій ОСББ будь-якого розміру. Він включає в себе функції управління порушеннями, архітектурними питаннями, робочими замовленнями, комунікаціями та SmartPortals.
Якщо ви хочете мати програму “все в одному” для керування всім, ви можете придбати підписку All-In-One на платформу Smartwebs One.
Yardi Breeze
Breeze – це надзвичайно простий інструмент управління житлом від Yardi Systems. Його функціонал адаптований до різних типів нерухомості. Breeze підтримує такі класи активів:
- Житлові громади
- Комерційні площі
- Доступне житло
- Приміщення для самостійного зберігання
- Житлові об’єднання
- Виготовлене житло
- PHA
Ви можете використовувати інструмент Residential Associations для всіх операційних та адміністративних потреб ОСББ. Його ключові особливості:
- Управління майном
- Відстеження діяльності спільноти
- Технічне обслуговування
- Бухгалтерський облік
- Збір платежів
- Кредиторська заборгованість
- Налаштування та підтримка
- Мобільний додаток
Програмне забезпечення Residential Associations доступне лише в рамках підписки Breeze Premier. Вона має щомісячну плату за об’єкт з мінімальним щомісячним платежем.
Monthli
Якщо ви шукаєте швидкозростаючу програму для ОСББ, Monthli має бути у вашому списку перших кандидатів. По-перше, програмне забезпечення є абсолютно безкоштовним. Якщо ви хочете заощадити кошти на операційних та адміністративних витратах вашого житлового об’єднання, то цей інструмент вам підійде.
Воно оснащене унікальними функціями для управління житлом, а саме:
- Модуль реєстру для членів спільноти
- Комунікаційні інструменти з налаштуваннями модерації
- Система управління документами та фізичною доставкою пошти
- Система обробки квитків для запитів на обслуговування
- Сповіщення та нагадування
- Планування та управління подіями
Хоча інструмент є безкоштовним, він надає додаткові платні послуги, такі як страхування, сторонні ремонтні роботи тощо, з метою отримання прибутку.
Condo Control
Condo Control – це ще одне просте у використанні програмне забезпечення для домовласників, яким можуть користуватися члени правління, керуючі та мешканці. Таким чином, ОСББ можуть значно економити на адміністративному персоналі. Крім того, в Condo Control всі процеси є цифровими, що дозволяє заощаджувати на паперовому документообігу.
Condo Control має спеціалізовані функції для обслуговування різних типів об’єктів нерухомості, таких як кондомініуми та кооперативи, ОСББ та житлові громади, керуючі компанії, служби безпеки та управління об’єктами.
Ви можете підписатися на базовий план Condo Control Core для невеликих ОСББ. Для великих житлових об’єднань, що потребують додаткової безпеки, консьєрж-сервісу, ведення документації та комунікацій, краще підійде преміум-план.
AppFolio
AppFolio Property Management модернізує ваше ОСББ за допомогою надійних рішень proptech. Це дозволяє мешканцям керувати своїм об’єднанням без залучення зовнішнього бухгалтера або персоналу для управління майном. Інструмент також підходить для великих громадських об’єднань та агентств з управління комерційною нерухомістю.
Програмне забезпечення AppFolio HOA має всі необхідні функції, тому вам не потрібно купувати додаткове програмне забезпечення для допомоги в управлінні ОСББ. Інструмент може забезпечити комунікації, обробку запитів на ремонт, бухгалтерський облік, звітність, оренду, маркетинг та менеджмент.
Concierge Plus
Concierge Plus полегшує життя охоронним компаніям та керуючим нерухомістю. Це просте програмне забезпечення для житла пропонує нові способи радувати мешканців квартир та правління, одночасно підвищуючи продуктивність щоденних операцій.
Інструмент доступний для різних класів нерухомості, таких як кондомініуми, закриті спільноти, ОСББ, багатоквартирні будинки та компанії з управління нерухомістю.
Програма для управління житлом розділена на три модулі: управління, комунікації та інтеграція. Хоча інструмент пропонує сотні функцій, ціни не є публічними. Щоб отримати персоналізовану пропозицію, вам потрібно замовити пробну або демонстраційну версію.
Висновок
Причин для інвестування в програмне забезпечення для ОСББ безліч. Ці інструменти дозволяють ефективно об’єднати домовласників, мешканців, орендодавців та керуючих нерухомістю. Програмне забезпечення допомагає вам досягти цілей в управлінні житловою громадою, а також заощаджує кошти.
Перед тим як придбати програмне забезпечення для ОСББ, рекомендуємо ознайомитися з наведеними вище інструментами. Це одні з найкращих рішень на ринку, які надають стандартний набір функцій для зручного управління асоціацією домовласників.
Земляні роботи та будівництво – це два складні питання, з якими часто стикаються асоціації домовласників. Тому ви також можете звернути увагу на інструменти для будівництва та програмне забезпечення для оцінки земляних робіт для майбутніх проектів реконструкції.