Світ стає цифровим і безпаперовим — від офіційних документів, іспитів і платежів до підписів.
Оцифрування революціонізувало життя та робочі місця, надаючи вам можливість вибрати електронний підпис.
Підписування документів за допомогою ручки стає застарілим. Пандемія COVID-19 підлила масла у вогонь, посиливши віддалену роботу, де електронні підписи здавалися єдиним варіантом.
Тому використовувати традиційні підписи для особистого та ділового використання недоцільно, особливо при роботі з людьми на величезних відстанях.
Не кажучи вже про те, що фізичні підписи вимагають особистої зустрічі, сканування, друку, надсилання поштою або факсом документа зацікавленому персоналу. Весь цей процес клопіткий, тривалий і трудомісткий.
Ось тут стане в нагоді програмне забезпечення для електронного підпису! Це автоматизує процес і позбавить вас від клопоту.
Отже, якщо ви хочете покращити свою продуктивність і робочі процеси, уникаючи проблем, пов’язаних із старовинною практикою підпису, ось ваш шанс.
Будьте готові дізнатися більше про електронні підписи, а також про найкраще програмне забезпечення для них.
Що таке електронний підпис?
Електронний підпис (eSignature) — це закодована форма підпису, що свідчить про згоду електронного договору або документа. А програмне забезпечення, яке дозволяє людям підписувати документ онлайн, можна назвати програмним забезпеченням електронного підпису.
Ви можете завантажити документ через комп’ютер, планшет або смартфон, а потім надіслати його кільком людям за допомогою програмного забезпечення. Таким чином, вони можуть підписати його онлайн без необхідності проходити традиційний процес.
Завдяки програмному забезпеченню eSignature ви можете легко збирати та зберігати підписи, додаючи форми введення до своїх документів.
І не турбуйтеся про його безпеку, оскільки ці типи програмного забезпечення дозволяють перевіряти підпис і захищати всі дані, введені в нього, за допомогою надійного шифрування. Хороші постачальники програмного забезпечення також можуть запропонувати більше функцій безпеки, таких як журнали аудиту, автентифікація тощо.
Наприклад, ви могли підписатися під час отримання посилки через кур’єрську службу за допомогою мобільного телефону чи планшета. Це саме електронний підпис.
Вуаля! Ви це знали.
Деякі випадки використання:
- Договори купівлі-продажу
- Угоди з постачальниками або продавцями
- Свіжі форми клієнтів
- Схвалення клієнтів
- Змінити замовлення
- Впровадження співробітників
- Юридичні документи, наприклад білизна інтелектуальної власності
- Перевірка віку та згода батьків
- Угоди про нерозголошення та канали
Чи законні електронні підписи?
Ще одне важливе питання, яке виникає майже у кожного щодо електронних підписів, – чи законні вони?
Так. У всіх сенсах.
Електронні підписи мають юридичну силу.
У 2000 році США запровадили Закон ESIGN, який зробив електронні підписи легальними для будь-якого віртуального використання. Подібним чином інші регіони по всьому світу, такі як європейський elDAS, також наслідували цей приклад.
Тепер компаніям і приватним підприємцям не потрібно обмежуватися виконанням контрактів на папері.
Як це може допомогти вашому бізнесу?
Популярність електронних підписів стрімко зростає. Згідно з Statistaкількість транзакцій електронного підпису зросла з 200 мільйонів у 2014 році до приблизно 754 мільйонів у 2017 році. Очікується, що вона зросте на 39% і може досягти понад 9073 долари США мільйонів до 2023 року.
в чому причина
Давайте розберемося.
Швидкий робочий процес для економії часу ⏱️
Завдяки електронному підпису витрачається менше часу, оскільки документи можна призначати миттєво онлайн. Вам не потрібно чекати прибуття зацікавленої особи, а потім підписувати його, що перешкоджає робочому процесу, утримуючи завдання протягом тривалого періоду.
Ця технологія є особливо благословенням для охорони здоров’я та інших важливих підприємств, де схвалення потрібно отримати негайно.
Підвищена зручність 💯
Поїздки у віддалені місця лише за схваленням тепер здаються давньою практикою. Завдяки потужності Інтернету та програмному забезпеченню електронного підпису ви можете миттєво отримати схвалення, що підвищує зручність для обох сторін.
Екологічно чистий 🌲
Для виробництва паперу щороку використовуються тонни паперу, що погіршує навколишнє середовище. Відмовтеся від паперового паперу, щоб зберегти дерева та довкілля, щоб наступне покоління побачило екологічнішу екосистему, ніж ми.
Економте ресурси ✂️
Електронні підписи заощаджують не лише час, але й кошти. Не витрачайте свої ресурси на витрати на дорогу чи купівлю додаткових чорнил і паперу. Крім того, ви також можете звільнити частину робочої сили, яка займається скануванням, друком і доставкою документів, для виконання інших важливих завдань.
Тепер ви знайомі з простими речами, які можуть вам значно допомогти, коли ви виберете eSignature замість фізичних підписів.
Якщо ви переконані, подивіться на найкраще програмне забезпечення електронного підпису на ринку, щоб скористатися його перевагами.
вічний знак
Автоматизуйте як клієнтські, так і внутрішні підписи, а також використання дозволів вічний знак. Підписування за допомогою цього інструменту є безпечним і простим на будь-якому пристрої та допомагає компаніям будь-якого масштабу та розміру.
Він має вбудований редактор, який надає вам корисні інструменти для зміни, підпису та надсилання всіх документів у найкоротші терміни. eversign також має повнофункціональний і потужний REST API на основі JSON для автоматизації функцій.
Його функції подібні до тих, що ви бачили в попередніх інструментах, наприклад шаблони, аудиторські журнали, особисте підписання, інтеграція, відповідність тощо. Для безпеки він пропонує 256-бітний SSL, а також вони обробляють його за допомогою контрольованого інфраструктура.
Ви також можете запланувати автоматичне закінчення терміну дії документів, видалити їх назавжди або експортувати в інше приватне місце. Ви можете додати до команди до 25 учасників або керувати кількома підприємствами.
Використовуйте його безкоштовно для 5 документів щомісяця та 3 документів API. Або скористайтеся його платними планами від 9,99 доларів США на місяць, щоб отримати необмежену кількість документів і розширені функції.
підписуйте зараз
Скористайтеся допомогою підписуйте зараз створювати електронні підписи для різноманітних випадків використання та покращувати ваш робочий процес. Надішліть документи, щоб їх підписали кілька одержувачів, або підпишіть власні файли за кілька кліків. Їх потужний і простий API допомагає легко вставляти електронні підписи на ваш веб-сайт або в програму за лічені хвилини.
Навіть якщо у вас немає підключення до Інтернету, ви можете електронно підписати свої документи будь-де. Це дозволяє вам робити запити на додаткову інформацію чи документи, налаштовувати сповіщення про завершення, масово запрошувати кількох одержувачів і встановлювати конкретні замовлення на підписання для ваших шаблонів.
Ви можете створити унікальне посилання для підпису для підписання документів, запросити необов’язкові розділи оплати у своїх формах для заповнення та налаштувати повідомлення із запрошенням для підписання. Додайте копію (CC) деяким одержувачам, яким можуть знадобитися сповіщення разом із терміном дії. signNow також повідомляє вас, якщо одержувач відмовляється підписати ваш документ.
Він сумісний із стандартами PCI DSS, GDPR, HIPAA, SOC 2 Type II і 21 CFR Part 11 і має розширені можливості захисту від загроз. signNow має чудовий RESTful API, який можна швидко інтегрувати з іншими інструментами.
PandaDoc
Закріплюйте свої угоди юридично обов’язковими та зручними електронними підписами за допомогою PandaDoc.
Понад 20 тисяч компаній уже використовують це рішення, щоб заощадити свій час і ресурси. Використовуйте PandaDoc для надсилання пропозицій, цінових пропозицій, контрактів, зборів платежів, які потребують погодження.
Ви можете скористатися перевагами цього рішення, використовуючи його будь-де та на будь-якому пристрої; вам подобається швидко впорядковувати роботу. PandaDoc ніколи не йде на компроміс із безпекою та створив свою технологію електронного підпису з повною відповідністю UETA та ESIGN. Вони також надають електронний сертифікат з кожним підписаним документом.
Уникайте здогадок; натомість скористайтеся їхньою аналітикою документів і сповіщеннями, щоб отримати миттєвий прогноз, коли ваш потенційний клієнт відкриває надіслані вами документи або переглядає та коментує їх. Вони пропонують понад 200 шаблонів професійного вигляду, створених, щоб справити незабутнє враження на ваш бізнес.
PandaDoc також інтегрується з величезною кількістю інтеграцій, щоб прискорити ваш робочий процес. Він включає HubSpot CRM, Zoho, PayPal, Dropbox, Slack тощо.
Знак нітро
Надайте своїм потенційним клієнтам справді зручне використання електронного підпису Знак нітро.
Це усуває рівні використання, надлишки та не стягує плату за підпис. Незалежно від того, чи працюєте ви з контрактами, електронними таблицями, формами, кресленнями та іншими документами, Nitro надає вам інструменти, необхідні для спрощення електронного підпису.
Він сумісний з кількома веб-браузерами та мобільними пристроями. Nitro Sign безпечний і відповідає законодавству США про електронний підпис. Це сприяє безперебійній співпраці шляхом обміну документами в Інтернеті, перегляду та анотування до них у хмарі.
Ви можете легко запросити інших коментувати документи та відстежувати робочі процеси, переглядаючи аналітичні дані та сповіщення в реальному часі. Щоб захистити ваші документи та дані, Nitro Sign використовує двофакторну автентифікацію, журнали аудиту та складні сертифікати відповідності HIPAA, SOC Type II, Privacy Shield тощо.
Створюйте, об’єднуйте, конвертуйте та впорядковуйте PDF-файли на своєму пристрої. Таким чином, це допомагає усунути людські помилки, залучені до процесу.
Заповнити
На даний момент це, мабуть, найкраще та найкомплексніше рішення електронного підпису. Це також, мабуть, найпростіший спосіб, за допомогою якого ви можете заповнити PDF-файли, а також надіслати підписи, які витримають у суді. Одна з найкращих речей про Заповнити полягає в тому, що його можна використовувати практично на будь-якому комп’ютері, пристроях iOS або навіть Android. Це дійсно допомагає з кросплатформною функціональністю та доступністю.
Користувачі Fill також можуть бути впевнені, знаючи, що вони в надійних руках. Fill відповідає світовим стандартам безпеки, а також стандартам конфіденційності. Вони також дотримуються найкращих практик, коли йдеться про безпеку. Ось чому Fill широко використовується в таких галузях, як охорона здоров’я, правоохоронні органи, нерухомість і фінансові послуги.
Користувачі будуть раді дізнатися, що їхні дані зберігаються надзвичайно надійно за допомогою шифрування військового класу та відповідають вимогам HIPAA. Fill також надає своїм користувачам розумну аналітику. Це може бути дуже корисним для багатьох різних підприємств.
DocuSign
Прискоріть роботу від контрактів, листів-пропозицій і відкриття рахунків до рахунків-фактур за допомогою DocuSign. Надсилайте угоди та підписуйте їх онлайн із захистом незалежно від того, який пристрій використовуєте ви чи інша сторона.
Усуньте повторювані ручні завдання та збережіть долари, витрачені без потреби; натомість скористайтеся їхніми бездоганними пропозиціями та вражаючими функціями. Він надає програми для трьох платформ – Android, Windows та iOS, тож ви можете працювати з будь-якого місця.
Дізнайтеся про статус вашої угоди щодо того, наскільки далеко вона зайшла в процесі, і встановіть нагадування для автоматичного отримання сповіщень на кожному кроці. У свою угоду можна включити стандартні поля, наприклад дату та підпис, або створити спеціальні поля та зберегти їх.
DocuSign дозволяє користувачам входити 43 мовами та надсилати документи 13 мовами. Стандартизуйте весь процес і заощаджуйте час, зберігаючи документи, якими ви часто користуєтеся, і повторно використовуючи маршрути одержувачів, спеціальні поля тощо, що використовуються в цих документах.
З’єднайте та інтегруйте електронні підписи з інструментами та програмним забезпеченням, які ви використовуєте, оскільки DocuSign підтримує понад 350 інтеграцій і провідні API, зокрема Salesforce, продукти Google, SAP тощо. Надійна інфраструктура DocuSign дозволяє їм забезпечувати доступність на 99,99%, що дуже необхідно для вашої роботи.
Не турбуйтеся про безпеку, оскільки DocuSign відповідає суворим стандартам безпеки, які використовуються в усьому світі, включаючи ЄС і США, а також використовує надійні та передові технології для шифрування даних. Він відповідає вимогам регуляторних органів, таких як UETA, US ESIGN Act і EU elDAS. Вони також зберігають і створюють точні журнали аудиту для ваших документів.
Його вартість починається від 10 доларів на місяць.
Adobe Sign
Adobe Sign це ще один хороший варіант для вас. Цей простий інструмент допомагає надсилати документи з легкістю, як електронні листи. Все, що вам потрібно зробити, це завантажити файл, ввести адресу електронної пошти підписувача та натиснути кнопку «Надіслати».
З боку підписувача він може натиснути надіслане вами посилання та підписати там самостійно за допомогою браузера на будь-якому пристрої, будь то смартфон чи комп’ютер. Для їхньої зручності Adobe не вимагає від них обов’язкової реєстрації чи завантаження.
Ви можете переглядати статус підпису, надсилати нагадування, переглядати детальні перевірки або скасовувати запити на свої транзакції. Adobe Sign може легко працювати з різними інструментами, тому ви можете надсилати документи з таких інструментів, як Microsoft 365, Dropbox, Box тощо.
З точки зору безпеки він сумісний із такими стандартами, як PCI DSS, SOC 2 Type 2 та ISO 27001. Він також підтримує різні формати файлів, зокрема Adobe PDF та інші PDF-файли, MS Word, Excel і PowerPoint, Text, WordPerfect, графіку, наприклад PNG. , GIF, JPG, JPEG, TIF і BMP; разом з HTML і HTM.
SignEasy
З більш ніж 10 роками послідовних інновацій, SignEasy вже допоміг понад 35 тисячам організацій автоматизувати процес підпису за допомогою eSignatures. Забудьте про друк, сканування та надсилання документів факсом; натомість скористайтеся цим простим у використанні інструментом, який пропонує чудовий досвід підписання.
Просто вставте підписи в документ за допомогою пальця, стилуса або миші. Або ви також можете завантажити зображення власноручного підпису, зроблене на папері. Це дозволяє надсилати документи в паралельній або послідовній послідовності кільком людям. Ви також можете дозволити людям підписувати їх у певному порядку, по одному або відразу.
Ви можете переглянути хід надсилання документів, перевіривши, хто має їх підписати або хто вже це зробив. Надсилайте push-повідомлення або електронні листи як нагадування та отримуйте сповіщення, коли відбувається дія. Інші функції включають широку інтеграцію, відповідність вимогам, глобальне розпізнавання, розширену безпеку з автентифікацією за відбитками пальців, паролі та сертифікацію SSL.
Він підтримує такі формати файлів, як MS Word, Excel, PDF, Pages, PNG тощо. Він також дозволяє зберігати ваші незавершені документи, щоб ви могли повернутися пізніше та внести зміни, а також можливість доступу до файлів у режимі офлайн. Імпортуйте документи з хмари, SD-карт, електронних листів та інших програм.
Його якість підписів також висока, нагадує фізичні підписи. Ви можете повторно використовувати існуючі шаблони, додавати зображення, анотації, ініціали, окрім текстів, і встановлювати спеціальні поля та нижні колонтитули електронних листів для швидшої роботи. SignEasy доступний 24 мовами. Напевно, ви можете скористатися їх 14-денною безкоштовною пробною версією.
HelloSign
Якому довіряють тисячі людей і компаній у всьому світі, HelloSign це просте рішення електронного підпису. Тепер він належить Dropbox, тож ви можете користуватися потужністю обох чудових платформ.
Він доступний у формі унікального веб-інтерфейсу, надбудови Salesforce або зручного для розробника API.
У вас є можливість повторно використовувати документи з підписами як шаблони, а також низку функцій, таких як власне брендування, вкладення для підписувачів, біле маркування, складне керування командою, вбудовані електронні підписи та інтеграція з Salesforce. HelloSign — це скарга до HIPAA, тому вам не потрібно хвилюватися.
Його ціна починається від 15 доларів США на місяць, якщо ви платите щороку. Ви також можете протестувати HelloSign безкоштовно, не вводячи дані своєї кредитної картки.
Docsketch
Docsketch це безкоштовний інструмент для швидшого підписання, який створює електронні підписи дуже інтуїтивно зрозумілим способом. Ось чому цей інструмент простий для всіх, хто має будь-які навички його використання. Він архівує та захищає ваші підписані документи, щоб ніхто ні в якому разі не міг їх підробити.
Docsketch відповідає як вимогам США, так і глобальним законам електронного підпису. Налаштуйте процес підписання, щоб запитувати їх по одному; вибір за вами! Якщо ви встановите певний порядок, відповідна особа отримає сповіщення автоматично, коли настане її черга. Це також допоможе вам побачити, скільки людей залишилося підписати ваш документ.
Ви можете перетворити документ на багаторазовий шаблон, щоб мати доступ до нього в будь-який час і будь-де. З кожним підписаним файлом ви отримуєте детальний звіт із правовою інформацією. Він має функцію автоматичного виявлення порожніх рядків у ваших файлах, що допомагає правильно розташувати поля. Таким чином, налаштування документів для їх заповнення стає простим і швидшим.
Використовуючи функцію «Надіслати як документ про продаж», ви можете отримати схвалення певних типів документів, як-от ставки, оцінки та пропозиції. Якщо одержувач готовий схвалити, він може натиснути кнопку «Підтвердити», після чого йому буде запропоновано виконати наступні кроки.
Додаткові поради щодо вибору хорошого програмного забезпечення для електронного підпису
Можливо, це програмне забезпечення пропонує подібний набір функцій, але воно унікальне тим, як надає рішення. Тому вибір між ними може бути заплутаним. Тому зрозумійте кілька речей, а потім приймайте рішення.
- Обсяг документів: визначте, як часто ви надсилаєте документи, які потребують електронних підписів. Якщо це дуже мало разів на рік, тоді немає сенсу отримувати програмне забезпечення, яке пропонує дуже велику пропускну здатність. Замість цього виберіть діапазон відповідно до ваших вимог щодо обсягу.
- Відповідність: не довіряйте сліпо рішенням. Перевірте рівень безпеки та відповідність нормам, яких вони дотримуються. Він повинен підтверджувати автентичність, надавати журнали аудиту та інші важливі функції, які підтверджують його автентичність.
- Інтеграція та API: перевірте, наскільки програмне забезпечення легко інтегрується з інструментами сторонніх розробників, які ви вже використовуєте. Також дізнайтеся, чи надають вони настроюваний відкритий API для вбудовування функцій електронного підпису безпосередньо у вашу програму чи веб-сайт.
- Кросплатформенність: переконайтеся, що вибране програмне забезпечення легко сумісне з різними платформами. Ви не повинні зіткнутися з труднощами, якщо ви надсилаєте контракт зі свого смартфона Android, а одержувач використовує macOS.
- Типи документів: програмне забезпечення eSignature має підтримувати декілька типів документів і форматів, щоб у вас не виникло проблем на півдорозі.
Висновок
Електронні підписи стали важливими як для сучасних компаній, так і для окремих осіб. Він був широко прийнятий бізнесом і має благословення нормативно-правових актів, які дуже необхідні під час роботи з клієнтами з різних країн.
Тому, якщо ви ще не скористалися цією технологією, ще не пізно. Отримайте програмне забезпечення електронного підпису зараз і прискоріть свій робочий процес швидше, ніж будь-коли раніше!
Далі згенеруйте свій електронний підпис.