Світ перетворюється на цифровий простір, де папір поступово відходить на другий план. Це стосується всього: від офіційних документів та іспитів до платежів і підписів.
Оцифрування кардинально змінило наше життя та робочі процеси, відкривши можливість використовувати електронний підпис.
Традиційний підпис ручкою стає дедалі менш актуальним. Пандемія COVID-19 стала додатковим каталізатором, прискоривши перехід на віддалену роботу, де електронні підписи виявилися чи не єдиним практичним варіантом.
Тому використання звичайних підписів у особистих справах та в бізнесі стає нераціональним, особливо коли доводиться співпрацювати з людьми, що знаходяться на значній відстані.
Згадайте лише про те, що фізичні підписи вимагають особистої зустрічі, сканування, друку та відправлення документів поштою чи факсом. Весь цей процес є довгим, складним та ресурсозатратним.
Саме тут на допомогу приходить програмне забезпечення для електронного підпису! Воно автоматизує процес, позбавляючи вас зайвого клопоту.
Отже, якщо ви прагнете підвищити свою продуктивність та оптимізувати робочі процеси, уникаючи проблем, пов’язаних зі застарілими методами підписання, – це ваш шанс.
Будьте готові дізнатися більше про електронні підписи, а також ознайомитися з найкращими програмними рішеннями для їх реалізації.
Що таке електронний підпис?
Електронний підпис (eSignature) – це зашифрована форма підтвердження згоди з умовами електронної угоди або документа. Програмне забезпечення, що дозволяє підписувати документи онлайн, називають програмним забезпеченням для електронного підпису.
За допомогою комп’ютера, планшета чи смартфона ви можете завантажити документ і надіслати його кільком адресатам, використовуючи відповідне програмне забезпечення. Це дозволить їм підписати документ онлайн, без необхідності вдаватися до традиційних методів.
Завдяки програмному забезпеченню eSignature ви можете з легкістю збирати та зберігати підписи, додаючи до своїх документів спеціальні поля для введення.
Не хвилюйтеся про безпеку, адже ці програмні рішення гарантують надійний захист даних, використовуючи надійне шифрування для перевірки підписів. Провідні постачальники програмного забезпечення часто пропонують додаткові функції безпеки, такі як журнали аудиту та автентифікація.
Наприклад, коли ви отримуєте посилку від кур’єрської служби та підписуєтесь за допомогою мобільного телефону чи планшета – це і є електронний підпис.
Вуаля! Ви це знали.
Деякі варіанти використання:
- Договори купівлі-продажу
- Угоди з постачальниками або продавцями
- Форми для нових клієнтів
- Згода клієнтів
- Зміна замовлень
- Оформлення нових співробітників
- Юридичні документи, наприклад, угоди про права інтелектуальної власності
- Підтвердження віку та згода батьків
- Угоди про нерозголошення та контракти
Чи є електронні підписи юридично чинними?
Ще одне важливе питання, яке цікавить багатьох стосовно електронних підписів, – чи є вони законними?
Так. У всіх сенсах.
Електронні підписи мають повну юридичну силу.
У 2000 році в США було прийнято Закон ESIGN, який надав електронним підписам легітимність для будь-якого віртуального використання. Інші регіони світу, як-от європейський elDAS, пішли цим же шляхом.
Сьогодні компанії та приватні підприємці не обмежені необхідністю укладати контракти лише в паперовій формі.
Як це може допомогти вашому бізнесу?
Популярність електронних підписів стрімко зростає. Згідно з даними Statista, кількість транзакцій електронного підпису зросла з 200 мільйонів у 2014 році до приблизно 754 мільйонів у 2017 році. Очікується, що цей показник зросте на 39% і може досягти понад 9073 мільйони доларів США до 2023 року.
Чому так відбувається?
Давайте розберемося.
Швидкий робочий процес для економії часу ⏱️
Електронний підпис заощаджує час, оскільки документи можна відправляти онлайн миттєво. Вам не потрібно чекати особистої зустрічі для підписання, що часто затримує робочий процес та гальмує виконання завдань.
Ця технологія особливо корисна у сферах охорони здоров’я та інших важливих галузях, де швидке отримання згоди є критично важливим.
Підвищена зручність 💯
Поїздки у віддалені місця лише заради підпису тепер здаються архаїчною практикою. Завдяки інтернету та програмному забезпеченню електронного підпису ви можете отримувати згоду миттєво, що робить процес набагато зручнішим для обох сторін.
Екологічність 🌲
Для виробництва паперу щороку вирубуються величезні ліси, що завдає шкоди навколишньому середовищу. Відмовтеся від паперу, щоб зберегти дерева та планету, даруючи наступним поколінням більш екологічну екосистему.
Економія ресурсів ✂️
Електронні підписи заощаджують не лише час, але й гроші. Не витрачайте ресурси на дорогу або купівлю додаткових чорнил та паперу. Крім того, ви можете перенаправити робочу силу, зайняту скануванням, друком та доставкою документів, на виконання більш важливих завдань.
Тепер ви знаєте прості переваги, які електронний підпис надає порівняно з традиційним.
Якщо ви переконані, давайте розглянемо найкращі програмні рішення для електронного підпису, доступні на ринку, та скористаємося їхніми можливостями.
Eversign
Автоматизуйте процеси підписання документів як для клієнтів, так і для внутрішніх потреб, за допомогою інструменту Eversign. Підписання за допомогою цього інструменту є безпечним та простим на будь-якому пристрої, що робить його корисним для компаній будь-якого масштабу.
Eversign має вбудований редактор, який надає вам зручні інструменти для внесення змін, підписання та відправлення документів у найкоротші терміни. Eversign також пропонує повнофункціональний та потужний REST API на основі JSON для автоматизації робочих процесів.
Його функції схожі на ті, які ви бачили в інших інструментах, зокрема: шаблони, журнали аудиту, особисте підписання, інтеграція, відповідність тощо. Eversign гарантує безпеку, використовуючи 256-бітове SSL-шифрування та обробляючи дані за допомогою надійної інфраструктури.
Ви можете налаштувати автоматичне завершення терміну дії документів, видалити їх назавжди або експортувати в інше захищене місце. Ви можете додати до команди до 25 учасників або керувати кількома підприємствами.
Використовуйте Eversign безкоштовно для підписання до 5 документів щомісяця та 3 документів через API. Або скористайтеся їхніми платними планами від 9,99 доларів США на місяць, щоб отримати необмежену кількість документів і розширені функції.
SignNow
За допомогою SignNow ви можете створювати електронні підписи для різних цілей та покращувати свій робочий процес. Надсилайте документи на підписання кільком одержувачам або підписуйте власні файли всього за кілька кліків. Потужний і простий у використанні API дозволяє легко інтегрувати електронні підписи на ваш веб-сайт або в додаток за лічені хвилини.
Ви можете підписувати документи навіть без доступу до інтернету. SignNow дозволяє запитувати додаткову інформацію або документи, налаштовувати сповіщення про завершення процесу, масово запрошувати кількох одержувачів та встановлювати певний порядок підписання для ваших шаблонів.
SignNow дозволяє створювати унікальне посилання для підписання документів, додавати необов’язкові розділи оплати до ваших форм для заповнення та персоналізувати повідомлення про запрошення до підписання. Додавайте копію (CC) певним одержувачам, які потребують сповіщень, а також встановлюйте термін дії документів. SignNow також сповістить вас, якщо одержувач відмовиться підписати ваш документ.
SignNow відповідає стандартам PCI DSS, GDPR, HIPAA, SOC 2 Type II і 21 CFR Part 11 та має розширені можливості захисту від загроз. SignNow має чудовий RESTful API, який легко інтегрується з іншими інструментами.
PandaDoc
Укладайте угоди з юридично зобов’язуючими та зручними електронними підписами за допомогою PandaDoc.
Понад 20 тисяч компаній вже використовують це рішення для економії часу та ресурсів. Використовуйте PandaDoc для надсилання пропозицій, цінових пропозицій, контрактів та збору платежів, що потребують погодження.
Ви можете користуватися перевагами цього рішення, працюючи з будь-якого місця та на будь-якому пристрої; PandaDoc допоможе вам швидко впорядкувати роботу. PandaDoc ніколи не йде на компроміс з безпекою та розробив технологію електронного підпису, яка повністю відповідає UETA та ESIGN. PandaDoc також надає електронний сертифікат із кожним підписаним документом.
Забудьте про здогадки, використовуйте аналітику документів та сповіщення, щоб миттєво дізнатися, коли ваш потенційний клієнт відкриває надіслані вами документи, переглядає їх або залишає коментарі. PandaDoc пропонує понад 200 професійних шаблонів, розроблених спеціально для того, щоб справити враження на ваш бізнес.
PandaDoc також інтегрується з великою кількістю додатків для прискорення робочого процесу, зокрема HubSpot CRM, Zoho, PayPal, Dropbox, Slack та іншими.
Nitro Sign
Забезпечте своїм потенційним клієнтам зручне використання електронного підпису за допомогою Nitro Sign.
Nitro Sign усуває зайві обмеження та не стягує плату за підпис. Незалежно від того, чи працюєте ви з контрактами, таблицями, формами, кресленнями або іншими документами, Nitro надає вам інструменти, необхідні для спрощення процесу електронного підпису.
Nitro Sign сумісний з різними веб-браузерами та мобільними пристроями. Він є безпечним та відповідає законодавству США про електронний підпис. Nitro Sign сприяє безперебійній співпраці, дозволяючи обмінюватися документами онлайн, переглядати та коментувати їх у хмарі.
Ви можете легко запрошувати інших коментувати документи та відстежувати робочі процеси, переглядаючи аналітичні дані та сповіщення в реальному часі. Щоб захистити ваші документи та дані, Nitro Sign використовує двофакторну автентифікацію, журнали аудиту та відповідає суворим вимогам сертифікатів HIPAA, SOC Type II, Privacy Shield тощо.
Створюйте, об’єднуйте, конвертуйте та впорядковуйте PDF-файли на своєму пристрої. Таким чином, ви усуваєте людські помилки, що можуть виникнути у процесі.
Fill
На сьогоднішній день Fill – це, мабуть, одне з найкращих та найбільш комплексних рішень для електронного підпису. Це також найпростіший спосіб заповнювати PDF-файли та надсилати підписи, які матимуть юридичну силу. Однією з головних переваг Fill є можливість використовувати його практично на будь-якому комп’ютері, пристрої iOS або Android. Це дійсно допомагає у міжплатформній функціональності та доступності.
Користувачі Fill можуть бути впевнені в надійності цього сервісу, оскільки він відповідає світовим стандартам безпеки та конфіденційності. Fill дотримується найкращих практик у питаннях захисту даних, саме тому він широко використовується в таких галузях, як охорона здоров’я, правоохоронні органи, нерухомість та фінансові послуги.
Користувачі будуть раді дізнатися, що їхні дані зберігаються надзвичайно надійно за допомогою шифрування військового рівня та відповідають вимогам HIPAA. Fill також надає своїм користувачам розширені аналітичні інструменти, які можуть бути корисними для багатьох підприємств.
DocuSign
Прискорюйте роботу з різними документами, від контрактів та листів-пропозицій до відкриття рахунків та виставлення фактур, за допомогою DocuSign. Надсилайте угоди та підписуйте їх онлайн, незалежно від пристрою, який використовуєте ви або інша сторона.
Усуньте повторювані ручні завдання та заощаджуйте кошти, використовуючи прості та ефективні інструменти DocuSign. DocuSign пропонує додатки для трьох платформ – Android, Windows та iOS, тож ви можете працювати з будь-якого місця.
Слідкуйте за статусом вашої угоди та отримуйте нагадування, щоб автоматично отримувати сповіщення на кожному етапі. Ви можете додавати стандартні поля, наприклад, дату та підпис, або створювати спеціальні поля та зберігати їх.
DocuSign дозволяє користувачам працювати 43 мовами та надсилати документи 13 мовами. Стандартизуйте весь процес, зберігаючи часто використовувані документи та повторно використовуючи маршрути одержувачів, спеціальні поля та інше.
Інтегруйте електронні підписи з інструментами та програмним забезпеченням, які ви використовуєте, оскільки DocuSign підтримує понад 350 інтеграцій та провідні API, зокрема Salesforce, продукти Google, SAP тощо. Надійна інфраструктура DocuSign забезпечує доступність сервісу на рівні 99,99%, що є дуже важливим для безперервності вашої роботи.
Не хвилюйтеся про безпеку, оскільки DocuSign відповідає суворим стандартам безпеки, які використовуються в усьому світі, зокрема в ЄС та США, а також використовує надійні та передові технології для шифрування даних. DocuSign відповідає вимогам регуляторних органів, таких як UETA, US ESIGN Act та EU elDAS, а також зберігає та створює точні журнали аудиту для ваших документів.
Вартість DocuSign починається від 10 доларів на місяць.
Adobe Sign
Adobe Sign – ще один хороший варіант для вас. Цей простий у використанні інструмент дозволяє надсилати документи так само легко, як електронні листи. Все, що вам потрібно зробити, це завантажити файл, ввести адресу електронної пошти підписувача та натиснути кнопку “Надіслати”.
З боку підписувача, він може перейти за надісланим вами посиланням та підписати документ прямо в браузері на будь-якому пристрої, будь то смартфон чи комп’ютер. Для їх зручності Adobe не вимагає від них обов’язкової реєстрації чи завантаження додатків.
Ви можете переглядати статус підпису, надсилати нагадування, переглядати детальну перевірку або скасовувати запити для своїх транзакцій. Adobe Sign легко працює з різними інструментами, тому ви можете надсилати документи з таких додатків, як Microsoft 365, Dropbox, Box та інші.
З точки зору безпеки, Adobe Sign відповідає таким стандартам, як PCI DSS, SOC 2 Type 2 та ISO 27001. Він також підтримує різні формати файлів, зокрема Adobe PDF та інші PDF-файли, MS Word, Excel та PowerPoint, текстові файли, WordPerfect, а також графічні файли, як-от PNG, GIF, JPG, JPEG, TIF та BMP, HTML та HTM.
SignEasy
З більш ніж 10 роками безперервних інновацій SignEasy вже допоміг понад 35 тисячам організацій автоматизувати процеси підписання за допомогою електронних підписів. Забудьте про друк, сканування та відправлення документів факсом, натомість скористайтеся цим простим у використанні інструментом, який пропонує чудові можливості підписання.
Просто вставте підпис у документ за допомогою пальця, стилуса чи миші. Або ж завантажте зображення вашого власноручного підпису, зробленого на папері. SignEasy дозволяє надсилати документи паралельно або послідовно кільком людям. Ви також можете дозволити людям підписувати їх у певному порядку, по одному або одразу.
Ви можете переглядати хід надсилання документів, перевіряючи, хто має їх підписати або хто вже це зробив. Надсилайте push-повідомлення або електронні листи як нагадування та отримуйте сповіщення, коли відбувається дія. Інші функції включають широку інтеграцію, відповідність вимогам, глобальне розпізнавання, розширену безпеку з автентифікацією за відбитками пальців, паролі та сертифікацію SSL.
SignEasy підтримує такі формати файлів, як MS Word, Excel, PDF, Pages, PNG та інші. Він також дозволяє зберігати ваші незавершені документи, щоб ви могли повернутися до них пізніше та внести зміни, а також отримувати доступ до файлів в режимі офлайн. Імпортуйте документи з хмари, SD-карт, електронної пошти та інших програм.
Якість підписів SignEasy висока та нагадує фізичні підписи. Ви можете повторно використовувати існуючі шаблони, додавати зображення, анотації, ініціали, окрім тексту, а також встановлювати спеціальні поля та нижні колонтитули електронних листів для швидшої роботи. SignEasy доступний 24 мовами. Ви можете скористатися їх 14-денною безкоштовною пробною версією.
HelloSign
Якому довіряють тисячі людей та компаній у всьому світі, HelloSign – це просте рішення для електронного підпису. Тепер він належить Dropbox, тож ви можете користуватися перевагами обох чудових платформ.
HelloSign доступний у формі веб-інтерфейсу, надбудови Salesforce або зручного для розробників API.
HelloSign пропонує можливість повторно використовувати документи з підписами як шаблони, а також низку функцій, таких як власне брендування, вкладення для підписувачів, біле маркування, розширене керування командою, вбудовані електронні підписи та інтеграція з Salesforce. HelloSign відповідає вимогам HIPAA, тому вам не потрібно хвилюватися.
Вартість HelloSign починається від 15 доларів США на місяць при річній оплаті. Ви також можете протестувати HelloSign безкоштовно, без введення даних вашої кредитної картки.
Docsketch
Docsketch – це безкоштовний інструмент для швидкого підписання, який створює електронні підписи інтуїтивно зрозумілим способом. Ось чому він простий у використанні для всіх користувачів, незалежно від їх технічних навичок. Docsketch архівує та захищає ваші підписані документи, щоб ніхто не міг їх підробити.
Docsketch відповідає як вимогам законодавства США, так і світовим законам про електронні підписи. Налаштуйте процес підписання так, щоб запитувати їх по одному, або всі одразу – вибір за вами! Якщо ви встановите певний порядок, відповідна особа отримає сповіщення автоматично, коли настане її черга. Це також допоможе вам побачити, скільки людей залишилось підписати ваш документ.
Ви можете перетворити документ на багаторазовий шаблон, щоб мати доступ до нього в будь-який час і будь-де. З кожним підписаним файлом ви отримуєте детальний звіт з юридичною інформацією. Docsketch має функцію автоматичного виявлення порожніх рядків у ваших файлах, що допомагає правильно розташувати поля, і таким чином, налаштування документів для їх заповнення стає простішим і швидшим.
Використовуючи функцію “Надіслати як документ про продаж”, ви можете отримати схвалення певних типів документів, як-от ставки, оцінки та пропозиції. Якщо одержувач готовий схвалити, він може натиснути кнопку “Підтвердити”, після чого йому буде запропоновано виконати наступні кроки.
Додаткові поради щодо вибору надійного програмного забезпечення для електронного підпису
Програмне забезпечення для електронного підпису може пропонувати схожий набір функцій, але кожне рішення є унікальним у тому, як воно їх реалізує. Тому вибір між різними варіантами може бути непростим. Зверніть увагу на кілька важливих аспектів, перш ніж приймати рішення.
- Обсяг документів: Визначте, як часто ви надсилаєте документи, що потребують електронних підписів. Якщо це відбувається лише кілька разів на рік, немає сенсу купувати програмне забезпечення з дуже великою пропускною здатністю. Натомість виберіть варіант, який відповідає вашим вимогам щодо обсягу.
- Відповідність: Не довіряйте сліпо пропозиціям. Перевірте рівень безпеки та нормативні стандарти, яких дотримується постачальник. Програмне забезпечення має гарантувати автентичність підписів, надавати журнали аудиту та інші функції, що підтверджують його надійність.
- Інтеграція та API: Переконайтеся, що програмне забезпечення легко інтегрується зі сторонніми інструментами, які ви вже використовуєте. Також дізнайтеся, чи надають вони настроюваний відкритий API для вбудовування функцій електронного підпису безпосередньо у вашу програму або веб-сайт.
- Кросплатформенність: Переконайтеся, що вибране програмне забезпечення сумісне з різними платформами. У вас не повинно виникати труднощів, якщо ви надсилаєте контракт зі смартфона Android, а одержувач використовує macOS.
- Типи документів: Програмне забезпечення eSignature має підтримувати різні типи документів і формати, щоб у вас не виникало проблем в процесі роботи.
Висновок
Електронні підписи стали важливими як для сучасних компаній, так і для окремих осіб. Вони отримали широке розповсюдження та мають підтримку з боку регуляторних органів, що є критично важливим при роботі з клієнтами з різних країн.
Тому, якщо ви ще не скористалися цією технологією, ще не пізно. Скористайтеся програмним забезпеченням електронного підпису вже зараз та прискорте робочий процес!
Розпочніть використовувати електронний підпис вже сьогодні.