Послуги віртуальної кімнати даних (VDR) останнім часом набувають великої популярності, оскільки підприємства повільно усвідомлюють їхні переваги.
У сучасний час, коли безпека стала головною проблемою як для організацій, так і для окремих осіб, рішення VDR пропонують безпечний онлайн-простір для зберігання та обміну конфіденційними даними та файлами.
Ці рішення постачаються з найсучаснішими політиками безпеки та протоколами шифрування для зберігання та обміну конфіденційними файлами, доступ до яких мають лише авторизовані особи.
З великою кількістю провайдерів VDR, доступних на ринку, користувачі іноді можуть відчувати себе приголомшеними, вибираючи одного.
Щоб полегшити вам цей процес, я склав список найкращих постачальників віртуальних кімнат даних для безпечного укладання угод.
Давайте детально обговоримо VDR та їхні переваги, перш ніж говорити про найкращих провайдерів VDR.
Що таке віртуальна кімната даних?
Віртуальна кімната даних (VDR) схожа на безпечне онлайн-сховище, яке організації можуть використовувати для зберігання та розповсюдження конфіденційних даних.
Його також називають віртуальною кімнатою угод, оскільки вона дозволяє організаціям спілкуватися, приймати стратегічні рішення, а також керувати робочими процесами в контрольованому середовищі (наприклад, фізичній кімнаті) з доступом до всіх необхідних даних.
Зазвичай VDR захищено за допомогою першокласного шифрування, протоколів безпеки, двофакторної автентифікації та контролю єдиного входу. Таким чином, організації можуть легко та безпечно здійснювати масштабні угоди M&A.
VDRs стали важливим інструментом для сучасного бізнесу для обміну важливими корпоративними даними з клієнтами та постачальниками без будь-якої фізичної взаємодії. На відміну від фізичних кімнат для обробки даних, ця електронна кімната даних позбавляє вас від метушні величезної фізичної паперової роботи та забезпечує сучасне керування документами.
Завдяки VDR організації можуть покращити свій робочий процес і підвищити продуктивність команди, насолоджуючись безпечною платформою для співпраці. Як користувач, ви повинні зробити спеціальний запит на доступ до своїх даних у VDR, і якщо ви маєте відповідну кваліфікацію, ви отримаєте швидку відповідь.
Як працює віртуальна кімната даних?
VDR працює як безпечна платформа або інструмент для сховища всіх цифрових документів і дозволяє організаціям укладати великі угоди з належною обачністю. Він поєднує в собі можливості керування проектами, щоб забезпечити ефективний робочий процес і зменшити безлад із важкої фізичної роботи.
Джерело: DealRoom
Якщо ви виберете VDR від надійного постачальника, він встановить його на вашому сервері та створить централізований захищений простір ресурсів для обміну даними з третіми сторонами. Такі особи, як інвестори та клієнти з відповідними обліковими даними, можуть отримати доступ до ресурсів у контрольованому середовищі.
VDR дозволяють розміщувати конфіденційні дані з підвищеним рівнем безпеки, а також допомагають керувати авторизацією переглядача для їх читання, копіювання та друку. Під час угод організації можуть безпечно обмінюватися даними та документами та завершувати процес. Крім того, VDR дозволяють співробітникам швидко виконувати поставлені завдання за допомогою автоматизованих процесів і розширеного управління проектами.
Переваги віртуальних кімнат даних
Переваги VDR включають:
- Безпечний і захищений простір: головною перевагою VDR є те, що він надає вам безпечний простір для обміну та зберігання ваших конфіденційних даних. Він захищений протоколами шифрування для захисту даних.
- Покращена належна перевірка: VDR допоміг покращити процес належної перевірки, забезпечивши централізований простір для даних. Це забезпечує ефективний обмін даними, перегляд і аналіз інвесторами та клієнтами.
- Встановити прозорість: оскільки це забезпечує безпечне середовище, де організації та клієнти можуть обмінюватися даними та відстежувати дії користувачів, це встановлює довіру та прозорість між собою.
- Прискорення процесу укладання угод: VDR приніс користь багатьом організаціям, забезпечивши централізовану платформу для організацій, щоб без зусиль здійснювати свої угоди, обмінюватися документами та прискорювати продажі. Це спрощує всі процеси, що допомагає користувачам швидко працювати над угодою.
- Економічна ефективність. Впровадження VDR на серверах допомагає вам зменшити потребу у фізичній документації та витрати, пов’язані з друком і роботою з ними. Коли ви починаєте використовувати VDR, це допомагає зменшити витрати на обмін документами та поїздки для надання документів корпоративним клієнтам.
Випадки використання віртуальної кімнати даних
Віртуальні кімнати даних зробили революцію у способах злиття та поглинання, залучення капіталу, фінансових операцій та інших ділових угод. Ось деякі випадки використання VDR:
- Виробництво: організації, пов’язані з виробництвом, широко використовують VDR для здійснення операцій на мільярди доларів із клієнтами та постачальниками. Це надає їм платформу для співпраці та поширення конфіденційних даних.
- Інформаційні технології. ІТ-галузь є одним із найбільших користувачів VDR для обміну документами між командами в різних частинах світу, а також із клієнтами, третіми особами та іншими компаніями.
- Банки: VDR допомагає банкам керувати злиттями, позиками, обмінюватися конфіденційними документами та виконувати інші завдання в безпечному та належним чином регульованому середовищі. Він надає їм захищене віртуальне сховище, де вони можуть зберігати конфіденційні дані клієнтів.
- Консультаційні послуги: завдяки VDR багато консалтингових служб виграли від них, оскільки вони полегшують співпрацю над проектами, керування клієнтами та обмін знаннями.
- Юридичні фірми: юридичні фірми відомі тим, що мають справу з горами паперової роботи, але VDR може допомогти їм вийти з метушні та спростити робочий процес. Тепер вони можуть легко обмінюватися паперами та іншими документами з клієнтами та компаніями.
Тепер давайте розглянемо всіх найкращих постачальників віртуальних кімнат даних, яких ви можете розглянути.
DealRoom
Надійно зберігайте всі конфіденційні документи вашої організації в одному місці, керуйте засобами керування даними, швидко діліться ними зі своїми клієнтами за запитом і співпрацюйте над ними за допомогою DealRoom. Це провідна платформа VDR, якій віддають перевагу багато глобальних організацій.
Завдяки опції централізованого зберігання даних DealRoom ви можете переглядати всю інформацію за допомогою вбудованого документа та засобу перегляду Excel без необхідності перемикатися між платформами. Це також дає змогу використовувати глибоку аналітику даних, де ви можете переглядати та аналізувати дії з документами та запитувати доступ і залучення клієнтів.
З DealRoom вам не доведеться багато турбуватися про крадіжку даних або несанкціонований доступ, оскільки програмне забезпечення має настроювані дозволи та багатофакторну автентифікацію. Крім того, ви можете виконувати свої запити на належну обачність за допомогою легкого завантаження шляхом перетягування.
Початковий план DealRoom коштує 1295 доларів на місяць.
З ковпачком
З ковпачком є відомим постачальником віртуальної кімнати даних, який може допомогти вам вивести керування документами на новий рівень безпеки. Це надасть вам широкий робочий простір, який діє як сховище для зберігання документів вашого бізнесу, клієнтів та інвесторів.
Caplinked використовує 256-бітне шифрування військового класу та сумісно з HIPAA та SOC 2. Незалежно від того, чи належить ваш бізнес до інвестиційного, ІТ- чи виробничого сектору, Caplinked допоможе вам створити спеціальні групи та налаштувати дозвіл відповідно до вимог.
Крім того, Caplinked — це більше, ніж просто обмін файлами; він створює резервне сховище та дозволяє створювати спеціальні інструкції доступу до сховища. Ви можете використовувати його керування цифровими правами, щоб захистити свої конфіденційні файли за допомогою належного шифрування, щоб користувачі із захищеними обліковими даними мали доступ лише до них.
Цей провайдер VDR також використовує потужність ШІ, щоб допомогти вам автоматично редагувати конфіденційну інформацію та впорядковувати дані за допомогою єдиного тексту пошуку. Використовуючи його центральну інформаційну панель, ви можете легко відстежувати всі дії та зміни, зроблені в системі.
Caplinked пропонує програмне забезпечення VDR у двох планах, починаючи з Team за 149 доларів США на місяць.
Коробка
Коробка може спростити керування угодами та обмін даними за допомогою інструменту VDR. Це допоможе вам спростити та забезпечити належну перевірку злиттів і поглинань, узгодження контрактів, процес торгів та інше управління угодами з легкістю.
Від надання допомоги клієнтам у миттєвій відповіді та проведення переговорів до підписання угод, Box дозволяє вибирати з 1400+ інтеграцій, щоб пришвидшити цикли укладання угод. Він також забезпечує мобільний доступ і попередній перегляд у веб-переглядачі в 125+ форматах файлів, які працюють без зайвих зусиль без шкоди для цілісності даних або безпеки.
Box пропонує різні протоколи безпеки, класифікацію та надійні процеси авторизації користувачів для забезпечення безпеки та конфіденційності учасників торгів. Крім того, ви отримаєте безпечний доступ до файлів і видимість завдяки функції приховування спільної роботи та водяних знаків. Він також використовує функції утилізації та збереження для дотримання таких вимог, як SOX і FINRA.
Крім того, Box — це функція, яка використовує машинне навчання, щоб допомогти вам отримати необхідну релевантну інформацію зі збережених документів. Щоб працювати над новою угодою, ви можете співпрацювати з учасниками торгів у своєму VDR, а також ділитися своїми даними та керувати ними.
Оцифровувати
Якщо ви шукаєте надійного постачальника віртуальної кімнати даних для керування своїми угодами з клієнтами, тоді Оцифровувати може бути хорошим варіантом.
Це рішення VDR надає вам необхідну інформацію для прискорення ваших угод і забезпечує вражаюче відстеження документів і аналітику взаємодії вашого інвестора з даними. Digify пропонує розширений варіант брендування, який дозволяє використовувати URL-адреси з білими мітками на платформі VDR.
Digify допоможе вам швидко налаштувати, використовуючи ваш логотип, аватари та фірмові кольори, що стане в нагоді для зміцнення довіри між гостями кімнати даних. Завдяки сертифікації ISO27001, угодам про нерозповсюдження, що натискаються, і повному шифруванню цей провайдер VDR також забезпечує безпеку найвищого рівня.
Стандартні плани цієї послуги починаються від 120 доларів США на місяць при щорічній виставці рахунку.
Onehub
OnehubВіртуальні кімнати даних надають вам бездоганну платформу для зберігання та керування даними та успішного завершення ваших угод.
Цей VDR дозволяє безпечно та без зусиль співпрацювати з вашими клієнтами, клієнтами та колегами, обмінюючись документами, даними та іншою важливою інформацією без турбот. Ви можете заощадити багато свого часу, використовуючи функцію завантаження за допомогою перетягування, а також отримати високоякісний попередній перегляд 30+ типів файлів.
Завдяки вдосконаленому відстеженню активності ви дізнаєтеся про кожну діяльність у вашій кімнаті даних. Onehub значно полегшує організацію всіх файлів і папок, одночасно контролюючи, хто має доступ до яких файлів.
Onehub прагне повністю подбати про ваші дані та кімнату даних за допомогою 256-бітного шифрування на рівні банку, що зменшує ймовірність того, що хакер заволодіє вашими даними. Це також дозволяє налаштувати робочий простір за допомогою логотипа та кольору вашої організації, надаючи йому індивідуальний відтінок.
iDeals
Діліться та співпрацюйте над бізнес-документами та іншими конфіденційними даними з безпекою за допомогою VDR iDeals. Він надає інтерактивну платформу, до якої можна отримати доступ із будь-якого пристрою, не вимагаючи жодних плагінів.
Під час завантаження документів в iDeals ви можете просто перетягнути файл, і він автоматично пронумерує файли для вашої зручності. Ви також можете встановити водяні знаки та налаштування перед початком угоди, і вони будуть автоматично застосовані до всіх документів, які ви додасте.
iDeals підтримує понад 25 форматів, і ви можете обмежити перегляд певного тексту чи зображень у документі, відредагувавши конфіденційну частину. Управління правами на документи є дуже ефективним, де ви можете налаштувати дозволи на файли відповідно до вимог.
Завдяки 99,95% безперервної роботи кімнати даних ви завжди можете отримати доступ до всіх спільних даних. Ви також зможете отримувати графічні звіти, що показують діяльність учасників торгів, що може допомогти скоротити час прийняття рішень.
iDeals пропонує першокласний захист із 256-бітним шифруванням і 2048-бітними ключами. Інфраструктура центру обробки даних проходить повний аудит і відповідає SOC 2, а діяльність центру обробки даних перевіряється EY і сертифікована за стандартом ISO 27001.
Оскільки кілька центрів обробки даних безперервно віддзеркалюють один одного, шанси на втрату ваших даних мінімальні, навіть якщо відбувається багато збоїв сервера. iDeals надає численні розширені функції, такі як перегляд огорожі, водяний знак, обмеження IP-адреси, безпечний перегляд електронних таблиць тощо.
DocSend
Оптимізуйте процес обміну документами та ведення бізнесу DocSend від Dropbox. Він пропонує віртуальну кімнату даних із інтелектуальним керуванням дозволами для електронних адрес і доменів, а також доступ до конфіденційних даних.
DocSend навіть дозволяє реалізувати захист на деталізованому рівні, забезпечуючи керування дозволами для окремих документів. Ця платформа VDR полегшила користувачам перегляд ваших файлів з будь-якого пристрою з відповідними дозволами без завантаження програмного забезпечення.
Ви можете представити персоналізований досвід перегляду VDR за допомогою персоналізованого логотипу та зображення банера. Це створює хороше враження у відвідувачів. Це дозволяє ділитися кількома документами за одним посиланням.
FirmRoom
Підтримується сертифікацією SOC 2 типу 2 і простим керуванням документами, FirmRoom надає вам простий у використанні VDR для всіх ваших процесів спільної роботи та обміну документами.
Інструмент VDR дозволяє ефективно керувати своїми файлами за допомогою функції перетягування, сповіщати команду про нові документи та використовувати автоматичне індексування та розширений пошук. Він має захищений засіб перегляду електронних таблиць разом із засобом перегляду документів і Excel, який дозволяє переглядати дані в кількох форматах файлів.
FirmRoom має вбудовану інтелектуальну редакцію, яка швидко визначає та видаляє будь-яку частину шаблонної інформації для захисту особистих і важливих ділових документів.
Крім того, FirmRoom використовує вражаючий захист для всіх збережених документів за допомогою 4-рівневого доступу до документів, функції водяного знака та NDA. Завдяки інтелектуальній аналітиці ви матимете широке уявлення про те, що відбувається з документами у VDR, включаючи теплову карту документа та діяльність груп і користувачів.
Ансарада
Досягніть важливих бізнес-результатів за допомогою Ансарада, яка надає розумні віртуальні кімнати даних для підтримки розвитку вашого бізнесу. Крім безпечної платформи для обміну файлами, він інтегрується з іншими платформами, щоб допомогти вам переглядати документи, не перемикаючи програми вручну.
Функція перетягування спрощує зберігання файлів. Він також пропонує інструмент Deal Workflow, який дозволяє вашій команді працювати спільно та стратегічно без будь-яких обмежень щодо загальної кількості користувачів.
Ansarada — це сучасна віртуальна кімната даних, яка не тільки допоможе вам підготуватися до угод злиття та поглинання та IPO, але й реалізує керування користувачами та операційну дисципліну. Він використовує потужність ШІ для відстеження дій користувачів.
Отримайте цей інструмент, заплативши 1039 доларів США на місяць за необмежену кількість користувачів.
Imprima
Imprima це платформа VDR, яка пропонує швидший доступ до даних за допомогою технології зберігання блоб-об’єктів. Він працює на основі штучного інтелекту, який дозволяє вам працювати з будь-яким типом документа будь-якою мовою та автоматично редагувати важливі частини документів для відповідності GDPR.
Крім того, Imprima точно перевіряє юридичну документацію та автоматично структурує ваш VDR. Він пропонує інформаційну панель у режимі реального часу та теплові карти для відстеження інтересів учасників аукціону, а також дозволяє створювати власні шаблони в графічному форматі.
Завдяки штучному інтелекту та інструменту автоматизації Imprima ви можете переглядати юридичну документацію та швидко автоматично структурувати свої VDR. Він покращив керування користувачами, оптимізував процес угод і дозволив керувати запитаннями та відповідями у вашому VDR.
Imprima відповідає стандартам ISO 27001:2013 і GDPR для захисту даних і забезпечення конфіденційності. Його сервери даних, розташовані в ЄС, використовують провідні в галузі методи безпеки.
Висновок
Віртуальні кімнати даних (VDR) спростили компаніям безпечне зберігання та керування даними, одночасно прискоривши M&A та інші угоди.
Усі провайдери VDR, про які я згадав вище, мають базові та розширені функції та пропонують надійні політики безпеки та відповідності, щоб захистити вас від ризиків безпеки та конфіденційності. Тому вибирайте будь-який із них, виходячи з потреб вашого бізнесу та доступності.
Далі ознайомтеся з типами центрів обробки даних за 5 хвилин або менше.