Програми для обліку присутності працівників швидко витіснили застарілі методи, оскільки вони надають зручність контролю в будь-який час і з будь-якого місця.
Давно минули часи, коли для обліку присутності співробітника потрібно було вести паперові журнали чи електронні таблиці. Тепер працівники можуть відмічати свою присутність онлайн, не вдаючись до фізичних маніпуляцій, а керівники можуть стежити за переміщеннями своїх підлеглих за допомогою мобільних пристроїв. Це зручно як для працівників, так і для управлінців.
Розглянемо, як програми для відстеження відвідуваності персоналу є важливими інструментами для оптимізації робочих процесів в організації.
Гнучкість
Часто трапляється так, що співробітники працюють за межами офісу. Вони можуть працювати вдома або перебувати на зустрічах поза офісом. Відстежувати кожну їхню дію, коли їх немає в офісі, досить важко. Такі програми допомагають працівникам фіксувати свій робочий час, а керівникам – призначати їм графіки роботи.
Точність
Використання спеціалізованих програм зменшує кількість ручних помилок та забезпечує точний облік робочого часу.
Продуктивність
Програмне забезпечення для обліку відвідуваності економить час адміністративного персоналу, який витрачається на моніторинг та управління присутністю працівників. Це автоматизує рутинну роботу з документами та перфокартами.
Звіти про відвідуваність
У додатку відображаються звіти про кожне виконане або заплановане завдання. Централізовані дані дозволяють краще оцінити продуктивність та ефективність кожного співробітника.
Інтеграція
Такі програми можна інтегрувати з будь-яким стороннім обладнанням, наприклад, зчитувачами карток або біометричними пристроями. Правила відвідування можна налаштувати індивідуально, відповідно до вимог конкретної організації.
Відстеження в реальному часі
Зазвичай, програми для обліку відвідуваності працюють у хмарі, що дозволяє відстежувати місцезнаходження персоналу в режимі реального часу.
Тепер розглянемо деякі з найефективніших інструментів для відстеження відвідуваності працівників.
Clockify
Clockify – це програма для обліку робочого часу, що дозволяє вам та вашій команді контролювати відпрацьовані години в різних проєктах. Користувачі отримують необмежений доступ до цієї програми, при цьому вона є абсолютно безкоштовною. Дані автоматично синхронізуються онлайн та доступні на всіх типах пристроїв.
Функціонал
Відстеження часу: Допомагає фіксувати час, витрачений на виконання поточних завдань, як вручну, так і автоматично. Програма відстежує час за допомогою секундоміра. Якщо ви обираєте ручний режим, ви можете додати свій час пізніше.
Управління хронометражем: За допомогою цієї функції можна скласти звіт про роботу за тиждень менше ніж за годину. Створюйте плани завдань і відстежуйте загальний час для кожного дня/заходу.
Керування проєктами та командами: З цією функцією ви можете визначити, на що витрачаєте найбільше часу, та над чим працює ваша команда. Ви також можете ділитися звітами або завантажувати їх у форматах PDF, Excel або CSV.
Zoho People
Zoho People – це ефективне рішення для координації адміністративних завдань відділу кадрів. Воно пропонує управління базами даних співробітників, управління часом та відпустками, управління продуктивністю, управління відрядженнями та створення платіжних відомостей.
Функціонал
Управління відпустками: Через Zoho People можна реєструвати та контролювати всі типи відпусток, включаючи навчальні, щорічні та лікарняні. Також можна аналізувати схеми використання відпусток для підтримки ефективної роботи персоналу.
Управління відвідуваністю: Ви можете відстежувати час приходу та відходу співробітників будь-де за допомогою Zoho People (хмарної програми). Також є функція відстеження геолокації, де можна відмічатися через мобільні пристрої. Керівники можуть встановлювати різні обмеження IP-адрес, щоб регулювати час та місце, де працівники можуть реєструватися.
Відстеження часу: Zoho People має функцію, відому як відстеження часу, яка допомагає компаніям фіксувати завдання та місцезнаходження співробітників. Це дозволяє регулярно перевіряти ефективність команди та підвищувати її загальну продуктивність.
Оцінка продуктивності: Допомагає оцінити здібності та ефективність співробітників. Zoho People допомагає у процесі оцінювання ефективності для забезпечення його дієвості.
Jibble
Jibble – це хмарний додаток, що пропонує зручні можливості для обліку часу, відстеження працівників та їхньої присутності. Він має простий інтерфейс, що може спростити відстеження часу в Slack та Microsoft Teams.
Функціонал
- Використання розпізнавання обличчя для розблокування програми.
- Контроль місцезнаходження та робочого часу працівників за допомогою GPS.
- Використання пін-кодів для відміток приходу та відходу з метою зменшення кількості людських помилок.
Додаток пропонує безкоштовний план з необмеженою кількістю користувачів. Платні плани починаються від 2 доларів США на місяць за одного користувача.
QuickBooks
QuickBooks є ефективною системою обліку робочого часу та відвідуваності для мобільних компаній (наприклад, для віддалених працівників або тих, хто працює за межами офісу, або для виїзного персоналу). Компаніям з постійними змінами персоналу потрібна автоматизована система обліку часу, яка дозволяє легко відстежувати їхню роботу за межами офісу.
QuickBooks – це хмарне рішення, до якого користувачі можуть отримати доступ через мобільний або веб-браузер, щоб відмічатися на початку та в кінці робочого дня, переглядати зміни у розкладі та навіть подавати запити на відгули.
Компаніям з віддаленими працівниками потрібні системи для моніторингу, щоб переконатися, що вони знаходяться у потрібному місці в потрібний час. QuickBooks дозволяє це робити завдяки відстеженню GPS у реальному часі. Також можна встановлювати геозони, щоб співробітники могли відмічатися лише з визначених територій.
QuickBooks надає менеджерам можливість складати графіки для співробітників на основі робочих місць або змін. Вони можуть спілкуватися зі своїм персоналом, щоб переконатися, що всі розуміють завдання. Програмне забезпечення можна використовувати для схвалення або відхилення запитів на відгули, надсилання нагадувань про початок та кінець робочого дня, а також для зміни кодів робочих місць.
QuickBooks пропонує розширені можливості для обліку роботи у порівнянні з багатьма конкурентами. Це дозволяє відстежувати прогрес проєкту та порівнювати оцінки проєкту з фактичними витратами, надсилати повідомлення, а також відстежувати статус проєкту та витрати.
Програму можна інтегрувати зі стороннім програмним забезпеченням, що дозволяє безперешкодно передавати дані обліку робочого часу працівників у ваші системи нарахування заробітної плати та бухгалтерського обліку.
Buddy Punch
Buddy Punch пропонує різноманітні функції для обліку робочого часу та відвідуваності, що допомагають компаніям дотримуватися внутрішніх правил та законодавства, яке регулює працевлаштування. Наприклад, він забезпечує автоматичний розрахунок понаднормової роботи, щоб забезпечити правильну оплату, автоматичні перерви та відмітки про вихід з роботи, а також фотографії відміток, зроблені веб-камерою. Ці інструменти допомагають обмежити можливість фальсифікації відміток, при цьому гарантуючи точність обліку часу та виплат.
Ви можете переконатися, що ваші працівники дотримуються правил, обмежуючи відмітки конкретними датами, часом або графіком зміни. Також є можливість блокувати певні IP-адреси та пристрої. Якщо у вас є виїзні співробітники, можна переконатися, що вони працюють у потрібних місцях за допомогою GPS-моніторингу та функцій геозонування.
Buddy Punch допомагає оптимізувати облік робочого часу та відвідуваності за допомогою робочих процесів затвердження, дозволів менеджера та робочих процесів затвердження. Він також інтегрується із системами розрахунку заробітної плати та бухгалтерського обліку для спрощення процесів та зменшення адміністративних помилок.
Buddy Punch пропонує різні звіти на вимогу для доступу до даних про відвідуваність та час. Програмне забезпечення має функції будильників, нагадувань та сповіщень, щоб інформувати вас про відвідуваність вашого персоналу.
TrackSmart
TrackSmart – це оптимальний варіант для малого бізнесу у різних галузях з кількістю працівників до 100.
Це один із найпростіших способів для компаній легко відстежувати відпустки, робочі години та інші дні відпочинку працівників. Зручне веб-рішення включає всі новітні функції, такі як календарі для відстеження відвідуваності та табелі для працівників.
Воно містить усі функції паперових форм, але оновлене за допомогою автоматичного запиту на відпустку для звітування та ведення записів, а також інструменту процедур затвердження.
Функціонал
- Управління відсутністю
- Управління календарем
- Відстеження FMLA
- Відстеження понаднормової роботи
- Портал самообслуговування
- Табель обліку робочого часу
- Відстеження відгулів/відпусток
Річні плани починаються від 169 доларів США на рік. Також доступні безкоштовні пробні версії. Програма працює в хмарі і ідеально підходить для власників, кадрових фахівців та менеджерів. Вона також допомагає компаніям відстежувати понаднормову роботу.
factoHR
factoHR є одним з провідних світових постачальників кадрових рішень, обслуговуючи понад 1000 клієнтів у всьому світі та понад 1 мільйон співробітників. Компанія прагне надавати своїм клієнтам найвищий рівень підтримки, оскільки вважає, що довгострокові відносини з клієнтом є найбільш ефективним способом розвитку бізнесу.
Функціонал
Функція відстеження відвідуваності пропонує різноманітні можливості, такі як автоматичний збір даних у реальному часі з будь-якого зчитувача та розрахунок політики щодо запізнення, раннього відходу та понаднормової роботи. Інші функції управління відвідуваністю:
- Біометрична інтеграція
- Веб-реєстрація приходу/відходу
- Управління відпустками
- Управління графіком
factoHR базується на більш ніж двадцятирічному досвіді і має клієнтів з різних галузей. Всесвітній HRD Congress також визнав його найкращим постачальником програмного забезпечення для управління персоналом за надання найкращого рішення для всіх основних вимог підприємств із різних сфер бізнесу.
MyAttendanceTracker
MyAttendanceTracker допомагає відстежувати відвідуваність студентів на будь-якому пристрої. Налаштуйте відстеження відвідуваності за допомогою термінів, які ви хочете використовувати.
Функціонал
Інтегрований журнал оцінок студента: Тепер можна включити повністю налаштовані оцінки до кожного класу, щоб зберігати їх так само, як і облік відвідуваності.
Зв’язок між вчителем та батьками: Автоматично повідомляйте батьків про пропуски, зміни оцінок або проблеми з поведінкою. Ви можете надсилати індивідуальні, класні чи загальношкільні повідомлення за допомогою тексту та електронної пошти.
Інформаційні панелі оцінок: Перевіряйте все, що відбувається у кожному класі та з учнями, переглядаючи прості показники на панелях класу та оцінок. Отримуйте спеціальні звіти для глибшого розуміння того, як учні навчаються на уроці.
Сумісність з усіма пристроями: Процес запису необхідних даних може бути таким же простим, як кілька натискань на екран планшета чи телефона. Додаток розроблено для роботи як на смартфонах, так і на великих екранах.
Відстежуйте прогрес студентів: Кожен клас має свою сторінку огляду, де можна легко створювати та відстежувати свої оцінювання, перевіряти поточний прогрес класу, додавати або видаляти студентів та робити короткі нотатки для перегляду.
Task Hours
Зареєструйте та створіть облікові записи співробітників для свого персоналу у Task Hours. Вони можуть завантажити настільні клієнти, увійти в систему та відстежувати свою діяльність. Все дуже просто. Створіть ієрархію звітності для покращення контролю на кожному рівні компанії.
Функціонал
Автоматизоване відстеження робочого часу: За допомогою Task Hours відстеження часу настільного клієнта та створення розкладу відбувається автоматично та в реальному часі. Не потрібно заповнювати довгі форми або поспішати заповнювати табелі, створені вручну. Члени вашої команди можуть зосередитися на своїх основних завданнях.
Автоматизоване захоплення екрана: Відстежуйте дії за допомогою автоматичного захоплення екрана. Він записує екрани лише тоді, коли фіксуються дії. Він також працює в автономному режимі! Час роботи персонального комп’ютера не реєструється, тому немає проблем із конфіденційністю.
Розклади робочого часу вручну: Члени вашої команди можуть вручну реєструвати свій час, якщо вони не використовують настільний клієнт Task Hours під час виконання своїх обов’язків. Перевіряйте та підтверджуйте повідомлені години.
Інтелектуальна аналітика: Інтелектуальна аналітика Task Hours допоможе вам визначити поведінку працівників та зони продуктивності, що є важливою характеристикою, яку слід враховувати під час прийняття рішень, пов’язаних з персоналом.
Надійна звітність: Гнучка звітність дозволяє відстежувати та аналізувати ефективність і результативність членів команди, а також кожну хвилину продуктивності та витрачений час. Ви можете визначити, хто робить усе можливе для розвитку вашого бізнесу.
Розумні сповіщення: Ви отримуватимете сповіщення про кожне розпочате, завершене або зупинене завдання. Task Hours автоматично нагадуватиме членам вашої команди про необхідність їх використання. Отримуйте щоденні табелі обліку робочого часу на свою поштову скриньку. Немає нічого такого, що інформує вас ефективніше, ніж це.
Підтримка в реальному часі: Наша команда підтримки в прямому ефірі має всі відповіді, які потрібні для вивчення функцій робочих годин. Якщо ви не використовуєте потрібні функції, зверніться до служби підтримки, щоб отримати відповіді протягом кількох хвилин. У вихідні доступна підтримка електронною поштою.
Timenotes
Timenotes – це інтелектуальна та проста програма для відстеження відвідуваності, яка допомагає контролювати присутність та роботу ваших співробітників. Вона позбавляє від необхідності заповнення паперових табелів, оскільки записує та зберігає інформацію за вас.
Як відбувається процес? Коли учасники реєструються, вони обирають завдання та заповнюють необхідну інформацію. Після цього ви можете одразу переглянути робочі журнали у звітах, а потім експортувати їх у потрібному форматі.
Можна відстежувати відвідуваність та відпустки співробітників, знати, хто над чим працював і скільки прибутку вони принесли, а також суму, яку ви маєте виплатити їм у вигляді заробітної плати.
Функціонал
Настроюваність: Завдяки широким можливостям налаштування, Timenotes можна точно адаптувати до потреб ваших працівників і компанії.
Звіти та інформаційні панелі: Створюйте фільтри та обирайте конкретні періоди для відстеження відвідуваності співробітників, щоб завантажити файли у форматах Excel, PDF та CSV. Створюйте звіти для виставлення рахунків клієнтам, нарахування заробітної плати або управління лише за кілька кліків.
Слідкуйте за відпустками вашої команди: Переконайтеся, що ваші співробітники присутні, переглянувши запланований час відпусток для вашої команди. Ви можете легко керувати присутністю своїх співробітників та підтверджувати запити на відсутність.
Відстеження в режимі реального часу: Відстежуйте журнали, пов’язані з роботою, та дії в режимі реального часу за допомогою лише кількох кліків.
Заключні висновки
Для створення атмосфери, в якій ваш персонал почувається задоволеним та підтриманим, потрібне глибоке розуміння управління трудовими ресурсами та процесами. Вам необхідна можливість оцінювати продуктивність співробітників, керувати їхніми повсякденними завданнями та мати контроль, який допоможе вам сформувати план дій.
Програмне забезпечення для відстеження відвідуваності може забезпечити все вищезазначене, надаючи вам те, що потрібно для зміцнення вашої корпоративної культури та розвитку вашої організації.
Вас також може зацікавити програмне забезпечення для обліку часу команд.