Віртуальні кімнати даних: сучасні рішення для безпечних транзакцій
Останнім часом спостерігається значне зростання популярності послуг віртуальних кімнат даних (VDR). Це відбувається через поступове усвідомлення підприємствами їхніх численних переваг.
В епоху, коли питання безпеки виходять на перший план як для організацій, так і для окремих осіб, VDR пропонують надійний онлайн-простір для зберігання та обміну секретною інформацією та файлами.
Ці рішення використовують передові технології безпеки, включаючи протоколи шифрування, щоб гарантувати, що конфіденційні файли зберігаються та передаються безпечно, а доступ до них мають лише авторизовані користувачі.
Враховуючи велику кількість постачальників VDR, які існують на ринку, користувачам може бути складно зробити вибір.
Щоб спростити цей процес, ми підготували перелік найкращих постачальників віртуальних кімнат даних, які допоможуть вам укладати угоди безпечно.
Перш ніж ми перейдемо до обговорення найкращих постачальників VDR, давайте розглянемо детальніше, що таке VDR та які їхні переваги.
Що таке віртуальна кімната даних?
Віртуальна кімната даних (VDR) – це, по суті, безпечний онлайн-репозиторій, який організації використовують для зберігання та поширення конфіденційної інформації.
Їх також називають віртуальними кімнатами для угод, оскільки вони дозволяють організаціям ефективно спілкуватися, приймати обґрунтовані рішення та керувати робочими процесами в контрольованому цифровому середовищі, подібному до фізичної кімнати, де зберігаються всі необхідні дані.
Зазвичай VDR захищаються за допомогою сучасного шифрування, протоколів безпеки, двофакторної автентифікації та єдиного входу. Це дозволяє організаціям проводити великі злиття та поглинання безпечно та ефективно.
VDR стали важливим інструментом для сучасного бізнесу, дозволяючи обмінюватися важливими корпоративними даними з клієнтами та постачальниками, уникаючи фізичних зустрічей. На відміну від традиційних фізичних кімнат для обробки даних, електронні кімнати даних усувають необхідність у великій кількості паперової документації та забезпечують сучасне управління документами.
Використовуючи VDR, організації можуть оптимізувати свої робочі процеси, підвищити продуктивність команди та насолоджуватися безпечною платформою для співпраці. Користувачам необхідно подати спеціальний запит на доступ до даних у VDR, і, за умови відповідної кваліфікації, вони отримають швидку відповідь.
Як функціонує віртуальна кімната даних?
VDR діє як безпечна платформа або інструмент для зберігання всіх цифрових документів, надаючи організаціям можливість укладати значні угоди з належною обачністю. Він поєднує в собі інструменти для управління проектами, що сприяють ефективності робочих процесів і зменшенню кількості фізичної паперової роботи.
Джерело: DealRoom
Після вибору VDR від надійного постачальника, він встановлює платформу на сервері та створює централізований, безпечний простір для обміну даними з третіми сторонами. Авторизовані особи, такі як інвестори та клієнти, можуть отримувати доступ до ресурсів у контрольованому середовищі.
VDR забезпечують зберігання конфіденційних даних з підвищеним рівнем безпеки, а також допомагають керувати правами доступу, дозволяючи або обмежуючи можливості перегляду, копіювання та друку. Під час угод організації можуть безпечно обмінюватися документами та даними, завершуючи процес. Крім того, VDR допомагають співробітникам швидко виконувати поставлені завдання завдяки автоматизації процесів і розширеному управлінню проектами.
Переваги віртуальних кімнат даних
Основні переваги VDR:
- Безпечний та захищений простір: VDR забезпечують захищене середовище для зберігання та обміну конфіденційною інформацією. Дані захищені за допомогою протоколів шифрування.
- Покращений процес належної перевірки: VDR централізує дані, спрощуючи процес належної перевірки. Це дозволяє інвесторам та клієнтам ефективно переглядати, аналізувати та обмінюватися даними.
- Підвищення прозорості: Забезпечуючи безпечне середовище для обміну даними та відстежуючи дії користувачів, VDR сприяють довірі та прозорості між організаціями та клієнтами.
- Прискорення укладання угод: VDR надають централізовану платформу для організацій, що полегшує обмін документами, прискорюючи продажі та інші угоди.
- Економічна ефективність: Впровадження VDR допомагає зменшити витрати на друк, паперову документацію, а також витрати на обмін документами та поїздки.
Сфери застосування віртуальних кімнат даних
VDR революціонізували підходи до злиття та поглинання, залучення капіталу, фінансових операцій та інших видів ділових угод. Ось деякі з основних сфер їх застосування:
- Виробництво: Виробничі компанії активно використовують VDR для здійснення масштабних транзакцій з клієнтами та постачальниками, забезпечуючи платформу для співпраці та обміну конфіденційною інформацією.
- Інформаційні технології: ІТ-індустрія є одним з найбільших користувачів VDR, використовуючи їх для обміну документами між командами, клієнтами, третіми сторонами та іншими компаніями.
- Банківська справа: VDR допомагають банкам управляти злиттями, кредитуванням, обміном конфіденційною інформацією та іншими завданнями у безпечному, регульованому середовищі.
- Консалтингові послуги: Консалтингові компанії отримують переваги від використання VDR, оскільки вони сприяють співпраці над проектами, управлінню клієнтами та обміну знаннями.
- Юридичні фірми: VDR дозволяють юридичним фірмам спростити робочі процеси та обмінюватися документами з клієнтами та іншими компаніями, уникаючи значних обсягів паперової роботи.
Далі ми розглянемо провідних постачальників віртуальних кімнат даних.
Провайдери віртуальних кімнат даних
DealRoom
DealRoom дозволяє надійно зберігати всі важливі документи організації в одному місці, контролювати дані, оперативно обмінюватися ними з клієнтами та співпрацювати над ними. Це провідна VDR-платформа, якій довіряють численні організації по всьому світу.
Завдяки централізованому сховищу даних DealRoom, користувачі можуть переглядати всю інформацію через інтегрований інструмент для перегляду документів та Excel, не переходячи між платформами. Також доступні функції аналізу даних, що дозволяє переглядати, аналізувати дії з документами та відстежувати залучення клієнтів.
DealRoom має налаштовувані дозволи та багатофакторну аутентифікацію, що забезпечує захист від крадіжки даних і несанкціонованого доступу. Завантаження документів відбувається швидко і легко завдяки інтуїтивно зрозумілій функції перетягування.
Початковий план DealRoom коштує від 1295 доларів на місяць.
Caplinked
Caplinked є визнаним постачальником віртуальних кімнат даних, який забезпечує новий рівень безпеки при управлінні документами. Він створює зручний робочий простір, який служить сховищем для документів бізнесу, клієнтів та інвесторів.
Caplinked використовує 256-бітне шифрування військового класу та відповідає вимогам HIPAA і SOC 2. Незалежно від сфери діяльності бізнесу, Caplinked дозволяє створювати спеціальні групи користувачів і налаштовувати дозволи відповідно до потреб.
Caplinked – це більше, ніж просто обмін файлами; він забезпечує резервне копіювання даних і можливість створювати індивідуальні інструкції доступу до сховища. Функція управління цифровими правами дозволяє захищати конфіденційні файли за допомогою надійного шифрування, щоб доступ до них мали лише користувачі з відповідними обліковими даними.
Caplinked використовує штучний інтелект для автоматичного редагування конфіденційної інформації та впорядкування даних за допомогою функції пошуку тексту. Панель управління дозволяє відстежувати всі дії та зміни в системі.
Caplinked пропонує програмне забезпечення VDR з двома варіантами тарифних планів, вартість базового плану Team складає 149 доларів на місяць.
Box
Box спрощує управління угодами та обмін даними завдяки інструменту VDR. Він допомагає оптимізувати процеси злиття та поглинання, укладання контрактів, проведення торгів та інше управління угодами.
Box дозволяє миттєво відповідати клієнтам, проводити переговори та підписувати угоди, а також пропонує понад 1400 інтеграцій для прискорення циклу укладання угод. Він забезпечує мобільний доступ і попередній перегляд у браузері для більш ніж 125 форматів файлів, не компрометуючи цілісність даних або безпеку.
Box надає різні протоколи безпеки, функції класифікації даних та надійні процеси авторизації користувачів для забезпечення конфіденційності учасників торгів. Додатково, користувачі отримують захищений доступ до файлів і видимість завдяки можливостям приховування спільної роботи та водяних знаків. Box також використовує функцію видалення та збереження даних для дотримання вимог, таких як SOX та FINRA.
Крім того, Box використовує машинне навчання для надання необхідної інформації із збережених документів. Для роботи над новими угодами можна співпрацювати з учасниками торгів у VDR, обмінюватися даними та керувати ними.
Digify
Якщо ви шукаєте надійного постачальника віртуальної кімнати даних для управління угодами з клієнтами, Digify може стати відмінним вибором.
Digify надає інформацію, необхідну для прискорення угод, та забезпечує відстеження документів, а також аналітику взаємодії інвестора з даними. Платформа VDR пропонує розширені можливості брендування, дозволяючи використовувати кастомні URL-адреси.
Digify допомагає швидко налаштувати простір, використовуючи логотип, аватари та корпоративні кольори, що сприяє підвищенню довіри між користувачами. VDR-провайдер забезпечує найвищий рівень безпеки завдяки сертифікації ISO27001, угодам про нерозголошення та повному шифруванню.
Стандартні тарифні плани Digify починаються від 120 доларів на місяць при щорічній оплаті.
Onehub
Onehub надає просту у використанні платформу для зберігання, управління даними та успішного закриття угод. VDR забезпечує безперебійну та безпечну співпрацю з клієнтами, колегами та партнерами, надаючи можливість обмінюватися документами та іншою важливою інформацією.
Користувачі можуть заощадити час завдяки функції завантаження методом перетягування та переглядати 30+ типів файлів. Інструменти відстеження активності дозволяють отримувати інформацію про всі дії в кімнаті даних. Onehub допомагає організовувати файли та папки, контролюючи, хто має доступ до яких файлів.
Onehub забезпечує надійний захист даних та кімнати даних з 256-бітним шифруванням, зменшуючи ризик несанкціонованого доступу до інформації. Платформа пропонує можливість персоналізації робочого простору за допомогою логотипа та кольорів організації.
iDeals
iDeals забезпечує обмін та співпрацю над бізнес-документами та іншими конфіденційними даними з високим рівнем безпеки. Платформа є інтерактивною, доступна з будь-якого пристрою та не потребує використання плагінів.
При завантаженні документів в iDeals, файли автоматично нумеруються для зручності користувача. Також, перед початком угоди можна налаштувати водяні знаки, які автоматично застосовуватимуться до всіх доданих документів.
iDeals підтримує понад 25 форматів та дозволяє обмежувати перегляд певного тексту або зображень у документі шляхом редагування конфіденційних частин. Управління правами доступу є ефективним, що дозволяє налаштовувати права доступу до файлів відповідно до потреб.
Завдяки 99,95% безперервної роботи, користувачі мають постійний доступ до даних. iDeals також надає графічні звіти про активність учасників торгів, що допомагає прискорити процес прийняття рішень.
iDeals пропонує захист даних із використанням 256-бітного шифрування та 2048-бітних ключів. Інфраструктура центру обробки даних відповідає стандарту SOC 2, а діяльність центру обробки даних перевіряється EY та сертифікована за стандартом ISO 27001.
Кілька центрів обробки даних постійно дублюють один одного, що зменшує ризик втрати даних, навіть у разі збоїв сервера. iDeals має розширені функції, такі як перегляд за обмеженням доступу, водяні знаки, обмеження IP-адреси, безпечний перегляд електронних таблиць та ін.
DocSend
DocSend від Dropbox оптимізує процеси обміну документами та ведення бізнесу. Платформа пропонує віртуальну кімнату даних з інтелектуальним управлінням дозволами для електронних адрес та доменів, а також доступом до конфіденційної інформації.
DocSend забезпечує захист даних на детальному рівні, надаючи можливість керувати дозволами для окремих документів. Платформа дозволяє користувачам переглядати файли з будь-якого пристрою за наявності відповідних дозволів, не потребуючи додаткового програмного забезпечення.
DocSend пропонує персоналізацію VDR за допомогою логотипа та зображення банера, що створює позитивне враження у відвідувачів. Також платформа дозволяє ділитися кількома документами за одним посиланням.
FirmRoom
FirmRoom, що підтримується сертифікацією SOC 2 типу 2, надає простий у використанні VDR для співпраці та обміну документами. Інструмент VDR дозволяє ефективно керувати файлами за допомогою функції перетягування, сповіщати команду про нові документи, а також використовувати автоматичне індексування та розширений пошук.
FirmRoom пропонує захищений перегляд електронних таблиць, а також інструменти для перегляду документів та Excel, дозволяючи переглядати дані у різних форматах файлів.
FirmRoom має вбудовану інтелектуальну функцію редагування, яка швидко ідентифікує та видаляє шаблонну інформацію для захисту персональних та важливих ділових документів.
FirmRoom використовує 4-рівневий захист доступу до документів, функцію водяного знака та NDA для забезпечення безпеки всіх збережених документів. Аналітичні інструменти надають широкий огляд того, що відбувається з документами в VDR, включаючи теплову карту документа та діяльність груп і користувачів.
Ansarada
Ansarada надає інтелектуальні віртуальні кімнати даних для підтримки розвитку бізнесу. Окрім безпечного обміну файлами, платформа інтегрується з іншими інструментами, що дозволяє переглядати документи без перемикання між програмами.
Функція перетягування спрощує зберігання файлів. Ansarada пропонує інструмент Deal Workflow, який дозволяє команді працювати спільно та стратегічно без будь-яких обмежень щодо загальної кількості користувачів.
Ansarada – це сучасна віртуальна кімната даних, яка допомагає не тільки підготуватися до злиття та поглинання, а й реалізує управління користувачами та операційну дисципліну. Платформа використовує штучний інтелект для відстеження дій користувачів.
Ansarada пропонує необмежену кількість користувачів за ціною від 1039 доларів США на місяць.
Imprima
Imprima – це платформа VDR, що забезпечує швидкий доступ до даних за допомогою технології зберігання блоб-об’єктів. Платформа використовує штучний інтелект, який дозволяє працювати з будь-яким типом документа будь-якою мовою та автоматично редагувати важливі частини документів для відповідності GDPR.
Imprima перевіряє юридичну документацію та автоматично структурує VDR. Інформаційна панель у режимі реального часу та теплові карти допомагають відстежувати інтерес учасників аукціону, а також створювати власні шаблони у графічному форматі.
Imprima покращує управління користувачами, оптимізує процеси угод та дозволяє керувати питаннями та відповідями в VDR. Платформа відповідає стандартам ISO 27001:2013 і GDPR для захисту даних та забезпечення конфіденційності.
Висновок
Віртуальні кімнати даних (VDR) спростили процеси безпечного зберігання та управління даними, одночасно прискорюючи злиття та поглинання, а також інші угоди.
Усі перераховані вище провайдери VDR пропонують базові та розширені функції, а також надійну безпеку та політику відповідності, що дозволяє захиститися від ризиків безпеки та конфіденційності. Вибір VDR повинен базуватися на потребах вашого бізнесу та доступності.
Рекомендуємо також ознайомитися з типами центрів обробки даних за 5 хвилин або менше.