10 найкращих онлайн-інструментів для документації програмного забезпечення

| | 0 Comments| 6:33 AM
Categories:

Ви регулярно вирішуєте численні сумніви чи запити щодо свого онлайн-програмного забезпечення?

Якщо відповідь ТАК, можливо, ви маєте справу з користувачами, які ще не зрозуміли ваш продукт і не дослідили його повний потенціал.

Постійне отримання запитань щодо програмного забезпечення може зайняти велику пропускну здатність служби підтримки, що спричиняє часте вигорання оператора. Щоб допомогти вашій команді підтримки уникнути цього сценарію, ви можете спробувати створити онлайн-документацію програмного забезпечення.

Що таке онлайн-документація?

Онлайн-документація діє як посібник, який допомагає користувачам зрозуміти, що таке продукт, і покроково пояснює його функції. Це навіть допомагає користувачам зрозуміти можливі способи, якими продукт може допомогти їм у повному обсязі.

Ви можете додавати зображення, відео, GIF-файли продуктів тощо, щоб показати, як увімкнути та керувати різними функціями продукту. Онлайн-документація для програмних рішень може відрізнятися залежно від складності відповідного продукту. Комусь документація може здатися розділом поширених запитань, а комусь – детальним описом продукту.

Як працює онлайнова документація?

Існує кілька способів роботи інструмента онлайн-документації. Ось короткий список, який допоможе вам оцінити, як це може бути корисним після впровадження.

  • Працює як центральна система зберігання: ви можете захистити всю інформацію, пов’язану з продуктом, і створити централізований доступ для клієнтів і команд підтримки, до яких вони можуть звернутися, коли у них виникнуть сумніви щодо функції або її роботи.
  • Економія часу та енергії: коли ви створюєте центральне сховище інформації про продукт, ви допомагаєте клієнтам і представникам служби підтримки заощадити час і енергію на пошук правильного рішення. Ви навіть можете уникнути частого вигорання та допомогти командам підтримки зосередитися на нагальних питаннях підтримки.
  • Сприяє залученню та утриманню: інструменти документації програмного забезпечення також допомагають підтримувати взаємодію клієнтів із брендом протягом усього їхнього шляху. Клієнти можуть уникати пошуку відповідей про продукт або його функції в Інтернеті. Вони повернуться до створеного вами ресурсу та залишаться на зв’язку з брендом. Це чудовий спосіб підтримати їх взаємодію з брендом і в той же час утримати їх.
  • Пропонує глибокі знання продукту: від налаштування до всіх функцій ви можете знайти їх у онлайн-документації. Ви навіть можете дізнатися, коли була випущена нова версія та чим вона відрізняється від попередньої. Це допомагає потенційним клієнтам у процесі прийняття рішень, оскільки вони також включають випадки використання та тематичні дослідження з різних галузей.
  • Покращує роботу з підтримкою клієнтів. Однією з найбільших переваг наявності онлайнової документації для вашого бізнесу є покращення якості обслуговування клієнтів. Ви можете допомогти своїй команді заощадити час і спрямувати клієнтів до рішення, яке дасть відповіді на їхні запитання, не стоячи в чергах і не чекаючи електронного листа.

Як вибрати правильне рішення онлайнової документації?

Просте розуміння онлайн-документації та того, як вона працює в організації, не допоможе вам вибрати найкращий інструмент. Але наступний список критеріїв може. Ось короткий перелік речей, на які має звернути увагу компанія, обираючи онлайн-інструмент документації.

#1. Інтуїтивно зрозумілий редактор

Простий, але багатофункціональний редактор є обов’язковим при пошуку інструментів документації програмного забезпечення. Зрозумійте, що не один, а багато людей можуть редагувати одну статтю в одному поданні. Тому важливо, щоб усі бачили, хто вносить які зміни в статтю.

#2. Інтелектуальний пошук

Опція пошуку є важливою функцією будь-якої платформи документації. Немає нічого більш катастрофічного, ніж відвідувач, який розчаровано покидає вашу онлайн-документацію через кілька хвилин, оскільки не може знайти правильну інформацію чи продукт, навіть якщо він у вас є в наявності. Функція інтелектуального пошуку заощадить час користувачів і допоможе швидко знайти відповіді. Пошук повинен підтримуватися тегами, пов’язаними ключовими словами тощо.

  Мікрофон не працює на Mac? Ось як це виправити

#3. Поглиблена аналітика

Для будь-якої компанії важливо визначити, як їх онлайн-документація виглядає серед клієнтів/потенційних клієнтів. Ось чому важливо перевірити, чи програмне забезпечення бази знань допомагає вам відстежувати такі показники:

  • Відвідування сторінки
  • Найпопулярніші статті
  • Невдалі пошуки
  • Відповіді на кожну статтю
  • Показник відмов
  • Середній час, витрачений на статті
  • Нові та постійні клієнти

Список можна продовжувати. Але якщо одне з програмних рішень пропонує ці показники, не соромтеся додати цей варіант у короткий список.

#4. Безпека

Активи, додані до бази знань, такі як інформація про продукт, його відео та зображення, є надзвичайно важливими для будь-якої організації. Тому захист цих активів має бути одним із пріоритетів під час пошуку найкращого програмного забезпечення для онлайн-документації для вашого бізнесу. Ось список запитань, які ви можете поставити постачальнику послуг, перш ніж завершити роботу над продуктом:

  • Яка ваша стратегія проти несанкціонованого доступу?
  • Чи використовуєте ви брандмауери або двофакторну автентифікацію для захисту даних?
  • Чи зберігаєте ви конфіденційність даних?

Подібні запитання допоможуть вам зрозуміти, як постачальник послуг забезпечує безпеку даних своїм користувачам.

#5. Керування версіями

Чи підтримує платформа керування версіями?

Як продуктовий бізнес ви повинні переконатися, що еволюція продукту фіксується та документується. Користувачі можуть використовувати ваш продукт на різних етапах розвитку. Можливо, їм доведеться переглянути старішу документацію, щоб краще зрозуміти функцію продукту. Це корисно не лише для кінцевих користувачів, але й для команди розробників продукту.

Отже, платформа повинна підтримувати версії з міткою часу.

#6. Управління робочим процесом

Ваша база знань має пропонувати повний контроль доступу для успішного керування робочим процесом. Наприклад, якщо ви адміністратор, це має дозволити вам призначати ролі людям, які матимуть доступ до програмного забезпечення для написання та редагування. Ті, хто пише статті, повинні мати обмежений доступ, тоді як ті, хто редагує статті, матимуть інший контроль.

#7. Налаштування

Як ми знаємо, персоналізація сприяє задоволенню користувачів і довірі до вашого бренду. Це також стосується вашого сайту документації. Якщо користувач потрапляє на ваш сайт документації, він повинен відчувати це як частину вашого бренду. Платформа має дати вам свободу налаштовувати свій сайт онлайн-документації не лише за допомогою логотипа та значка веб-сторінки, але й за допомогою спеціального домену, спеціальної URL-адреси та дизайну сайту документації.

Ось деякі з найефективніших інструментів онлайн-документації.

Хоча поради щодо вибору програмного забезпечення для онлайн-документації є корисними, було б чудово, якщо б у вас було кілька варіантів, щоб розпочати пошуки найкращого інструменту в галузі. У цьому розділі розглядаються найпопулярніші рішення, які допоможуть вам створити повну онлайн-документацію програмного забезпечення без проблем.

Давайте зануримося!

Документ360®

Document360 пропонує вам повне рішення для онлайн-документації, яке включає, але не обмежується простим пошуком, менеджером категорій, керування тегами, шаблонами статей тощо. Його інтерфейс користувача з функцією перетягування допоможе вам перерахувати всі категорії та їхні підкатегорії в бажаному порядку.

це ще не все Він поставляється з пошуком на основі штучного інтелекту, приватним хостингом, можливостями керування версіями, резервним копіюванням і відновленням тощо. Розширений редактор – це те, що ви повинні перевірити. Ви можете вибрати між редактором Markdown і WYSIWYG.

Це дозволяє повністю налаштувати сайти документації, а описи статей дозволять вам додати суть статті, що допомагає у швидкому пошуку та оптимізації пошукових систем. Він підтримує співпрацю на наступному рівні з командою редакторів, співавторів і видавців. Ви також можете налаштувати сповіщення про видалення або оновлення застарілих статей.

  Не будьте жертвою – знайдіть приховану камеру в готелях, туалетах тощо

Він інтегрується з широким спектром технологій служби підтримки, чат-ботів і CRO, таких як Zendesk, Intercom, Freshdesk, Drift, Zapier, Microsoft Teams, Slack та багато інших. Крім того, ви можете інтегруватися з будь-якою іншою платформою за допомогою фрагментів JavaScript.

План починається від 99 доларів США на місяць.

Клацніть довідка

Clickhelp, інструмент для створення довідки, допоможе вам без проблем створювати програмну документацію. Це хмарне рішення відоме тим, що допомагає користувачам оптимізувати співпрацю серед команди документації. Це означає, що це допоможе їм відстежувати зміни та вносити подальші вдосконалення після підтвердження того, хто пише та редагує документи.

Це навіть допомагає покращити вміст, пропонуючи детальну інформацію про ефективність статей у звітах. Ті, хто сумнівається щодо міграції даних із таких платформ, як MS Word, HTML, CHM та інших, можуть залишити хвилювання позаду. Clickhelp спеціалізується на міграції даних із цих та інших платформ. Більше того, його простий інтерфейс користувача робить конфігурацію шматком пирога.

План починається від 55 доларів США на місяць.

Злиття

Confluence, як і інші рішення для онлайн-документації, допомагає користувачам створювати документи програмного забезпечення, які можна систематизувати за категоріями. Це дерево сторінок робить можливим розширений пошук, допомагаючи клієнтам швидше знаходити відповідні статті.

Окрім цього, ви можете співпрацювати з іншими командами, щоб оптимізувати коректність і якість вмісту. Щоб оптимізувати внутрішню співпрацю та захистити активи вмісту та дозволи користувачів. Це допоможе вам поділитися доступом до облікового запису з командами, які беруть участь у процесі написання та редагування.

Платний план починається від 55 доларів США на місяць.

Нукліно

Nuclino — це ще один інструмент програмної документації, який ваша організація може розглянути під час пошуку найкращого рішення на ринку. Цей постачальник послуг стверджує, що допомагає своїм користувачам оживляти вміст за допомогою таких творчих ресурсів, як зображення, відео тощо. Він навіть підтримує такі функції, як автозбереження, яке допомагає зберігати прогрес вмісту під час створення документації програмного забезпечення.

Крім того, ви також можете знайти такі опції, як миттєвий пошук, які допомагають клієнтам ефективно знаходити відповідні статті. Ви також знайдете його 40+ інтеграцій дуже корисними, оскільки вони спростять вашу роботу та безпроблемно плануватимуть майбутні статті про оновлення продуктів і функцій.

Вартість тарифного плану починається від 5 доларів США за користувача на місяць.

DocuWare

DocuWare популярний завдяки таким видатним функціям, як оптичне розпізнавання символів (OCR), яке допомагає користувачам перетворювати текст зображення на дані. Це допомагає користувачам швидше додавати відповідні дані та робити їх доступними для клієнтів.

Ви також можете відстежувати версії існуючих документів. Це допоможе вам контролювати фактичний вміст, опублікований у початковій версії, і зміни, внесені з кожним новим оновленням продукту.

Прочитайте документи

Read the Docs — це рішення для технічної документації, яке дозволяє безкоштовно створювати та розміщувати ваші статті підтримки щодо програмного забезпечення. Це вірно; постачальник послуг стверджує, що пропонує свої послуги з документування безкоштовно. Ви можете ефективно керувати кількома версіями своїх документів.

Вам також не доведеться турбуватися про оплату за кожного користувача. Ви можете мати скільки завгодно користувачів для керування документацією програмного забезпечення. Єдина заковика продукту – це реклама. Щоб працювати безкоштовно, вони використовують рекламу як джерело підтримки своєї діяльності. Користувачі, які обирають безкоштовну версію, можуть натрапити на кілька оголошень, оскільки їхні облікові записи не вільні від реклами. Але ті, хто надає перевагу без реклами, повинні платити 5 доларів США за проект.

GitHub

GitHub широко відомий своєю здатністю допомагати розробникам реєструвати дні програмування у своїх профілях. Якщо профіль відображається переважно зеленим кольором, це означає, що розробник часто писав код і також оновлює свій прогрес. Але мало хто знає, що та сама платформа також пропонує програмне забезпечення для документації.

  6 найкращих програм для виявлення електронних документів для юридичних фірм

Очевидно, вони пропонують сторінки GitHub і навіть платформу wiki для створення вашого центрального сховища. Але якщо ви інтегруєте його з такими платформами, як Jekyll, його сторінки GitHub допоможуть вам створити повну документацію продукту без проблем. Але зауважте, що він буде здебільшого публічним, а не приватним. Більше того, вам знадобляться хороші навички розробки, щоб підтримувати документацію в робочому стані.

Платний план починається від 19 доларів США на місяць.

Whatfix

Whatfix допоможе вам створити повний цифровий огляд вашого продукту. За допомогою цього рішення ви можете надати вказівки щодо того, як продукт працює в найбільш інтерактивний спосіб. Ви можете створювати повну документацію, відповіді на поширені запитання тощо за допомогою програмного забезпечення.

Він також пропонує детальну аналітичну платформу. Це допоможе вам оцінити, як кожен читач взаємодіє з кожною статтею в сховищі, отже, даючи вам більше можливостей для їх покращення для кращих результатів або навіть переходів.

Dropbox Paper

Якщо ви думали, що Dropbox обмежується сховищами, ми б сказали, що подумайте ще раз. Їх інструмент документації, Dropbox Paper, досить популярний як інструмент спільного редагування. Він обіцяє об’єднати як створення, так і координацію. Він ідеально підходить для створення сховищ як для внутрішніх, так і для зовнішніх цілей.

Що цікаво, так це його здатність розміщувати зображення, аудіофайли, відео та інші типи оголошень у статтях. Єдине, що заважає багатьом людям вибрати цей інструмент, це його обмежені можливості папок. Крім того, це буде безкоштовно для тих, хто вже має обліковий запис Dropbox. Але якщо ви хочете отримати окрему підписку, радимо зв’язатися з їх командою.

HelpDocs

HelpDocs також є одним із наших найкращих виборів. Це тому, що, як і інші в цьому списку, HelpDocs також пропонує вам можливість створювати документацію, розміщувати її в своїх службах і навіть відстежувати продуктивність усіх статей, які ви створюєте.

Це програмне забезпечення також пропонує функцію перетягування, яка допомагає ранжувати статті на основі їх важливості або послідовності в продукті. Це навіть допомагає вам позначати кілька статей окремо в редакторі для авторів або груп продуктів. Ці маркери допоможуть їм визначити статті, які потрібно оновити для кращої продуктивності та покращення взаємодії з клієнтами.

План для цього інструменту починається від 46 доларів США на місяць.

Чи готові ви вибрати найкращий інструмент онлайн-документації?

Турбуєтеся про те, що клієнти не зрозуміють ваш продукт? Як щодо створення документації програмного забезпечення, яка допоможе їм зрозуміти його призначення, функціональні можливості та функції?

Створивши повну програмну документацію, ви можете гарантувати, що клієнти знайдуть усі відповіді, пов’язані з вашим продуктом, в одному місці. Вони також можуть уникнути відвідування команд підтримки та заощадити час та енергію. Створення документації з нуля може бути виснажливим завданням і вимагатиме більше ресурсів з вашого боку. У цьому випадку було б чудово використовувати програмне забезпечення онлайнової документації для створення довідкових документів для клієнтів.

Щоб допомогти вам розпочати роботу, ми перерахували найкращі варіанти, щоб розпочати вашу подорож до вибору найкращого інструменту онлайн-документації для вашого бізнесу. Сподіваємось, це допоможе!

Ви також можете подивитися, як створити гарну документацію API.