Дізнайтеся про методи забезпечення безпеки ваших PDF-документів шляхом встановлення пароля. Захистіть свої конфіденційні файли, як особисті, так і ділові, від несанкціонованого доступу.
Кіберзлочинці постійно шукають нові способи проникнення в інформаційні системи компаній та окремих осіб, щоб викрасти конфіденційні дані з метою отримання фінансової вигоди.
Статистика свідчить про значне зростання кількості витоків даних. За даними Statista, у третьому кварталі 2022 року в усьому світі було зафіксовано 15 мільйонів випадків витоку інформації. Це на 167% більше, ніж у другому кварталі того ж року.
Значна частина цих витоків пов’язана з незахищеними PDF-документами. Основна причина полягає в тому, що організації та приватні особи не завжди приділяють належну увагу захисту PDF-файлів паролем, або просто не знають, як це правильно зробити.
Якщо вас хвилює конфіденційність даних, що містяться у ваших PDF-файлах, і ви шукаєте шляхи підвищення їх безпеки, ви потрапили за адресою! Продовжуйте читати, щоб отримати інформацію про вразливості, яким піддаються PDF-документи, дізнатися про важливість захисту PDF-файлів паролем, а також ознайомитися з інструментами, які допоможуть вам у цьому.
Вразливості конфіденційних ділових документів
Не розповсюджуйте важливі робочі PDF-документи серед клієнтів, партнерів та колег, якщо ви не впевнені у їх захищеності. Коли PDF-файл вашої компанії є відкритим, будь-хто може отримати доступ до його вмісту та використовувати його на свій розсуд, що може вам не сподобатися.
Слід пам’ятати, що кібератаки не завжди спрямовані безпосередньо на вашу організацію. Цілком ймовірно, що сторонні організації, яким ви передали свої PDF-файли, можуть стати жертвами хакерських атак, і це може призвести до негативних наслідків для вашого бізнесу.
Ділові PDF-файли часто містять конфіденційну інформацію, яку зловмисники можуть використати для отримання несанкціонованого доступу до внутрішньої мережі вашої компанії.
Наприклад, ви розсилаєте незахищений PDF-файл серед клієнтів або постачальників. Зловмисники можуть зламати електронну пошту або хмарне сховище осіб, які зберігають ці документи.
Отримавши доступ до вашого файлу, зловмисники зможуть дізнатися про його формат і структуру. Потім вони можуть створити підроблений документ, додати шкідливий виконуваний файл (.exe) та надіслати його назад у вашу компанію, видаючи його за повідомлення від клієнта.
Якщо ваш співробітник не пройшов належного навчання з питань кібербезпеки, він може не запідозрити підступу і відкрити шкідливий файл. Це може призвести до встановлення програмного забезпечення-вимагача на серверах вашої компанії, а ваші ділові дані потраплять у руки зловмисників.
Чим корисний захист PDF-файлів паролем?
#1. Запобігання несанкціонованому копіюванню
Користувач, який не знає пароля для відкриття PDF-файлу, не зможе отримати до нього доступ. Це допомагає вам захистити конфіденційну інформацію від несанкціонованого копіювання.
Коли ви ділитеся PDF-файлом, захищеним паролем, із клієнтом, постачальником або працівником, ви можете бути впевнені, що довіряєте цим особам. Якщо вони порушують політику конфіденційності, ви зможете ідентифікувати коло осіб, яким був наданий доступ до цього документу.
#2. Запобігання незаконному доступу до конфіденційних даних
Якщо ви зберігаєте PDF-файли без пароля на серверах компанії, то випадковий доступ до них працівником, який не має відповідних прав, може створити серйозні проблеми. Крім того, деякі клієнти можуть помилково переслати ваш PDF-файл третій стороні, якій ви не давали на це дозволу.
В таких ситуаціях, захист PDF-файлів паролем може стати надійним щитом від витоку інформації.
#3. Захист від друку
Завдяки збереженню цілісності даних та форматування, більшість користувачів віддають перевагу друку з PDF-файлів, коли їм потрібна паперова копія документа. Це, в свою чергу, збільшує ризик поширення документів після друку без вашого дозволу.
Отже, встановлення пароля на PDF-файл не тільки захищає його від копіювання, але й забороняє його друк. Багато програм пропонують можливість відключення функції друку для PDF-файлів.
Якщо ви хочете захистити свої PDF-документи від несанкціонованого доступу, скористайтеся саме цим методом.
#4. Запобігання внесенню змін у дані
PDF-файли гарантують незмінність вмісту, тобто дані у них залишаються точними та незмінними. Однак для забезпечення цілісності документа вам необхідно захистити його надійним паролем. Це стає особливо важливим, коли ви додаєте коментарі та підписи до файлу.
Крім того, розповсюдження PDF-файлів, що містять вбудовані поля для заповнення, без парольного захисту є неприпустимим. Захист таких документів від редагування запобігає випадковим або навмисним змінам під час роботи з ними.
#5. Надання доступу на основі ролей
Багато компаній надають своїм співробітникам доступ до внутрішнього хмарного сховища для пошуку необхідної інформації. Однак, конфіденційні внутрішні документи повинні зберігатися у захищеному місці. Компанії мають захищати ці файли від несанкціонованого доступу, навіть якщо доступ намагається отримати хтось зі співробітників.
Захист PDF-файлів паролем є не єдиною причиною його застосування. Зловмисники можуть проникнути у вашу внутрішню мережу з метою крадіжки документів. У випадку витоку даних, паролі є ефективним засобом контролю доступу для захисту вашої важливої інформації.
#6. Заборона попереднього перегляду приватних документів
Крім того, PDF-файли, захищені паролем, не дозволяють користувачам переглядати їх вміст. Хоча це може здаватися несуттєвою причиною для застосування пароля, в певних ситуаціях попередній перегляд може завдати шкоди вашій репутації або бізнесу.
Наприклад, якщо ви маєте PDF-файли з важливими даними на спільному комп’ютері або хмарній платформі вашої організації, і співробітник, який не має права доступу до цієї інформації, зможе переглянути вміст, можуть виникнути небажані наслідки.
#7. Забезпечення відповідності галузевим стандартам
Більшість галузей, що працюють з персональними даними, повинні дотримуватися певних правил і норм. Урядові постанови, закони та галузеві стандарти спрямовані на забезпечення конфіденційності та безпеки чутливих документів від несанкціонованого доступу.
У медичній сфері HIPAA регулює контроль за обробкою медичних записів пацієнтів. Юридична галузь є ще однією сферою, де захист конфіденційності клієнтів є надзвичайно важливим.
Компанії, що працюють у Європі, також повинні відповідати вимогам GDPR. Використовуючи парольний захист, організації можуть гарантувати максимальну відповідність нормативним вимогам.
#8. Запобігання небажаному поширенню
PDF-файли відомі своєю зручністю поширення, але ця функція може стати проблемою, якщо ви не хочете, щоб ваш PDF-файл потрапляв до сторонніх осіб. Поширення PDF-файлу з кимось автоматично означає, що він може поділитися ним з іншими. Але цього можна уникнути, захистивши файл паролем.
Багато програм та платформ дозволяють запобігти подальшому поширенню PDF-файлу, обмежуючи кількість пристроїв, на яких користувач може його відкрити. Також є можливість додавати термін дії файлу. Після його закінчення користувачі не зможуть відкрити або поширити файл.
#9. Запобігання веб-кешуванню
Окрім зазначених вище причин, ще однією метою захисту PDF-файлу паролем є відключення локального кешування. Коли хтось переглядає або змінює PDF-файл через веб-браузер, він може випадково зберегти копію цього документа на своєму пристрої.
Зазвичай, веб-сторінки зберігаються в кеш-пам’яті жорсткого диска користувача для подальшого офлайн-доступу та відновлення. Захист PDF-файлу паролем запобігає цій ситуації та захищає ваш документ.
#10. Запобігання піратству та захист інтелектуальної власності
PDF-файли є чудовим міжплатформним форматом для розповсюдження електронних видань. Тому потрібно вживати заходів для запобігання несанкціонованому копіюванню файлів.
Захист паролем особливо корисний для захисту малотиражних видань від піратства. Якщо ваша компанія розповсюджує технічні документи, звіти або тематичні дослідження у форматі PDF, пароль допоможе захистити ваші інтелектуальні дані від плагіату.
Творчі компанії, як-от видавнича і кіноіндустрія, також повинні захищати свої неопубліковані рукописи та сценарії від піратства та витоку.
Як захистити PDF-файл паролем
Найбільш зручним та доступним способом захисту PDF-файлів паролем для комерційного або особистого використання є програма Adobe Acrobat Reader. Для цього виконайте наступні дії:
- Відкрийте PDF-документ, який ви хочете захистити паролем, в програмі Adobe Acrobat Reader.
- На бічній панелі «Усі інструменти» виберіть «Переглянути всі інструменти».
- Відкриється повне меню з доступними інструментами. Виберіть «Захистити PDF». Зверніть увагу, що ця функція доступна лише для ліцензованої версії Adobe Acrobat Reader.
- У меню «Захистити PDF» виберіть «Захистити за допомогою пароля».
- Тепер введіть новий пароль та підтвердіть його, ввівши ще раз.
- Натисніть «ОК», щоб захистити PDF-файл паролем.
Ви також можете встановити пароль дозволів, щоб надати рольовий доступ до PDF-документів. Наприклад, працівник, який має лише пароль на відкриття PDF-файлу, не матиме можливості його копіювати, редагувати, змінювати або видаляти.
Однак, якщо ви поділитеся паролем дозволів з працівником, він зможе вносити різні зміни у PDF-файл.
Деякі програми для редагування PDF, такі як Foxit, пропонують додаткові інструменти для MS Word. За допомогою цих інструментів ви можете створювати PDF-файли безпосередньо з Word. Також, ви можете скористатися функцією парольного захисту програми редактора для шифрування PDF-файлів для підвищення їх безпеки.
Функція MS Office «Шифрувати за допомогою пароля»
Microsoft Word 2013 та новіші версії цієї програми дозволяють захистити PDF-файл паролем при його створенні з документа Word.
Процес досить простий і складається з таких кроків:
- Коли файл Word відкрито, натисніть Alt+F та Alt+E.
- Відкриється екран «Створити документ PDF/XPS».
- Натисніть «Створити PDF/XPS».
- Виберіть «Параметри» над кнопкою «Опублікувати».
- У наступному контекстному меню виберіть «Шифрувати за допомогою пароля».
- Введіть пароль та підтвердьте його.
- Натисніть «Опублікувати», щоб отримати захищений паролем PDF-файл із вашого документа Word.
На Mac за допомогою програми «Перегляд»
Програма «Перегляд» в macOS є стандартним засобом перегляду PDF-файлів та зображень. Вона також дозволяє користувачам Mac редагувати PDF-файли та зображення. Крім того, ви можете використовувати редактор PDF за замовчуванням, щоб додати парольний захист до файлу. Цю опцію можна знайти в меню «Експорт».
Захистіть PDF паролем за допомогою Adobe Acrobat
Онлайн-інструмент Adobe для захисту PDF-файлів дозволяє зашифрувати PDF-файл за допомогою надійного пароля в інтернеті. Щоб обмежити доступ до PDF-файлів за допомогою паролів, вам достатньо відвідати веб-додаток та завантажити файл зі свого комп’ютера.
Після завантаження незахищеного файлу PDF ви побачите інтерфейс для введення та підтвердження пароля. Після натискання кнопки «Зберегти пароль» документ буде зашифрований. Далі, ви побачите кнопку «Завантажити» для завантаження захищеного PDF-файлу на ваш комп’ютер.
PDF 2 Go.com: захистіть PDF
Сервіс PDF 2 Go.com пропонує розширені можливості для захисту PDF-файлів паролем та призначення ролей доступу. Ви також можете імпортувати PDF-файли з хмарних сховищ, таких як Dropbox та Google Drive.
Після імпорту файлу введіть пароль для відкриття документа та підтвердьте його. Потім виберіть необхідні обмеження, наприклад «Заборона друку», «Заборона копіювання» та «Заборона редагування». При застосуванні обмежень вам потрібно буде ввести окремий пароль для контролю дозволів.
pdfFiller від airSlate
pdfFiller від airSlate пропонує захист PDF-файлів паролем для зареєстрованих користувачів. Щоб отримати доступ до веб-програми pdfFiller, потрібно зареєструватися за допомогою електронної адреси. Ви можете завантажувати PDF-файли та використовувати опцію «Захистити», натискаючи на піктограму меню у вигляді трьох крапок біля кожного файлу, щоб встановити пароль.
Ви також можете створити папку, захищену паролем, активувавши папку із зашифрованими документами в pdfFiller.
Підсумки
Сьогодні більшість компаній та приватних осіб захищають PDF-файли паролями, щоб забезпечити безпеку особистої інформації від зловмисників. Незалежно від того, чи ви надсилаєте PDF-резюме роботодавцю, чи PDF-документ про обсяг робіт клієнту, ви повинні захищати ці файли паролем.
Більшість редакторів PDF-файлів пропонують потужні інструменти шифрування, які дозволяють захистити PDF-файли паролем безпосередньо з ноутбука, комп’ютера або смартфона. Також є хмарні програми. Скористайтеся наведеними інструментами, щоб захистити свої PDF-файли від сторонніх очей.
Вас також можуть зацікавити найкращі редактори PDF-файлів для особистого та комерційного використання.