PayPal — це швидкий і ефективний спосіб створювати рахунки-фактури та отримувати гроші. Незалежно від того, чи є ви фрілансером, власником бізнесу чи тим, хто хоче навчитися створювати професійні рахунки-фактури за кілька хвилин, ця стаття для вас.
У цій статті ви дізнаєтеся, як створити рахунок-фактуру за допомогою інструмента виставлення рахунків PayPal, виконавши 7 простих кроків. Ви навчитеся складати професійні рахунки-фактури та полегшити своїм клієнтам оплату.
PayPal дозволяє компаніям, фрілансерам і звичайним людям надсилати рахунки-фактури клієнтам, а також надає шлюз, щоб допомогти клієнтам здійснити оплату без проблем.
Чому PayPal є хорошим вибором для фрілансерів і малого бізнесу?
- Інструмент виставлення рахунків PayPal корисний для створення та надсилання професійно виглядаючих рахунків-фактур клієнтам.
- PayPal дозволяє платити в місцевій валюті без конвертації валюти.
- Доступний у більш ніж 200 країнах/регіонах і підтримує 25 валют.
- Функція відстеження платежів PayPal допомагає відстежувати рахунок-фактуру.
- PayPal забезпечує надійну безпеку. Отже, транзакції є безпечними, що важливо для фрілансу чи бізнесу.
- Клієнти мають різні переваги щодо способів оплати. (оплата кредитними картками або банківським переказом)
- PayPal дозволяє створювати персоналізовані посилання, щоб забезпечити безперешкодні транзакції.
- Рахунки-фактури PayPal корисні для міжнародних клієнтів.
- PayPal веде облік усіх транзакцій, що спрощує ведення бухгалтерського обліку.
- Ви можете надсилати рахунки, відстежувати платежі та керувати своїми фінансами зі свого мобільного.
- Автоматична система нагадування про оплату Paypal.
Тепер давайте детально обговоримо, як створити обліковий запис Paypal і відправити рахунок клієнту.
Як створити обліковий запис PayPal
Крок 1. Відвідайте PayPal Веб-сайт
Крок 2: натисніть «Зареєструватися»
Реєстрація в PayPal
Крок 3. Вирішіть і виберіть, чи хочете ви обліковий запис «Індивідуальний» чи «Бізнес».
Типи облікових записів PayPal
Крок 4. Зробивши вибір, введіть такі важливі дані, як адреса електронної пошти, номер мобільного телефону, пароль, адреса та ім’я.
Адреса електронної пошти
Крок 5. Уважно перегляньте Умови та Політику конфіденційності та погодьтеся з ними.
Крок 6: Натисніть «Створити обліковий запис» або «Далі», щоб створити обліковий запис. Потім PayPal надішле вам код на вашу електронну пошту та телефон. Перевірте свою електронну пошту та введіть код для підтвердження електронної пошти.
Підтвердження електронною поштою PayPal
Крок 7. Ви можете підключити кредитну/дебетову картку або банківський рахунок до свого облікового запису PayPal.
Прив’язати банківський рахунок
Крок 8: Ви можете встановити таємні запитання.
Запитання щодо безпеки PayPal
Примітка. Залежно від вашого місцезнаходження та активності PayPal може запитати додаткову інформацію для підтвердження
Але що, якщо у вас є особистий обліковий запис і ви хочете перевести його на бізнес? Ось кілька простих кроків, щоб змінити свій обліковий запис з особистого на бізнес.
Як перейти з Paypal Individual на Business Account
Крок 1: увійдіть у свій особистий обліковий запис Paypal
Крок 2. Натисніть значок налаштування (⚙️) у верхньому правому куті інформаційної панелі PayPal.
Налаштування Paypal
Крок 3. У налаштуваннях облікового запису ви повинні побачити опцію «Оновити до бізнес-облікового запису» або щось подібне. Натисніть на нього. АБО Прокрутіть униз, клацніть «Оновити до бізнес-облікового запису»
Оновлення до бізнес-облікового запису
Крок 4. Надайте інформацію про компанію, таку як назва підприємства, адреса підприємства, адреса електронної пошти підприємства, юридична назва та веб-сайт підприємства (необов’язково).
Заповніть усі деталі
Крок 5. Надайте додаткову інформацію відповідно до інструкцій, наданих PayPal. PayPal може запитувати додаткові відомості, наприклад ваш номер соціального страхування, ідентифікаційний номер роботодавця (EIN) або іншу податкову інформацію.
Крок 6: Після надання всієї необхідної інформації підтвердьте та надішліть.
Примітка. PayPal може попросити вас підтвердити обліковий запис компанії, підтвердивши адресу електронної пошти або пов’язавши банківський рахунок.
Тепер ви можете надсилати рахунки-фактури, приймати платежі під назвою своєї компанії та користуватися іншими перевагами бізнес-облікового запису PayPal.
Тепер давайте дізнаємося, як створити свій перший рахунок-фактуру.
Як створити рахунок-фактуру в PayPal
Перш ніж рухатися далі, вам потрібно знати, яку важливу інформацію ми повинні включити в наш рахунок-фактуру.
Ваші рахунки-фактури мають містити таку інформацію:
- Ваше ім’я, контактна інформація та відомості про компанію.
- Умови оплати (термін, способи оплати, комісії та загальна вартість).
- Загальна сума до сплати з валютою.
- Ім’я та контактна інформація клієнта.
- Деталізований перелік послуг із зазначенням кількості та тарифів.
- Номер і дата рахунку.
- Опис послуг або робіт, що надаються.
- Будь-які комісії або умови простроченої оплати.
- Платіжні інструкції.
Зразок рахунку-фактури
Ви можете додати додаткову інформацію відповідно до ваших вимог.
Давайте створимо ваш перший рахунок:
Крок 1. Створивши обліковий запис і прив’язавши банківський рахунок, увійдіть у свій обліковий запис PayPal Business, використовуючи адресу електронної пошти та пароль.
Крок 2. На інформаційній панелі облікового запису PayPal Business ви повинні побачити опцію «Виставлення рахунків». Натисніть на нього, щоб створити свій перший рахунок.
Опція виставлення рахунків у Paypal
Крок 3: натисніть кнопку «Створити рахунок-фактуру», щоб почати створення нового рахунку-фактури.
Створити рахунок-фактуру
Крок 4: Заповніть всю необхідну інформацію.
- Інформація про клієнта: введіть адресу електронної пошти клієнта в полі «Одержувач рахунку». Ви також можете додати ім’я клієнта, якщо хочете. Крім того, ви можете створити рахунок-фактуру для кількох клієнтів.
- Деталі рахунку:
- Номер рахунка-фактури: PayPal згенерує його автоматично, але ви можете налаштувати його.
- Дата рахунка-фактури: дата, коли ви створюєте рахунок-фактуру.
- Термін виконання: дата, до якої ви очікуєте платіж.
- Довідка: Ви можете додати контрольний номер або примітку, якщо потрібно.
- Предмети: Ви можете додати назву товару, кількість, ціну, податок і опис щодо вашої послуги.
Новий рахунок-фактура
- Повідомлення: Ви також можете писати індивідуальні повідомлення клієнтам.
- Умови: якщо у вас є конкретні умови, ви можете вказати їх у рахунку-фактурі.
- Вкладення: PayPal дозволяє залучати файли (JPG, GIF, PNG і PDF До 5 файлів і 4 МБ на файл)
- Пам’ятка для себе та контрольний номер
Крок 5: Ви повинні додати опис «Предмет» або «Послуга» наступним чином.
- Натисніть «Додати», щоб включити кожен товар, і обов’язково вкажіть опис, кількість, ціну за одиницю та податок (якщо застосовно) для кожного товару.
- Натисніть «Зберегти» після додавання кожного елемента.
Додайте товар або послугу
Крок 6. Ви можете налаштувати параметри рахунку-фактури, натиснувши «Інші параметри» внизу рахунку-фактури. Тут ви можете вибрати валюту (PayPal підтримує 25 валют), налаштувати параметри оподаткування та налаштувати інші параметри рахунків-фактур.
Заповнивши всі дані та переконавшись, що все правильно, натисніть кнопку «Попередній перегляд», щоб переглянути рахунок-фактуру.
Уважно перегляньте рахунок-фактуру на предмет точності та внесіть необхідні зміни.
Крок 7. Задовольнившись, натисніть кнопку «Надіслати», щоб надіслати рахунок електронною поштою своєму клієнту.
Приклади виставлення рахунків Paypal
Існують різні типи рахунків-фактур, які ви можете надіслати залежно від вашої роботи та вимог. Розберемо типові сценарії створення рахунків-фактур PayPal.
#1. Виставлення рахунків фрілансерам на основі результатів
У цьому методі виставлення рахунків оплата прив’язана до завершення та доставки конкретних елементів або проектів, зазначених у контракті позаштатного працівника. Фрілансер стягує плату за свої послуги зі своїх клієнтів на основі конкретних завдань, які вони виконують.
Якщо ви незалежний автор контенту і хочете отримувати оплату на основі слів. Ось деякі речі, про які вам потрібно пам’ятати:
- Визначте свою ставку слова, тобто суму, яку ви стягуватимете за слово (наприклад, 0,1 дол. США за слово)
- Уточніть деталі проекту та кількість слів зі своїм клієнтом.
- Створюючи рахунок-фактуру, додайте свою контактну інформацію, дані клієнта, умови оплати та унікальний номер рахунку-фактури.
- Укажіть кожну назву статті або посилання як окрему позицію в рахунку-фактурі. Укажіть кількість слів для кожної статті, кількість слів і загальну вартість цієї статті.
- Paypal автоматично розраховує загальну суму та заповнює загальну суму до сплати, підсумовуючи вартість усіх статей, зазначених у рахунку-фактурі.
- Напишіть повідомлення клієнту
- Перегляньте та надішліть.
Рахунок-фактура для автора контенту на основі результатів
Примітка. Вам потрібно додати електронну адресу клієнта.
Не забудьте стежити. Ви можете скористатися функцією автоматичного нагадування PayPal, щоб допомогти з цим.
Після отримання платежу запишіть транзакцію в бухгалтерську програму або книгу. Позначте рахунок як оплачений.
#2. Погодинна оплата фрілансеру
Є багато платформ, де фрілансери стягують погодинну плату. Вони придумують погодинну ставку за свою роботу і множать її на кількість годин, витрачених на виконання роботи.
Якщо ви один із тих фрілансерів і хочете відповідно створювати рахунки-фактури, ця частина для вас!
Створюючи рахунок-фактуру, потрібно пам’ятати про деякі речі.
- Визначте свою погодинну ставку, тобто суму, яку ви стягуватимете за годину (наприклад, 25 доларів США за годину)
- Використовуйте інструмент відстеження часу або програмне забезпечення, щоб точно записати кількість годин, які ви працювали над проектом. Переконайтеся, що у вас є чіткі та надійні записи про виконані вами завдання.
- Скористайтеся інструментом виставлення рахунків PayPal, вкажіть своє ім’я/назву компанії, контактну інформацію, дані клієнта, умови оплати та унікальний номер рахунку-фактури.
- Перелічіть години, які ви працювали над різними завданнями, як позиції в рахунку-фактурі. Включіть дату, опис роботи, виконаної за цей час, кількість відпрацьованих годин і вашу погодинну ставку для кожного завдання.
- Paypal автоматично обчислює загальну суму та заповнює загальну суму.
Виконуючи ці кроки, ви зможете ефективно створювати та керувати рахунками-фактурами за свою роботу фрілансера на основі погодинної оплати, забезпечуючи прозорість, точність і своєчасну оплату ваших послуг.
#3. Продавець продає товар
Якщо ви власник бізнесу або менший продавець, який продає товари, і хочете створити рахунок-фактуру для кількох клієнтів одночасно, Paypal також знайде рішення для вас. Ви можете створювати персоналізовані рахунки для кожного клієнта. Крім того, ви можете розрахувати різні податки з продажів, знижки та залишок загальної суми в одному місці.
Давайте виконаємо ці прості кроки:
- У верхній частині рахунка-фактури вкажіть назву, адресу та контактну інформацію вашої компанії. Ця інформація ідентифікує вас як продавця.
- Включіть ім’я клієнта, адресу та контактні дані. Ви можете додати кілька імен клієнтів.
- Додайте дату створення рахунку-фактури. Присвоїти унікальний номер рахунку.
- Перерахуйте кожен предмет або продукт, який ви продали. Включіть короткий опис, кількість, ціну за одиницю та загальну ціну для кожного товару.
Опис продукту
- Включіть усі податки з продажів, ПДВ (податок на додану вартість) або інші відповідні податки. Чітко вкажіть ставку податку та розрахуйте суму податку на основі проміжного підсумку.
- Якщо ви пропонуєте якісь знижки, відніміть їх із проміжної суми.
- Якщо ви стягуєте плату за доставку або обробку, включіть ці витрати також.
- Розрахуйте загальну суму до сплати.
Рахунок-фактура для продавців
- Укажіть умови оплати, включаючи дату оплати та прийнятні способи оплати.
- Крім того, ви можете додати персоналізовані повідомлення для клієнтів.
- Не забудьте згадати політику відшкодування та повернення.
Добре структурований рахунок-фактура підтримує професіоналізм і сприяє своєчасним платежам.
Існує багато інших галузей і сфер, куди можна надсилати рахунки Paypal, наприклад послуги на основі передплати, консультаційні послуги, електронна комерція та багато іншого.
Найкращі методи створення рахунків-фактур PayPal
Щоб забезпечити безперебійний процес виставлення рахунків і отримати оплату вчасно, дотримуйтесь наведених нижче практичних порад.
1. Точна контактна інформація: ретельно перевірте електронну адресу одержувача, щоб уникнути надсилання рахунків не тій особі.
2. Очистити реквізити рахунку:
- Включіть чіткий і детальний опис товару або наданих послуг.
- Укажіть кількість, тарифи та будь-які застосовні знижки.
- Для зручності вкажіть витрати.
3. Нумерація рахунків-фактур: призначте унікальний номер рахунку-фактури для кожної транзакції, щоб зберегти ясність і уникнути плутанини.
4. Умови оплати:
- Чітко вкажіть дату платежу, щоб визначити очікування своєчасних платежів.
- Укажіть штрафи за прострочення або штрафи за прострочені платежі, якщо такі є.
5. Професійний зовнішній вигляд:
- Використовуйте шаблон PayPal із логотипом вашої компанії та контактними даними.
- Переконайтеся, що рахунок-фактура добре структурований і його легко читати.
6. Валюта та способи оплати:
- Вкажіть валюту, в якій ви хочете отримати платіж.
- Чітко вкажіть прийнятні методи оплати, зокрема PayPal, банківські перекази чи кредитні картки.
7. Податки та збори:
- Включіть будь-які відповідні податки чи збори прозорим чином.
- Вкажіть, чи включені податки у вказані ціни чи додані окремо.
8. Правила та умови:
- Опишіть свою політику відшкодування або повернення, якщо це доречно.
- Включіть усі додаткові умови, пов’язані з транзакцією.
9. Платіжні посилання:
- Використовуйте функцію виставлення рахунків PayPal, щоб генерувати посилання для оплати безпосередньо в рахунку-фактурі.
- Зробіть клієнтам простіше натискати та платити безпосередньо через PayPal.
10. Надсилання та подальші дії: Надішліть рахунок-фактуру негайно після доставки продуктів або послуг. Додатково надішліть ввічливе нагадування до або під час платежу, щоб платіж не затримувався.
11. Облік: Ведіть облік усіх надісланих рахунків-фактур і отриманих платежів. Використовуйте програмне забезпечення для виставлення рахунків або електронну таблицю, щоб відстежувати свої фінансові операції.
12. Звіряйте платежі: регулярно звіряйте отримані платежі з вашими рахунками-фактурами, щоб виявити будь-які розбіжності.
13. Безпечний зв’язок: використовуйте безпечний зв’язок електронною поштою під час надсилання рахунків-фактур, щоб захистити конфіденційну фінансову інформацію.
14. Персоналізовані повідомлення: додайте коротке персоналізоване повідомлення подяки, щоб висловити вдячність за бізнес клієнта.
15. Резервна документація: Додайте до рахунку будь-які необхідні супровідні документи, такі як контракти чи квитанції.
16. Доступність і зрозумілість: переконайтеся, що ваш рахунок-фактура доступний для людей з обмеженими можливостями, дотримуючись вказівок щодо доступності.
поширені запитання
Чи створення рахунку-фактури PayPal безкоштовне?
Так. Рахунок PayPal безкоштовний. Але ви повинні сплатити комісію, коли вам заплатить ваш клієнт.
Чому варто використовувати програмне забезпечення для виставлення рахунків, а не створення рахунків-фактур вручну?
Це економить час, зменшує людські помилки та підвищує професіоналізм. Він також пропонує такі функції, як автоматичні нагадування та відстеження для кращого керування платежами.
Заключні слова
Рахунки-фактури є однією з важливих частин бізнесу та фінансів. Paypal — це корисна платформа для детального створення рахунків-фактур із функцією виставлення рахунків. Дотримуючись наведених вище практик і додаючи необхідну інформацію, ви можете створювати власні рахунки-фактури та покращувати ефективність платежів.
Є багато інших платформ, які надають шаблони та інструменти для створення рахунків-фактур. Якщо ви хочете їх вивчити, ось стаття про найкращі генератори рахунків-фактур для прийому платежів клієнтів.