Як створити простий рахунок-фактуру за допомогою Excel

| | 0 Comments| 4:31 PM
Categories:

Незалежно від того, чи є ви фрілансером, який працює в кількох компаніях, чи бізнесом, який планує надати своїм клієнтам кредитну лінію, вам знадобиться рахунок-фактура. Створення спеціального рахунку-фактури в Excel не складає труднощів. Ви будете готові надіслати рахунок-фактуру та отримати платежі в найкоротші терміни.

Використання шаблону рахунка-фактури

Створення простого рахунку-фактури в Excel відносно просто. Створіть кілька таблиць, встановіть кілька правил, додайте трохи інформації, і все готово. Крім того, існує багато веб-сайтів, які пропонують безкоштовні шаблони рахунків-фактур створені фактичними бухгалтерами. Ви можете використовувати їх замість цього або навіть завантажити один, щоб використовувати як натхнення, коли ви створюєте власний.

Excel також надає власну бібліотеку шаблонів рахунків-фактур, які ви можете використовувати. Щоб отримати доступ до цих шаблонів, відкрийте Excel і натисніть вкладку «Файл».

Тут виберіть «Новий» і введіть «Рахунок-фактура» у рядку пошуку.

Натисніть Enter, і з’явиться колекція шаблонів рахунків-фактур.

Перегляньте доступні шаблони, щоб знайти потрібний.

Створення простого рахунку-фактури в Excel з нуля

Щоб скласти простий рахунок-фактуру в Excel, нам потрібно спочатку зрозуміти, яка інформація потрібна. Щоб було просто, ми створимо рахунок-фактуру, використовуючи лише інформацію, необхідну для отримання платежу. Ось що нам потрібно:

Інформація про продавця
Ім’я
Адреса
Номер телефону

Інформація про покупця
Назва компанії
Адреса

Дата виставлення рахунку
Номер накладної
Опис товару (послуги або проданий продукт)
Ціна товару (окремого товару чи послуги)
Загальна сума до сплати
Спосіб оплати

Давайте розпочнемо.

Спочатку відкрийте порожній аркуш Excel. Перше, що ми хочемо зробити, це позбутися ліній сітки, надавши нам чистий аркуш Excel для роботи. Для цього перейдіть на вкладку «Перегляд» і зніміть прапорець «Лінії сітки» у «Показати». ” розділ.

Тепер давайте змінимо розмір деяких стовпців і рядків. Це дасть нам додатковий простір для розширеної інформації, як-от описи предметів. Щоб змінити розмір рядка або стовпця, клацніть і перетягніть.

  Як додати ефект зсуву нахилу до фотографій на вашому iPhone

За замовчуванням висота рядків становить 20 пікселів, а ширина стовпців — 64 пікселі. Ось як ми рекомендуємо налаштувати ваші рядки та стовпці на оптимізовані налаштування.

рядки:

Рядок 1: 45 пікселів

колонки:

Стовпець A: 385 пікселів
Стовпець B: 175 пікселів
Стовпець C: 125 пікселів

У рядку 1 буде ваше ім’я та слово «Рахунок-фактура». Ми хочемо, щоб ця інформація була одразу зрозуміла одержувачу, тому ми надаємо трохи додаткового місця, щоб збільшити розмір шрифту цієї інформації, щоб вона привернула увагу одержувача.

Стовпець А містить більшість важливої ​​(і потенційно тривалої) інформації в рахунку-фактурі. Це включає інформацію про покупця та продавця, опис товару та спосіб оплати. Стовпець B містить конкретні дати перерахованих елементів, тому для нього не потрібно стільки місця. Нарешті, стовпець C включатиме номер рахунка-фактури, дату рахунка-фактури, окрему ціну кожного переліченого товару та загальну суму до сплати. Ця інформація також коротка, тому вона не потребує багато місця.

Налаштуйте свої рядки та клітинки відповідно до запропонованих специфікацій, і давайте почнемо з додавання нашої інформації!

У стовпці А, рядок 1, введіть своє ім’я. Надайте йому більший розмір шрифту (шрифт близько 18 пунктів) і виділіть текст жирним, щоб він виділявся.

У стовпці B, рядок 1, введіть «Рахунок-фактура», щоб одразу було зрозуміло, що це за документ. Ми рекомендуємо використовувати шрифт розміром 28 пунктів, використовуючи всі великі літери. Не соромтеся надати йому світліший колір, якщо хочете.

У стовпці А, рядках 4, 5 і 6 ми введемо нашу адресу та номер телефону.

У стовпці B, рядках 4 і 5, введіть «ДАТА:» і «РАХУНК:» жирним текстом і вирівняйте текст праворуч. У стовпці C, рядки 4 і 5, ви введете фактичну дату та номер рахунка-фактури.

  Як перевірити, чи був ваш iPhone відремонтований

Нарешті, для останньої частини основної інформації, ми введемо текст «Bill To:» (виведено жирним шрифтом) у стовпець A, рядок 8. Нижче в рядках 9, 10 та 11 ми введемо одержувача інформації.

Тепер нам потрібно скласти таблицю, щоб перерахувати наші товари, терміни виконання та конкретні суми. Ось як ми це налаштуємо:

Спочатку ми об’єднаємо стовпці A і B у рядку 14. Це буде діяти як заголовок для наших перерахованих елементів (стовпець A, рядки 15-30) і наших дат виконання (стовпець B, рядки 15-30). Після того, як ви об’єднали стовпці A і B у рядку 14, надайте клітинці межу. Ви можете зробити це, перейшовши в розділ «Шрифт» на вкладці «Головна», вибравши піктограму межі та вибравши потрібний тип рамки. Наразі ми будемо використовувати «Всі кордони».

Зробіть те ж саме для клітинки C14. Не соромтеся затінювати свої клітини, якщо хочете. Зробимо світло-сірий. Щоб заповнити клітинки кольором, виділіть клітинки, натисніть стрілку біля значка «Колір заливки» в розділі «Шрифт» вкладки «Головна» та виберіть свій колір у спадному меню.

У першій виділеній клітинці введіть «ОПИС» і вирівняйте текст по центру. Для C14 введіть “AMOUNT” з вирівнюванням по центру. Жирний текст для обох. Тепер у вас буде заголовок таблиці.

Ми хочемо переконатися, що у нас є досить великий стіл, щоб перерахувати всі наші товари. У цьому прикладі ми будемо використовувати шістнадцять рядків. Дайте або візьміть стільки, скільки вам потрібно.

Перейдіть до нижньої частини таблиці та надайте першим двом клітинкам рядка нижню межу.

Тепер виділіть клітинки C15-29 і надайте їм усі ліву та праву межі.

Тепер виділіть клітинку C30 і надайте їй ліву, праву та нижню межі. Нарешті, ми додамо розділ «Загальна сума» до нашої таблиці. Виділіть клітинку C31 і надайте їй межі навколо всієї клітинки. Ви також можете надати йому відтінок кольору, щоб він виділявся. Обов’язково позначте його міткою «ТОТАЛЬ» у клітинці поруч.

  Як увімкнути або вимкнути синхронізацію в Chrome

На цьому каркас нашого столу завершується. Тепер давайте встановимо деякі правила та додамо формулу, щоб завершити це.

Ми знаємо, що наші дати виконання будуть у стовпці B, рядках 15-30. Перейдіть і виберіть ці клітинки. Після того, як усі вони вибрані, клацніть поле «Формат номера» в розділі «Номер» вкладки «Головна».

Після вибору з’явиться спадне меню. Виберіть опцію «Коротка дата». Тепер, якщо ви введете число, наприклад 12/26, у будь-яку з цих клітинок, воно автоматично переформатує його до версії короткої дати.

Аналогічно, якщо ви виділите клітинки C15-30, куди піде наша сума товару, і виберіть параметр «Валюта», а потім введіть суму в ці клітинки, вона буде переформатована, щоб відобразити цю суму.

Щоб автоматично додати всі окремі суми та відобразити їх у створеній нами клітинці «Sum», виберіть клітинку (C31 у цьому прикладі) і введіть таку формулу:

=SUM(C15:C30)

Тепер, якщо ви введете (або видалите) будь-яке число в окремих клітинках суми, воно автоматично відобразиться в клітинці суми.

Це зробить вашу роботу ефективнішою в довгостроковій перспективі.

Проходячи далі, введіть текст «Спосіб оплати:» у А34.

Інформація, яку ви розміщуєте поруч, знаходиться між вами та одержувачем. Найпоширенішими формами оплати є готівка, чеки та безготівкові. Іноді вас можуть попросити прийняти грошове переказ. Деякі компанії навіть вважають за краще робити прямий депозит або використовувати PayPal.

А тепер для останнього штриха, не забудьте подякувати свого клієнта або клієнта!

Почніть надсилати свій рахунок-фактуру та отримувати оплату!