Віртуальна дошка – це чудовий інструмент для командної роботи. Якщо ваша команда працює віддалено, і зібратися фізично неможливо, віртуальна дошка, як, наприклад, Microsoft Whiteboard, стане ідеальним рішенням.
Хоча Microsoft Whiteboard доступний усім користувачам з безкоштовним акаунтом Microsoft або будь-якою платною підпискою Microsoft 365/Office 365 (M365/O365), спільна робота на дошці на даний момент можлива лише між членами однієї організації.
Це означає, що якщо ви маєте персональну підписку M365/O365, функція спільної роботи для вас наразі недоступна, однак Microsoft заявляє про майбутні зміни.
Процес надання доступу до дошки досить простий, і він однаковий як для десктопної програми Whiteboard, так і для веб-версії.
Для прикладу, ми будемо використовувати застосунок для Windows 10, оскільки він пропонує більше можливостей і є рекомендованим варіантом.
Як надати доступ до дошки окремій особі
Щоб поділитися дошкою з конкретною людиною, відкрийте потрібну дошку у програмі Whiteboard та натисніть синю кнопку “Запросити когось”.
У панелі “Запросити”, що з’явиться, введіть ім’я особи, з якою плануєте поділитися дошкою, або оберіть її зі списку “Пропоновані контакти”.
Після вибору користувача, йому за замовчуванням надаються права на редагування дошки. Це означає, що він може змінювати вміст, ділитися дошкою з іншими або перейменовувати її. Якщо ви не хочете надавати таких прав, натисніть на значок олівця поруч з написом “Можна редагувати” та змініть дозволи на “Лише читання”.
Далі натисніть кнопку “Запросити”.
Запрошена особа отримає електронного листа з посиланням на дошку. Перейшовши за ним, вона потрапить на потрібну дошку. Вона також з’явиться на головній сторінці її програми Whiteboard для швидкого доступу в майбутньому, без необхідності повертатися до листа.
Щоб відкликати доступ до дошки, зайдіть на головну сторінку програми Whiteboard. Натисніть на три крапки (…) біля дошки, доступ до якої бажаєте закрити, а потім натисніть “Запросити учасників”.
Натисніть три крапки (…) біля імені особи, доступ якої хочете скасувати, та виберіть “Видалити учасника”.
Після цього дошка зникне з програми Whiteboard користувача, а отримане посилання стане неактивним.
Як надати доступ до дошки кільком користувачам
Щоб відкрити доступ до дошки для декількох користувачів, відкрийте необхідну дошку в застосунку Whiteboard та натисніть синю кнопку “Запросити когось”.
У панелі “Запросити”, яка з’явиться, натисніть три крапки (…) та виберіть “Створити посилання для спільного доступу”.
Активуйте перемикач “Посилання на веб-спільний доступ вимкнено”.
Буде згенеровано унікальне посилання для обміну.
Незважаючи на текст, який говорить, що посилання можна використовувати для персональних акаунтів, згідно з документацією Microsoft, дана функція працює лише для користувачів однієї організації. Наші тести показали, що надання спільного доступу з особистого акаунту іншому особистому акаунту не працює.
З високою ймовірністю це буде змінено у майбутньому, проте на даний момент, ви можете поділитися дошкою тільки з членами вашої компанії.
Натисніть “Копіювати посилання”, щоб зберегти його в буфер обміну.
Тепер ви можете надіслати це посилання будь-кому в межах вашої організації. Після переходу за посиланням, дошка відкриється. Вона також з’явиться на головній сторінці застосунку Whiteboard для швидкого доступу в майбутньому, без потреби використовувати посилання знову.
Щоб закрити доступ до дошки, вимкніть перемикач “Увімкнути посилання для спільного доступу до Інтернету”, щоб видалити посилання. Кожен, хто спробує перейти за ним після цього, побачить повідомлення про помилку про відсутність доступу до дошки.