При роботі з табличними даними, коли потрібно аналізувати інформацію за певний проміжок часу, часто виникає потреба впорядкувати записи за датами. Microsoft Excel пропонує для цього зручний вбудований інструмент.
Сортування даних за датою в Excel: від старого до нового та навпаки
Найпростіший спосіб відсортувати дані у Microsoft Excel на основі дати – це розташувати їх у хронологічній послідовності (або ж у зворотному порядку). Це означає, що спочатку відображаються найраніші або найпізніші дати, в залежності від ваших налаштувань.
Щоб це зробити, відкрийте потрібну таблицю Excel та виділіть діапазон даних, які ви хочете відсортувати. Ви можете скористатися мишкою або тачпадом, або ж натиснути клавішу Ctrl+A, попередньо вибравши будь-яку комірку в межах вашого набору даних.
Після виділення даних, знайдіть на панелі інструментів вкладку “Головна” та натисніть кнопку “Сортувати й фільтрувати”. Тут ви зможете знайти різні варіанти сортування, включно з сортуванням за датою.
У розкривному меню “Сортувати й фільтрувати” ви побачите опції для впорядкування даних за зростанням або спаданням. Якщо Excel розпізнає у виділених даних стовпець з датами, опції відобразяться як “Сортувати від найстаріших до найновіших” або “Сортувати від найновіших до найстаріших”.
Якщо ви хочете, щоб найраніші дати відображалися першими, оберіть “Сортувати від найстарішого до найновішого”. Якщо ж бажаєте почати з найпізніших дат, виберіть “Сортувати від найновіших до найстаріших”.
Після вибору потрібної опції, Excel автоматично впорядкує ваші дані, використовуючи стовпець з датами як орієнтир. Перша дата (під заголовком стовпця) буде або найранішою, або найпізнішою в наборі, залежно від вашого вибору.
Якщо ви зіткнулися з проблемами, спробуйте виділити лише стовпець, що містить дати, а потім перейти до “Головна” > “Сортувати й фільтрувати” > “Сортувати від найстарішого до найновішого” або “Сортувати від найновіших до найстаріших”.
У такому випадку, Microsoft Excel покаже вам вікно “Попередження про сортування”, де запитає, чи потрібно відсортувати всі дані навколо виділеного стовпця (решту ваших даних). Це забезпечить збереження загальної структури таблиці. Якщо ви відмовитеся, то буде відсортовано лише стовпець з датами.
Обов’язково оберіть опцію “Розгорнути вибір”, а потім натисніть кнопку “Сортувати”.
Таким чином, весь масив даних буде впорядковано в порядку зростання або спадання, орієнтуючись на дати.
Сортування за місяцем або роком: розширені можливості
Іноді потрібно впорядкувати дані не лише за датою, а й за конкретними місяцями або роками. Наприклад, ви можете захотіти дізнатися, скільки подій припадає на певний місяць чи рік.
Для цього можна скористатися функціями “МІСЯЦЬ” або “РІК”. Ці функції витягують номер місяця або рік з дати і поміщають їх в окремий стовпець. Потім цей стовпець можна відсортувати.
Для цього, створіть новий стовпець з назвою “Місяць” або “Рік” праворуч від існуючих даних. У першу комірку під заголовком стовпця введіть формулу =МІСЯЦЬ(A2) або =РІК(A2), де “A2” – це перша комірка з датою у вашому наборі даних.
Щоб застосувати формулу “МІСЯЦЬ” або “РІК” до всього набору даних, двічі клацніть маленький зелений квадратик у правому нижньому куті комірки. Це автоматично скопіює формулу для всіх інших рядків, що містять дані зліва від них.
Після того, як формули “МІСЯЦЬ” або “РІК” застосовані, виділіть стовпець “Місяць” або “Рік” і перейдіть до “Головна” > “Сортувати й фільтрувати”.
У випадаючому меню оберіть “Сортувати від найменшого до найбільшого” або “Сортувати від найбільшого до найменшого”. У випадку сортування від найменшого до найбільшого, Excel розташує дані так, що спочатку будуть іти найдавніші місяці або роки.
Аналогічно, якщо ви оберете варіант від найбільшого до найменшого, Microsoft Excel сортуватиме дані, починаючи з найновішого року або місяця.
Знову ж таки, потрібно підтвердити, що ви хочете застосувати сортування до всього набору даних. Переконайтеся, що “Розгорнути Вибір” виділено, а потім натисніть “Сортувати” у вікні попередження.
Після цього, Excel впорядкує ваші дані відповідно до створеного стовпця місяця чи року.