Непередбачені обставини можуть призвести до необхідності скасувати заплановану зустріч у Zoom. Щоб не залишати інших учасників у невідомості, обов’язково повідомте їх про свою неможливість приєднатися. Розглянемо, як це зробити.
Скасування зустрічі в Zoom: покрокова інструкція
Запустіть застосунок Zoom та перейдіть до розділу “Зустрічі”.
Зліва ви побачите список запланованих зустрічей. Знайдіть та оберіть ту, яку необхідно скасувати.
Праворуч з’являться параметри обраної зустрічі. Натисніть кнопку “Видалити”.
З’явиться повідомлення про можливість відновлення зустрічі протягом тижня з розділу “Нещодавно видалені”.
Щоб підтвердити видалення, натисніть “Так”.
Зустріч у Zoom успішно скасовано.
Правила етикету при скасуванні зустрічей
Тепер розглянемо важливість дотримання етикету при скасуванні зустрічей. Незалежно від вашої посади, час кожної людини є цінним. Тому важливо ставитися до нього з повагою. Повідомлення про відміну зустрічі в останню хвилину без належного обґрунтування може негативно вплинути на вашу репутацію.
Оперативна реакція на запрошення
Більшість календарних систем пропонують три варіанти відповіді на запрошення: “Прийняти”, “Відхилити” або “Можливо”. Важливо вчасно відповідати на запрошення, щоб ви могли контролювати свій розклад, а організатори – бачити, хто візьме участь у зустрічі, та належним чином до неї підготуватися.
Рекомендації щодо відповідей:
| Прийняти | Відповідайте “Прийняти”, тільки якщо ви абсолютно впевнені у своїй присутності. Скасування повинно відбуватися лише у разі форс-мажору. |
| Відхилити | Оберіть цей варіант, якщо точно знаєте, що не зможете бути присутні. Обов’язково вкажіть причину. Якщо участь у зустрічі для вас важлива, запропонуйте організатору альтернативні варіанти часу. |
| Можливо | Відповідайте “Можливо”, якщо ваша присутність під питанням. Повідомте організатора про можливі перешкоди та інформуйте його про свій остаточний статус, як тільки це стане можливим. |
Повідомлення про форс-мажорні обставини
Будь-який розсудливий керівник зрозуміє, що в житті трапляються непередбачувані ситуації. У таких випадках важливо якомога швидше повідомити про це учасників зустрічі, особливо якщо ви є ключовою фігурою. Зміна планів може бути незручною, але іноді це неминуче.
Намагайтеся повідомити організатора про скасування зустрічі принаймні за 24 години. Надайте коротке пояснення причини, щоб засвідчити серйозність ситуації.
Актуалізація статусу календаря
Якщо ви заздалегідь знаєте про свою зайнятість, заблокуйте цей час у календарі. Це уникне ситуацій, коли вам потрібно буде пояснювати, чому ви не можете прийняти запрошення. Організатор побачить вашу зайнятість у календарі.
Якщо обставини змінилися після прийняття запрошення, оновіть свій статус. Повідомляйте про причини зміни статусу з “Прийнято” на “Можливо”, як зазначалося раніше.
Загалом, завжди демонструйте повагу до часу інших.