Можливість синхронізувати таблиці Microsoft Excel дозволяє автоматично відображати зміни, внесені в одній таблиці, в іншій. Ця функція дає змогу створювати зв’язки між різними аркушами та навіть окремими книгами Excel. Розглянемо три основні способи досягнення цієї синхронізації.
Синхронізація через функцію “Вставити посилання”
Функція “Вставити посилання” – це простий інструмент для синхронізації таблиць Excel. Наприклад, якщо вам потрібно створити зведену таблицю продажів на основі даних з кількох аркушів, ви можете скористатися цим методом.
Щоб почати, відкрийте Excel, виберіть комірку, яку потрібно зв’язати, і натисніть кнопку “Копіювати” на вкладці “Основне”.
Далі, у комірці, де потрібно створити посилання, натисніть стрілку “Вставити”, а потім оберіть “Вставити посилання”.
У рядку формул з’явиться адреса комірки, з якою встановлено зв’язок. Вона міститиме назву аркуша та адресу комірки.
Синхронізація за допомогою формул
Ще один спосіб – це створити формулу вручну, без використання функції “Вставити посилання”.
Синхронізація комірок на різних аркушах
Почніть з вибору комірки, де потрібно створити посилання, і введіть знак “=”.
Потім перейдіть до аркуша, який містить потрібну комірку. Посилання на цей аркуш відобразиться в рядку формул.
Наостанок, клацніть на саму комірку, яку потрібно зв’язати. Повна формула відобразиться в рядку формул. Після цього натисніть клавішу “Enter”.
Синхронізація комірок в окремих робочих книгах
Можна також створити посилання на комірку з іншої робочої книги. Важливо переконатися, що ця книга відкрита, перш ніж починати створення формули.
Виберіть комірку, де ви хочете створити посилання, та введіть “=”. Перейдіть до потрібної книги, оберіть потрібний аркуш та клацніть на комірку, яку хочете зв’язати. Назва книги буде відображатися перед назвою аркуша в рядку формул.
Якщо книга, на яку ви посилаєтесь, закрита, формула покаже повний шлях до файлу.
Коли ви відкриєте книгу з посиланнями на іншу книгу, може з’явитися повідомлення із запитом на дозвіл оновлення посилань. Це залежить від налаштувань вашої безпеки.
Щоб зміни в іншій книзі автоматично відображалися в поточній, натисніть “Увімкнути вміст”.
Синхронізація за допомогою функції пошуку
Попередні способи синхронізації передбачають посилання на конкретні комірки. Однак, цей підхід може бути недоречним, якщо дані в таблиці відсортовані або переміщені в інше місце. У таких випадках краще використовувати функції пошуку.
Існує багато функцій пошуку, але VLOOKUP є однією з найпоширеніших, тому ми розглянемо її застосування.
Припустимо, у нас є список даних про співробітників.
На іншому аркуші зберігаються дані про навчання співробітників, і ми хочемо дізнатися їхній вік для аналізу.
Функція VLOOKUP потребує чотири аргументи: значення для пошуку, місце пошуку, номер стовпця зі значенням, яке потрібно повернути, і тип пошуку.
Ось приклад формули VLOOKUP:
=VLOOKUP(A2,Employees!A:D,4,FALSE)
A2 містить ідентифікатор співробітника, який потрібно знайти на аркуші “Співробітники” в діапазоні A:D. Стовпець 4 цього діапазону містить вік, який потрібно повернути. FALSE означає точний пошук ідентифікатора.
Вибір методу синхронізації таблиць Excel залежить від структури ваших даних і способу їх використання.