Ситуація, коли ви не можете погодити час зустрічі, є неприємною. Але ще гірше, коли ви отримуєте запрошення на зустріч у неробочий час. Звісно, ми не можемо повністю уникнути таких ситуацій, проте можливо налаштувати Outlook таким чином, щоб інші бачили ваші робочі години.
Як показати свій робочий час в Outlook
Створюючи запрошення на нараду в Outlook, інструмент “Помічник із планування” (зустріч > Помічник із планування) допомагає визначити вільний час для вас та запрошених осіб.
При відкритті “Помічника планування” ви побачите, що часовий діапазон кожного дня відображається не з 00:00 до 00:00, а з 8:00 до 17:00.
Це стандартний робочий графік Outlook, який можна налаштувати. Щоб змінити його, перейдіть у Файл > Параметри > Календар і знайдіть розділ “Час роботи”. Тут ви можете задати власний робочий час.
Наприклад, змінимо робочий час на 10:00 – 16:00 і натиснемо “ОК”. Тепер, створюючи новий запит на зустріч і відкриваючи “Помічника із планування”, відображатиметься ваш оновлений робочий графік.
Outlook показуватиме цей час усім, хто має доступ до вашого календаря, при спробі запланувати зустріч з вами.
Уявімо, що ви працюєте віддалено та маєте гнучкий графік, наприклад, працюєте з 12:00 до 20:00. В такому випадку, при створенні запрошення на зустріч для колеги, Outlook відображатиме ваш робочий час з 12:00 до 20:00. Години, які не збігаються з вашим робочим часом, будуть показані у вигляді світло-сірих смуг.
При спробі зарезервувати час зустрічі до 12:00, вони так само побачать світло-сіру смугу на позначення вашого неробочого часу.
Крім того, можна налаштувати робочі дні. Якщо ви працюєте неповний день або у вихідні, змініть це в меню Файл > Параметри > Календар > Робочий тиждень.
Змінимо налаштування, вказавши п’ятницю як неробочий день. При створенні нового запиту на зустріч та перегляді “Помічника із планування”, п’ятниця буде відображатися як світло-сіра смуга на весь день, показуючи, що це ваш неробочий день.
Можливо, потрібно буде пояснити колегам, що означає сіра смуга. Заохочуйте їх налаштувати свій робочий час та дні. Як тільки всі зрозуміють, як це працює, кожен зможе краще планувати зустрічі, враховуючи робочий час інших, та уникнути непорозумінь.