Деякі електронні листи важливіші за інші. Замість того, щоб отримувати сповіщення щоразу, коли надходить електронний лист, налаштуйте Microsoft Outlook так, щоб сповіщати вас лише тоді, коли важливі речі потраплять у вашу папку «Вхідні», а не будь-яку стару електронну пошту, яка може чекати, поки ви не перевірите свою папку «Вхідні».
Якщо сповіщення електронною поштою від Outlook відволікають вас, найпростіше їх вимкнути. Але що, якщо вам дійсно потрібно знати, коли надійде електронний лист від вашого боса, клієнта або когось іншого важливого для вас?
Microsoft Outlook дозволяє налаштувати спеціальні правила сповіщень для певних адрес електронної пошти або цілих доменів. Раніше ми розглядали правила в цілому, тому перегляньте їх, якщо ви ніколи не використовували їх раніше.
Коли ви налаштовуєте спеціальне сповіщення за допомогою правила, воно замінює налаштовані вами дозволи сповіщень за замовчуванням. Якщо ви вимкнули всі сповіщення в Outlook, ви все одно отримуватимете сповіщення, якщо для цього налаштовано правило.
Створіть правило для певної особи
Щоб налаштувати спеціальне правило сповіщень для певної особи, відкрийте Outlook, а потім знайдіть електронний лист від когось, для кого ви хочете отримувати сповіщення. Клацніть правою кнопкою миші електронний лист і виберіть Правила > Створити правило.
Або виберіть електронний лист і на вкладці «Головна» стрічки натисніть «Правила» > «Створити правило».
Поставте прапорець біля імені відправника, а потім виберіть «Відображати у вікні сповіщення про новий елемент» та/або «Відтворити вибраний звук».
Якщо ви виберете «Відтворити вибраний звук», вам доведеться вибрати звуковий файл для відтворення. Більшість людей не тримають під рукою вибір файлів .wav, тому перейдіть до C:WindowsMedia (або /System/Library/Sounds/, якщо ви використовуєте Outlook на Mac) і виберіть потрібний звук. Ви можете скористатися кнопкою відтворення у вікні «Створити правило», щоб почути звук, перш ніж підтвердити свій вибір.
Натисніть «ОК» у вікні «Створити правило», і ваше правило буде встановлено. Відтепер ви отримуватимете сповіщення щоразу, коли отримаєте повідомлення з цієї електронної адреси.
Створіть правило для всього домену
Якщо ви хочете отримувати сповіщення, коли ви отримуєте повідомлення електронної пошти з певного домену, наприклад, від певного клієнта або вашого домашнього домену електронної пошти, вам потрібно буде налаштувати правило з нуля.
На вкладці Головна натисніть Правила > Керувати правилами та сповіщеннями.
У вікні «Правила та сповіщення» натисніть «Нове правило».
Виберіть «Застосувати правило до повідомлень, які я отримую», а потім натисніть кнопку «Далі».
Прокрутіть униз, виберіть «З конкретними словами в адресі відправника», а потім клацніть підкреслене «Окремі слова» на нижній панелі.
Додайте домен, для якого ви хочете отримати сповіщення, натисніть «Додати» (ви можете додати кілька доменів, якщо хочете), а потім натисніть «ОК».
Домен буде замінено “Спеціальні слова”. Натисніть «Далі».
Тепер виберіть, чи хочете ви відтворювати звук, відображати сповіщення чи обидва. Якщо ви вибрали звук, вам доведеться натиснути «Звук» і вибрати потрібний звук. Коли це буде зроблено, натисніть «Готово».
Правило буде видно у списку «Правила та сповіщення». Натисніть «Застосувати», щоб увімкнути його.
Відтепер, щоразу, коли надходить електронний лист із цього домену, ви отримуватимете вибране сповіщення.