Формат PDF є оптимальним вибором для поширення документів в інтернеті. Хоча багато хто створює документи за допомогою текстових процесорів, таких як MS Word, для публікації вони найчастіше обирають PDF. MS Word має вбудовану функцію експорту до PDF, що забезпечує зручність і точне відображення документа. Однак, існує проблема з розміром файлу. PDF, створений MS Word, часто виявляється значно більшим, ніж потрібно, особливо якщо документ містить зображення. Це може створити труднощі при публікації онлайн або відправленні електронною поштою. На щастя, існують прості способи оптимізації PDF-файлів, експортованих з MS Word.
Перетворення документа у PDF-файл
Спочатку відкрийте файл, який ви плануєте перетворити в PDF. Далі перейдіть у меню “Файл” та оберіть пункт “Експорт”.
У вікні “Експорт” натисніть кнопку “Створити PDF/XPS”. З’явиться діалогове вікно “Опублікувати як PDF або XPS”, де ви можете зберегти свій документ.
Зменшення розміру файлу
Під час експорту документа ви маєте можливість оптимізувати PDF-файли, експортовані з MS Word, двома способами. Стандартно встановлено параметр “Стандартний”, який часто призводить до створення більшого файлу PDF. Для отримання файлу меншого розміру у діалоговому вікні “Опублікувати як PDF або XPS” оберіть опцію “Зменшити розмір”.
Використання стандартних шрифтів
MS Word надає можливість використовувати майже будь-який шрифт, встановлений у вашій системі. Проте, не всі користувачі мають ті самі шрифти. При надсиланні документа MS Word, шрифт не буде вбудований в файл, на відміну від PDF, де він є частиною документа. Хоча це і гарантує правильне відображення тексту, воно збільшує розмір файлу. Якщо вибір шрифту є принциповим для дизайну документа, доведеться йти на компроміс щодо розміру файлу.
У ситуаціях, коли шрифт не є критичним, рекомендується використовувати один зі стандартних шрифтів, що підтримуються в програмах для перегляду PDF, таких як Times New Roman, Arial та Helvetica.
Якщо після оптимізації PDF-файл залишається завеликим для відправлення електронною поштою, можна скористатися онлайн-інструментами для стиснення. Однак, цей спосіб не є найкращим вибором для документів з великою кількістю зображень. Для текстових файлів стиснення може значно зменшити розмір, що полегшить обмін файлом.