Як написати професійний електронний підпис: шаблони та приклади

| | 0 Comments| 10:43 AM
Categories:

Ви повинні бути знайомі з підписами електронної пошти, розташованими в нижньому колонтитулі електронної пошти. Дізнайтеся, як створити професійний електронний підпис для себе.

Незалежно від того, новачок ви чи досвідчений професіонал, підпис електронної пошти має вирішальне значення для вашої комунікаційної стратегії. Не вважайте це лише підписом у нижньому колонтитулі електронної пошти — схопіть це як можливість продемонструвати свій професіоналізм і простий спосіб справити незабутнє враження.

Цей посібник покаже вам, як написати електронний підпис, який буде помітним і водночас інформативним. Крім того, ми поділимося деякими ресурсами, де можна створювати підписи електронної пошти або отримати шаблони підписів.

Що таке підпис електронної пошти?

Коли ви отримуєте електронні листи, ви повинні бачити блок тексту, зображень і посилань у кінці деяких листів. Це називається підписом електронної пошти. Зазвичай він містить ім’я та контактну інформацію відправника електронної пошти. Він також може містити позначення, URL-адресу веб-сайту, фотографію, застереження тощо.

Основна мета підпису електронної пошти – запевнити одержувачів, що вони спілкуються з реальною людиною, а не з якимись ботами. Використовуючи професійно розроблений підпис електронної пошти, ви можете ідентифікувати себе та вашу компанію. Отже, підписи електронної пошти також служать цілям цифрової візитної картки.

Навіщо потрібен хороший електронний підпис?

Якщо ви все ще думаєте про необхідність хорошого підпису електронної пошти, ось кілька причин.

Особисті причини

#1. Забезпечує позитивне перше враження

Позитивне перше враження має вирішальне значення для кожного професійного спілкування чи спілкування. Добре створений підпис електронної пошти може правильно спроектувати ваше зображення одержувачу.

#2. Економить дорогоцінний час

Якщо ви встановили підпис електронної пошти для всіх вихідних електронних листів, вам не потрібно додавати привітання та особистий підпис кожного разу, коли ви пишете електронний лист. Таким чином, це економить дорогоцінний час.

#3. Просуває особистий бренд

Ви можете додати логотип і слоган до свого електронного підпису, щоб просувати свій особистий бренд. Якщо ви працюєте фрілансером або нещодавно розпочали малий бізнес, додавання інформації про бренд у ваш підпис зробить ваш бренд знайомим серед ваших знайомих.

#4. Зробить вас легким для запам’ятовування

Хочете, щоб вас запам’ятали? Додайте до своїх електронних листів підпис, який запам’ятовується та характерний. За допомогою правильного типу підпису в кінці вашого електронного листа ви можете переконатися, що одержувачі запам’ятають вас.

#5. Покажіть свою індивідуальність

Іноді у вас може бути недостатньо можливостей, щоб відобразити свою особистість у своєму електронному листі. Однак ви завжди можете використовувати підпис електронної пошти, щоб продемонструвати свою індивідуальність. Виберіть стиль, колір і шрифт, які відповідають вашій особистості.

Професійні причини

#1. Показує ваш професіоналізм

Взаємодіючи зі світом як професіонал, кожне слово вашого електронного листа разом із підписом електронного листа має це демонструвати. Складний підпис електронної пошти дозволить одержувачам працювати з вами.

#2. Створює довіру

Хороший підпис електронної пошти також відіграє вирішальну роль у створенні довіри інших до вас. Тому професійний електронний підпис необхідний під час спілкування з клієнтами, колегами чи потенційними роботодавцями.

  13 інструментів для генерації синтетичних даних для навчання моделей машинного навчання

#3. Дозволяє іншим легко зв’язуватися з вами

Підписи електронної пошти містять ваші контактні дані, такі як номер телефону та адреса електронної пошти. Це дозволяє їм легко зв’язатися з вами, якщо вони цього захочуть.

#4. Отримує нових підписників у соціальних мережах

Ви також можете включити посилання на облікові записи в соціальних мережах вашої організації, наприклад Facebook, LinkedIn, Twitter і Instagram. Завдяки цьому ви можете повідомити інших про свою присутність у соціальних мережах і отримати нових підписників на сторінки вашої компанії.

#5. Сприяє сталості бренду

Підпис електронної пошти також допомагає посилити брендинг компанії та візуальну ідентичність. Переконавшись, що всі у вашій компанії використовують підписи електронної пошти однакового стилю, ви можете просувати ідентичність бренду.

Покрокова інструкція зі створення електронного підпису

На Gmail

Користувачі Gmail можуть додавати підпис до своїх електронних листів за допомогою цього методу:

  • Перейдіть до папки “Вхідні” Gmail.
  • Натисніть «Налаштування» (значок шестірні) у верхньому правому куті та виберіть «Переглянути всі налаштування».
  • На вкладці «Загальні» прокрутіть вниз, доки не знайдете опцію «Підпис».

  • Натисніть кнопку Створити новий.
  • Додайте назву для підпису, перш ніж натиснути кнопку «Створити».
  • Тепер ваш курсор буде розміщено у полі, де вам потрібно додати свій підпис електронної пошти.
  • Тут ви можете вибрати стиль шрифту, розмір шрифту, колір тексту, жирний шрифт, курсив, підкреслення, вирівнювання та маркери.
  • Підпис Gmail також підтримує гіперпосилання та зображення.
  • Ви також можете внести необхідні зміни в налаштування підпису.
  • Прокрутіть ще вниз, щоб натиснути кнопку «Зберегти зміни».
  • Підпис буде готовий до використання.

В Outlook

Щоб додати підпис до свого електронного листа Outlook, вам потрібно зробити ось що:

  • Відкрийте папку «Вхідні» Outlook і натисніть меню «Файл».
  • Виберіть параметр зліва.
  • Виберіть вкладку «Пошта» у вікні «Параметри Outlook».
  • На правій панелі натисніть Підписи…

  • Відкриється вікно «Підпис і документи» з вкладкою «Підпис електронної пошти».
  • Виберіть свою електронну пошту Outlook зі спадного меню для свого облікового запису електронної пошти.
  • Натисніть кнопку Новий. Після додавання імені для підпису натисніть OK.
  • Напишіть і налаштуйте свій підпис у полі Редагувати підпис.
  • Ви можете вибрати стиль шрифту, розмір, жирний шрифт, курсив, підкреслення, стиль вирівнювання, посилання тощо.
  • Він також дозволяє імпортувати інформацію з візитної картки.
  • Натисніть на кнопку Зберегти.
  • Виберіть, який підпис використовувати для нових електронних листів і відповідей/пересилання.
  • Натисніть кнопку ОК, і підпис буде готовий до використання.

На Yahoo Mail

Якщо ви хочете створити електронний підпис у своєму обліковому записі Yahoo Mail, ось що вам потрібно зробити:

  • Увійдіть у свій обліковий запис Yahoo Mail.
  • У папці «Вхідні» натисніть «Налаштування» у верхньому правому куті та виберіть «Інші налаштування».
  • Виберіть Написання електронної пошти на лівій панелі.
  • У розділі «Підпис» клацніть повзунок біля ідентифікатора електронної пошти, до якого потрібно додати підпис.

  • Після ввімкнення цієї опції з’явиться вікно, у якому ви можете додати свій електронний підпис.
  • Ви можете налаштувати його за допомогою емодзі, жирного шрифту, курсиву, вирівнювання, відступу, маркерів і закреслень,
  • Він також дозволяє вибрати стиль і розмір шрифту, а також дозволяє додавати гіперпосилання.
  • Після завершення вийдіть із налаштувань. Наступний лист, який ви надішлете, матиме підпис, який ви щойно створили.
  Білл Гейтс View AI ChatGPT і Snap Inc займаються купівлею

Найкращі методи підпису електронної пошти

✅ Головне правило для підпису електронної пошти полягає в тому, щоб він був коротким і включав лише необхідну інформацію.

✅ Під час створення професійного електронного підпису використовуйте чистий, розбірливий професійний шрифт, наприклад Arial або Times New Roman. Рекомендується уникати стилізованих шрифтів для професійного використання, але ви можете використовувати їх для суто особистих електронних листів.

✅ Якщо у вас немає окремих електронних листів для особистого та професійного використання, краще використовувати кілька підписів електронних листів. Таким чином, ви можете використовувати відповідні підписи під час взаємодії з різними аудиторіями.

✅ Зробіть його візуально привабливим, використовуючи правильні шрифти, формат, інтервали та графіку.

✅ Навіть якщо ви хочете зробити фірмовий знак помітним, ви повинні використовувати один або два кольори. Забагато кольорів може відволікати увагу людей.

✅ Підпис електронної пошти має містити вашу фотографію голови, логотип компанії, URL-адресу веб-сайту та посилання на профілі в соціальних мережах.

✅ Створіть електронний підпис, який можна легко прочитати з будь-якого пристрою, включаючи смартфони та планшети.

✅ Перш ніж використовувати новий електронний підпис у своїй електронній пошті, перевірте його на різних пристроях і клієнтах електронної пошти, щоб переконатися у зовнішньому вигляді та функціональності елементів підпису.

✅ Якщо всі співробітники вашої компанії збираються використовувати підписи електронної пошти, вони повинні використовувати єдиний формат, який відповідає ідентичності бренду.

✅ Завжди використовуйте найновішу інформацію в електронному підписі, таку як адреса електронної пошти, номер телефону, URL-адреса тощо.

✅ Ніколи не вказуйте свою особисту інформацію, таку як домашня адреса та особистий контактний номер, щоб уникнути ризику для безпеки.

✅ Можуть існувати обмеження щодо того, яку інформацію ви можете додати до свого електронного підпису, залежно від вашої галузі та місця розташування. Ви повинні дізнатися їх у вашої юридичної команди, щоб забезпечити відповідність.

#1. HubSpot

HubSpot пропонує безкоштовний генератор підписів електронної пошти, щоб створити собі підпис електронної пошти. Він має шість шаблонів на вибір, які можна налаштувати відповідно до вашої професії та бренду.

Тут ви можете додати своє ім’я, посаду, назву компанії, контактну інформацію тощо. Ви навіть можете додати посилання на свої облікові записи в соціальних мережах, наприклад LinkedIn, Facebook, Twitter і Instagram. За потреби ви навіть можете додати додаткові спеціальні поля до свого підпису електронної пошти.

Для стилізації HubSpot надає параметри налаштування кольору теми, кольору тексту, кольору посилання, типу та розміру шрифту. Є також варіанти завантаження знімка голови та логотипу компанії разом із створенням спеціального CTA.

#2. Нова стара марка

Newoldstamp — це платформа для створення власних підписів. Цей веб-інструмент ідеально підходить для вас і вашої команди для створення підписів електронної пошти відповідно до вимог вашого бренду.

У цьому рішенні ви отримуєте повністю фірмову сторінку генератора підписів, яка містить настроювані шаблони. Ви можете додати власний дизайн і використовувати кольори та шрифти на свій вибір у підписі електронної пошти.

  Як «Alexa Guard» вашого Echo може захистити ваш дім

Існує також централізована інформаційна панель, якою можуть користуватися компанії. Newoldstamp також отримав систему аналітики та управління банерами, яка буде вам у пригоді. Підписи можна інтегрувати з Google Workspace, MS Exchange і Microsoft 365.

#3. WiseStamp

Якщо ви шукаєте платформу для створення електронних підписів для окремих осіб або організацій, ви можете вибрати WiseStamp. Він може створювати професійні підписи електронної пошти, які можуть перетворити вашу електронну пошту на привабливий маркетинговий інструмент.

Підписи електронної пошти, згенеровані цим рішенням, підходять для Gmail (індивідуальний або робочий простір), Outlook (для комп’ютера та Інтернету), Apple Mail і Yahoo. Цей простий у користуванні конструктор підписів електронної пошти дозволяє вибрати правильний шрифт, колір, макет, форму та інші елементи.

Є також варіанти додавання різноманітних функцій, зокрема застереження, відео, кнопки, банера тощо. Якщо ви створюєте підписи для своєї компанії, використовуйте це для створення єдиного підпису електронної пошти для всієї компанії.

#1. Бібліотека шаблонів електронних підписів Microsoft 365

Тим, хто шукає підпис електронної пошти Outlook професійного вигляду, слід обрати галерею підписів електронної пошти Microsoft 365. Ця бібліотека ресурсів містить 20 шаблонів електронних підписів, які можна легко налаштувати за допомогою фотографій, посилань на веб-сайти, логотипів компаній і профілів у соціальних мережах.

Використовуючи ці повністю настроювані шаблони, ви можете додати професійний відтінок своїм електронним листам Outlook. Це дозволяє творчо підходити до шрифтів, графіки, фотографій, відео, анімації та переходів.

Шаблони доступні в MS Word, тому ви можете легко редагувати їх для персоналізації. Створивши підписи електронної пошти, ви можете швидко поділитися ними та опублікувати їх будь-де.

#2. Поштові підписи

Якщо вам потрібні безкоштовні шаблони підписів електронної пошти, які підтримують темний режим, Mail Signatures — саме те місце. Цей веб-сайт дозволяє завантажити готові шаблони підписів для ділового та особистого використання. Вам навіть не потрібно мати знання HTML, щоб створювати або налаштовувати підписи електронної пошти.

Цей вбудований генератор підписів також дає змогу налаштовувати шаблони. Згенеровані тут підписи можна використовувати в Outlook, Office 365, Apple Mail, Thunderbird, Gmail, Exchange Server і багатьох інших. Є також варіанти власного стилю шрифту та трьох кольорів шрифту.

Підпис електронної пошти для Green Energy Company

Автор зображення: Mail Signatures

Цей приклад ідеально підходить для тих, хто працює в екологічно чистій компанії. Банер ставить риторичне запитання, яке опосередковано закликає одержувачів економити папір, не друкуючи електронний лист. Основним кольором шрифту тут є зелений, який є символом природи та лісу.

Підпис електронної пошти для автомобільної компанії

Автор зображення: Mail Signatures

У цьому електронному підписі нагорода, виграна автомобільною компанією, виділена великим банером. Знімок голови гарантує, що інформація про відправника не загубиться через банер. Основний колір цього підпису — темно-бордовий, але він може змінюватися залежно від кольору бренду вашої компанії.

Заключні слова

Підпис електронної пошти – чудовий спосіб підійти до інших професійно. Це також дозволяє одержувачам легко спілкуватися та з’єднуватися з вами. Тепер, коли ви знаєте, як створити професійний підпис електронної пошти, ви можете додати його до свого улюбленого клієнта електронної пошти, виконавши наведені тут дії.

Ви також можете дізнатися про рішення eSignature та API електронного підпису.