Чи то для відряджень чи податків, у якийсь момент вам може знадобитися заповнити форму витрат. Якщо у вас немає компанії чи консультанта, який надає вам шаблон, ви можете створити його за допомогою шаблону, наданого Word.
Налаштування бланка витрат
Подання звіту про витрати є необхідною частиною будь-якого відрядження. Хоча кожна компанія може мати свої власні правила щодо відшкодування, загальна структура форми (і елементів у ній) залишатиметься досить послідовною, де б ви не знаходилися.
Якщо ви заповнюєте форму витрат для своєї компанії, спершу дізнайтеся, чи є в них інструкції, яких слід дотримуватися, чи шаблон, який слід використовувати.
Якщо вам потрібно створити власну форму витрат, Word надає досить гарний шаблон для початку. Хоча це може не зовсім відповідати вашим вимогам, це гарне місце для початку.
Спочатку відкрийте Word. У лівій частині вікна заставки натисніть «Новий».
Знайдіть «витрати» в рядку пошуку.
Натисніть «Enter», щоб показати доступний шаблон, а потім натисніть результат.
З’явиться нове вікно з назвою та описом шаблону, а також попереднім переглядом шаблону. Натисніть «Створити».
З’явиться новий шаблон форми витрат. Подивіться на нього і відредагуйте необхідні частини. Переконайтеся, що кольори та типографіка відповідають візуальним інструкціям вашої компанії.
Після того, як ви внесете відповідні зміни, ви можете зберегти шаблон, доки не будете готові відстежувати свої витрати. Мабуть, непогано буде записувати все під час подорожі, а не чекати, поки поїздка закінчиться, і робити це відразу, оскільки легко забути те, що ви, можливо, придбали за кілька днів до цього.
Ось найпоширеніші статті витрат, які люди зазвичай відстежують:
Готель
Транспорт (це включає авіаквитки, громадський транспорт, орендну плату, а іноді й пробіг)
Паливо
Харчування
Телефон (багато компаній вимагають придбання SIM-карти для локального зв’язку, тоді як інші можуть сплачувати за роумінг)
Розваги (Це входить до категорії «розумного відшкодування». Можливо, добре отримати попереднє схвалення, перш ніж виводити своїх клієнтів на гарний час. Якщо ви цього не зробите, переконайтеся, що ви не перестараєтесь, оскільки це може виникли проблеми з вашою компанією.)
Різне
Як правило, перед поїздкою краще отримати попереднє схвалення витрат, щоб уникнути будь-яких конфліктів щодо відшкодування після того, як ви вже витратили гроші. Крім того, пам’ятайте про обмеження витрат компанії на різних місцях. Більшість компаній нададуть збільшені ліміти витрат, якщо ви подорожуєте кудись, де речі дорожчі.
Переконайтеся, що ви стежите за всіма своїми квитанціями, задокументуйте всі свої витрати, заповніть звіт про витрати, і все буде готово!