Як виявити та усунути дублікати в Google Таблицях
Багато користувачів Google Таблиць стикалися з ситуацією, коли випадково додавали дублікати записів до своїх електронних таблиць. Це може серйозно ускладнити роботу з даними, над якими ви наполегливо працювали. Особливо легко пропустити появу дублікатів, коли ви працюєте з великими обсягами інформації, або коли комп’ютер працює з перебоями, або випадково натиснули трекпад на ноутбуці.
Велика кількість даних в електронній таблиці може призвести до помилок обчислень і повторюваних клітинок, які складно виявити під час пошуку причини проблеми. На щастя, існує кілька ефективних способів, які допоможуть вам знайти та усунути дублікати у ваших електронних таблицях.
- Використання вбудованої функції видалення дублікатів.
- Використання умовного форматування для виділення дублікатів.
- Копіювання унікальних клітинок на новий аркуш.
- Застосування сторонніх інструментів для пошуку дублікатів.
- Створення зведеної таблиці для аналізу дублікатів.
Ці методи спрощують виявлення дублікатів, дозволяючи вам їх видалити або проігнорувати, якщо це необхідно. Розгляньмо детальніше кожен із цих варіантів.
Використання вбудованої функції “Видалити дублікати”
Функція “Видалити дублікати” в Google Таблицях ефективно видаляє клітинки з ідентичними даними, незалежно від того, де вони знаходяться – в одному стовпці, двох чи на всьому аркуші. Важливо пам’ятати, що ця функція видаляє всі дублікати, навіть якщо вони не пов’язані між собою.
- Виділіть стовпці, в яких потрібно перевірити наявність дублікатів.
- Перейдіть до меню “Дані”, оберіть “Очищення даних”, а потім “Видалити дублікати”.
- У вікні, що з’явиться, поставте галочки навпроти стовпців, які потрібно перевірити, або оберіть “Вибрати все” і натисніть “Видалити дублікати”.
- Google Таблиці покажуть кількість знайдених та видалених дублікатів, щоб ви могли переконатися, що процес виконано правильно.
Використання вбудованої функції “Видалити дублікати” є найпростішим способом усунути повторення даних, але іноді корисно переглянути дублікати перед видаленням. У цьому випадку виділення кольором може бути дуже корисним.
Виділення дублікатів кольором
Виділення кольором є ще одним ефективним методом для виявлення помилок та повторень у ваших електронних таблицях.
- Відкрийте потрібний файл Google Таблиць і виділіть стовпець (або стовпці), які потрібно відредагувати.
- У верхньому меню оберіть “Формат”.
- У випадаючому меню виберіть “Умовне форматування”.
- У вікні, що з’явилося, виберіть потрібний “діапазон” клітинок.
- У розділі “Правила форматування” змініть випадаючий список “Форматувати клітинки, якщо…” на “Спеціальна формула”.
- Введіть наступну формулу у поле під “Спеціальна формула”:
=COUNTIF(A:A,A1)>1.
- У розділі “Стиль форматування” виберіть “Колір заливки”, щоб виділити клітинки жовтим (або іншим обраним вами) фоном.
- Натисніть “Готово”, щоб зберегти зміни, переглянути виділені дублікати та видалити непотрібні.
Тепер ваша електронна таблиця буде виділяти повторювані клітинки вибраним кольором, і ви зможете легко сканувати таблицю на наявність дублікатів.
Важлива примітка: Починайте виділення клітинок стовпця з рядка 1, а не вибирайте клітинки в середині. Формула може не розпізнати рядок 2 як перший. Якщо почати виділення з A2:B9, буде пропущено пару дублікатів. Якщо ж виділити діапазон A1:B9, будуть знайдені усі дублікати. Зверніть увагу на приклади зображень нижче.
Зображення №1: Дублікати пропущені при виборі першими клітинками рядка 2 (A2 і B2):
Зображення №2: Усі дублікати знайдені при виборі першими клітинками рядка 1 (A1 і B1):
Переконайтеся, що ви правильно визначили дублікати, оскільки деякі копії можуть бути важливими (наприклад, однакові записи для різних користувачів). Після підтвердження непотрібних дублікатів – видаліть їх. Нарешті, закрийте меню форматування та поверніть стандартний колір клітинок.
Копіювання унікальних клітинок на новий аркуш
Якщо ви бажаєте автоматично відсортувати дані, краще скопіювати лише унікальні клітинки, а не працювати з дублікатами. Це забезпечує швидше сортування та фільтрацію. Якщо ви впевнені, що ваші дані вірні, і просто хочете видалити дублікати, скористайтеся наступним способом:
- Відкрийте документ Google Таблиць, який потрібно відсортувати. Виділіть стовпець, який потрібно відредагувати. Це запам’ятає діапазон стовпця для наступного кроку.
- Виберіть пустий стовпець, де ви хочете відобразити унікальні записи. Поки стовпець виділений (не натискайте на окрему клітинку), введіть формулу: =UNIQUE(). Розмістіть її у верхній клітинці стовпця.
- Введіть “координати клітинок” вихідного стовпця в дужках, наприклад: (A3:A9).
- Натисніть “Enter”, щоб перенести нові дані до обраного вами стовпця.
Після завершення процесу ви можете перевірити записи вручну або імпортувати їх до своєї основної електронної таблиці.
Сторонні інструменти для пошуку та видалення дублікатів
Для Google Таблиць існують онлайн-плагіни, які можна використовувати. На Google Workspace Marketplace ви знайдете доповнення, які дозволяють автоматично видаляти повторювані записи.
Видалення дублікатів за допомогою Ablebits
Інструмент “Remove Duplicates by Ablebits” дозволяє швидко знаходити дублікати на всьому аркуші або шукати їх у двох стовпцях.
Ви можете переміщувати, видаляти та виділяти результати. Інструмент включає два основні налаштування: пошук і видалення дублікатів, а також пошук унікальних клітинок. Ці параметри дозволяють зручно відстежувати інформацію під час роботи.
Загалом, використання спеціалізованого інструменту для пошуку дублікатів може бути вигідним у довгостроковій перспективі, особливо для користувачів, які часто працюють з електронними таблицями і хочуть заощадити час.
Використання зведеної таблиці для пошуку повторюваних рядків
Зведена таблиця – це потужний інструмент для аналізу даних. Вона не видаляє автоматично повторювані клітинки або рядки, а надає звіт про наявність дублікатів у стовпцях, що дозволяє вручну переглянути дані та визначити, що саме потрібно видалити.
Створення зведеної таблиці є дещо складнішим процесом, ніж інші методи, описані у статті. Вам потрібно буде створити зведену таблицю для кожного стовпця, щоб переконатися, що результати точні і правильно ідентифікують дублікати.
Важлива примітка: Зведені таблиці не працюватимуть точно для пошуку дублікатів, якщо ваша електронна таблиця не має заголовків стовпців. Спробуйте тимчасово додати новий рядок і назвати стовпці за допомогою цього рядка.
Нижче наведено кроки для створення зведеної таблиці для пошуку дублікатів:
- Виберіть всі дані таблиці, потім перейдіть до “Дані” -> “Зведена таблиця”.
- Налаштуйте діапазон комірок, якщо потрібно, і натисніть “Створити”.
- Натисніть “Додати” поруч із “Рядками”. Цей крок дозволяє обрати стовпець для пошуку дублікатів. Виберіть потрібний стовпець із випадаючого меню. Якщо ви втратите вікно редактора зведеної таблиці, натисніть на заповнену клітинку, щоб повернути його.
- Тепер виберіть “Додати” поруч із “Значеннями” та виберіть “той самий стовпець”, що й вище, але встановіть підсумок за “COUNT” або “COUNTA”. Зазвичай це має бути встановлено за замовчуванням.
- Нова зведена таблиця покаже всі дублікати, як показано нижче.
- Якщо ви хочете перевірити інший стовпець, ви можете повторити вищевказані дії (щоб зберегти попередні результати), або відкрити редактор зведеної таблиці та змінити існуючу таблицю.
- Зведена таблиця оновиться, щоб показати нові зміни.
Як зазначалося раніше, метод зведеної таблиці є дещо складнішим, але він надає детальний звіт про розташування дублікатів, що може бути корисним для аналізу даних. Щоб дізнатися більше про зведені таблиці, перегляньте додаткові ресурси про створення, редагування та оновлення зведених таблиць у Google Таблицях.
Загалом, дублікати клітинок в Google Таблицях можуть викликати проблеми з вашими даними, особливо під час сортування фінансової інформації. Найпоширеніші причини появи дублікатів:
- Декілька користувачів ввели одного і того ж клієнта, рахунок-фактуру, категорію або позицію.
- Імпортовані дані додалися до вже наявних даних.
- Дублікати створені в результаті операцій копіювання/вставки.
На щастя, Google Таблиці дозволяють виявляти та видаляти дублікати даних досить легко, що є великою перевагою, якщо ви постійно працюєте з електронними таблицями. Якщо вам потрібен швидкий спосіб сортування, ви можете використовувати додаткові інструменти, такі як “Remove Duplicates by Ablebits”, щоб забезпечити порядок у ваших даних.
Чи маєте ви досвід, поради або питання щодо використання будь-якого із методів, згаданих у цій статті? Поділіться своєю думкою у розділі коментарів нижче.